Тема: Управління документацією за кордоном

Управлінське документознавство І. Міжнародні організації

У світі існує ряд організацій з УД. Так, у 1956 р. було організовано Міжнародну федерацію з управління документацією. Метою її створення була пропаганда ідей УД, проведення досліджень у цій галузі знань, розроблення стандартів та обмін інформацією між країнами та організаціями, що входять до організації.

Міжнародна федерація з управління документацією разом з Міжнародною радою архівів (МРА) у 1976 р. створили об'єднаний комітет з управління документацією. Завдання об'єднаного комітету з управління документацією. Проблеми УД.

За аналогією з МРА у 1970 р. було створено Міжнародну раду з управління документацією (МРУД). Результати діяльності цього органу, інші матеріали, що стосуються управління документацією, публікуються в журналі МРУД "The Internetional Records Management Journal". У 1979 р. на нараді в штаб-квартирі ЮНЕСКО було прийнято Програму в галузі управління документацією та архівами (КАМР - Records and Archives Management Progmme). У межах цієї програми з 1979 по 1995 рік було видано 110 назв примірних нормативних документів, інструктивних, навчальних, методичних та інших практичних посібників з архівістики та УД, а також суміжних із ними напрямів діяльності.

Питання проблематики УД розглядаються на нарадах чи конгресах МРА та МРУД. Так, на IX Міжнародному конгресі архівів у Лондоні (19B0 р.) було прийнято резолюцію про необхідність перегляду змісту роботи МРА у зв'язку з прийняттям RАМР, тобто для врахування в завданнях архівістики проблем УД. У 19B5 р. в Манілі (Філіппіни) відбувся І Конгрес МРУД. Проблематика виступів на ньому в основному була присвячена перспективам змін в УД, зумовлених комп'ютеризацією. І надалі, ці питання стають чи не постійними для обговорення на різних зібраннях цієї організації. Слід зауважити, що тема комп'ютеризації почала обговорюватись у межах МРА ще раніше, причому вперше - у 1972 р. на VII Міжнародному конгресі архівів у 1972 р. Вона

Управлінське документознавство залишається актуальною і досі, про що свідчать матеріали кворуму, який відбувся у 2000 р. у м. Севільї (Іспанія).

Важливим напрямом є стандартизація процесів УД. Так, Міжнародною організацією зі стандартизації (ISO) було прийнято близько 200 стандартів (технічними комітетами ISO "Інформація та документація», "Інформаційні технології"), що стосувалися різних питань технології роботи з документами, зокрема з електронними.

Безпосередньо УД присвячено міжнародний стандарт ІСО 15489-2001 " Інформація та документація. Управління документацією". 2. ІСО 15489-2001 "Інформація та документація. Управління документацією "

ІСО 15489-2001 "Інформація та документація. Управління документацією" - IS0 15489-2001. "Information and documentation. Records management" (далі - ІСО) чинний з 15 вересня 2001 р. Базовим для його розроблення був Національний стандарт Австралії з управління документацією (AS 4390,1996 р.). ІСО складається з двох частин:

1.Загальні принципи (управління документацією).

2.                                              Практичне керівництво (з управління документацією).

У першій частині викладено концептуальні положення, що обґрунтовують необхідність управління документацією, охарактеризовано ознаки середовища, в якому здійснюється таке управління, загальні принципи політики в цій сфері, головні умови та вимоги її реалізації, загальні засади проектування та реалізації документальних систем із загальною схемою моделі такої системи, процеси формування та функціонування системи УД тощо. Виклад першої частини завершується вимогами до документування процесів УД, їх моніторингу та поопераційного перевіряння, а також змістом основних положень щодо організації навчання фахівців з УД.

У другій частині ІСО також в узагальненому викладі представлено технологію практичної реалізації принципів, зазначених у першій частині. Суміщення та узгодженість положень двох частин ІСО показано в додатках до

Управлінське документознавство стандарту, виконаних у вигляді кореляційних таблиць. Зрозуміло, що організація технологічних циклів УД (зокрема, на операційному рівні) в різних країнах (у тому числі й діловодства в Україні) здійснюється не однаково, існують специфічні особливості, що сформувалися історично. Це переважно й зумовлює загальний характер рубрикації та формульованих норм ІСО.

Слід відзначити, що делегатські збори Міжнародної ради архівів у своїй резолюції з приводу XXXV засідання Міжнародної конференції Круглого столу архівів - СІТКА (Рейк'явік, 10-13 жовтня 2001 р) рекомендували всім утворювачам документів, як державним, так і приватним, щоб управління документацією, включаючи й електронне, здійснювалося відповідно до положень даного ІСО.

Структура цього міжнародного стандарту наведена у Додатку 4 3. Управління документацією в різних країнах

У США управління документацією виникло у 1930-1940 рр. як реакція на процес зростання обсягів потоків службових документів. Цією проблемою став опікуватись Національний архів США, який ще у 1934 р. розробив принципи і методи роботи з документами для всіх федеральних відомств. У його структурі було організовано відділ УД. Відповідно до закону 1984 р. сформовано федеральне відомство під назвою " Національний архів та управління документацією". Зараз у системі Національного архіву США функціонує спеціальний підрозділ, відповідальний за вирішення питань управління документацією.

У 1950 р. у США прийнято закон про управління федеральними документами. У 1980 р. прийнято федеральний закон "Про скорочення обсягів роботи з документами". Зараз більшість із законодавчих актів країни пов'язана з електронним документуванням та документообігом. Зокрема, у 2000 р. прийнято закон "Про сприяння користуванню електронними документами та підписами в торгівлі між штатами і зовнішній торгівлі".

У країні також створено "Асоціацію управляючих документацією та адміністраторів" (1975 р.). Вона проводить конференції, розробляє стандарти з

Управлінське документознавство профільної тематики, зокрема на форми документів, технологічні операції тощо. У межах Асоціації функціонує Інститут дипломованих управляючих документацією. Також розглядаються конкретні практичні ситуації до всіх розділів програми, безсумнівно, головні аспекти, що пов'язані із створенням та функціонуванням електронних службових документів. Слід зауважити, що донедавна підготовка фахівців з УД здійснювалася фактично в межах Асоціації. Однак, зараз відзначається досить стрімке поширення такого навчання в межах університетської освіти (чи, що найчастіше - сумісно з підготовкою архівістів). Асоціація видає "Records Management Quarterly"

Серед інших періодичних профільних видань, що видаються в США - "Оffice" та 'The Record" (заснований у 1995 р.). Є також споріднені з ними "Information and Records management", "American Archivist". Тематика з УД цих часописів подібна до загальних проблем, що вирішуються МРУД. Більшість із них присвячена юридичним, технологічним проблемам роботи з документами, соціальним аспектам такої роботи, а також освітнім програмам у галузі УД.

Слід відзначити типовість проблем управління документацією в інших країнах. Останнім часом УД все більшою мірою пов'язується з управлінням інформацією. Це знаходить відбиття в нормативних документах із УД. Найбільша кількість законів у цій сфері прийнята в країнах із високим рівнем розвитку економіки (США, Велика Британія, Німеччина, Швеція, Австралія). Ці акти встановлюють правові норм створення та функціонування різних видів документації, зокрема, банківської, фінансової, комерційної, зовнішньоторговельної тощо. У межах цих законів чи в окремих нормативних документах зафіксовано положення щодо обігу електронних документів. Правові норми, що стосуються організації загального діловодства, як правило, є складовою різних законів (кодексів) або державних (урядових) програм чи систем, а також національних стандартів. Зокрема, в Німеччині у 1995 р. уряд схвалив єдину систему діловодства в межах Закону про загальні правила роботи федеральних міністерств. У Великій Британії норми загального діловодства відбито в Земельному кодексі, а також існує урядова програма з управління

Управлінське документознавство документацією. У Гонконгу прийнято спеціальний Кодекс з управління документацією. В Австралії, як вже відзначалося вище, у 1996 р. вперше у світі був прийнятий Національний стандарт з управління документацією, на основі якого було розроблено міжнародний стандарт ІСО 15489-2001 "Інформація та документація. Управління документацією".

Слід зауважити, що вузівська підготовка фахівців з управління документацією (переважно разом із здобуттям кваліфікації архівіста) у США, Канаді, Австралії, країнах Західної Європи здійснюється як складник різних напрямів навчання. Найчастіше така освіта здобувається у межах спеціальності "Бібліотечна та інформаційна наука" (Library and Information Science).

Управління документацією в Російській Федерації є новим напрямом наукових досліджень. Як правило, його пов'язують з теорією і практикою діловодства, а також із традиційним документознавством. З іншого боку, УД розглядається в контексті загальної системи управління інформацією в установі. Ці аспекти, зокрема, детально розкриті у працях російського вченого М.В.Ларіна. Досвід організації УД за кордоном в Російській Федерації намагаються застосувати під час розроблення уніфікованих систем документації, моделювання технологічних процесів роботи зі службовими документами, у нормативно-методичному забезпеченні організації діловодства в країні.

Це відбито, зокрема, у змісті проекту Закону РФ про документування управлінської діяльності, що знаходиться на стадії обговорення.

Лекція № 11-13

Тема: Організаційні документи та документи колегіальних органів в управлінській діяльності

План

1.   Загальна характеристика організаційних документів.

2.   Статут.

3.   Положення.

4.   Правила.

5.   Інструкція.

6.   Оформлення документів колегіальних органів.

Управлінське документознавство

Література

1.    Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно- розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів: ДСТУ 4163-2003. - К.: Держспоживстандарт України, 2003. - 22 с.

2.  Іванова Т.В. Муніципальне діловодство: навчальний посібник для студентів вищих навчальних закладів / Т.В. Іванова, Л.П. Піддубна; рекомендовано Міністерством освіти і науки України. - К.: Либідь, 2004. - С. 56-82.

3.    Корж А.В. Документознавство: зразки документів праводілової сфери: навчальний посібник / Антоніна Корж; рекомендовано Міністерством освіти і науки України. - вид. 2- ге, змін. та доп. - К.: КНТ, 2007. - С. 67-68.

4.  Палеха Ю. Управлінське документування: навч. посібник: у 2 ч./ Юрій Палеха; рекомендовано Міністерством освіти і науки України. - вид. 3-тє, доп. - Ч. 1. Ведення загальної документації (зі зразками сучасних ділових паперів). - К.: Вид-во Європ. ун-ту, 2001. - С. 174-193.

5.    Шкіцька І.Ю. Управлінське документознавство: навч. посібник для студ. вищих навчальних закладів спеціальності "Документознавство та інформаційна діяльність" / Шкіцька Ірина Юріївна. - Тернопіль: ТОВ "Новий колір", 2009. - 251 с.

1. Загальна характеристика організаційних документів

Усі організації та підприємства у своїй діяльності поряд з актами органів державної влади керуються організаційними документами.

Організаційні документи - група різних за назвою документів, які регламентують діяльність організації, її структурних підрозділів і посадових осіб, закріплюють за ними функції, обов'язки та права на тривалий час. Це документи, що створюються в установленому правовому порядку і використовуються в процесі взаємодії суб'єктів й об'єктів управління.

Організаційні документи становлять положення, статути, правила та інструкції. Порівняно з іншими групами організаційні документи характеризуються типовістю висвітлюваних питань, безстроковістю, на їх основі створюється багато управлінських документів. Підготовка організаційних документів потребує відповідної компетенції, досвіду у сфері управління та знання специфіки діяльності установи/підрозділу чи посадових обов'язків тієї чи іншої службової особи. Документи цієї групи підлягають затвердженню уповноваженим на це органом: вищою організацією, її керівником або колегіальним органом (зборами акціонерів чи радою директорів) чи керівником структурного підрозділу.

Управлінське документознавство

Статути

Усі державні та приватні підприємства, а також громадські об'єднання у своїй діяльності керуються статутами. Статут - це юридичний акт, що є зведенням правил, які регулюють діяльність організації, установи, товариства громадян, їх відносини з іншими організаціями та громадянами. Статути визначають структуру, функції, правовий статус підприємства в певній сфері державного управління або господарської діяльності.

Статути, після їх затвердження повноважним органом, підлягають обов'язковій реєстрації у відповідних державних органах. Для товариств, приватних і малих підприємств таким органом є районна державна адміністрація за місцем юридичної адреси об'єкта підприємницької діяльності. Цими установами підприємству видається свідоцтво про реєстрацію із зазначенням реєстраційного номера, юридичної адреси, після чого новостворена організація починає свою діяльність. На основі статуту розробляють положення про структурний підрозділ.

Види статутів. Реквізити статуту. Структура тексту статуту. Види номіналів статуту.

Положення

Положення - це правовий акт, що встановлює основні правила організації та діяльності державних органів, їх структурних підрозділів, а також підпорядкованих їм установ, організацій і підприємств (філій).

Як і статути, положення можуть бути індивідуальні й типові.

Типові, чи загальні, положення розробляються для низки установ і підприємств, наприклад міністерств, наукових закладів, фондів, та затверджуються вищими органами державної влади й управління. Індивідуальні положення створюються для певної організації, структурного підрозділу шляхом конкретизації типового положення. Такі положення затверджують вища установа та керівник підприємства.

Реквізити положення: герб, назва відомства, назва вищої організації, назва структурного підрозділу, гриф затвердження, назва виду документа, місце

Управлінське документознавство видання, дата, індекс, заголовок до тексту, текст, підпис, відмітка про погодження.

Текст положення містить інформацію про функції, права, порядок утворення підприємства, організацію праці на ньому.

У першому розділі визначається мета створення підприємства /установи /організації/структурного підрозділу тощо. У другому - наводяться дані про основні й обігові кошти, порядок придбання власності, прибуток, відрахування на преміювання робітників і службовців, житловий фонд. В останніх розділах регламентується виробничо-господарська діяльність підприємства, визначаються завдання щодо покращення якості виробленої продукції.

Структура тексту положення.

Залежно від специфіки діяльності організації в положенні можуть відображатися хід капітального будівництва, винахідництва й раціоналізаторства, стан матеріально-технічного забезпечення, трудовий режим, оплата кредитів, правовий статус тимчасово утворюваних комісій, груп, бюро, структурних підрозділів.

Проект положення про структурний підрозділ підписує керівник структурного підрозділу, затверджує керівник вищого рангу, якому підпорядковується цей підрозділ. Положення про підприємство за­тверджується розпорядчим документом вищого органу управління. Положення набуває чинності з дня його затвердження або дати, зазначеної в розпорядчому документі, яким затверджено положення.

Види номіналів положення. 4. Інструкція

Інструкція - правовий акт, що створюється органами управління для встановлення правил регулювання організаційних, науково-технічних, технологічних, фінансових та інших спеціальних сторін діяльності установ, підприємств, окремих їх підрозділів та служб, а також посадових осіб або громадян. Вона належить до категорії організаційних документів, що

Управлінське документознавство видаються міністерствами, установами, є нормативним актом, регламентуючим різні питання.

Види інструкцій. Інструкція, крім грифа про затвердження, має такі реквізити, як найменування її виду, коротке формулювання змісту (заголовок), текст; посада і прізвище особи, відповідальної за її складання, її підпис, дата, номер (індекс) за класифікатором. Текст викладають у логічній послідовності, групують за розділами, до яких іноді дають підзаголовки, розбивають на параграфи (позначають арабськими цифрами). Найзручніше застосовувати наскрізну нумерацію. В інструкції вживають слова: повинен, зобов'язаний, необхідно, не припускається, слід. Розділи об'ємних інструкцій позначають римськими цифрами, а пункти - арабськими.

Текст цього документа повинен бути коротким, точним, зрозумілим, оскільки інструкція призначена для постійного користування. Його викладають від другої особи (наприклад: Перш ніж приступити до роботи, ви зобов'язані перевірити справність устаткування) або від третьої (Для успішного виконання своїх обов 'язків друкарка повинна вивчити облік, обробку і проходження вхідної кореспонденції), рідше — у безособовій формі (Рухаючись по дорозі, слід звертати увагу на навколишню обстановку, своєчасно вживати заходів для запобігання зіткненню із зустрічним транспортом).

5. Положення. Положення - це правовий акт, що встановлює основні правила організаційної діяльності підприємств, установ та їх структурних підрозділів. Положення складають переважно при створенні нових підприємств або установ.

Ці документи можуть бути як типовими, так і індивідуальними.

Індивідуальні положення для окремих установ, організацій, підприємств розробляються на основі типових і затверджуються керівниками підприємств, організацій, установ.

Розглядувані правові акти розробляються висококваліфікованими спеціалістами. Цьому передує велика робота з вивчення різних аспектів діяльності підприємства або його структурних підрозділів.

Управлінське документознавство Положення може мати такі реквізити: герб, найменування виду документа, назву установи, дату, місце видання, заголовок, гриф затвердження, текст. Складові тексту положення. 6. . Оформлення документів колегіальних органів

Протокол - це документ, у якому фіксується хід обговорення питань й ухвалення рішень на зборах, конференціях, засіданнях, нарадах із зазначенням складу присутніх, змісту доповідей, місця, часу тощо.

Протоколи колегіальних органів оформлюються виборчим органом - головою та секретарем. Обов'язки щодо ведення записів під час засідання, збору матеріалів і підготовки тексту протоколу покладаються на секретаря колегіального органу, працівників діловодної служби або співробітників підрозділів, що готували питання до обговорення. Протокол складають на підставі записів, зроблених під час нарад (засідання), поданих тез доповідей і виступів, довідок, проектів рішень. Термін оформлення протоколу встановлюють регламентом роботи колегіального органу - як правило, від одного до п'яти днів із часу проведення засідання колегіального органу.

Класифікація протоколів. Специфіка складання й оформлення протоколів різних видів. Реквізити протоколу. Витяг із протоколу. Види номіналів протоколу.

Лекція № 14-15