Тема: Удосконалення складу та форм документів організації
1. Основні напрями удосконалення складу та форм документів.
2. Табель форм документів, використовуваних в організації.
2.1. Призначення Табеля форм документів.
2.2. Розробка Табеля форм документів.
2.3. Типовий Табель форм документів, що використовуються в організації.
3. Альбом форм документів організації.
4. Ведення Табеля та Альбому форм документів.
Література
1. Пшенко А.В. Основные нормативные требования к документам и документационному обеспечению управления: учебное пособие для студентов заочного обучения по специальности "Бухгалтерский учет и аудит". - М.: ЗАО "Финстатинформ", 1999.
2. Янковская В.Ф. Табель форм документов учреждения: назначение и порядок разработки/Делопроизводство. - 1988. - № 2. - С. 8-12.
3. Шкіцька І.Ю. Управлінське документознавство: навч. посібник для студ. вищих навчальних закладів спеціальності "Документознавство та інформаційна діяльність" / Шкіцька Ірина Юріївна. - Тернопіль: ТОВ "Новий колір", 2009. - 251 с.
1. Основні напрями удосконалення складу і форм документів
В управлінській діяльності вирішуються задачі двох типів - оригінальні (ті, що не повторюються) і типові (ті, що повторюються). Оригінальні задачі не
Управлінське документознавство можуть бути уніфіковані і стандартизовані в повному обсязі, для них можуть бути запропоновані лише принципи рішення. Для тих, що повторюються, в більшості випадків можуть бути розроблені як технологія їх рішення, так і форми подання інформації. Оптимізація процесів управління передбачає також удосконалення документації, основними методами якого є уніфікація і стандартизація.
Уніфікація (широке визначення) - це зменшення різноманітності типів і видів виробів однакового функціонального призначення. Щодо управлінських документів уніфікація - це встановлення одноманітного складу та форм управлінських документів, створюваних у процесі здійснення типових управлінських функцій і задач.
Стандартизація - це форма юридичного закріплення результатів уніфікації. У практиці удосконалення документаційного забезпечення управлінської діяльності розробляються державні стандарти на термінологію діловодства й архівної справи, на вимоги до складання й оформлення управлінських документів. Основна мета уніфікації і стандартизації - створення таких форм документів, використання яких буде економічно ефективним, призведе до збільшення часу на творчі елементи управлінської праці, підвищить загальну культуру управління.
Уніфікація та стандартизація документів - основні напрями удосконалення документації, що знижують витрати на управлінські документи.
Уніфікація управлінських документів передбачає уніфікацію складу документів, створюваних при рішенні управлінських задач, і уніфікацію форм документів. Окремо постає уніфікація тексту документів.
Уніфікація складу документів організації - це відбір і закріплення комплексу документів, необхідних та достатніх для вирішення управлінських задач.
Уніфікація форм документів - це відбір і закріплення в уніфікованих формах документів інформаційних показників та реквізитів, що відповідають призначенню документів, встановлення єдиних вимог до їх складання й
Управлінське документознавство оформлення. Результати уніфікації складу документів закріплюються в Табелі форм документів, що застосовуються в організації, а результати уніфікації форм документів - в Альбомі форм документів, що використовується в діяльності організацій. 2. Табель форм документів
Призначення Табеля форм документів
Типовий Табель форм документів - перелік дозволених для використання уніфікованих форм документів, необхідних і достатніх для управлінської діяльності. У Табелі подається характеристика юридичного статусу цих документів, етапів підготовки та проходження. Призначення Табеля форм документів.
У поточній діяльності Табель форм документів виконує функцію довідника, що дозволяє здійснювати оперативний пошук необхідних форм документів із вказівкою всіх чи основних етапів їх підготовки й оформлення.
Альбом форм документів містить форми документів, включені до Табеля, і закріплює результати здійсненої уніфікації складу та форм документів організації за функціями управління.
Застосування Табеля й Альбому форм документів забезпечує:
- відповідальність форм документів вирішуваним задачам;
- юридичну силу документів, що готуються в організації;
- оперативність реалізації управлінських функцій організації;
- скорочення витрат робочого часу на складання, оформлення й обробку документів.
Розробка Табеля форм документів
Етапи розробки Табеля форм документів. Об'єкти передпроектного вивчення для створення Табеля форм документів.
Під час вивчення управлінської документації передусім звертають увагу на документи, що характеризуються періодичністю створення, постійністю (чи відносною постійністю) форми. Виявлення форм документів здійснюється в
Управлінське документознавство кожному структурному підрозділі організації з кожного функціонального виду діяльності.
Відомості про документ, які вносять у карту документа.
Одночасно із заповненням карт документів відбираються еталонні взірці кожної форми документа. Табель форм документів складається в табличній формі і містить графи, до яких вносяться відомості, що характеризують форму документа, код форми за Державним класифікатором управлінської документації, правові підстави використання форми документа.
Вибір конкретної форми Табеля залежить від задач, які вирішують розробники Табеля. Якщо задача Табеля - оптимізувати склад форм документів, що використовуються в організації, він може містити тільки графи з відомостями про найменування форми, періодичність створення документа, правові підстави та підрозділ, відповідальний за підготовку документа.
Якщо задача Табеля - оптимізація процедури підготовки документів організації, названі вище графи слід доповнити відомостями про основні етапи оформлення документа. Якщо розробка Табеля має на меті вирішення ширших питань - регламентації процедур підготовки й обробки документів і в цілому документообігу, - Табель повинен відображати відомості про реєстрацію і контроль документів, місце збереження оригіналу чи копій, що залишились в організації, а за необхідності - вказувати тираж документів.
Підготовлений проект Табеля форм документів узгоджується зі всіма підрозділами організації, після чого затверджується керівником організації та вводиться в дію.
2.3. Типовий Табель форм документів
Структура Табеля - це свого роду класифікаційна схема управлінських функцій і задач, що вирішуються в організації.
Розділами Табеля можуть бути найменування структурних підрозділів чи найменування управлінських функцій і задач.
Управлінське документознавство Побудова Табеля за функціональною ознакою - відповідно до управлінських функцій і задач - є раціональнішою, оскільки виключає необхідність коригування Табеля при змінах у структурі організації, які мають місце набагато частіше, ніж зміни у функціональному змісті діяльності. До того ж, формування Табеля за функціональною ознакою дозволяє одночасно з удосконаленням документаційного забезпечення оптимізувати діяльність організації через побудову класифікаційної схеми управлінської діяльності.
Запропонована класифікаційна схема при розробці Табеля форм конкретизується з урахуванням функцій і задач організації - функції управління, що відображають основний зміст діяльності організації, вбудовуються між блоком власне управлінських функцій і функцій забезпечувального характеру. Складові Табеля форм документів. 3. Альбом форм документів організації - збірник еталонних уніфікованих форм документів, використовуваних для документування діяльності організації.
Альбом форм доцільно розробляти одночасно з підготовкою Табеля форм документів і розглядати Альбом форм як доповнення до Табеля, хоча роботи з уніфікації форм документів можуть вестись і незалежно від розробки Табеля форм документів.
Мета розробки Альбому форм документів - регламентація форми та змісту документів, що використовуються в діяльності організації. Уніфікація форм документів на цьому рівні передбачає:
- визначення інформації, необхідної та достатньої для вирішення конкретних задач управління;
- встановлення оптимального набору реквізитів і показників для кожної форми документа, виключення дублетних та невикористовуваних показників;
- уніфікацію тексту документа.
Етапи розробки уніфікованих форм документів.
Управлінське документознавство
Уніфікуватись можуть усі документи, створювані в організації незалежно від частоти їх складання. Для кожної типової форми повинно бути відібрано не менше 3-5 взірців документів. Збільшення кількості вихідних взірців документів підвищує надійність розроблюваної уніфікованої форми.
Склад реквізитів уніфікованих форм документів і послідовність їх розміщення на бланку повинні відповідати ДСТУ 4163-2003 "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно- розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів" (К.: Держспоживстандарт України, 2003. - 22 с.).
В основі розроблення уніфікованих текстів документів лежить метод виділення постійної і змінної інформації: в уніфікованій формі документа фіксується постійна інформація та встановлюються межі для внесення змінної інформації при складанні документа.
Уніфікований текст може мати вигляд трафарету, таблиці або анкети. Уніфіковані форми документів групуються до Альбому форм, порядок їх розташування повинен відповідати Табелю форм документів. Форми документів, включені до Альбому, проходять експертизу в структурних підрозділах організації, а потім затверджуються керівником організації.
Альбом форм документів, що функціонують в організації, повинен бути представленим у двох варіантах: паперовому й електронному. Оригінал на паперовому носії як електронний взірець зберігається в службі діловодства (канцелярії), електронна копія - в підрозділі, що відповідає за розробку і використання Табеля й Альбому форм документів. Електронні копії Табеля і Альбому форм документів повинні бути на кожному автоматизованому робочому місці.
4. Ведення Табеля і Альбому форм документів
Ведення Табеля, внесення до нього змін, контроль за його використанням здійснює служба документаційного забезпечення організації.
У процесі ведення Табеля до нього включаються нові форми (структурний підрозділ, що пропонує форму для включення до Табеля, повинен
Управлінське документознавство подати обґрунтування). Кожен структурний підрозділ організації повинен мати примірник Табеля. Найдоцільнішою є електронна форма Табеля. Працівникам організації забороняється створювати документи, не включені до Табеля форм документів.
Лекція № 9