Тема 10. Редактор MS Word: Основи роботи з редактором

 Текстовий редактор Microsoft Word є складовою частиною пакету офісних програм Microsoft Office. Головне призначення редактора – створення текстових документів. Крім тексту документи можуть включати в себе і інші елементи: малюнки, графіки, таблиці, мультимедійні об’єкти (звуки, анімацію). Microsoft Word має також ряд допоміжних засобів, що полегшують підготовку документів (перевірка правопису, різноманітні шаблони та майстри). В даний час, Microsoft Word є найбільш вживаним редактором для підготовки текстових документів. Microsoft Word можна використовувати також як редактор для створення Web-сторінок. ЗАПУСК

 Запуск MS Word можна здійснювати в декілька способів. Нижче приведені деякі з них.

1) кн. ПускÞПрограммыÞMicrosoft Word;

2) кн.ПускÞСоздать документ OfficeÞвкл. ОбщиеÞНовый документ;[1]

3) відкрити папку, в якій потрібно створити новий документ, і далі, клацнувши правою клавішею миші всередині папки, в контекстному меню, що з’являється, вибрати пункт Создать, а далі – пункт Документ Microsoft Word.

При запуску MS Word автоматично створюється новий документ, яком присвоюється ім’я Документ1.

 Якщо документ вже існує, а потрібно в нього внести зміни або доповнити, то для запуску редактора з послідуючим автоматичним завантаженням документа достатньо двічі клацнути мишею на імені файла, що містить документ.

 Відкрити існуючий документ, коли редактор вже запущено, можна за допомогою кнопки Открыть  або вибором з головного меню: ФайлÞОткрыть.

 ВИХІД

Для виходу з редактора достатньо закрити вікно програми. Можна здійснити вихід скориставшись головним меню: ФайлÞВыход. Якщо документ, що створювався, не був збережений, то при спробі завершення роботи з документом (програмою) з’являється нагадування про це і пропонується три можливості: зберегти (Да), вийти без збереження (Нет), відмінити вихід (Отмена).

 Вийти з MS Word можна також натиснувши комбінацію клавіш Ctrl + W. ОДЕРЖАННЯ ДОВІДКИ

Отримати довідку по роботі з MS Word можна натиснувши кл. F1 або скориставшись пунктом Справка головного меню. На екрані відкривається вікно, що містить досить змістовний довідник по роботі з програмою:

В лівій частині вікна знаходяться три вкладки: Содержание, Мастер ответов, Указатель. Кожна з них задає свій спосіб пошуку інформації в довіднику. В першому випадку, який подано на снепшоті вгорі, довідки згруповані за розділами (темами). Мастер ответов дозволяє знайти потрібну інформацію за сформованим запитанням. Указатель являє собою список ключових і використовується для пошуку тих розділів довідника, які містять задане ключове слово.

Вибір пункту Справка (з головного меню), призводить до появи меню

Робота з пунктом Справка по Microsoft Word описана вище. Пункт Показать помощника призводить до появи анімаційного персонажа (кота, собаки і т.д.), який надає контекстну допомогу користувачу. Приклад анімаційного персонажа:

 Для одержання довідки у помічника, достатньо клацнути на ньому мишею і в вікні, яке з’явиться ввести питання або ключові слова. Помічник, після вибору Показать помощника, буде з’являтись всякий раз по натисканні кл. F1. З часом, спілкування з помічником починає дратувати – замість виводу потрібної довідки помічник виляє хвостом або виводить не те, що хотілося би.[2] Щоби відключити помічника, потрібно клацнути правою клавішею миша на ньому, в контекстному меню вибрати пункт Параметры, після чого, в діалоговому вікні Помощник забрати помітку біля пункту Использовать помощника.

 Пункт О программе виводить відомості про версію програми, а також відомості про користувача та про авторські права на компоненти програми.

Після вибору пункту Что это такое? біля вказівника миші з’являється знак запитання ?. Перемістивши вказівник (разом з ним переміщується і знак запитання) на деякий об’єкт в документі чи на панелі інструментів і клацнувши на ньому мишею, ми отримаємо коротку довідку про вибраний об’єкт. Замість вибору з головного меню, для здійснення такої дії можна скористатись комбінацією клавіш Shift+F1.

Пункт Office на Web призначений для одержання довідки через Інтернет від служби технічної підтримки фірми Microsoft.

Нарешті, пункт Найти и устранить дозволяє здійснити пошук і усунути неполадки в програмі.

 ВІКНО РЕДАКТОРА MS WORD

В вікні MS Word знаходяться:

§ рядок заголовка

§ рядок головного меню

§ панелі інструментів з кнопками

§ смуги прокрутки

§ горизонтальна та вертикальна лінійки

§ вікно документу

§ рядок стану

 

 Рядок заголовку є атрибутом всякого вікна Windows. В рядку заголовку вказується назва документа і назва програми. На наведеному снепшоті, вгорі, вказано ім’я документа – TEMA10_lesson.doc і ім’я програми Microsoft Word.

 Розглянемо коротко призначення пунктів головного меню.

Файл – містить команди (підпункти) для створення нового документа, завантаження існуючого документа, збереження документа, друку документа, встановлення параметрів сторінки.

Правка – містить команди для копіювання та вирізання фрагментів тексту, вставки тексту з буфера обміну в документ, пошуку та заміни фрагментів тексту в документі.

Вид – містить команди, які дозволяють встановити спосіб відображення документів на екрані (зокрема, змінити масштаб відображення) і самого редактора (встановивши ті чи інші панелі інструментів).

Вставка – містить команди для вставки різноманітних об’єктів в документ (номерів сторінок, символів, малюнків, приміток тощо).

Формат – містить команди для встановлення шрифту, параметрів абзацу, розбиття тексту на колонки, роботи зі списками.

Сервис – містить команди, що дозволяють налаштувати редактор у відповідності до потреб користувача, здійснити перевірку правопису, захистити документ від змін, задавши пароль, а також майстри для написання листів, створення наклейок для конвертів, виконання злиття[3].

Таблица – містить команди для роботи з таблицями.

Окно – дозволяє розділити екран MS Word на два чи більше вікон. Цю можливість можна використовувати, якщо потрібно бачити одночасно різні частини документа.

Справка – містить команди для роботи з довідником.

 Пункт Turbo Pascal відсутній в головному меню редактора. Цей пункт було додано в головне меню користувачем. При клацанні мишею на цьому пункті, в позицію, де знаходиться курсор, просто вставляється текст – Turbo Pascal. ПАНЕЛІ ІНСТРУМЕНТІВ

 Для швидкого здійснення потрібних дій над текстом використовуються кнопки. Для зручності кнопки згруповані у відповідності з їх призначенням. Згрупування полягає в тому, що кнопки розміщуються в області прямокутної форми, яка називається панеллю. Панель є об’єктом, тому її можна переміщувати по екрану разом з кнопками, що на ній знаходяться. Як правило, панелі з кнопками розміщують вгорі, під рядком головного меню. Редактор дозволяє встановити багато різноманітних панелей. За замовчуванням встановлюється тільки дві панелі: Стандартная і Форматирование. В разі потреби, користувач може додати інші панелі, вибравши ВидÞПанели инструментов. В списку, який з’являється, потрібно виділити панель, яку треба додатково встановити, клацнувши на відповідному пункті мишею:

Більше того, можна створити свою власну панель, розмістивши на ній кнопки, необхідні для роботи. Для цього потрібно вибрати ВидÞПанели инструментовÞНастройкаÞвкладка Панели инструментовÞСоздать.

 Кнопок, які можна розмістити на панелях інструментів є значна кількість. Їх всі не виставляють на панелі, оскільки, по-перше, вони зменшать область видимого тексту документа на екрані, а по-друге, робити вибір потрібних дій, вибираючи одну кнопку серед великої кількості інших стає складніше. В разі потреби панелі інструментів можна доповнити іншими кнопками. Для цього треба вибрати з головного меню СервисÞНастройка. На екрані з’являється вікно Настройка. Далі вибираємо вкладку Команды:.

Всі команди (кнопки) для зручності поділені на категорії (типи). Вибравши категорію в списку зліва, в правому вікні (вікно Команды) з’являється список команд (кнопок), що віднесені до цієї категорії. Для встановлення кнопки на панель інструментів, достатньо перетягнути її за допомогою миші з правого вікна на панель. Щоби видалити кнопку, потрібно навпаки, стягнути її з панелі інструментів в вікно Настройка. ПЕРЕМІЩЕННЯ ПО ДОКУМЕНТУ

 Переміщувати курсор по тексту можна за допомогою клавіш зі стрілками. При цьому курсор переміщається на одну позицію у відповідну сторону. Натискання клавіші Page Down призводить до переміщення курсору на ½ екрана вниз (або на цілий екран), а натискання клавіші Page Up – до переміщення курсору на ½ екрана вгору (або на цілий екран). Переміщення на початок рядка здійснюється за допомогою клавіші Home, а на кінець – клавішею End. Для швидкого переміщення на початок документа використовують комбінацію клавіш Ctrl+Home, для переміщення на кінець – Ctrl+End.

 Слід відмітити, що не можна пересунути курсор нижче відмітки кінця документа (знак підкреслювання, який знаходиться в кінці документа). Відмітка є видимою при відображенні документа в звичайному режимі (Обычный режим). Якщо документ відображається в режимі розмітки (Режим разметки), то відмітка кінця документа є невидима. Тому, при досягненні цієї відмітки, перемістити курсор вниз описаними вище способами не вдається. Щоби перемісити його вниз, на наступний рядок, потрібно використовувати клавішу Enter. Подібна ситуація виникає при спробі перемістити курсор вправо за знак кінця абзацу . Щоби зробити знаки кінця абзацу видимими (як і деякі інші символи, які звичайно не відображаються) потрібно клацнути на кнопці Непечатаемые знаки . Переміщення курсора вправо, коли він знаходиться в кінці абзацу, здійснюється за допомогою клавіші Пропуск (Space).

 Перемістити курсор можна за допомогою миші – клацнути мишею в точці, куди потрібно помістити курсор. Прокрутка документа за допомогою смуг прокрутки не призводить до переміщення курсора.

 Швидко переміститись на потрібну сторінку можна двічі клацнувши мишею в лівій стороні рядка стану, там, де відображається номер поточної сторінки:

На екран виводиться діалогова панель Найти и заменить:

Вказавши в вікні номер потрібної сторінки (при цьому назва кнопки Далее змінюється на назву Перейти) і клацнувши на кнопці Перейти, ми потрапляємо на потрібну сторінку.

 Ще один спосіб перейти (і одночасно перемістити курсор) в потрібну точку документа полягає в використанні закладок.

Для встановлення закладки, потрібно спочатку помістити курсор в позицію, де має знаходитись закладка. Далі з головного меню вибираємо ВставкаÞЗакладка. На екран виводиться вікно Закладка:

В полі Имя закладки вводимо ім’я. Ім’я повинно починатись з літери. Після вводу імені натискаємо кнопку Добавить.

 Перехід до позиції, в якій знаходиться закладка, здійснюється так само, як і перехід до потрібної сторінки, тільки в списку Объект перехода вікна Найти и заменить потрібно вибрати елемент Закладка.

 ВВІД ТЕКСТУ

 Ввід тексту в документ здійснюється цілком аналогічно, як і в редакторі WordPad (див. Тема 9. Стандартні програми Windows 95/98: Графічний редактор Paint. Редактор WordPad ). Перехід на наступний рядок, коли поточний вже заповнено, здійснюється автоматично. По закінченню абзацу, потрібно натискати клавішу Enter. При цьому курсор переходить на наступний рядок і встановлюється на відстані абзацного відступу. Далі можна вводити текст нового абзацу.

 Клавіша Backspace видаляє символ зліва від курсору, а клавіша Delete – справа.

 Відмінити помилкову дію можна за допомогою клавіші Отменить ввод . На відміну від редактора WordPad, MS Word дозволяє відмінити не тільки останню дію, але й значну кількість попередніх.

Режими вводу – режим заміщення, коли літери, що вводяться, заміщають собою літери що знаходяться праворуч від курсору, і режим вставки, коли літери, що вводяться, посувають літери, які знаходяться праворуч від курсору, перемикаються за допомогою клавіші Insert. Перемикання режимів можна зробити також використовуючи мишу – потрібно двічі клацнути на індикаторі режимів , який знаходиться в рядку стану. Тьмяний колір надпису на індикаторі вказує на те, що поточний режим є режимом вставки. В противному випадку (як зображено вище) поточний режим є режимом заміщення.

Для якоїсь дії над фрагментом тексту, його потрібно спочатку виділити. Виділення можна здійснювати пересуваючи курсор за допомогою клавіш зі стрілками, утримуючи при цьому натиснутою клавішу Shift. Виділений текст зафарбовується інверсним кольором. Виділяти текст можна і мишею – потрібно переміщати мишу вздовж потрібного тексту, утримуючи натиснутою її ліву клавішу. Щоби виділити слово в тексті, достатньо двічі клацнути на ньому мишею. Для виділення абзацу потрібно тричі клацнути лівою клавішею миші в будь-якому місці абзацу. Весь текст в документі можна виділити, натиснувши комбінацію клавіш Ctrl+A.

Вирізання фрагмента тексту в буфер можна здійснити за допомогою комбінації клавіш Ctrl+X або за допомогою кнопки Вырезать . Копіювання тексту в буфер обміну здійснюється за допомогою комбінації клавіш Ctrl+C або за допомогою кнопки Копировать . Щоби вставити текст з буферу треба встановити курсор в потрібне місце документа і натиснути комбінацію клавіш Ctrl+V або клацнути мишею на кнопці Вставить .

 Набір українських літер здійснюється так само, як це описано в розділі, що стосується роботи з програмою Блокнот (див. Тема 8. Стандартні програми Windows 95/98: Блокнот. Калькулятор). Виключення складає спосіб набору апострофа. Для набору апострофа в MS Word потрібно утримуючи натиснутою клавішу Ctrl, двічі натиснути клавішу з російською літерою Э.

 ЗБЕРЕЖЕННЯ ДОКУМЕНТІВ

 Для збереження документа достатньо клацнути на кнопці Сохранить . Якщо документ ще не був збережений (тобто зберігається вперше), то відкривається вікно Сохранение документа:

 

В полі Имя файла потрібно записати його ім’я без розширення. Тип файла (розширення) задається шляхом вибору з випадаючого списку Тип файла. За замовчуванням автоматично встановлюється тип Документ Word. Розширення файла при цьому буде .doc.

Якщо документ вже був збережений під якимось іменем, то при клацанні на кнопці Сохранить, вікно Сохранение документа не відкривається. Змінений документ зберігається під старим іменем. Якщо потрібно зберегти документ під новим іменем, то потрібно вибрати з головного меню ФайлÞСохранить как... . На екран знову виводиться вікно Сохранение документа, в якому потрібно задати нове ім’я. ДРУК ДОКУМЕНТІВ

Перед друком документу доцільно з’ясувати, як він виглядатиме на папері. Для цього слід скористатись кнопкою Предварительный просмотр . Попередньо переглянути документ можна також за допомогою вибору з головного меню ФайлÞ Предварительный просмотр.

Коли MS Word переходить в режим попереднього перегляду документа, то панелі інструментів зникають, а натомість з’являється панель інструментів Предварительный просмотр і сторінка відображається в такому масштабі, що цілком вміщується на екрані:

 Можна збільшити зображення сторінки, встановивши на неї вказівник миші (він набуває вигляд лупи зі значком плюс) і клацнувши лівою клавішею. Щоби повернутись від збільшеного зображення до початкового, потрібно знову встановити вказівник миші на зображення сторінки (він набуває, в цьому випадку, зображення лупи зі значком мінус) і клацнути мишею. Якщо виникає необхідність ще збільшити (або зменшити) зображення, то можна скористатись вікном Масштаб на панелі інструментів, ввівши потрібне значення.

 Можна відображати при попередньому перегляді не одну, а зразу декілька сторінок. Для цього потрібно клацнути на кнопці Несколько страниц . Відкривається віконце

в якому виділяємо потрібну кількість сторінок, переміщуючи вказівник миші по їх зображеннях. Коли потрібну кількість сторінок виділено, клацаємо лівою клавішею миші.

 При перегляді можна здійснювати і редагування документа (виправлення помилок, перенесення фрагментів тексту тощо). Для того, щоби перейти в режим редагування, потрібно клацнути на кнопці Увеличение .

Для друку документа достатньо клацнути мишею на кнопці Печать , яка знаходиться на Стандартній панелі інструментів. В разі, якщо друкувати потрібно не весь документ, або здійснювати друк з двох сторін листів паперу, то замість кнопки Печать слід скористатись вибором з головного меню ФайлÞПечать. При такому виборі відкривається діалогове вікно Печать

 В розділі Страницы цього вікна можна вибрати один з чотирьох варіантів друку: друкувати весь документ (все), друкувати тільки поточну сторінку (текущая), друкувати сторінки з заданими номерами (номера), друкувати виділений фрагмент (выделенный фрагмент). Для цього потрібно встановити в потрібне положення перемикач. Для друку фрагмента документу, перед тим, як звертатись до пункту меню Печать, потрібно виділити цей фрагмент.

Використовуючи вікно Вывести на печать, можна задати друк тільки сторінок з парними або тільки сторінок з непарними номерами. За допомогою цієї опції здійснюється друк з двох сторін листа: спочатку здійснюється друк з однієї сторони листів сторінок з непарними іменами, а потім, ті самі листи вставляються другою стороною, після чого, на них здійснюється друк сторінок з парними номерами.[4]

Після вказівки параметрів в діалоговому вікні Печать, для початку друку потрібно клацнути на кнопці OK або натиснути клавішу Enter.

[1] вкл. – скорочення слова "вкладка".

[2] за принципом – помічник завжди винний.

[3] Злиття є способом автоматичного створення великої кількості документів на основі двох документів. Один документ являє собою шаблон з спеціально позначеними місцями – полями злиття, а другий – список значень, що будуть підставлятись в ці поля. Така ситуація виникає, коли потрібно підготувати велику кількість повідомлень (листів), які мають однаковий зміст, але відрізняються, наприклад звертаннями до адресатів. Перший документ, в цьому випадку, буде являти собою лист, де місця прізвища та імені будуть позначені як поля злиття, а другий – список прізвищ та імен..

[4] Існують принтери, які дозволяють одночасно здійснювати друк з двох сторін листа.