Тема: Особливості складання кадрової документації
1. Призначення документації з кадрів, чи щодо особового складу.
1.1. Завдання обліку кадрів.
1.2. Місце та склад кадрової документації.
1.3. Основні групи кадрових документів.
2. Класифікація документів щодо особового складу.
3. Ведення трудових книжок.
3.1. Особливості ведення і збереження трудових книжок.
3.2. Заповнення трудових книжок.
3.3. Порядок внесення записів про нагородження.
3.4. Порядок виправлення записів у трудових книжках.
3.5. Ведення обліку трудових книжок і вкладок до них.
Управлінське документознавство
4. Державний класифікатор професій та Довідник кваліфікаційних
характеристик професій працівників.
4.1. Роз'яснення основних понять в класифікаторі.
4.2. Структура Довідника кваліфікаційних характеристик професій
працівників.
Література
1. Іванова Т.В. Муніципальне діловодство: навчальний посібник для студентів вищих навчальних закладів/Т.В. Іванова, Л.П. Піддубна; рекомендовано Міністерством освіти і науки України. - К.: Либідь, 2004. - С. 99-101, С. 116-135.
2. Корж А.В. Документознавство: зразки документів праводілової сфери: навчальний посібник/Антоніна Корж; рекомендовано Міністерством освіти і науки України. - вид. 2- ге, змін. та доп. - К.: КНТ, 2007. - С. 175-200.
3. Палеха Ю. Управлінське документування: навч. посібник: у 2 ч./Юрій Палеха; рекомендовано Міністерством освіти і науки України. - вид. 3-тє, доп. - Ч. 2. Кадрове діловодство (зі зразками сучасних ділових паперів). - К.: Вид-во Європ. ун-ту, 2001. - С. 5-33, С. 104-122.
4. Шкіцька І.Ю. Управлінське документознавство: навч. посібник для студ. вищих навчальних закладів спеціальності "Документознавство та інформаційна діяльність" / Шкіцька Ірина Юріївна. - Тернопіль: ТОВ "Новий колір", 2009. - 251 с.
1. Призначення документації з кадрів, чи щодо особового складу
Для правильного і вчасного прийняття рішення з будь-якого питання керівник установи має володіти інформацією про стан особового складу та рух кадрів. Чітка організація обліку особового складу є передумовою успішної аналітичної й оперативної роботи з кадрами.
Облік кадрів ведеться на всіх підприємствах, в установах, організаціях усіх форм власності, які мають право самостійно приймати та звільнювати працівників. Обліку підлягають працівники всіх категорій незалежно від характеру роботи чи посади.
Організація обліку кадрів покладається безпосередньо на відділ кадрів, інспектора з кадрів, персонал-менеджера, секретаря чи іншого співробітника, який призначається наказом керівника чи власника підприємства, установи, організації залежно від кількості особового складу.
Відомості, які повинен забезпечувати облік кадрів.
Місце та склад кадрової документації
Документація щодо особового складу утворюється як результат роботи з кадрами підприємства, установи, організації (їх підбір, переведення, підготовка,
Управлінське документознавство перепідготовка та виховання). Ця документація характеризує правові, трудові та службові взаємовідносини окремої особи з установою.
У документації щодо особового складу відображується діяльність підприємства з питань обліку, прийняття, переведення, підготовки, перепідготовки, атестації, нагородження і пенсійного забезпечення кадрів тощо.
1.3. Основні групи кадрових документів
Групи документів за функціями управління кадрами.
Група особистих документів.
Група особових документів.
Організаційно-розпорядча документація.
Первинна облікова кадрова документація.
Класифікація документів щодо особового складу
Виходячи з технології реєстрації та накопичення інформації з кадрів, групу первинної обліково-кадрової документації поділяють на дві взаємопов'язані підгрупи: вихідні (початкові) облікові документи; похідні (повторні) облікові документи. Схема опрацювання кадрової документації.
3.1. Особливості ведення i збереження трудових книжок
Основним документом про трудову діяльність працівника є його трудова книжка. Вона призначена для встановлення загального, неперервного та спеціального стажу.
Порядок заповнення цього документа регламентує ст. 48 КзпП України "Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах та організаціях". Ведуться трудові книжки на всіх працівників підприємства, які пропрацювали на ньому понад п'ять днів. На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться за місцем основної роботи. Не заводяться трудові книжки на працюючих за трудовою угодою.
Працівники, що стають до роботи, повинні подати власникові чи керівникові підприємства особисто трудову книжку, оформлену в установленому порядку. Особи, які приймаються на роботу вперше, отримують трудову книжку на місці
Управлінське документознавство приймання на роботу, причому керівник підприємства стягує з працівника суму її вартості.
Зберігаються трудові книжки на підприємствах як документи суворої звітності. У разі, коли офісами стають особисті помешкання власників, трудові книжки потрібно зберігати в недоступному для сторонніх місці. Відповідальність за ведення, зберігання і видачу трудових книжок несе керівник підприємства. Відповідальність за своєчасне та правильне заповнення трудових книжок, ведення їх обліку, зберігання і видачу покладається на спеціально уповноважену особу, призначену наказом керівника.
За порушення встановленого порядку ведення обліку, зберігання і видачі трудових книжок посадові особи несуть дисциплінарну відповідальність.
Якщо в трудовій книжці заповнені всі сторінки відповідних розділів, її доповнюють вкладкою. Вона вшивається в трудову книжку, заповнюється і ведеться так само, як і трудова книжка. Сама вкладка не є дійсною, тому в трудовій книжці ставиться штамп розміром 10x25 мм із написом «Видана вкладка», позначаються її номер і серія.
Особа, яка втратила трудову книжку (вкладку до неї), зобов'язана негайно повідомити про це власника підприємства за місцем останньої роботи. Через не пізніше як 15 днів після повідомлення, а в разі ускладнення - в інші строки, керівник підприємства чи відповідальна особа повинні видати працівникові іншу трудову книжку (вкладку до неї) з написом «Дублікат" у правому верхньому кутку її першої сторінки.
Відомості, що вносять до трудової книжки.
Порядок внесення записів про нагородження
Порядок внесення до трудової книжки відомостей про нагородження такий:
- у графі 1 зазначається порядковий номер запису;
- у графі 2 ставиться дата нагородження або заохочення;
Управлінське документознавство
- у графі 3 у вигляді заголовка пишеться назва підприємства, нижче записується, ким нагороджений або заохочений працівник, за які досягнення і якою нагородою або заохоченням;
- у графі 4 зазначається, на підставі чого внесений запис.
У разі звільнення працівника всі записи про роботу і нагороди, що внесені до трудової книжки за час його роботи на підприємстві, засвідчуються підписом керівника або спеціально уповноваженою особою та посвідчуються печаткою.
Власник підприємства або уповноважений ним орган видає працівникам на їхнє прохання завірені витяги з трудових книжок щодо відомостей про роботу.
3.4. Порядок виправлення записів у трудових книжках
Якщо виявлено неправильний або неточний запис відомостей про роботу, переведення, нагородження, заохочення тощо, виправлення виконує власник підприємства або уповноважений ним орган, який зробив відповідний запис. Власник підприємства або уповноважений ним орган за новим місцем роботи зобов'язані надати працівникові в цьому потрібну допомогу.
Коли підприємство, що зробило неправильний або неточний запис, ліквідоване, відповідний запис робить правонаступник і засвідчує печаткою, а в разі його відсутності - вища організація, якій було підпорядковано підприємство, а в разі її відсутності - облархів, держархів м. Києва, держархів м. Севастополя тощо.
Виправлені відомості про роботу, переведення на іншу роботу, нагородження та заохочення і таке інше мають повністю відповідати оригіналові наказу або розпорядження.
У разі втрати наказу чи розпорядження або невідповідності їх змісту фактичним даним виправлення відомостей виконується на підставі інших документів, що підтверджують ці дані. Показання свідків не можуть бути підставою для виправлення зроблених раніше записів.
У розділах «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження», «Відомості про заохочення» трудової книжки (вкладки) закреслення внесених раніше неточних або неправильних записів не допускається.
Управлінське документознавство
Якщо потрібно, наприклад, змінити запис відомостей про роботу, після зазначення відповідного порядкового номера, дати внесення запису в графі 3 пишуть: «Запис за № ... недійсний. Прийнято за такою-то професією (посадою)», і у графі 4 повторюють дату і номер наказу (розпорядження) власника підприємства або уповноваженого ним органу, запис з якого неправильно внесено до трудової книжки.
У такому ж порядку визнається недійсним запис про звільнення і переведення на іншу постійну роботу в разі незаконного звільнення або переведення, встановленого органом, який розглядає трудові спори, і робиться запис про поновлення на попередній роботі або зміну формулювання причини звільнення. Наприклад, пишеться: «Запис за № ... недійсний, поновлено на попередній роботі». При зміні формулювання причин звільнення пишеться:
«Запис за № ... недійсний. Звільнено,..» і зазначається нове формулювання та ставляться номер і дата наказу.
Трудові книжки є цінними документами. Тому на підприємствах ведеться їх суворий облік у відповідній документації: книзі обліку бланків трудових книжок і вкладок до них та книзі обліку руху трудових книжок і вкладок до них.
3.5. Ведення обліку трудових книжок і вкладок до них
Книга обліку руху трудових книжок і вкладок до них: характеристика та особливості ведення.
Усі питання, пов'язані з порядком ведення трудових книжок, їх зберіганням, виготовленням й обліком, регулюються постановою уряду та Інструкцією про порядок ведення трудових книжок та вкладок до них, затвердженою наказом Мінпраці, Мінюстиції, Мінсоціального захисту населення України від 29 липня 1993 р. № 58.
До книги обліку бланків трудових книжок і вкладок до них вносять всі операції, пов'язані з одержанням і витрачанням бланків трудових книжок і вкладок до них. Обов'язково зазначають серію та номер кожного бланку. Веде цю книгу, як правило, бухгалтерія підприємства.
Управлінське документознавство
Книга обліку бланків трудових книжок і вкладок до них теж має бути пронумерована, прошнурована та скріплена підписом керівника підприємства і печаткою.
Зберігають бланки трудових книжок і вкладки до них у бухгалтерії підприємства як документи суворої звітності і видають за заявкою під звіт особі, відповідальній за їх ведення. Після закінчення кожного місяця особа, яка відповідає за ведення трудових книжок, подає бухгалтерії звіт про наявність бланків трудових книжок і вкладок до них та про суми, одержані за заповнені трудові книжки і вкладки до них, додаючи прибутковий ордер каси підприємства. На зіпсовані під час заповнення бланки трудових книжок і вкладки до них складають акт за формою, затвердженою наказом Мінстату України від 11 серпня 1993 р. № 180.
Трудові книжки (дублікати), не одержані працівниками при звільненні, зберігають протягом двох років у відділі кадрів підприємства окремо від трудових книжок працівників, які перебувають на роботі. Після цього строку незатребувані трудові книжки (дублікати) зберігають в архіві підприємства протягом 50 років. Після закінчення зазначеного строку їх можна знищити в установленому порядку.
Власник підприємства або уповноважений ним орган зобов'язаний мати потрібну кількість бланків трудових книжок і вкладок до них.
Державний класифікатор професій (ДКП) набув чинності з 1 січня 1996 р. У зв'язку із введенням ДКП у дію втратив чинність "Общесоюзный классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов». Затверджений класифікатор (на відміну від колишнього загальносоюзного класифікатора професій, де цей перелік був повністю зарегламентований) надає більшої свободи роботодавцеві визначати похідні назви робіт та посад залежно від завдань та обов'язків, виконуваних працівником, дає змогу певною мірою уникнути надмірної регламентації професійних назв робіт.
Управлінське документознавство
ДКП передбачає єдиний державний підхід до класифікації існуючих професій та робіт на основі кваліфікаційних вимог. При цьому усувається штучний розподіл професій та робіт за соціальними ознаками, бо ці ознаки можна пов'язувати не зі змістом праці (професійні завдання й обов'язки), а зі статусом зайнятості, тобто із соціально-правовим станом зайнятих. Особа може виступати в ролі найманого працівника, самозайнятого, роботодавця, зайнятого безоплатно в сімейному господарстві тощо. Різні статуси зайнятості можуть поєднуватися, що набуває особливого поширення в сучасних умовах. Ці статуси можуть визнаватися законом, а можуть бути пов'язані із заняттям у неформальному секторі економіки.
4.1. Роз'яснення основних понять в класифікаторі
Статистика праці має охоплювати всіх осіб незалежно від статусу зайнятості. Тому в класифікаторі поняття «робота» розглядається не у правовому, а в організаційному аспекті, тобто з точки зору змісту праці, не обмежується лише правовідносинами, що виникають між роботодавцем та найманим працівником, і класифікується залежно від здатності особи виконувати відповідні завдання й обов'язки. Саме здатність виконувати завдання та обов'язки певної роботи є кваліфікацією. Певні роботи відносяться до відповідних професій (професійних угрупувань) на основі ознак класифікації.
Термін «професія» використовується для позначень здатності особи виконувати певні роботи, які вимагають відповідної кваліфікації. Таке поняття терміна «професія» відповідає загальновизнаному його тлумаченню мовознавстві, а також концептуальним положення Міжнародного стандарту класифікації професій.
Отже, поняття «професія» пов'язане з поняттями «робота» та «кваліфікація», що дає змогу скласти цілісну термінологічну систему «робота - кваліфікація - професія» і будувати класифікацію професій, з огляду на суть та головні ознаки цих понять.
Кваліфікація в дипломі спеціаліста (молодшого спеціаліста) чи іншому документі про професійну підготовку визначає скрізь назву професії (інженер- механік, економіст, маркетолог, оператор і т. ін.).
Управлінське документознавство
Рівень освіти, який у ДКП визначається у термінах рівнів загальної, професійної, вищої освіти чи післядипломної підготовки, є найбільш узагальненою ознакою кваліфікації. Ця ознака використовується на першому рівні класифікації існуючих професій і є найбільшою загальною функцією кола та складності професійних завдань й обов'язків. Далі класифікація поглиблюється з допомогою такої ознаки кваліфікації, як спеціалізація (другий - четвертий рівні класифікації).
Спеціалізація у ДКП пов'язується з галуззю необхідних для виконання робіт знань, використовуваним інструментами, устаткуванням і машинами, робочим: матеріалами, а також з вироблюваною продукцією та послугами, що надаються. Ця ознака також відповідає принципам побудови Міжнародного стандарту класифікації професій і є більш-менш деталізованою функцією кола професійних завдань та обов'язків.
У ДКП крім ознак кваліфікації, що використовуються для розподілу професій та робіт за професійними угрупуваннями різних рівнів класифікації (перший, другий третій та четвертий), застосовується також додаткова порівняно з Міжнародним стандартом класифікації професій, ознака кваліфікації, а саме кваліфікаційний рівень робіт, що виконуються. Ця ознака дає змогу поглибити класифікацію професій до п'ятого рівня класифікації. У ДКП вона використовується для розподілу робітників на зайнятих на роботах високої, середньої та низької кваліфікації.
До робіт високої кваліфікації віднесені роботи, які виконують кваліфіковані робітники з інструментом (робітники кваліфікованої ручної праці), оператори та складальники устаткування і машин, а також робітники сфери послуг, якщо при цьому потрібна кваліфікація молодшого спеціаліста.
Роботи низької кваліфікації пов'язані з виконанням найпростіших та простих професійних завдань ручними засобами, обслуговуванням простого устаткування та простих машин, а також з найпростішими професіями, що вимагають неповної середньої освіти і мінімальної професійної підготовки на виробництві.
Управлінське документознавство
4.2. Структура Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників
Випуск 1 «Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників» затверджено наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 16 лютого 1998 р. № 24. Складається Довідник з двох розділів.
Розділ 1 - «Професії керівників, професіоналів, фахівців та технічних службовців, які є загальними для всіх видів економічної діяльності».
Довідник є нормативним документом, обов'язковим у питаннях управління персоналом на підприємствах, в установах й організаціях усіх форм власності та видів економічної діяльності.
Розділ 2 - «Професії робітників, які є загальними для всіх видів економічної діяльності».
Згідно з вимогами чинного законодавства України і на основі Довідника роботодавець розробляє та затверджує посадові інструкції для керівників, професіоналів і фахівців, враховуючи конкретні завдання та обов'язки, функції, права та відповідальність
Посадові інструкції складаються з розділів: «Загальні положення»; «Завдання та обов'язки»; «Права», «Відповідальність», «Повинен знати», «Кваліфікаційні вимоги», «Взаємовідносини (зв'язки) за професією, посадою».
Для технічних службовців і робітників у разі необхідності розробляються робочі інструкції.
Періодичне уточнення змісту посадових (робочих) Інструкцій працівників забезпечує раціональний розподіл та необхідну корекцію їхньої праці під час виконання ними завдань і обов'язків.
Лекція № 16