Тема: Порядок ведення особових справ. Документаційне оформлення атестації працівників
1. Особова справа: визначення, призначення, перелік основних документів.
2. Оформлення та правила зберігання особової справи.
3. Складання опису документів особової справи.
Управлінське документознавство
4. Заповнення особового листка з обліку кадрів.
5. Оформлення додатка до особового листа з обліку кадрів.
6. Автобіографія.
7. Характеристика.
8. Резюме.
9. Документування атестації кадрів.
Література
1. Кодекс законів про працю України. - К.: Видавництво "Право", 2004. - 106 с.
2. Корж А.В. Документознавство: зразки документів праводілової сфери: навча-льний посібник/Антоніна Корж; рекомендовано Міністерством освіти і науки України. - вид. 2- ге, змін. та доп. - К.: КНТ, 2007. - С. 199-212.
3. Палеха Ю. Управлінське документування: навч. посібник: у 2 ч./Юрій Палеха; рекомендовано Міністерством освіти і науки України. - вид. 3-тє, доп. - Ч. 2: Кадрове діловодство (зі зразками сучасних ділових паперів). - К.: Вид-во Єв-роп. ун-ту, 2001. - С. 99-130.
4. Шкіцька І.Ю. Управлінське документознавство: навч. посібник для студ. вищих навчальних закладів спеціальності "Документознавство та інформаційна діяльність" / Шкіцька Ірина Юріївна. - Тернопіль: ТОВ "Новий колір", 2009. - 251 с.
1. Особова справа: визначення, призначення, перелік основних документів
Особова справа - сукупність документів, які містять найповніші біографічні відомості про працівника і характеризують його ділові та особисті якості. Вона посідає основне місце у системі персонального обліку працівників. На підставі документів, що групуються в ній, вивчаються та використовуються управлінські кадри.
Заводяться особові справи на керівника підприємства, його заступників, начальників відділів та служб, їхніх заступників, матеріально відповідальних осіб, спеціалістів, професорсько-викладацький склад та інших працівників.
Оформлюються справи після зарахування працівників на роботу. Спочатку до особової справи заносять документи, що відображають процес приймання на роботу, потім - усі основні документи, пов'язані з трудовою діяльністю працівника в установі чи організації.
Систематизуються особові справи в алфавітному порядку або за структурними підрозділами згідно зі штатним розписом. Справи на матеріально відповідальних осіб зберігаються окремо. Кожній особовій справі присвоюється номер відповідно до номера у штатно-посадовій книзі. Цей номер записується і в алфавітну книгу особових справ.
Управлінське документознавство
Документи особової справи . До особової справи можуть бути внесені також довідки-об'єктивки, копії наказів, розпоряджень, постанов вищої організації або витяги з них, витяги з протоколів наукових рад (для наукових працівників, які брали участь у конкурсному заміщенні вакантних посад), витяги з протоколів зборів трудового колективу (для керівників, яких обирає на посаду трудовий колектив), а також інші документи, що характеризують діяльність працівника. Розміщуються ці документи, зазвичай у хронологічному порядку. Усі вони підшиваються до справи.
Довідки з місця проживання, медичні довідки та інші документи другорядного значення групуються у самостійну справу окремо від особових справ або розміщуються у "кишеньці" на зворотному боці обкладинки особової справи.
Включати до особової справи накази (розпорядження) про відпустки, направлення у відрядження, на курси перепідготовки, підвищення кваліфікації чи стажування не доцільно.
Документи особової справи містять інформацію не лише про прийняття, переведення та звільнення працівника, а й про його вік, освіту, трудовий стаж,
• с» с ^ • • с о • • г*
сімейний стан, багато інших відомостей про його життя та діяльність. З огляду на це вони можуть бути використані для проведення соціально-демографічних досліджень. Крім того, як свідчить досвід вивчення особових справ, у них нерідко можна знайти документи, необхідні для вивчення історії розвитку тих чи інших підприємств, установ.
Документи особової справи ведуться не за роками, а протягом усього часу праці особи на підприємстві і в номенклатуру справ не заносяться.
2. Оформлення та правила зберігання особової справи
Заголовок, що розташовується на обкладинці, повинен містити повну назву підприємства, номер справи, прізвище, ім'я, по батькові особи у називному відмінку.
Обов'язково проставляється дата заведення (день прийняття особи на роботу) та закінчення (день звільнення) особової справи. Оскільки справа є документом тривалого зберігання, її необхідно вкласти у тверду обкладинку.
Управлінське документознавство
Після звільнення працівника заяву про його звільнення, копію наказу (розпорядження) або витяг з нього, а також інші документи (лист про переведення на іншу роботу, подання на звільнення тощо), на підставі яких видано наказ (розпорядження), підшивають в особову справу та заносять в опис. У додатку до особової справи працівника робиться запис про його звільнення. Після виконання цих процедур особова справа вилучається та зберігається у відділі кадрів протягом двох років, відтак здається на зберігання в архів організації до кінця загального строку зберігання - 75 років.
Доступ до особових справ повинен бути обмеженим. Вони мусять знаходитись на особливому зберіганні нарівні з секретними документами.
Як правило, особові справи розміщують у сейфах чи, в крайньому разі, у спеціально для цього пристосованих залізних шафах, що замикаються.
Відповідальність за зберігання особових справ покладається на начальника відділу кадрів, референта з персоналу, секретаря або відповідальну особу, призначену керівником.
Видаються особові справи для службового користування лише особам, коло яких визначене керівником установи. Не дозволяється затримувати особову справу понад добу, виносити її за межі підприємства. У разі використання особової справи забороняється робити будь-які виправлення раніше зроблених записів або вносити нові, вилучати документи чи долучати нові. Не дозволяється видавати особову справу особі, на яку вона заведена.
Щоб запобігти втраті особової справи, у ній необхідно тримати контрольну картку. Контрольна картка залишається у відділі кадрів на період видачі особової справи. Після повернення останньої у контрольній картці ставиться дата повернення, а особова справа кладеться на своє місце. У разі відправлення особової справи поштою в картці вказуються дата відправлення, адресат, вихідний номер супровідного листа, дата повернення справи. Після передачі особової справи в архів контрольна картка знищується.
Зберігаються особові справи в архіві окремо від інших документів. Уразі переведення працівника на іншу роботу особова справа, як правило, не
Управлінське документознавство передається. Виняток становлять випадки переведення особи з підприємства на підприємство в межах однієї системи, корпорації.
Складання опису документів особової справи
Опис документів особової справи містить їх порядкові номери, індекси, найменування, кількість аркушів. Всі документи, що надходять після оформлення особової справи, вносяться в опис додатково.
Кожному документові опису присвоюється назва згідно із записом, наданим йому при складанні. Запис проводиться так, щоб унеможливити підміну документів. Обов'язково ставиться дата занесення документа до особової справи.
Наприклад: Копія диплома МА №21314, виданого 12.01.2012 20.12.2013року
Відповідно заповнюють графи "Кількість аркушів", "Дата вилучення", "Ким вилучений документ та з якої причини".
Коли потрібно вилучити документ з особової справи, інспектор з кадрів робить в описі відповідну позначку: ким вилучено документ і з якої причини. Забороняється вилучати документ з особової справи для знищення. У ході підготовки справи до передачі в архів в описі робиться запис цифрами та словами про кількість аркушів, ставиться підпис відповідальної особи із зазначенням займаної нею посади та вказується дата передачі в архів.
Заповнення особового листка з обліку кадрів
Особовий листок з обліку кадрів є одним з основних документів особової справи і являє собою перелік запитань про біографічні дані працівника, освіту, його роботу в минулому, відношення до військової служби, сімейний стан.
Працівник заповнює особовий листок з обліку кадрів власноручно, без підчисток та виправлень. Записи робляться розбірливо і без неприйнятих скорочень. На всі поставлені запитання слід давати повні відповіді.
Для заповнення особового листка використовуються такі документи: паспорт, трудова книжка, військовий квиток, документи про освіту, а також, в разі наявності, документи Вищої атестаційної комісії щодо присвоєння вченого ступеня чи звання, документи про винаходи тощо. Начальник відділу кадрів
Управлінське документознавство (інспектор чи секретар) обов'язково звіряє правильність записів в особовому листку з наявними документами. При цьому особливу увагу звертає па правильність запису найменувань організацій, населених пунктів, дат та інших відомостей (посади, кваліфікації тощо). Послідовність заповнення особового листка.
5. Оформлення додатка до особового листа з обліку кадрів
Додаток до особового листка з обліку кадрів слугує для оперативного внесення змін, що сталися з часу його оформлення. На титульній стороні додатка вказуються прізвище, ім'я, по батькові працівника, на якого заведена особова справа. Далі зазначають дані про роботу та номери наказів про призначення чи звільнення, відповідні дати та підписи тих, хто здійснював запис.
Якщо особа приймається в установу вперше, то першим записом буде вказана посада, на яку вона прийнята, із зазначенням числа, місяця, року, а також номера і дати відповідного наказу. При звільненні працівника додатковий запис робити не потрібно. Достатньо під датою і номером наказу про зарахування поставити у знаменнику дату і номер наказу про його звільнення. Якщо призначення працівника затверджується вищою установою, вказується найменування цієї установи, номер і дата відповідного наказу. Інколи до таблиці першого розділу вносять графу "Причина звільнення ".
До другого розділу додатку заносять відомості про роботу за сумісництвом, зміни в облікових ознаках працівника (освіта, знання іноземних мов, учений ступінь), перепідготовку чи підвищення кваліфікації, нагородження, зміни сімейного стану, зміни місця проживання тощо. Усі записи повинні бути підтверджені відповідними документами про:
- переміщення по службі, нагороди чи догани (накази з особового складу);
- зміну прізвища, зміни сімейного стану (документи органів ЗАГСу та записи у паспорті);
- освіту та підвищення кваліфікації (документи навчальних закладів);
- присвоєння вченого ступеня (документи Вищої атестаційної комісії тощо).
Управлінське документознавство
Записи необхідно робити регулярно, зразу після того, як відбулися зміни в облікових даних працівника. Недотримання цих вимог знижує значення документа і рівень правдивості відомостей особової справи взагалі.
Обов'язковим реквізитом додатка до особового листка з обліку кадрів є позначки про проведення перевірок наявності змін в особовій справі. Позначки розміщуються на зворотному боці документа після інших відомостей і складаються з напису: "Особова справа перевірена". Нижче ставиться дата і підпис особи, відповідальної за ведення особових справ з обліку кадрів.
Автобіографія - це документ, у якому особа повідомляє основні факти своєї біографії власноручно в хронологічній послідовності. Кожне нове повідомлення пишеться з абзацу. Інформації викладається від першої особи, причому займенник "я" вживається в тексті лише один раз - на початку.
Реквізити автобіографії.
Якщо укладач автобіографії має свою сім'ю, інформацію про батьків він не наводить. Якщо населений пункт перейменований, в автобіографії вказується назва, зафіксована в свідоцтві про народження.
Характеристика - документ, у якому сформульована громадська думка про особу як члена колективу, дається оцінка ділових і моральних якостей працівника за підписами представників установи, закладу тощо.
Характеристику видає адміністрація установи, навчального закладу на вимогу працівника, студента. Цей документ складається в двох екземплярах: один видається особі, а другий - підшивається до особової справи. Характеристики подаються при вступі до навчального закладу, при атестаціях, представленні до державних нагород, до чергового військового звання, після проходження практики, атестації. Інформація в тексті характеристики викладається від 3-ї особи.
Характеристика не є конфіденційним документом, тому може надсилатись на вимогу підприємства, установи чи організації без відома працівника.
Управлінське документознавство
Види характеристик. Реквізити характеристики. Порідок розміщення інформації в характеристиці.
Зазвичай характеристика підписується керівником структурного підрозділу та керівником установи.
Слово "резюме" в перекладі з французької мови означає "короткий висновок з основними положеннями доповіді, промови, наукової праці тощо. Як документ щодо особового складу резюме є стислим зібранням відомостей біографічного характеру та про професійну діяльність особи, що бере участь у конкурсі на заміщення вакантної посади.
Грамотно складене резюме ще не є гарантією працевлаштування конкурсанта: резюме, яке "спрацювало", лише привертає увагу роботодавця, що найчастіше має вияв у запрошенні потенційного працівника на співбесіду.
Види резюме. Реквізити резюме. Правила складання резюме. Принципи складання резюме.
Заява - це документ, що містить прохання особи або установи щодо здійснення своїх прав або захисту інтересів.
Реквізити заяви та правила їх розміщення. Види заяв.
Пропозиція - це документ, у якому особа (установа) висловлює свої думки щодо методів поліпшення діяльності державних органів, громадських організацій, установ.
Скарга - документ, у якому особа (установа) вказує на порушення її прав та інтересів з боку іншої особи (установи) і пропонує вжити належних заходів для ліквідації такого порушення. Реквізити пропозицій і скарг є такими ж, як і заяв.
Документування атестації кадрів
Мета атестації працівників. Підготовка до атестації. Періодичність атестування працівників. Категорії працівників, що атестуються. Склад атестаційної комісії. Порядок проведення атестації. Поіменний графік проведення атестації вивішують
Управлінське документознавство для загального ознайомлення або доводять до відома працівників за місяць до дня її проведення. Документація атестації, правила її складання й оформлення.
Атестаційна комісія може дати одну з таких оцінок діяльності спеціаліста:
- відповідає займаній посаді;
- відповідає займаній посаді за умови виконання рекомендацій комісії і повторної атестації через рік;
- не відповідає займаній посаді.
У разі неможливості переведення працівника на іншу роботу трудовий договір із ним розривається відповідно до закону з ініціативи власника або уповноваженого органу. Не допускається переведення працівника на іншу роботу або його звільнення за результатами атестації після закінчення двох місяців з дня її проходження. Трудові спори вирішуються згідно з чинним законодавством.