Тема: Класифікації управлінських документів
1. Диференціація управлінських документів в установі.
2. Класифікації систем документації.
3. Державний класифікатор управлінської документації.
Література
1. Державний класифікатор управлінської документації: ДК 010-98. - К.: Держ-стандарт України, 1999. - 50 с.
2. Іванова Т.В. Муніципальне діловодство: навчальний посібник для студентів вищих навчальних закладів/Т.В. Іванова, Л.П. Піддубна; рекомендовано Міністерством освіти і науки України. - К.: Либідь, 2004. - С. 13-26.
3. Кулешов С.Г. Управлінське документознавство: навч. посіб./С.Г. Кулешов. - К.: ДАКККіМ, 2003.- С. 19-30.
4. Организация работы с документами: учебник/под ред. проф. В.А. Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Инфра, 2002. - С. 121-133.
5. Положення про ведення державного класифікатора управлінської документації (ДКУД): нормативний документ/Держкомстат України. - К., 1997. - 10 с.
6. Черешня А.Г. О классификации документов систем управления//Проблемы классификации в архивоведении и документоведении: сб. науч. тр. - М.: ВНИИДАД, 1987. - С. 39-57.
7. Янковая В.Ф. Табель форм документов учреждения: назначение и порядок разработки/Делопроизводство. - 1988. - № 2. - С. 8-12.
8. Шкіцька І.Ю. Управлінське документознавство: навч. посібник для студ. вищих навчальних закладів спеціальності "Документознавство та інформаційна діяльність" / Шкіцька Ірина Юріївна. - Тернопіль: ТОВ "Новий колір", 2009. - 251 с.
1. Диференціація управлінських документів в установі
Сукупність управлінських документів, що циркулюють в установі, можна диференціювати за певними їх ознаками. Ця процедура здійснюється, як правило, виходячи з потреб практичної роботи з документами чи під час вирішення документознавчих дослідницьких завдань. Процес поділу документів за будь-якими їхніми ознаками - характеристиками інформації, носія документної інформації, властивостями, обіговими даними тощо - є процесом класифікування документів.
Управлінське документознавство
В установі управлінські документи можна групувати за такими ознаками:
- послідовністю створення: оригінал, дублікат, копія, витяг (оригінал - примірник службового документа, що першим набуває юридичної сили; дублікат - повторно оформлений службовий документ, замість втраченого чи пошкодженого оригіналу, що має таку ж юридичну силу; копія - документ, що містить точне знакове відтворення змісту чи документної інформації іншого документа і в окремих випадках - деяких його зовнішніх ознак; витяг з документа -засвідчена копія частини тексту службового документа);
- за рівнем доступу: загальнодоступні в установі, для службового користування (документи, що містять конфіденційну інформацію), секретні (документи, що містять таємну інформацію);
- за юридичною силою: що мають юридичну силу і що не мають юридичної сили (ще не набули, не можуть мати, втратили юридичну силу). Зазначені прості класифікації однорівневі, тобто виділені групи документів не мають подальшого поділу на якісь види. При класифікуванні управлінських документів установи можна побудувати і дворівневі класифікації, де вже групи (класи) документів поділяють на підгрупи (підкласи) та види документів. Видами документів, у даному разі, є номінали (акт, протокол, наказ) чи, що найчастіше - види номіналів (наприклад, акт приймання-здавання робіт, протокол засідання колегії міністерства, наказ про заохочення).
Зокрема, у такій простій класифікації управлінських документів на вхідні, вихідні та внутрішні (ознакою побудови тут є організація процесу їхнього обігу), вхідні документи вже можуть поділятися на ті, що підлягають і ті, що не підлягають реєстрації. Дворівневу структуру, в основі якої знаходяться види номіналів управлінських документів, мають також їхні класифікації на документи, що підлягають і не підлягають затвердженню, на які ставиться і не ставиться гербова печатка, а також за строками виконання (безстрокові, термінові, дуже термінові), що обумовлені нормативними актами, та зберігання (постійного, тимчасового).
Управлінське документознавство Вид номіналу документа (наприклад акт про списання матеріальних цінностей, наказ про ліквідацію підприємства, заява про надання відпустки) може вказувати на тему документа, яка розкривається в його змісті (зміст документа - інформація в документі, необхідність фіксації якої є основною метою його створення^. Зміст управлінського документа містить рішення щодо здійснення управлінської дії, спрямованої на розв'язання кадрових, фінансових питань, питань з основної діяльності, матеріально-технічного постачання тощо. Саме тематика документів є однією з первинних засад для групування документів під час формування їх у справи в діловодстві установи.
Тематика управлінських документів також дає підстави для об'єднання видів їх номіналів у певні класи управлінської документації, наприклад: торговельна, цінова, документація з Пенсійного фонду тощо. Однак, в документації установи поділ документів відбувається не тільки за тематичною, а й за функціональною ознакою. Наприклад, поділ на документи, що виконують організаційну, розпорядчу, первинно-облікову, планову, звітну, статистичну функцію. Об'єднання видів номіналів цих документів (вони можуть бути тематично різними, наприклад: з кадрових, фінансових чи ресурсних питань) дає відповідні класи управлінської документації - організаційно-розпорядча, первинно-облікова, планова, звітно-статистична. Ці класи називають ще системами документації, що є підсистемами управлінської документації. Розгляньмо загальну класифікаційну схему систем документації. 2. Класифікації систем документації
Всі системи документації можна поділити на базові, інфраструктурі та дисциплінарні.
Базові системи документації - це сукупність систем документації, що утворилися в результаті функціонування "базових" сфер соціальної діяльності (наука, освіта, виробництво тощо) та/чи спрямовані на забезпечення такого функціонування. Блок включає такі системи документації: наукова; виробничо- експлуатаційна; навчальні; економічна; громадсько-політична; судова;
Управлінське документознавство законодавча; військово-оборонна; документація органів внутрішніх справ країни; цивільно-реєстраційна; документація системи охорони здоров'я.
Безперечно, склад цих систем не охоплює всієї різноманітності сфер соціальної діяльності, однак тут представлені сукупності з найбільш усталеними формами документів. Система виробничо-експлуатаційної документації включає документи з усіх галузей промислового (у тому числі енергетичного) та сільськогосподарського виробництва, а також різних сфер технологічної експлуатації (транспорту, зв'язку тощо). Цивільно-реєстраційна - це умовна назва документації, що утворюється в результаті фіксації актів громадянського стану. Кожна з груп має певні сукупності видів документів, а деякі містять ряд систем документації.
Такими є, зокрема, перші чотири групи: наукова (науково-організаційна, науково-дослідна, дослідно-конструкторська, дослідно-технологічна, патентна); навчальна (навчально-організаційна, навчально-дослідна, навчально- контрольна); економічна (торговельна, зовнішньоторговельна, фінансова, цінова, банківська); виробничо-експлуатаційна (виробничо-організаційна, виробничо-конструкторська, проектна, експлуатаційно-технологічна).
Науково-організаційна, виробничо-організаційна та навчально- організаційна підгрупи документації включають плани та програми організації діяльності у певній сфері. Вони відрізняються від планової управлінської документації своїми завданнями та змістом. Наприклад, план науково-дослідної роботи наукової організації - це плановий управлінський документ, а тематична карта чи робочий план з теми - науково-організаційні документи. Або ж план роботи вузу (факультету, кафедри) - це управлінський документ, а навчальний план зі спеціальності (кваліфікації) чи навчальна програма з курсу, програма практики - навчально-організаційні. Навчально-контрольні документи - це списки питань до заліку, іспиту, екзаменаційні білети, контрольні пробами перевірки знань за допомогою персонального комп'ютера тощо. Безперечно, ряди кожної з підгруп можна продовжити. Наприклад, до економічної документації можна було б додати ліцензійну, інвестиційну тощо.
Управлінське документознавство Інфраструктурні системи документації - системи документації, функціонують в інфраструктурі кожної базової сфери соціальної діяльності (наука, виробництво, навчання, економічна сфера). Включають управлінську, нормативну та інформаційну системи документації.
Дисциплінарні системи документації — це види документації, що утворюються в результаті функціонування різних сфер соціальної діяльності і відповідають за змістом певній науковій (науково-технічній) галузі знань. Групування документів у межах блоку здійснено за традиційним поділом на три цикли наукових дисциплін: технічні, гуманітарні, природничі. їхня диференціація за більш-менш сталими видами документації має такий вигляд:
а) технічна (будівельна; транспортна; енергетична; житлово-комунальна);
б) гуманітарна (соціологічна, етнографічна; археологічна);
в) природнича (геологічна, картографічна, гідрологічна, метеорологічна).
Безперечно, таким чином можна поділити документацію за всіма дисциплінами, оскільки в кожній існує науково-дослідна чи дослідно- конструкторська документація. У даному разі ці приклади характеризують найбільш розвинені комплекси, що утворюють специфічні системи, і така документація, як правило, є об'єктом вивчення для наступного зберігання в архіві. Можна відзначити також наявність і міждисциплінарних видів документації, в яких відбивається проблематика різних наукових дисциплін. Зокрема, в космічній чи екологічній документації відкладаються документи, пов'язані з природничими, технічними науками, соціологією, економікою тощо.
Слід зауважити, що проблеми розроблення класифікації систем документації ще до кінця не вирішені. Часто об'єднання різних систем (підсистем) документації зумовлюється потребами практичної діяльності чи усталеністю вже розроблених класифікаційних схем. Приклад врахування цих чинників подає такий нормативний документ у діловодстві та архівній справі, як " Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів" (К., 1997), в якому
Управлінське документознавство види номінацій документів подані за сферами соціальної діяльності та їхніми окремими напрямами. Інший приклад ілюструє Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД) - нормативний документ, що офіційно закріплює класифікаційну схему управлінської документації. У ньому системи документації, що у викладеній вище схемі згруповані під назвою "економічна", віднесені відповідно до управлінської документації. Об'єднання таких систем документації спричинені усталеним підходом до розгляду складових підсистем управлінської документації у традиційному документознавстві, так і розумінням поняття " управлінська інформація" не тільки у внутрішньовідомчому аспекті, а й у масштабах всієї держави. Саме тому, наприклад, у класифікаторі подане як підкласи організаційно-розпорядчої документації, так і зовнішньоторговельної. Розгляньмо більш детально цей класифікатор.
3. Державний класифікатор управлінської документації 3.1. Призначення та структура ДКУД
ДКУД містить класифікацію документів, розроблену для практичного використання під час роботи з документами, а саме - при заповненні уніфікованих форм (бланків) документів. Кожному виду номіналу управлінського документа (наприклад: наказ про реорганізацію міністерства, товарно-транспортна накладна, приходний ордер тощо) надасться кодове (у даному разі - цифрове) позначення, завдяки чому конкретний документ в умовах реалізації автоматизованої інформаційної системи може бути швидко розшуканий за цією інформаційною (пошуковою) ознакою. Слід зауважити, що ДКУД входить до системи державних класифікаторів техніко-економічної інформації, створення яких почалося ще в СРСР у 1960-ті роки під час розроблення автоматизованих систем управління. Вони призначалися для фіксації кодових позначень класифікаційних одиниць в класифікаторах об'єктів, суб'єктів, процесів та іншої інформації, необхідної для управління народним господарством. Зокрема, були створені загальносоюзні класифікатори підприємств та організацій галузей народного господарства,
Управлінське документознавство продукції, професій тощо. В Україні на зміну цим класифікаторам розроблено вітчизняні нормативні документ, наприклад, замість "Общесоюзного
|
Ф |
. II II УЧ О
икатора предприятий и организаций застосовують Єдиний державний реєстр підприємств та організацій України".
На заміну "Общесоюзного классификатора управленческой документации (ОКУД) у 1997 р. Держстандартом України *(Примітка: тепер - Державний комітет України з питань технічного регулювання та споживчої політики) було опубліковано " Державний класифікатор управлінської документації" (ДК 0100-96), що був розроблений госпрозрахунковим центром "Економіст" та Державним науково-дослідним інститутом інформатизації та моделювання економіки при Президентові України за участю ряду міністерств і відомств України. Зміни у складі та змісті ряду класів документації зумовили його доопрацювання і повторне видання ДКУД Держстандартом у 1999 р.
Таким чином, ДКУД входить до складу нормативних документів державної системи класифікації і кодування техніко-економічної та соціальної інформації в Україні. Об'єктами класифікації у ньому є державні (міжвідомчі, міжгалузеві) уніфіковані форми документів (УФД), що затверджуються міністерствами, державними комітетами чи іншими відомствами - розробниками уніфікованих систем управлінської документації. У ДКУД наведені назви і кодові позначення УФД, що входять у затверджені уніфіковані системи документації (УСД). Тобто ДКУД є номенклатурним переліком УФД із їх унікальними кодовими позначеннями.
Крім зазначеного вище призначення ДКУД для кодування інформації (надання ідентифікаційних номерів УФД) в автоматизованих інформаційних системах, він використовується також для обліку та систематизації, контролю складу та змісту УФД у кожному класі документації, організації ведення відповідних класів документації у даному класифікаторі.
ДКУД містить такі класи УСД з їх кодовими позначеннями.
У ДКУД використано три рівні класифікації: клас УСД (клас документації) - підклас УСД (підклас документі УФД (вид номіналу
Управлінське документознавство документа). На рівні конкретною документа тобто УФД, виду номіналу, його цифровий код складається із семи знаків: два знаки - код класу УСД, ще два знаки - код три знаки - відповідний реєстраційний номер УФД. про звільнення в ДКУД має код 0203008, оскільки номер його форми 008 і вона входить до підкласу "Документація управління кадрами", що має код 0203 у класі "Організаційно-розпорядча документація" (код 02).
Перелік класів УСД в ДКУД - це не види управлінської документації (чи їхні сукупності видів, які створюються і функціонують в кожній установі, а й документації, що розглядаються як управлінська у загальнодержавному масштабі і створюються у профільних установах (наприклад, зовнішньоторговельної документації). Крім того, слід також нагадати, що ДКУД містить тільки затверджені та зареєстровані УФД. тому не всі види номіналів управлінських документів зафіксовані у ньому. Через це доповненням ДКУД можуть бути галузеві класифікатори документації, що на відміну від нього затверджуються не Держстандартом України, а відповідними міністерствами, державними комітетами, іншими уповноваженими відомствами. 3.2. Ведення ДКУД
Розробниками ДКУД видані нормативні документи, що регламентують порядок його ведення, яке полягає у внесенні змін і доповнень з метою підтримки класифікатора в актуальному і достовірному стані. Процес формування пропозицій щодо внесення змін і доповнень до ДКУД також унормований розробником.
Зміни і доповнення ДКУД можуть відбуватися в разі реорганізації системи державного управління в Україні, зміни назв класів та підкласів УСД чи їхніх УФД, скасування підкласів УСД, окремих УФД, впровадження нових класів УСД, їхніх підкласів, УФД. Таке коригування зумовлює відповідні зміни кодів та індексів в ДКУД. За необхідності можливе щорічне оновлення класифікатора. Ведення Державного класифікатора управлінської документації здійснюється переважно на підставі пропозицій розробників уніфікованих
Управлінське документознавство систем документації. Підставою для формування їх пропозицій є розроблення, затвердження та введення відповідних класів управлінської документації, що і зумовлює включення нових, скасування або зміни діючих уніфікованих форм управлінських документів.
Розробники уніфікованих систем документації, представлених у ДКУД. За станом на 01.02.2003 р. назви деяких установ змінені, а окремі із цих установ - ліквідовані. Так, Міністерство економіки має тепер назву Міністерство економіки та з питань європейської інтеграції України. Це міністерство виконує функції розформованого Міністерства зовнішньоекономічної діяльності України. Ліквідовано Держкомресурси України (сьогодні функціонує державна акціонерна компанія "Укрресурси", що має певне підпорядкування Державному комітету державного матеріального резерву).
Лекція № 10