Тема 12. Редактор MS Word: Робота з таблицями.

Вставка малюнків в документ

Робота з таблицями

 Редактор MS Word має велику кількість засобів для роботи з таблицями. Доступ до них здійснюється за допомогою пункту Таблица головного меню.

 

1. Створення таблиць

Таблицю в документ можна вставити, вибравши в головному меню пункт Таблица. В меню, яке з’являється (див. вище), для побудови таблиці можна використати два пункти: Нарисовать таблицу і Добавить.

1) Вибір пункту Добавить призводить до появи нового меню, в якому слід вибрати пункт Таблица:

 На екран виводиться діалогове вікно Вставка таблицы:

 Це вікно містить три поля вводу: Число столбцов, Число строк, Ширина столбца. В полі Число столбцов слід вказати число стовпців, а в полі Число строк - число рядків майбутньої таблиці. В полі Ширина столбца за замовчуванням встановлено параметр Авто. Це значить, що ширина стовпця буде визначатись за формулою

Ширина_стовпця = Ширина_області_тексту/ Число_стовпців.

 Ширину стовпців можна задати самому, ввівши в полі Ширина столбца відповідне числове значення. Це буде ширина стовпця в см. Ширину стовпців можна задавати лише тоді, коли перемикач Автоподбор ширины столбцов знаходиться в положенні постоянная (як на снепшоті вгорі). Якщо перемикач знаходиться в положенні по содержимому, то ширина стовпця встановлюється автоматично, в залежності від довжини тексту, що вводиться в комірки цього стовпця. Положення перемикача – по ширине окна застосовується тоді, коли редактор Word використовується як редактор Web-сторінок[1].

 Нижче полів вводу знаходиться рядок Формат таблицы, в якому вказується ім’я формату таблиці, що буде побудована. За замовчуванням формат таблиці не заданий: там стоїть значення (нет). Формат таблиці включає в себе: види ліній, які розділяють комірки таблиці, колір комірок, кольори тексту в комірках, види шрифтів. Якщо формат не заданий (тобто стоїть значення (нет) ), то після натискання клавіші ОК в діалоговому вікні, в документ, в місці знаходження курсору, вставляється таблиця, накреслена з одинарних суцільних ліній, і в кожній комірці шрифт співпадає з шрифтом тексту в документі. Так, якщо задати число стовпців рівне 4, число рядків рівне 3, ширину стовпця – Авто, то матимемо таблицю:

 

 

 

 

 

 

 Таблиця буде вставлена в те місце тексту, в якому знаходиться І-подібний курсор.

 Щоби задати один з стандартних форматів таблиці, які прикладаються до Microsoft Word, слід скористатись клавішею Автоформат … в діалоговому вікні Вставка таблицы. В результаті на екран виводиться діалогове вікно Автоформат таблицы:

 В вікні Форматы міститься список доступних форматів таблиць. Виділивши один з форматів списку, в вікні Образец, можна побачити, якого вигляду набуде таблиця при застосуванні виділеного формату. Натиснувши клавішу ОК, після вибору формату, ми повернемось до діалогового вікна Вставка таблицы. В рядку Формат таблицы буде міститись ім’я вибраного формату. Натискання клавіші ОК в цьому вікні призведе до побудови таблиці вибраного формату.

 Так, вибір формату Стандарт 4 призведе до побудови таблиці у вигляді

1 пара

2 пара

3 пара

понеділок

математика

фізика

хімія

вівторок

англійська

математика

інформатика

 Вгорі зображена вже заповнена таблиця. Після натискання кн. ОК, на екран буде виведено лише шаблон:

 Як видно з заповненої таблиці, назви стовпців будуть виділені курсивом, назви рядків – напівжирним шрифтом, а елементи таблиці – звичайним.

 Під час вибору формату таблиці з списку у діалоговому вікні Автоформат таблицы, можна змінити деякі параметри вибраного доступного формату. Внесення змін здійснюється встановленням або зняттям позначок у розділах Использовать і Изменить оформление діалогового вікна.

 Вибраний формат таблиці може включати, як було сказано вище, такі елементи, як границі, заливку (колір комірки), шрифт, колір шрифту. Зняття позначки призводить до того, що цей елемент не буде використовуватись у вибраному форматі. Так, зняття позначки колір, призведе до того, що тексти в комірках таблиці будуть зображатися чорним кольором, а не кольором, передбаченим у вибраному форматі. Можна встановлювати або відміняти наступні параметри:

§ границі

§ заливку

§ шрифт

§ колір

 Встановлення позначки біля пункту автоподбор призведе до того, що ширина стовпців таблиці буде залежати від довжини тексту, що вводиться в той чи інший стовпець.

 Зняття позначки у розділі Изменить оформление біля того чи іншого елемента, призведе до того, що до цього елемента не буде застосований вибраний стандартний формат. Такими елементами можуть бути:

§ рядок заголовка

§ останній рядок таблиці

§ перший стовпець таблиці

§ останній стовпець таблиці

2) Таблицю також можна створити використовуючи підпункт Нарисовать таблицу пункту Таблица головного меню. Після клацання мишею на підпункті Нарисовать таблицу, на екран виводиться панель інструментів Таблицы и границы, а вказівник миші набуває вигляду олівця.

 Панель інструментів Таблицы и границы може вже знаходитись серед інших панелей інструментів MS Word. В такому разі, вона не з’явиться ще раз.

 Встановивши олівець в потрібне місце документу, і натиснувши і утримуючи ліву клавішу миші, необхідно переміщувати олівець по діагоналі майбутньої таблиці. Тим самим, ми, задамо зовнішні границі таблиці. Під час малювання вони видні у вигляді пунктирних ліній. Коли відпустити ліву клавішу миші, то вони набувають вигляду згідно заданого формату лінії. Тип лінії, а також її товщину можна вибрати за допомогою полів з випадаючими списками[2], які знаходяться в першому рядку панелі інструментів Таблицы и границы. Колір лінії можна задати, натиснувши кнопку Цвет границы.

 Намалювавши (зовнішні) границі таблиці, за допомогою миші поділяємо її на рядки і стовпці за допомогою вертикальних і горизонтальних ліній. Помилково накреслені або непотрібні лінії видаляємо, використовуючи кнопку Ластик на панелі інструментів. При цьому вказівник набуває вигляд гумки. Щоби витерти (видалити) лінію, необхідно встановити гумку на цю лінію, і, утримуючи натиснутою ліву клавішу миші, переміщувати гумку вздовж лінії. Для побудови і малювання таблиці, можна скористатись також кнопками (якщо вони є на панелі інструментів MS Word) Добавить таблицу  і Таблицы и границы  відповідно.

 Приклад. Як приклад розглянемо побудову таблиці, яка містить прізвища співробітників фірми, отримані ними прибутки за три місяці, а також стовпець сумарного прибутку за три місяці кожного співробітника і рядок сумарних виплат. Число співробітників фірми = 3 чоловіки. Форма потрібної таблиці, разом з даними, наведена нижче:

 За допомогою олівця розкреслюємо таблицю. Провести лінії на рівних відстанях одна від одної, звичайно неможливо. Після того, як “ескіз” таблиці намальовано, виділяємо рядки, які необхідно зробити однакової ширини. В даному випадку, це рядки, які містять прізвища співробітників. Для цього встановлюємо вказівник миші зліва від таблиці, в рядку, який необхідно виділити. Вказівник набуває форму стрілки. Натиснувши і утримуючи ліву клавішу миші, переміщуємо вказівник вниз, поки не будуть виділені кольором (зафарбовані) всі три рядки. Після цього натискаємо на панелі інструментів Таблицы и границы кнопку Выровнять высоту строк . В результаті, висоти виділених рядків стануть однаковими. Аналогічно вирівнюємо ширину стовпців, в яких містяться місячні прибутки. Перемістивши курсор миші на верхню границю першого з потрібних стовпців так, щоби курсор прийняв вигляд чорної напрямленої вниз стрілки, та натиснувши і утримуючи ліву клавішу миші, виділяємо потрібні стовпці. Після виділення натискаємо на кнопку Выровнять ширину столбцов . В результаті, виділені стовпці будуть мати однакову ширину.

 Після занесення даних, - прізвищ та отриманих прибутків, – ми помічаємо, що надписи знаходяться не посередині рядків, а зміщені (за замовчуванням до верхнього краю комірок таблиці) – див. таблицю наведену вгорі. Щоби встановити їх посередині, необхідно виділити рядки і натиснути кнопку Выровнять по центру по левому краю. Щоби дістатись до цієї кнопки, потрібно розкрити випадаючий список (ComboBox) за допомогою кнопки , яка знаходиться праворуч від кнопки із зображенням сторінки :

 Клацаємо на зображені сторінки, що знаходиться в першому стовпці другому рядку -  . Це і є кнопка Выровнять по центру по левому краю. Тексти, введені в виділених комірках (рядках), відповідно вирівняються, а кнопка Выровнять по центру по левому краю замістить собою кнопку на панелі інструментів Таблицы и границы - Выровнять сверху по левому краю . Це значить, що в подальшому, для вирівнювання по центру по лівому краю достатньо буде виділити комірки таблиці, де потрібно здійснити вирівнювання, і клацнути цю кнопку (вже не розкриваючи список).

 Сумарні виплати співробітникам фірми за місяць, а також сумарні виплати кожному співробітнику за квартал, можна обчислити засобами MS Word і немає потреби застосовувати калькулятор. Для цього помістимо курсор у комірку, яка відповідає сумарним виплатам співробітникам фірми за січень, і натиснемо на кнопку Автосумма . В комірці з’явиться значення сумарної виплати за січень. Аналогічно обчислюємо значення суми за лютий і березень, а також сумарні виплати за всі три місяці. Далі переміщуючи курсор знизу вгору по стовпцю Сума, обчислюємо сумарні виплати для кожного із співробітників. В результаті таблиця набуде вигляду: 

 Слід підкреслити, що порядок підрахунку сум не можна брати довільним, оскільки, MS Word спочатку намагається обчислити суму чисел, які знаходяться в вище в стовпці, і лише якщо там чисел немає, то MS Word здійснює додавання чисел, які знаходяться ліворуч від клітини, в якій буде вміщуватись сума.

 Використовуючи кнопку Цвет заливки , можна зафарбувати одним з 64 кольорів виділену комірку або групу комірок. Так, виділивши рядок заголовка таблиці, натискаємо на кнопку розкриття палітри кольорів , яка знаходиться праворуч від кнопки Цвет заливки. Вона має таку саму назву - Цвет заливки. На екран виводиться панель з різнокольоровими квадратиками – палітрою фарб:

В палітру можна додати і колір в ній відсутній. Для цього потрібно скористатись кнопкою Другие цвета заливки.

Клацнувши мишею на квадратику з блакитним кольором, а потім на кнопці Цвет заливки , ми зафарбуємо рядок заголовку таблиці в блакитний колір. Аналогічно можна здійснити зафарбовування нижнього рядка таблиці в жовтий колір.

 Можна здійснити сортування таблиці за зростанням або спаданням елементів вибраного стовпця, скориставшись кнопкою Сортировка по возрастанию або Сортировка по убыванию . При цьому слід пам’ятати, що сортуються всі рядки таблиці, починаючи з другого. Так, клацнувши мишею на будь-якій комірці стовпця Прізвище та ініціали, і натиснувши кнопку Сортировка по

 Завдяки тому, що список прізвищ не містить прізвищ, які згідно лексикографічного порядку слідують за словом “Сумарні”, то останній рядок залишився на своєму місці. В противному випадку, він би виявився поміж рядків з прізвищами, що, звичайно, є недопустимим для таблиць такого роду. Тому, слід проводити сортування до того, як записаний підсумковий рядок.

 На панелі інструментів Таблицы и границы знаходяться ще кнопка (перша зліва в другому рядку) , праворуч від якої знаходиться кнопка розкриття списку . Призначення цієї пари кнопок – зробити верхні (нижні, ліві, праві) або всі границі виділеної групи комірок невидимими в надрукованому документі. Користуватись ними аналогічно до користування кнопками вирівнювання тексту в комірках, які були розглянуті вище. На екрані, якщо забрати границю (або всі границі), ця границя (границі) все рівно залишається видимою, але колір її буде тьмяним.

Ще дві кнопки в цьому рядку - Объединить ячейки і Разбить ячейки призначені відповідно для того, щоби об’єднати виділену групу комірок таблиці в одну комірку, або, розбити комірку на декілька нових комірок.

Кнопка Автоформат таблицы  здійснює ті самі функції, що й кнопка Автоформат… на діалоговій панелі Вставка таблицы.

Остання кнопка (крайня права в другому рядку)  - Изменить направление текста, дозволяє змінювати напрямок написання тексту в вибраній комірці чи групі комірок. Напрямок написання тексту при послідовному натисканні цієї кнопки змінюється так: зверху до низу, знизу до верху, зліва направо. Яким буде напрямок написання тексту при натисканні на кнопку, - зображається на самій кнопці.