Тема: Документ та вимоги до його створення й оформлення
1. Визначення поняття "документ".
2. Функції службового документа (загальні та спеціальні).
3. Поняття стандартизації, уніфікації і трафаретизації управлінських документів.
4. Основні поняття документального забезпечення управлінської діяльності.
5. Вимоги до управлінського документування.
6. Вимоги до оформлення й складання службових документів
Література
1. Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів: ДСТУ 4163-2003. - К.: Держспоживстандарт України, 2003. - 22 с.
2. Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови: ДСТУ 3844-99. - К.: Держстандарт України, 2000. - 8 с.
3. Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення: ДСТУ 2732-94. - К.: Держстандарт України, 1994. - 33 с.
4. Іванова Т.В. Муніципальне діловодство: навчальний посібник для студентів вищих навчальних закладів/Т.В. Іванова, Л.П. Піддубна; рекомендовано Міністерством освіти і науки України. - К.: Либідь, 2004. - С. 7-12, С. 27-53.
5. Корж А.В. Документознавство: зразки документів праводілової сфери: навчальний посібник/Антоніна Корж; рекомендовано Міністерством освіти і науки України. - вид. 2- ге, змін. та доп. - К.: КНТ, 2007. - С. 19-26, С. 35-49.
6. Шкіцька І.Ю. Управлінське документознавство: навч. посібник для студ. вищих навчальних закладів спеціальності "Документознавство та інформаційна діяльність" / Шкіцька Ірина Юріївна. - Тернопіль: ТОВ "Новий колір", 2009. - 251 с.
1. Визначення поняття "документ"
Поняття "документ" широко застосовується в усіх сферах діяльності. Його розуміють по-різному, залежно від специфіки тих об'єктів, яким надається статус документа.
У світовій практиці документ визначається як запис інформації, що може бути використана як одиниця в документаційному процесі. Відповідно до інструкцій міжнародної організації стандартів ISO (International Standart Organization), інформація може бути записаною в будь-який спосіб фіксування відомостей, тобто не лише за допомогою знакового письма, а й зображення, звуку тощо. Таке визначення дозволяє віднести до документів усі матеріальні об'єкти, які можна використати для передавання інформації.
Управлінське документознавство
Основні ознаки документа за державними стандартами.
Специфіка документної інформації. Поняття "юридична сила" документа та фактори, що впливають на неї.
Всі офіційні документи мають загальні та спеціальні функції.
До загальних функцій належать: 1) інформаційна; 2) соціальна; 3) комунікативна; 4) культурна: 5) навчально-пізнавальна; 6) евристична; 7) організаційна; 8) гносеологічна.
Спеціальні функції документів: управлінська, правова, історична , статистична.
Поняття стандартизації, уніфікації і трафаретизації управлінських документів
Стандартизація - це встановлення єдиних норм та вимог, які висуваються до документів.
Уніфікація документів - формування єдиного комплексу видів документів для аналогічних управлінських ситуацій, розробка єдиних норм і правил складання, оформлення та створення трафаретних текстів.
Стандартизація й уніфікація управлінських документів дають змогу досягти одноманітності в структурі й обробці інформації. їх метою є раціоналізація процесів підготовки, виконання, пошуку документів; скорочення документопотоків.
Із метою уніфікації та стандартизації документів у колишньому Радянському Союзі була розроблена та затверджена Єдина державна система документації (ЄДСД).
Єдина державна система документації - це науково впорядкований комплекс основних положень, норм, правил і рекомендацій, які регламентують процеси діловодства.
Єдиною державною системою документації визначено чотири головні напрями дій щодо роботи з документами: 1 .Уніфікація і стандартизація документів.
Управлінське документознавство
2. Раціоналізація документообігу.
3. Економія, планування й організація праці посадових осіб, що ведуть діловодство.
4. Автоматизація й механізація управлінської діяльності.
До основних етапів уніфікації та стандартизації в будь-якій організації належать:
- встановлення кола документів, які функціонують в організації;
- стандартизація формулярів і текстів документів;
- трафаретизація формулярів документів.
Із метою стандартизації управлінської документації була затверджена серія державних стандартів на управлінську документацію, а також низка стандартів на документи, які найчастіше використовуються в управлінській діяльності підприємства.
Трафаретизація - це спосіб уніфікації текстів документів, який полягає в тому, щоб уся інформація, характерна для групи документів, умовно поділилась на трафаретну, або постійну, та індивідуальну, або змінну. Створюються збірники трафаретних текстів, при цьому деякі мають декілька запасних варіантів.
Трафаретні тексти вводяться в дію наказом керівника організації, їх розробка завжди має базуватися на державних стандартах. Трафаретизація сприяє не лише підвищенню продуктивності праці, а й покращенню культури діловодства.
4. Основні поняття документального забезпечення управлінської діяльності
Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперовому або магнітному носіях управлінських дій, тобто в створенні документів.
Сукупність дій, здійснюваних органами управління зі створення й використання документів, називається документуванням управлінської діяльності.
Управлінське документознавство В управлінській діяльності використовуються головним чином текстові документи, інформація в яких зафіксована в будь-який письмовий спосіб - рукописним або друкарським.
Управлінська документація є системою документів, що забезпечують управлінські процеси в суспільстві, установі, на підприємстві, в організації. З погляду використання в управлінні розрізняють такі документи:
- офіційні, власні та документи власного походження;
- справжні оригінали офіційних документів, дублікати й копії, витяги з офіційних документів.
Офіційним є документ, створений організацією або посадовою особою й оформлений у встановленому порядку. Під посадовою особою мають на увазі людину, яка здійснює функції представника влади або обіймає посаду, що потребує виконання організаційно-розпорядчих чи адміністративно- господарських обов'язків.
Власний документ - це офіційний документ, що засвідчує особу та її права, обов'язки, службове або громадське становище, може містити інші відомості біографічного характеру.
Документ власного походження - це документ, який створює особа за межами її службової діяльності або виконання громадянських обов'язків.
Справжній - документ, відомості про час і місце створення якого і про його автора відповідають дійсності.
Оригінал офіційного документа - перший або єдиний примірник офіційного документа.
Витяг з офіційного документа - копія офіційного документа, що відтворює його частину і завірена у встановленому порядку. Управлінські документи мають такі особливості:
- створюються й використовуються органами управління (суб'єктами та об'єктами) відповідно до встановленої компетенції і поставлених завдань;
- служать засобом закріплення функцій органів управління;
Управлінське документознавство
- містять інформацію правового й довідкового характеру, що відображає аспекти виконавчої і розпорядчої діяльності певного органу управління;
- процес створення документів, їх форма, зміст і параметри надають їм загальної значущості й обов'язковості виконання.
Вимоги до управлінського документування
1. Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів вищих органів, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дат, номерів і заголовків.
2. Хід обговорення питань і рішення, що приймаються в колегіальних органах, на зборах, засіданнях, нарадах, фіксуються в протоколах. Протоколи оформляються на підставі записів і стенограм, зроблених у ході засідань.
3. У разі коли засідання стенографується, зміст виступів до протоколу не заноситься. Розшифрована та оформлена належним чином стенограма додається до протоколу. Якщо хід засідання фіксується на магнітній плівці шляхом запису на магнітофоні чи диктофоні, після засідання записані на ній тексти виступів передруковуються і заносяться до протоколу.
4. Рішення колегій установ провадяться в життя наказами установи (керівника установи).
5. Як правило, листи складаються у разі, коли неможливо або важко здійснити бездокументний обмін інформацією, дати усні роз'яснення, вказівки (особисті або по телефону), провести інструктування тощо.
6. Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передача тексту документа може здійснюватися по телефону, телеграфу або телефаксу.
Вимоги до складання й оформлення документів
З метою прискорення виконання документів та правильного формування справ кожен документ повинен містити одне питання.
Винятком є складання протоколів, наказів, планів, звітів та узагальнюючих документів.
Відповідальність за зміст, правильну підготовку й оформлення службових документів покладається на керівників структурних підрозділів установи.
Управлінське документознавство
Відповідальність за зміст документа, який візується кількома особами, несуть однаковою мірою всі ці особи.
Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволяється подавати без заголовка.
Заголовки не складаються до текстів телефонограм, телеграм та повідомлень.
Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею проставляється 0. Наприклад: 3 квітня 1997 року слід писати: 03.04.10. У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат: 30 травня 2010року.
Дата на документі проставляється особою, яка його підписує або затверджує, в момент підписання або затвердження.
Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).
Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на проекті документа, відсутня, то документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. При цьому обов'язково зазначається посада особи, яка підписала документ, і її прізвище (виправлення вносяться чорнилом або машинописним способом, наприклад: "в. о.", "заст.").
Не допускається підписання документа з прийменником "за" або проставленням косої риски перед найменуванням посади.
За наявності кількох додатків, на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак "№" перед цифровим позначенням не ставиться.
Копія документів виготовляється й видається тільки з дозволу керівника підприємства, організації або структурного підрозділу. Установа має право
Управлінське документознавство засвідчувати копії лише тих документів, які створені в ній. Однак це правило не поширюється на архівні установи, нотаріальні контори та приватних нотаріусів. Також установа може вирішити питання про копіювання документів про освіту, свідоцтва про народження та одруження працівників своєї установи.
Копія документів виготовляється рукописним і машинописним способами або засобами оперативної поліграфії. Під час виготовлення копії рукописним і машинописним способами текст документа відтворюється повністю, включаючи елементи бланка, і засвідчується підписом посадової особи, яка підтверджує відповідність копії оригіналу.
Відмітка "копія" зазначається у верхній частині лицьового боку першого аркуша документа.
Напис про засвідчення копії складається зі слова "Згідно", найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії, що проставляється нижче реквізиту "підпис", наприклад: Згідно
Зав. канцелярії (підпис) А. М. Сидорова
08.05.10.
На копіях вихідних документів, що залишаються в справах, текст бланків не відтворюється, зазначаються лише дата підписування документа і його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її підпис і дата засвідчення.
Копії вихідних документів мають візуватися посадовими особами, з якими вони погоджені, та виконавцями; а також містити напис про засвідчення документа, завірений печаткою з найменуванням відповідної установи або її структурного підрозділу. До копії необхідно перенести всі виправлення, зроблені в оригіналі.
Номери сторінок проставляються починаючи з другого аркуша вгорі праворуч на відстані не менше 10 мм від країв.
Управлінське документознавство Згідно з основними положеннями Єдиної державної системи документів (ЄДСД) складання й оформлення документів передбачає обов'язкову наявність таких атрибутів документів:
- зазначення установи-автора;
- найменування виду документа;
- заголовка документа;
- адресування й датування документа;
- внесення відміток про погодження тексту;
- засвідчення документа (підписання, затвердження, поставлення печатки);
- фіксування відміток про проходження й виконання документа.
Вимоги до бланка документа Для уніфікованих форм документів, яких організація видає понад 200 примірників на рік, допускається виготовлення бланка документа.
Бланк документа - це стандартний аркуш паперу з відтвореною на ньому постійною інформацією й місцем, залишеним для змінної.
Розрізняють два види бланків: для листів та інших видів документів, зокрема наказів, постанов тощо.
У підготовці бланків використовують папір різноманітних розмірів, затверджених ГОСТом 9327-60, зокрема, A3 - 297 х 420 мм; A4 - 210 х 297; А5
- 148 х 210; А6 - 150 х 148 мм. Організаційно-розпорядчі документи (ОРД) оформляють тільки на форматах A4, А5.
Для системи ОРД ГОСТ 6.38-90 встановлює такі розміри полів: ліве - 20 мм, верхнє - не менше 10 мм; праве і нижнє — не менше 8 мм.
Бланки можуть виготовлятися шляхом повздовжнього або кутового розташування реквізитів. Повздовжнє розташування реквізитів передбачає розташування вздовж верхньої частини аркуша, наприклад:
Міністерство освіти і науки, молоді та спорту України Академія муніципального управління НАКАЗ
Управлінське документознавство
Кутове розташування реквізитів передбачає, що постійні реквізити розташовуються в лівому верхньому куті аркуша, наприклад:
Міністерство вугільної промисловості України Донецький металургійний завод
РОЗПОРЯДЖЕННЯ
Крім того, і кутове, і повздовжнє розташування реквізитів може бути фланговим або центрованим. При фланговому розташуванні реквізитів - кожен рядок реквізиту починається від лівої межі робочої площі, при центрованому - початок і кінець кожного рядка однаково відділений від меж відведеної робочої площі.
Герб зображують посередині бланка або в кутовій частині над серединою рядків найменування організації.
На бланках документів може зображуватись емблема підприємства, організації або замість неї може бути використаний товарний знак, зареєстрований в установленому порядку.
Крім цього, на бланках для листів указують довідкові реквізити, а саме: індекс підприємства зв'язку, поштову й телеграфну адресу, номери телефонів, факсів, розрахунковий рахунок у банку, дату, індекс, посилання на індекс і-дату вхідного документа, коди листа за загальним класифікатором управлінських документів (ЗКУД), код організації за загальним класифікатором підприємств і організацій (ЗКПО).
На загальних бланках подають лише окремі реквізити. Обмежувальні помітки для полів та інших реквізитів наносяться у вигляді кутиків. У бланках на двох мовах реквізити необхідно продублювати.
Бланки організацій - це документи суворої звітності, і тому в організації вони підлягають нумерації, а видача їх реєструється у відповідному порядку.
Невикористані або зіпсовані бланки передаються до структурного підрозділу організації, яким вони були видані, де зіпсовані бланки після складання відповідного акта знищуються.
Управлінське документознавство
Текст - головний елемент документа. Важливо, щоб зміст документа правильно й точно висвітлював факти, що в ньому викладаються. Під час складання документа необхідно дотримуватися вимог закону, давати чіткі формулювання, робити аргументовані висновки. Тексти документів, як правило, поділяють на дві частини. В першій частині вказують підставу для складання документа, в другій - викладаються висновки, пропозиції, рішення, розпорядження, прохання. Навіть у тих випадках, коли документ складається лише з однієї фрази, то в першій її частині рекомендується вказати підставу або причину створення документа, а в другій - прохання, рішення, розпорядження. У виняткових випадках текст може складатися лише із завершальної частини (наприклад, прохання).
Для того, щоб текст був зрозумілим і викладеним чіткіше, застосовується його рубрикація.
Рубрикація - це членування тексту на складові частини, а також використання заголовків.
Найпростіша рубрикація - поділ на абзаци. Кожен абзац має розпочинати нову думку чи мікротему. Поділ тексту на абзаци має велике практичне значення. Це допомагає осмислити прочитане й підготуватися до сприйняття іншої підтеми. Абзаци не повинні бути великими. Нормативним можна вважати абзац з трьох чи п'яти речень. Для сприйняття краще, якщо ці речення будуть різні: найкоротші на початку й наприкінці абзацу. Абзаци також потребують чергування залежно від розмірів. Найзручніші речення з трьох, п'яти, семи й найбільше дев'яти слів. Під час підготовки текстів документів рекомендується складні речення заміняти простими, частіше використовувати трафаретні словосполучення, у розпорядчих документах вживати дієслова невизначеної форми й конструкції наказового характеру. Часом абзац може складатись з одного речення - якщо реченню надається особливе значення. Крім абзаців, у тексті документів можуть виокремлюватися параграфи, пункти.
Управлінське документознавство
Членування тексту на абзаци часто поєднується з нумерацією - числовим (або буквеним) позначенням послідовності розташування складових частин тексту.
Укладачеві слід пам'ятати, що документ має відповідати чинному законодавству, тому в разі необхідності слід звіряти його із законами й підзаконними актами. У документах потрібно використовувати тільки перевірені факти.
Документи можуть бути проілюстровані таблицями. Якщо таблиця невелика, займає частину сторінки, то вона друкується в загальному тексті документа, якщо таблиця велика або в документі їх кілька, то вони виносяться в додаток, про що робиться повідомлення після закінчення основного тексту документа чи посилання в тексті.
Для складання документів використовується специфічний канцелярсько- діловий стиль, йому притаманні академізм, значна кількість термінів, логічна послідовність. Однак слід уникати вживання архаїзмів, застарілих слів і виразів, необхідно заміняти їх новими сучасними словами: даби - щоб; на предмет - для того тощо. Фахівцеві, який готує текст документа, потрібно не допускати застосування іноземних слів, особливо в тому разі, коли є українські відповідники. Крім того, недопустимо використання вузькоспеціалізованих галузевих термінів, діалектизмів, що використовуються в якихось говірках, вульгаризмів - слів з відтінком неповаги.
Слово в службовому документі має суворо відповідати поняттю, яке в нього вкладається. Текст документа повинен бути чітким, коротким, недопустимі різні тлумачення його. Не рекомендується використовувати урочисту лексику в робочих документах, що мають офіційний характер.
У сучасних документах помічена тенденція до швидко прогресуючої тенденції заміни слів та конструкцій символами, тобто графічними знаками (наприклад, № - номер, % - відсоток, $ - долар тощо). Значного поширення набули загальноприйняті скорочення, абревіатури тощо.
Управлінське документознавство Здебільшого документ пишеться від третьої особи. Наприклад, Академія інформує про новий склад студентів.
Логічна послідовність як необхідна ознака кожного ділового документа реалізується за допомогою причинно-наслідкових зв'язків у межах одного речення чи всього тексту. Крім того, логічна послідовність може виражатися за допомогою протиставлення. Важливим у документі може бути й суворе дотримання певної послідовності викладу матеріалу, підкріплення наступності або черговості подій чи явищ. Це досягається за допомогою слів: спочатку, водночас, потім. Одним із способів вираження логічної послідовності є виділення мети за допомогою слів: тому, для цього, з цією метою. Загальна логічна послідовність документів досягається за допомогою слів на позначення результативності: таким чином, у результаті, отже тощо.
Лекція № 5