Товаропросування і шляхи його оптимізацп. 2. Облік і контроль надходження товарів від постачальників.
1. Виготовлені в різних секторах виробництва матеріальні блага, проходять певний шлях із сфери виробництва через сферу обміну до кінцевого колективного або індивідуального споживача. Цей процес об'єктивно обумовлений тим, що: є необхідність продовження виробничого процесу за межами промислового чи сільськогосподарського підприємства-виробника; певна територіальна відокремленість місць виробництва і місць споживання; наявний часовий розрив між моментом виготовлення і моментом споживання.
Необхідність продовження виробничого процесу обумовлюється тим, що в аграрних або промислових підприємствах, виробничий цикл не завершується в момент виготовлення товару, він продовжується аж до моменту переходу товару в стадію споживання. Таким чином, процес товаропросування є невід'ємною складовою частиною циклу суспільного виробництва.
Територіальна відокремленість виробництва і споживання об'єктивно виникає через те, що виробничі галузі розташовують з максимальним наближенням до сировинних родовищ і енергетичних баз, які часто є віддаленими від основних районів споживання. Відокремленість місць виробництва і споживання обумовлює необхідність транспортування готової продукції з пунктів концентрації промислових і сільськогосподарських підприємств до місць концентрації споживачів.
Територіальна відокремленість виробництва і споживання, технологічні особливості виробництва і специфіка споживання окремих товарів спричиняють виникнення часового розриву між моментом виготовлення і споживання матеріальних благ.
Товаропросування являє собою складний організаційно-технологічний процес доведення виготовлених товарів від підприємств-виробників до кінцевих споживачів силами і засобами торговельних підприємств, комерційно- посередницьких формувань та елементів ринкової інфраструктури.
Товаропросування нерозривно зв'язане із товаропостачанням, тому що просування - це процес, що передбачає переміщення матеріальних цінностей. Отже коли товар просувається від виробника до якоїсь ланки загального ланцюга, то це означає, що в цю ланку здійснено постачання цього товару. Якщо товар рухатиметься далі до наступної ланки, то вважається, що він просувається далі до тих пір, поки не зупиниться на черговій ланці (наприклад, у торгового посередника). Отже в цю ланку здійснено постачання товару.
Процес товаропросування залежить від ряду факторів.
Виробничі фактори: нерівномірне розміщення виробничих і сільськогосподарських підприємств на території країни, викликає потребу в залученні різноманітних видів транспорту для здійсненні дальніх перевезень, оплаті додатко - вих транспортних видатків і тим самим спричиняє зниження оперативності доставки товарів і підвищення їх вартості. Чимала кількість товарів має сезонний характер виробництва, породжений сезонністю виготовлення сировини або сезонністю придбання і споживання таких товарів, що у підсумку впливає на загальну організацію процесу товаропросування протягом календарного року.
До транспортних факторів слід віднести: стан шляхів сполучення в регіоні; види транспорту, що застосовується у процесі товаропросування (товаропос- тачання); фактична наявність і технічний стан транспортних засобів.
Соціальні фактори: густота населення в регіоні обслуговування, щільність його розселення, джерела і рівень грошових доходів населення. Чим вищою є густота населення, тим більше необхідно магазинів для його обслуговування. Щільність розселення мешканців безпосередньо впливає на доставку товарів, адже чим щільніше розміщується населення по території регіону, тим меншими є транспортні затрати, пов'язані із товаропросуванням (можна використовувати великогабаритні транспортні засоби). Особливо важливим є такий соціальний фактор, як джерела і рівень доходів населення, оскільки він обумовлює рівень інтенсивності торговельної діяльності - збільшується об'єм реалізації товарів, значить виникає потреба в доставці чергових партій товарів.
Торговельні фактори: дислокації (розміщення) торговельних підприємств; їх розміри; спеціалізація; стан матеріально-технічної бази. Складена в регіоні дислокація роздрібних і гуртових торговельних підприємств формує основу для налагодження процесу товаропросування (товаропостачання). Невеликі за розмірами магазини нездатні освоїти мінімальні партії відвантаження, що пропонуються крупними виробничими підприємствами, а тому вони змушені орієнтуватися на співпрацю із посередниками. В процесі організації товаропросування (товаропостачання) необхідно враховувати і порівняно низьку оснащеність магазинів, що негативно позначається на безперебійності та своєчасності доставки в них товарів.
Важливу роль в організації процесу товаропросування відіграють власне товарні фактори: асортиментна структура товарів; їх фізико-хімічні властивості; характер транспортної та споживчої тари. Асортиментна структура товарів впливає на зміст товаропросування (товаропостачання) - складний асортимент на шляху до магазинів зазнає перетворення в оптово-посередницьких підприємствах; товари простішого асортименту можуть доставлятися в магазини безпосередньо від товаровиробників. У процесі товаропросування (товаропостачання), товари із різноманітними фізико-хімічними властивостями, вимагають різних підходів до свого зберігання і транспортування. Якщо товари з тривалими термінами придатності можуть певний час зберігатися до моменту реалізації у будь-якій ланці, то товари, що швидко псуються, навпаки, повинні доставлятися в магазини максимально швидко. Вид транспортної та споживчої тари впливає на вибір транспортних засобів, маршрутів перевезення, характер проведення навантажувально-розвантажувальних робіт, режим зберігання, що в цілому визначає загальну вартість затрат на організацію процесу товаропросування (това- ропостачання).
Загальний вплив на товаропросування (товаропостачання) спричиняють такі комерційні фактори, як структурні і динамічні змін на ринку і рівень кваліфікації комерсантів. Сучасний товарний ринок характеризується постійними змінами як в попиті населення, так і в товарообороті які, в свою чергу, видозмінюють структуру товаропросування (товаропостачання), приводять до змін в асортименті. Ефективність товаропросування залежить від рівня кваліфікації комерційних працівників, від їх вміння організувати його.
Процес товаропросування (товаропостачання) матеріальних благ від виробництва до роздрібної торговельної мережі здійснюється за допомогою двох форм: транзитної і складської.
Транзитна форма товаропросування (товаропостачання) передбачає доведення товарів до роздрібної торговельної мережі безпосередньо від підпри- ємств-виробників, без участі оптових посередників. Така форма має ряд позитивних рис: скорочується сукупний час просування товарів; економляться кошти на зберігання, підсортування, вантаження-розвантаження на складах оптових посередників; зменшуються витрати на доведення товарів; прискорюється това- рооборотність; знижуються втрати товарів.
Транзит широко застосовується для просування товарів простого асортименту, таких, що не вимагають підсортування, доробки в складській мережі; товарів, що швидко псуються тощо. Як в економічному, так і в комерційному аспекті транзитна форма товаропросування порівняно із складською є комерційно доцільнішою і економічно вигіднішою. Однак ця форма товаропросування не може бути застосована до товарів складного асортименту.
Складська форма товаропросування (товаропостачання) передбачає проходження товарами, на шляху від виробництва до споживання, через проміжні складські ланки. Вона застосовується для постачання у роздрібну мережу товарів складного асортименту; через потребу перетворення вузькоспеціалізо- ваного виробничого асортименту у торговельний; і при доведенні до магазинів товарів сезонного попиту.
Залежно від загальної кількості складів, через які проходить партія товару, розрізняють одно-, дво- і багатоланкову складську форми товаропросування (товаропостачання). Кількість ланок прямо залежить від виду товару, особливостей організації торгівлі і регіональних умов здійснення торговельної діяльності. Наявність великої кількості ланок у товаропросуванні (товаропостачання) збільшує кінцеву вартість товарів і уповільнює загальну швидкість товарообер- тання, що робить її для роздрібної торговельної мережі, в цілому, менш ефективною, аніж транзит.
Під ланковістю товаропросування розуміють загальну кількість комерційно-посередницьких ланок, через які проходить товар на шляху від матеріального виробництва до кінцевого споживання.
У практиці комерційної діяльності розділяють торговельно-організаційну і складську ланковість. Торговельно-організаційна ланковість визначається за загальною кількістю посередницьких і гуртових формувань (організацій і підприємств, фізичних осіб), що беруть участь у просуванні матеріальних благ до споживачів. Складська ланковість враховує сумарну кількість гуртово- складських ланок, через які проходить товар у процесі товаропросування (това- ропостачання).
Під час проходження товаром кожної додаткової ланки товаропросування (товаропостачання, загальна швидкість доведення товарів до торговельної мережі уповільнюється, що не відповідає інтересам як виробників, так і комерсантів. Збільшення ланковості просування товарів у більшості випадків негативно позначається на динаміці показників товарооборотності: оборотність в днях зростає на загальну кількість днів перебування товару в оптово- посередницьких, нероздрібних торговельних підприємствах; натомість, число оборотів протягом календарного проміжку часу зменшується.
Обсяги товарних запасів за необгрунтованого підвищення ланковості набувають нестабільного і непрогнозованого характеру тому, що магазини для забезпечення безперебійності процесу продажу створюють додаткові, завищені запаси і перебирають на себе невластиві їм складські функції. У той же час оптові і посередницькі підприємства відчувають проблеми із збутом раніше нагромаджених товарних запасів, що загалом приводить до уповільнення реалізації товарів. Така ситуація суттєво знижує ефективність процесу товаропросування (товаропостачання), бо веде до затоварення - утворення значних понадпланових запасів у всіх ланках просування товарів.
При збільшенні кількості ланок, які проходить товар на шляху до споживача помітно зростає рівень витрат обертання: оскільки кожне наступне посередницьке чи гуртове підприємство несе видатки щодо підготовки і проведення обо- рудок купівлі-продажу, видатки на здійснення технологічних та інших операцій.
Скорочення ланковості має загальнонаціональне значення.
Однак, для ефективного вирішення цієї проблеми необхідно: обмежувати монопольне становище окремих суб 'єктів товарного ринку; збільшувати частку- прямих господарських зв'язків; впроваджувати сучасні технологій товаропросу- вання з використанням фірмової тари-обладнання; інтенсифікувати комерційні зусилля працівників роздрібної мережі щодо вивчення потенційних джерел закупівлі товарів і можливих постачальників.
Однією з основних функцій комерційних служб є оптимізація товаропросування, а для цього необхідно дотримуватись ряду принципів: спрощення транспортно-експедиційних схем товаропросування; ефективного транспортного забезпечення товаропросування; оптимізації ланковості товаропросування; впровадження прогресивних схем товаропостачання; раціоналізації структури господарських зв'язків; застосування логістичних концепцій товаропросування (то- варопостачання).
Принцип спрощення транспортно-експедиційних схем товаропросування. Цей принцип може бути повноцінно втіленим тільки за умови використання під час експедиціювання товарів найкоротших транспортних шляхів сполучення. Дотримання цього принципу дозволяє прискорити і здешевити процес доведення товарів до кінцевого споживача і вимагає постійного аналізу складеної схеми вантажопотоків в масштабах регіону, країни, і світових транспортних шляхів.
Оптимізація товаропросування неможлива без дотримання принципу ефективного транспортного забезпечення, яке полягає в обґрунтуванні вибору доцільного і ефективного виду транспорту для просування товару.
Оптимізація ланковості товаропросування, спонукає комерційних працівників до раціонального обмеження числа ланок, задіяних у процесі просування товарів.
Принцип впровадження прогресивних схем товаропостачання зводиться до впровадження таро-обладнання і засобів механізації навантажувально- розвантажувальних операцій в різних підприємствах.
Принцип застосування логістичних концепцій товаропросування зводиться до впровадження в практику комерційної діяльності таких концепцій, які позволяють обґрунтувати можливості постачання сировини, матеріальних ресурсів, товарів і послуг у замовленій кількості та асортименті, підготовлених до колективного чи індивідуального споживання і направлених до вказаного споживачем місця, протягом вказаного проміжку часу та при мінімальних затратах (точно в строк).
Важливою умовою безперебійності постачання є ритмічність завезення товарів, тобто періодичне поповнення запасів за певних умов. Функціонуючи з мінімальними товарними запасами, роздрібні торговельні підприємства повинні бути гарантовані у своєчасному і повному задоволенню їх замовлень.
Ритмічність завезення товарів позитивно впливає і на роботу складів та транспорту: краще задовольняється попит населення, прискорюється товаро- оборотність. Ритмічна робота складів і транспорту дозволяє більш рівномірно розподіляти робочий час. Внаслідок цього більш ефективно використовується складська площа, транспортні засоби, робоча сила. У підсумку до мінімуму скорочуються сукупні затрати на товаропостачання торговельної мережі.
Для забезпечення безперебійного продажу товарів населенню при мінімальних розмірах товарних запасів, товари необхідно завозити невеликими партіями, але з більшою частотою. На складах оптових баз також не повинні концентруватися надлишкові запаси товарів. Така система постачання вимагає встановлення тісного зв'язку з постачальниками, своєчасного і правильного складання замовлень на постачання товарів, систематичного контролю за станом товарних запасів на складах і в роздрібній торговельній мережі. Узгодженість системи товаропостачання служить основою для створення автоматичної системи процесу товаропостачання, коли акти реалізації товарів та вивчення попиту, автоматично приводять в дію механізм поповнення запасів товарів.
Товаропостачання магазинів може здійснюватися двома методами: децентралізованим (самовивіз) і централізованим.
Децентралізований метод передбачає виконання транспортно- експедиційних операцій силами і засобами роздрібних торговельних підприємств, тобто всі операції із завезення товарів, починаючи з пошуку транспорту, роздрібні підприємства виконують самостійно. Ефективність використання автомобілів при цьому, як правило, низька через їх понаднормативний простій, низьке використання вантажопідйомності. Крім того, децентралізоване завезення відволікає працівників роздрібної торговельної мережі від виконання своїх основних обов'язків, пов'язаних з обслуговуванням покупців, а в магазинах з одним продавцем призводить до закриття підприємств на час, необхідний для поїздки за товарами. Це негативно відображається на якості торговельного обслуговування покупців, приводить до втрат товарообороту. Єдина позитивна риса децентралізованого завезення - це його оперативність. Тому він повинен використовуватися тільки в надзвичайних ситуаціях.
Централізована доставка товарів здійснюється силами і засобами постачальників або транспортних підприємств за замовленнями магазинів в передбачені графіком терміни. При цьому всі транспортно-експедиційні операції вико - нуються, як правило, централізовано, без участі представників роздрібної торговельної мережі. Централізовану доставку застосовують як за складської, так і за транзитної форми товаропостачання торговельної мережі. Вона може здійснюватися підприємствами промисловості, оптовими базами чи транспортними підприємствами.
Прогресивний характер централізованої доставки товарів полягає в тому, що в цьому випадку забезпечується планове і ритмічне постачання магазинів за встановленими графіками, зменшується вартість доставки товарів за рахунок поліпшення техніко-експлуатаційних показників використання автотранспорту і зменшення кількості експедиційного персоналу. За централізованих перевезень значно спрощується документація на відпуску, одержання вантажів і оплату за транспортування, тому що всі розрахунки за перевезення з автотранспортними підприємствами здійснюють постачальники. Разом з тим, ефективність централізованої доставки товарів досягається в тому випадку, коли для кожного під - приємства правильно визначені інтервали і оптимальні партії завезення товарів, тобто значно підвищується роль управління товаропостачанням роздрібної торговельної мережі.
Централізована доставка здійснюється відповідно до поточних замовлень магазинів, в яких на спеціальних бланках вказуються: номер магазину, його адреса, асортимент і кількість товарів, що підлягають завезенню, фактично відпущена кількість.
Розрахунок величини замовлення на завезення товарів в магазин, по кожній окремій групі, можна провести за формулою:
З = (От/оЧ) + Н - К, де: З - величина замовлення по конкретній групі товарів;
От/о - одноденний товарооборот магазину по даній групі товарів;
Ч - частота завезення товарів в магазин;
Н - норматив товарних запасів по групі товарів;
К - товарні запаси по даній групі, на день складання замовлення.
Централізоване завезення товарів здійснюється за завчасно складеними графіками і маршрутами. У практиці оптової торгівлі розрізняють два види маршрутів: маятниковий і кільцевий. При маятниковому маршруті товар на повністю завантаженому автомобілі доставляється в один магазин, після цього автомобіль повертається до постачальника, завантажується і направляється в інший магазин.
При кільцевому маршруті повністю завантажений автомобіль доставляє одним рейсом товари в декілька магазинів, що знаходяться на шляху його руху. Доцільність вибору того чи іншого виду маршруту визначається необхідністю максимального зниження витрат на доставку товарів і ефективного використання автотранспорту (зворотним рейсом транспорт вивозити з магазину тару).
2. Облік і контроль надходження товарів від постачальників
Важливою частиною комерційної роботи підприємств є налагодження оперативного обліку і контролю за оптовими закупівлями товарів. Він спрямований на щоденне спостереження за ходом закупівель і надходження товарів, перевірку виконання постачальниками договірних зобов'язань щодо кількості, асортименту і термінів постачання товарів.
Організація обліку виконання договорів має велике значення для забезпечення своєчасного і безперебійного надходження товарів у необхідному асортименті. Якщо після укладання договору не буде організовано облік його виконання, не будуть прийматися заходи впливу на постачальників, які порушують свої зобов'язання, договір втрачає своє значення.
У процесі контролю за якістю постачання товарів встановлюється: ступінь виконання договорів окремими постачальниками, відповідність надходження товарів договорам і специфікаціям щодо кількості, суми, внутрішньогрупового асортименту та інших ознак; рівномірність і ритмічність постачання; застосування санкцій до постачальників, що порушили умови договору, та їх дієвість в боротьбі за зміцнення договірної дисципліни.
Облік виконання договорів постачальниками - це надзвичайно трудомістка робота, оскільки кожне підприємство укладає безліч договорів, а надходження товарів в асортименті нараховує сотні різновидностей. Тому актуальним завданням комерційної роботи є механізація і автоматизація обліку постачання товарів з допомогою комп'ютерної техніки. Робочі місця комерційних працівників слід забезпечувати персональними комп'ютерами, які забезпечують безперервний щоденний контроль за постачанням товарів, за кожною позицією асортименту і кожним постачальником.
В умовах низької забезпеченості більшості торговельних підприємств комп'ютерною технікою, облік виконання договорів постачання здійснюватися і вручну на спеціальних картках або журналах, де фіксуються дані про фактичне відвантаження і надходження товарів і виявляються випадки порушення постачальниками договорів. Карткова або журнальна форми обліку виконання договорів дуже трудомісткі і не дозволяють мати щоденних даних про надходження товарів в розгорнутому асортименті. Картки обліку виконання договорів заводяться на кожний окремий товар на кожного постачальника і мають такий вигляд.
Картка обліку виконання договору поставки товарів
Договір № від " "200______________________________ р.
Постачальник_____________________________ Назва товару_____________
№ п/п |
Обов'язок за договором |
Фактичне виконання |
Відхилення |
|||||
кількість |
сума |
дата |
рахунок |
кількість |
сума |
кількість |
сума |
|
У практиці комерційної діяльності між суб' єктами ринку часто виникають спори, які поділяються на спори, пов'язані з укладанням господарських договорів та спори, пов'язані з їх виконанням. Більшість спорів між підприємствами виникає з приводу порушення майнових прав і законних інтересів інших підприємств, викликаних невиконанням або неналежним виконанням укладених договорів.
Претензія - письмова вимога про добровільне усунення порушення умов договору або законодавства. Підприємства та організації, що порушили майнові права і законні інтереси інших підприємств, зобов'язані поновити їх, не чекаючи пред'явлення претензії. Якщо це не відбувається, то підприємства, чиї законні інтереси порушено, для безпосереднього врегулювання спору з порушником цих прав та інтересів звертаються до нього з письмовою претензією. Претензія підписується керівником підприємства та надсилається адресатові рекомендованим або цінним листом, чи вручаються під розписку.
Підприємства та організації, що одержали претензію, зобов'язані розглянути її в місячний термін і задовольнити обґрунтовані вимоги заявника. Даний термін може бути продовжений до двох місяців, якщо правилами або договором передбачено право перевірки забракованої продукції.
Про результати розгляду претензії заявник повідомляється у письмовій формі. У відповіді на претензію зазначається: повне найменування і поштові реквізити підприємства, що дає відповідь та підприємства, якому вона надсилається; дата і номер відповіді; дата і номер претензії, на яку дається відповідь; коли претензію визнано повністю або частково - визнана сума, номер і дата платіжного доручення на перерахування цієї суми чи термін та спосіб задоволення претензії (якщо вона не підлягає грошовій оцінці); коли претензію відхилено повністю або частково - мотиви відхилення з посиланням на відповідні нормативні документи, що обґрунтовують відхилення претензії; перелік доданих до відповіді документів та інших доказів.
Відповідь на претензію підписується керівником підприємства та надсилається рекомендованим або цінним листом чи вручається під розписку. Якщо винна сторона у місячний термін не задовольнила претензію, заявник звертається в Господарський суд із позовною заявою.
Позовна заява - вимога до компетентного органу про захист порушеного права підприємства (організації). Позовна заява підлягає обкладанню державним митом. Вона направляється в Господарський суд по місцю знаходження підприємства-відповідача, яке порушило права або законні інтереси позивача.
Вона повинна містити: назву Господарського суду, до якого подається заява; найменування сторін, їх поштові адреси; зазначення суми позову, суми договору; зміст позовних вимог, (якщо позов подається до кількох відповідачів - зміст позовних вимог до кожного з них); виклад обставин, яким обґрунтовуються позовні вимоги; зазначення доказів, що стверджують позов; обґрунтований розрахунок сум, що стягуються чи оспорюються; законодавство, на підставі якого подається позов; відомості про вжиття заходів до судового врегулювання спору; перелік документів та інших доказів, що додаються до заяви.
До позовної заяви додаються документи, які підтверджують вжиті заходи до судового врегулювання господарського спору; відправленні відповідачеві копії позовної заяви і доданих до неї документів; сплату судового збору; обставини, якими обґрунтовуються позовні вимоги.
Спір має бути вирішений Господарським судом у строк не більше одного місяця від дня одержання позовної заяви. При вирішенні господарського спору по суті (задоволення позову, відмова в позові повністю або частково) - суд приймає рішення. Рішення приймається на засіданні арбітром і представниками сторін за результатами обговорення всіх обставин справи. У випадках, коли між представниками сторін не досягнуто згоди, або спір розглядається без участі представників обох або однієї сторони, рішення приймається суддею. Воно викладається у письмовій формі, підписується суддею і набирає законної сили негайно. Виконання рішень господарського суду проводиться на підставі виданого ним рішення, яке надсилається одночасно з рішенням. Для пред'явлення наказу про виконання рішення суду, відводиться 3 місяці.