Тема: Уніфікація та стандартизація управлінської документації
1. Зміст уніфікації та стандартизації службових документів.
2. Історичні витоки уніфікації документів.
3. Регламентація процесів уніфікації управлінської документації.
Література
1. Державна уніфікована система документації. Основні положення: ДСТУ 3843-99. - К.: Держстандарт України, 2000. - 7 с.
2. Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови: ДСТУ 3844-99. - К.: Держстандарт України. - 2000. -8 с.
3. Унификация текстов управленческих документов. Метод. рекомендации. - М.: ВНИИДАД, 1998. - 57 с.
1. Унифицированные системы документации. Термины и определения: ГОСТ 6.10.2-83. - М.: Изд-во стандартов, 1984. - 9 с.
2. Рубальская О.Н. Стандартизация электронной обработки документов //Документ в административных структурах: Тез. докл. на междунар. конф. - М.: ВНИДАД, 1995. - С. 98-103.
3. Сокова А.Н. О возможных направленнях исследований в области унификации систем документации // Унификация систем документации: история, современное состояние, перспективи: Сб. тр. - М.: ВНИИДАД, 1989. - С. 5-14.
4. Сокова А.Н. Общие принципи построения систем документации //Развитие советского документоведения (1917-1981): Сб. науч. тр. - М.: ВНИИДАД, 1983. - С. 27-40.
5. Щегал М.М. Исторические аспекты унификации документов //Развитие советского документоведения (1917-1981): Сб. науч. тр. - М: ВНИИДАД, 1983. - С. 40-63.
Управлінське документознавство
6. Янковая В.Ф. Оптимизация текстов управленческих документов в историческом аспекте //Документирование управленческой деятельности: (Зб. науч. тр. - М: ВНИИДАД, 1986. - С. 30-45.
7. Шкіцька І.Ю. Управлінське документознавство: навч. посібник для студ. вищих навчальних закладів спеціальності "Документознавство та інформаційна діяльність" / Шкіцька Ірина Юріївна. - Тернопіль: ТОВ "Новий колір", 2009. - 251 с.
1. Зміст уніфікації та стандартизації службових документів
Одним з напрямів удосконалення системи класів управлінської документації є уніфікація та стандартизація її елементів.
Основні причини, що зумовлюють необхідність уніфікації та стандартизації документів.
У широкому теоретичному розумінні уніфікація - це оптимальне зменшення кількості елементів та забезпечення їх збігання в об'єктах, що складають комплекс або систему. Основою уніфікації є повторюваність управлінських ситуацій та рішень, що документуються, необхідність фіксації типових процесів та явищ. Утім, у цій сфері мають місце й унікальні ситуації, результатом чого є разова поява унікальних за оформленням документів, які, безперечно, не є об'єктами уніфікації.
Уніфікація може бути реалізована засобами стандартизації, а саме розробленням та впровадженням державних (чи інших видів) стандартів, у яких зафіксовано вимоги до створення документів, тобто складання їх текстів та оформлення. На сьогодні це найвища форма уніфікації документів, оскільки в державних стандартах офіційно і нормативно у загальнодержавних масштабах на тривалий час (5 років і більше) закріплюються найбільш ефективні характеристики форми та змісту документа.
Головною метою уніфікації та стандартизації документів є створення уніфікованої системи документів, що може дати високий економічний ефект. Це виявляється за рахунок зниження витрат часу на складання текстів службових документів, оформлення їх, виготовлення бланків документів, а також підвищення якості технологічних процесів роботи з документами, особливо під час користування ними з метою отримання необхідної інформації. З іншого боку, впровадження уніфікації та стандартизації документів сприяє
Управлінське документознавство підвищенню інформаційної культури створювачів документів, може ініціювати більш творчу організацію функціонування в установі документів всіх класів управлінської документації у тому числі з позицій інформаційного менеджменту.
2. Історичні витоки уніфікації документів
Історичні витоки уніфікації документів сягають часів найдавніших їх форм. Дослідники відзначають наявність формуляра різних видів документів в державах Давнього Сходу ІІІ-І тисячоліть до н.е. Власне, поява перших документів була пов'язана з типовістю їх форми та засобів фіксації інформації, що й відрізняло ці об'єкти від попередніх речових виробів - носіїв інформації.
У ранньому європейському середньовіччі починає вироблятися сталий формуляр офіційних документів, зокрема публічно-правових та публічно- приватних. У зв'язку з розвитком актового діловодства в ХІІІ-ХІУ ст. ці процеси набувають більшого поширення. З початком книговидання у II пол. XV ст. публікуються посібники з оформлення деяких видів документів. Уніфікації процесу створення службових документів сприяло розроблення наукових підходів до організації діловодства (наприклад, в Німеччині з XVII ст. у межах так званої Registraturwissenschaft).
В середньовічній Україні, що входила до складу Польською королівства, Великого князівства Литовського, а потім об'єднаної Польсько-Литовської держави, були поширені традиції побудови формулярів актового діловодства, переважно в діяльності канцелярій судових установ (земських, ґродських, каптурових, підкоморських, інших судів). У подальшому на українських землях, що стали частинами імперій - Російської та Австрійської, порядок оформлення офіційних документів регламентувався законодавчими та іншими актами цих країн.
З утворенням на початку XIX ст. в Російській імперії міністерств нормативно вводилися дві форми уніфікації текстів службових документів - трафаретна та таблична. Впродовж цього століття поширюються різні види посібників і керівництв із підготовки документів ("офіційних паперів"),
Управлінське документознавство зокрема, так звані письмовники, що історично склалися в попередньому XVIII ст. У радянський період (в 1920-ті роки) значний вплив на технологію організації діловодства мав рух із наукової організації праці, що сприяв виробленню єдиних правил оформлення документів. У це та наступне десятиліття була зроблена спроба стандартизації окремих видів службових документів, зокрема введені відомчі стандарти на них, правила оформлення документів, підготовлені проекти загальносоюзних стандартів "Письма деловьіе", "Протокол". Увага зосереджувалася на проблемах мови ділових документів, удосконалювалися трафаретні та табличні форми уніфікації текстів, а також була здійснена трафаретизація наказу, протоколу, інструкції, акта, листа. З 1950-х рр. почали видаватися довідкові посібники з діловодства.
З організацією ВНДІДАС починається новий етап в історії уніфікації. У зв'язку з розробленням та впровадженням Єдиної державної системи діловодства з 1960-х рр. уніфікація та стандартизація документів стала одним з напрямів її реалізації. Водночас здійснювалася робота зі створення УФД та УСД. Були видані ГОСТи: "Формуляр-образец", "Унифицированнне системи документации. Основные положения", "Унифицированные системи документации, используемие в АСУ", " Унифицированные системи документации. Термины и определения" тощо.
З організаційно-розпорядчої документації це були ГОСТ 6.38-90 " Унифицированные системи документации. Система организационно- распорядительной документации. Требования к оформленню документов" (1990 р.), збірник форм "Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Унифицированные формы, инструктивные и методические материалы по их применению" (ВНДІДАС, 1980). В СРСР до 1991 р. склалися і функціонували 16 міжгалузевих уніфікованих систем документації.
Сьогодні в Україні актуалізація уніфікації та стандартизації управлінської документації перш за все пов'язана з такими державотворчим, економічним, правовим, техніко-технологічним, інформаційно-управлінським аспектами.
Управлінське документознавство
|
З |
т» • • * 1 * ••• * •• •••
. Регламентація процесів уніфікації управлінської документації
3.1. Основні напрями уніфікації управлінської документації
Виходячи з головної мети, уніфікація повинна забезпечувати типовий склад службових документів певної системи, основних аспектів змісту (у письмових документах - тексту) та форми, що передбачає стале розміщення реквізитів та показників із метою їх зіставлення у взаємопов'язаних документах.
Якщо розглядати уніфікацію за ознакою поширення на ряди службових документів, то вона може здійснюватись як у межах певної системи документації, так і на рівні групи документів або ж на рівні окремого виду документа (виду номіналу документа).
За основними складовими документа виокремлюють уніфікацію його інформаційної частини та уніфікацію носія інформації. Щодо характеристик носія, то якщо не зважати на вимоги стандартів до способів фіксації інформації, стандартизуються, як правило, формати паперу, які використовують для виготовлення службових документів.
Найбільша увага приділяється інформаційній частини, тобто процесам безпосереднього створення службового документа.
Створення службового документа - складання тексту та оформлення службового документа.
Текст службового документа - зміст писемного службового документа, що виступає як його головний реквізит.
Оформлення службового документа - фіксація реквізитів службового документа, встановлених правилами документування.
Правила документування - вимоги та норми, що регламентують порядок створення документів.
Реквізит службового документа - елемент оформлення службового документа, що фіксується з метою уніфікації цього процесу, ідентифікації документа та надання йому юридичної сили.
Формуляр службового документа - склад та послідовність розміщення реквізитів у службовому документі.
Управлінське документознавство
Уніфікація процесів створення службового документів включає два головних напрями - уніфікацію складання текстів та уніфікацію оформлення документів. Зміст цих напрямів полягає в:
а) уніфікації структури документа (тобто розроблення сталого формуляра) та методів контролю інформації в документах (показників);
б) уніфікації організації тексту (структура тексту, його мовні, тобто лексичні, морфологічні, синтаксичні, стилістичні аспекти).
Уніфікація процесів створення службових документів пов'язана з розробленням УФД та створенням УСД, про які вже йшлося під час розгляду Державного класифікатора управлінської документації.
Уніфікована форма (службового) документа - стандартний формуляр службового документа, встановлений відповідно до функціонального призначення службового документа в певній сфері діяльності чи галузі.
Уніфікована система документації - створена за єдиними правилами та вимогами система документації.
В Україні загальні засади розроблення УФД та створення УСД сьогодні регламентуються двома державними стандартами - ДСТУ 3843-99 "Державна уніфікована система документації. Основні положення" (далі - ДСТУ 3843-99) та ДСТУ 3844-99 "Державна уніфікована система документації. Формуляр- зразок. Вимоги до побудови" (далі - ДСТУ 3844-99).
Основні положення, що визначають порядок уніфікованих форм документів, зафіксовані в ДСТУ 3843-99. Зокрема, на рівні стадій виконання робіт виокремлюється організація розроблення УДФ, розроблення її проекту, затвердження та державна реєстрація УФД, видання та розповсюдження бланків форм документів, порядок розроблення галузевих УФД та форм документів, порядок внесення змін та скасування УФД.
Основні види робіт, здійснювані при уніфікуванні документів. 3.2. Уніфікація структури документа та методів контролю Інформації в документах. Формуляр-зразок
Управлінське документознавство
В ДСТУ 3844-99 "Державна уніфікована система документації Формуляр- зразок, Вимоги до побудови" відзначається, що документи, які використовуються на різних рівнях управління, повинні створюватись на основі заповнення відповідних уніфікованих форм. Уніфіковані форми документів із паперовим носієм необхідно проектувати на основі формуляра-зразка з урахуванням вимог УСД.
Формуляр-зразок документа - модель побудови формуляра службового документа, що встановлює галузь його використання, формат, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та реквізити.
Формуляр-зразок має вигляд креслення, що містить план розміщення реквізитів та описання цих реквізитів.
Вимоги до створення формулярів документів. Поняття "показник службового документа". 3.3. Уніфікація організації тексту
Уніфікація організації тексту поєднує уніфікацію розташування окремих його частий залежно від виду документа та використання при цьому усталених словесних форм - слів, словосполучень, речень.
У спеціальній літературі таке поєднання, як правило, називають уніфікованим текстом. Існують такі форми представлення уніфікованих текстів: зв'язний текст, трафарет, анкета, таблиця.
Зв'язний текст - це повторюваний у ряді документів текст, що виключає можливість виокремлення в ньому постійної та змінної інформаційних частин. Такі тексти рідкісні для управлінської діяльності. Як приклад можна навести текст листа-відповіді на запит щодо придбання продукції підприємства: "Повідомляємо, що для придбання виробів нашого підприємства Вам необхідно звернутися до посередницької фірми "ІНТРАН".
Трафарет - форма представлення уніфікованого тексту, що містить постійну інформацію та прогалини, призначені для фіксації в них змінної інформації, відповідно до конкретних обставин та ситуацій.
Управлінське документознавство
Анкета - форма представлення уніфікованого тексту, в якому подано характеристики одного об'єкта за певними ознаками. Вона, як правило, представляє структуру тексту за його смисловими аспектами (див. Додаток 2).
Таблиця - форма представлення уніфікованого тексту, що містить інформацію, яка є характеристикою декількох об'єктів за певними ознаками. Таблиця має два рівня - вертикальний (графи) та горизонтальний (рядки). Втім, таблична форма рідко використовується Втім, поєднання з іншими формами, наприклад, трафаретною. Форма, що поєднує декілька форм називається симбіотичною. У Додатку 3 наведено такий приклад у вигляді форми номенклатури справ установи.
Мовні аспекти уніфікації текстів - прерогатива дисципліни " Культура ділового мовлення" (або "Українська ділова мова"). В ній розкриваються можливості оптимізації представлення текстів за певною структурою та використання уніфікованих лексичних засобів - мовних кліше. Існують спеціалізовані посібники, що містять списки словосполучень, які рекомендують для вживання в службових документах (та інших офіційних текстах) у різних галузях чи сферах діяльності.
(Див. Альбом стандартних форм документів для архівних установ/ Укл. М.І. Кузнецова; Головархів України. УДНДІАСД. - К., 1997.)
Уніфіковані форми документів часто представлені у вигляді бланків, де зафіксована побудова структури документа (розташування його реквізитів) та структурна і мовна організація його уніфікованого тексту (тобто головного реквізиту).
Загальні вимоги до виготовлення бланків документів формулюються в ДСТУ 3844-99 (тут вони називаються бланками уніфікованих форм) і цей матеріал є продовженням вимог до побудови УФД.
Поняття "бланк службового документа", " бланк виду документа", " бланк установи". Порядок виготовлення бланків уніфікованих форм.
3.5 Державні уніфіковані системи документації
Управлінське документознавство Загальні положення розроблення будь-якої державної уніфікованої системи документації викладено в ДСТУ 3843-99.
Державна уніфікована система документації (ДУСД) - система, призначена для організації здійснення процесів створення і впроваджений уніфікованої управлінської документації, що забезпечує функціонування державних органів виконавчої влади, підприємств, установ і організацій, а також їх взаємодію з фізичними та юридичними особами усіх форм власності.
Мета створення ДУСД. Основні завдання створення ДУСД . Структура ДУСД.
Отже, уніфікована система організаційно-розпорядчої документації визначається як комплекс стандартів, взаємопов'язаних форм документів, правил та положень, що встановлюють вимоги до змісту, побудови документів, спрямованих на реалізацію організаційних та розпорядчих функцій управління.
Лекція № 7-8