Тема: Організація роботи з документами
Приймання документів.
Розгляд документів.
Реєстрація документів.
Порядок проходження, опрацювання та надсилання вихідних документів
Організація контролю за виконанням документів.
Робота з листами, пропозиціями, заявами та скаргами громадян.
Література
Беспянська Г.В. Організація роботи з документами: навч. посібник для дистанційного навчання/Г.В. Беспянська; за наук. ред. В.В. Бездрабко. - К.: Університет "Україна", 2006. - С. 21-88.
Іванова Т.В. Муніципальне діловодство: навч. посібник для студентів вищих навчальних закладів/Т.В. Іванова, Л.П. Піддубна; рекомендовано Міністерством освіти і науки України. - К.: Либідь, 2004. - С. 206-210.
Методичні рекомендації з розробки та застосування примірних та типових номенклатур справ/Головархів України при Кабінеті Міністрів України. - К.: УДНДІАСД, 1997. - 18 с.
Организация работы с документами: учебник/под ред. проф. В.А. Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Инфра, 2002. - С.152-280.
Палеха Ю. Управлінське документування: навч. посібник: у 2 ч./Юрій Палеха; рекомендовано Міністерством освіти і науки України. - вид. 3-тє, доп. - Ч. 2: Кадрове діловодство (зі зразками сучасних ділових паперів). - К.: Вид-во Європ. ун-ту, 2001. - С. 165-181, С. 185-198.
Управлінське документознавство
6. Шкіцька І.Ю. Управлінське документознавство: навч. посібник для студ. вищих навчальних закладів спеціальності "Документознавство та інформаційна діяльність" / Шкіцька Ірина Юріївна. - Тернопіль: ТОВ "Новий колір", 2009. - 251 с.
Документообіг - це рух документів в установі, організації, структурі з часу їх створення чи отримання до завершення чи відправлення адресатові; комплекс робіт із документами, створеними чи отриманими установами: прийняття, розподіл, реєстрація, контроль за виконанням, формуванням справ, зберігання і використання документації, рух документів між інстанціями.
Важливим показником, що враховується при вирішенні питань вибору організаційної форми діловодства, організації інформаційно-пошукової системи щодо документів установи, структури служби, її особового складу, є обсяг документообігу.
Річний обсяг документообігу є вихідною величиною для підрахунку чисельності працівників документаційної служби, вибору типів і кількості засобів механізації й автоматизації обробки інформації, визначення ступеня завантаженості працівників та структурних підрозділів.
Вимоги до організації документообігу. Заходи щодо раціоналізації документообігу.
Документообіг становлять документопотоки - це сукупності документів, що рухаються, їх маршрути. Раціоналізація документопотоку передбачає рух документів безперервним потоком без затримки. Документопотік характеризується місцем створення чи надходження документів, їх видом, кількістю інстанцій, їх проходженням, характером і послідовністю операцій із документами.
Документопотік вхідних документів - це рух документів, які надійшли на підприємство від зовнішніх партнерів. Більшість вхідних документів зазвичай породжують відповідні вихідні, причому в чітко визначені терміни. Терміни встановлюються або нормативними актами, що визначають той або інший час відповіді на відповідний вхідний документ, або терміном виконання, зазначеним безпосередньо у вхідному документі.
Управлінське документознавство
Документопотік вихідних документів - просування документів, складених в організації, для використання їх іншими організаціями. Більшість вихідних документів готується на основі внутрішніх документів підприємства. Невелика кількість вихідних документів може потребувати надходження вхідних документів (наприклад, запити в сторонні організації типу «Прошу дати довідку щодо питання ... у термін до ...»).
Документопотік внутрішніх документів - рух документів, які використовуються для організації роботи підприємства. Через канцелярію проходять не всі внутрішні документи, а тільки листування найзначніших структурних підрозділів (особливо якщо вони територіально віддалені один від одного) і накази й розпорядження керівництва підприємства. Через канцелярію проходять також і внутрішні документи, що породжують вихідні. Так, при відправленні запиту, листа або матеріалів до зовнішньої організації потрібно направити внутрішній документ до канцелярії, де його перетворять у вихідний і відправлять до іншої організації.
Всі документи, що надходять до установи, у тому числі створені за допомогою ПК, приймаються централізовано в канцелярії або секретарем-референтом. У разі надходження документів у неробочий час вони приймаються черговим працівником.
У канцелярії розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис "особисто" чи адресованих громадським організаціям установи (профком, жіноча рада), які передаються за призначенням.
При розкритті конвертів перевіряється їх цілісність, а також відповідність номерів на документах і конвертах. У разі відсутності документа або додатків до нього, невідповідності номера на конверті номеру документа, складається акт у двох примірниках, один із яких надсилається відправникові, а другий залишається в канцелярії.
Якщо конверт пошкоджений, робиться відмітка в поштовому реєстрі.
Управлінське документознавство
Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли в конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті. Конверти додаються також до судових справ, позовних заяв, і касаційних скарг, листів, заяв, пропозицій і скарг громадян.
Неправильно оформлені (непідписані, незасвідчені, незареєстровані), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються адресатові.
Всі документи, що надійшли до установи, підлягають обов'язковому попередньому розгляду. Попередній розгляд документів здійснюється керівником канцелярії установи або іншою виділеною для цього особою відповідно до розподілу обов'язків між працівниками.
Метою попереднього розгляду документів є розподілення їх на ті, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом установи або виконавцями відповідно до функціональних обов'язків, та ті, що не потребують такого розгляду, визначення необхідності реєстрації документів, а також встановлення термінів виконання документів, які передаються структурним підрозділам чи безпосереднім виконавцям.
Попередній розгляд документів повинен здійснюватись у день одержання або в перший робочий день у разі надходження їх у неробочий час. Доручення органів вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.
Керівництву установи у першу чергу передаються закони України, акти та кореспонденція Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України, Верховної Ради Автономної Республіки Крим, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, які містять інформацію з принципово важливих питань діяльності установи і потребують вирішення керівництвом. Інші документи передаються у структурні підрозділи виконавцям.
Управлінське документознавство
Наслідки розгляду документів фіксуються в резолюції.
Для забезпечення ритмічності роботи канцелярія за погодженням із керівниками установи і структурних підрозділів розробляє графіки доставки кореспонденції керівництву і структурним підрозділам.
Реєстрація документа - це фіксування факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовного позначення - реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ. Реєстрація документів забезпечує їх облік, контроль за виконанням й оперативне використання наявної в документах інформації.
Реєстрація документів повинна здійснюватися централізовано. Децентралізована реєстрація документів допускається в установах з обсягом документообігу понад 10 тис. документів на рік, з територіально роз'єднаними структурними підрозділами та у випадках, викликаних специфікою діяльності установи.
Реєстрації підлягають документи: а) що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково- статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо); б) ті, що створюються і використовуються в установі; в) ті, що надходять від інших установ і громадян.
Реєстрації підлягають як традиційні машинописні (рукописні) документи, так і створені за допомогою ПК.
Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожний документ реєструється в даній установі лише один раз: вхідні - в день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - в день підписання або затвердження. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу до іншого він повторно не реєструється.
Документи реєструються в межах груп залежно від назви виду, автора і змісту. Окремо реєструються закони України, акти та кореспонденція Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України, а також органів місцевої влади, накази керівника з основної діяльності, накази щодо особового
Управлінське документознавство складу та про відрядження, рішення колегії, акти ревізій фінансово-господарської діяльності, бухгалтерські зведення, звернення громадян, заявки на матеріально- технічне постачання.
Під час реєстрації документа надається умовне позначення - реєстраційний індекс, який складається з порядкового номера в межах групи документів, що реєструються, і доповнюється індексами за номенклатурою справ, питаннями діяльності, кореспондентами тощо.
Для реєстрації всіх документів застосовується єдина реєстраційно-контрольна картка, придатна для оброблення засобами обчислювальної техніки. Журнальна форма реєстрації документів допускається в установах з обсягом документообігу до 500 - 600 документів на рік.
При картковій формі реєстрації документів реєстраційні картки виготовляються в необхідній кількості примірників. Кількість примірників карток визначається числом картотек, які ведуться в установі.
В установах, де довідкові картотеки ведуться в структурних підрозділах, реєстраційні картки складаються у двох примірниках (для канцелярії та структурного підрозділу, якому картка передається разом із документом). У разі постановки документа на контроль виготовляються три примірники картки.
Реєстраційні картки групуються в довідкові картотеки, які створюються окремо на кожний календарний рік. Як правило, довідкова картотека складається з двох частин: невиконаних і виконаних документів. Якщо реєстраційних карток багато, їх розкладають по розділах за напрямами діяльності установи, покладеними в основу назв її структурних підрозділів. У міру виконання документів картки з розділів першої частини з проставленими на них необхідними позначками переставляються у відповідний розділ і рубрику другої частини картотеки.
Автоматизована реєстрація документів здійснюється централізовано в місцях реєстрації документів, обладнаних ПК. Запис здійснюється з реєстраційно- контрольної картки, побудованої на базі обов'язкових реквізитів, які забезпечують сумісність програмних і технічних засобів, або шляхом прямого введення з документа встановленого обов'язкового складу реквізитів: назва виду документа;
Управлінське документознавство автор (кореспондент); дата документа; індекс документа (дата та індекс надходження документа - для тих, що надійшли); заголовок документа або його короткий зміст; резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата); відповідальний виконавець; термін виконання; позначка про виконання (короткий запис вирішення питання, дата фактичного виконання та індекс документа- відповіді).
У разі автоматизованої реєстрації формується банк реєстраційних даних, а за наявності мережі - центральний банк реєстраційних даних.
На документах, що реєструються канцелярією або секретарем-референтом, на нижньому полі першої сторінки документа праворуч ставиться реєстраційний штамп, яким визначається, чи підлягає документ поверненню секретареві- референтові чи ні. Обов'язковому поверненню підлягають нормативні документи, одержані від Адміністрації Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, міністерств, відомств, органів Державної адміністрації, а також зареєстровані доручення.
4. Порядок проходження, опрацювання та надсилання вихідних документів
Порядок проходження кореспонденції
На розгляд першого керівника організації чи власника передаються:
Закони України; постанови Верховної Ради України; Укази та розпорядження Президента України, доручення Адміністрації Президента України; постанови, розпорядження, протоколи засідань та доручення Кабінету Міністрів України, Міністерства освіти і науки України; запити та звернення депутатів України; листи, що надходять від структурних підрозділів за підписом їх перших керівників; кореспонденція міністерств і відомств України, а також органів місцевої влади за підписом перших керівників; звернення громадян відповідно до ст. 14, 15 Закону України "Про звернення громадян".
Документи, що подаються на розгляд заступників керівника.
Якщо в документах порушуються питання, що мають вирішуватися керівником, заступник доповідає йому про це, подає необхідні матеріали і вносить свої пропозиції.
Управлінське документознавство
Під час перебування керівника у відрядженні або відпустці всі документи розглядає перший його заступник.
Кореспонденція, що передається керівникові, попередньо розглядається канцелярією чи секретарем-референтом, які визначають, кого треба ознайомити з документом.
Елементи резолюцій на документах.
Після розгляду пошти керівниками установи секретар-референт ще раз переглядає документи, за потреби уточнює виконавців, зміст доручення, строк виконання, що вказано в резолюції.
Діловоди підрозділів одержують кореспонденцію від секретаря-референта, перевіряють правильність її надходження і негайно передають на розгляд своєму керівникові. Вони ж повинні забезпечувати збереження, облік та оперативне проходження кореспонденції.
Розглянуті керівництвом підрозділів документи діловоди передають секретареві-референтові, про що робиться відповідна позначка в журналі реєстрації вхідної кореспонденції.
При одержанні від керівника підрозділу незареєстрованих документів їх також записують у журналі реєстрації вхідної кореспонденції. При цьому зазначаються кореспондент, номер листа, дата відправлення, короткий зміст і дата одержання.
Приймаючи документи для підпису в керівника, секретар-референт перевіряє правильність їх оформлення: адресу, короткий зміст, прізвище виконавця, номер його службового телефону, наявність необхідних віз. Неправильно оформлені документи повертаються виконавцеві.
Підписані керівництвом документи, у тому числі телеграми і телефакси, реєструються у журналі реєстрації вихідної кореспонденції.
Доповідні записки керівників структурних підрозділів секретар-референт реєструє у журналі реєстрації вхідної кореспонденції і після розгляду керівником передає безпосередньо виконавцеві під розписку в цьому ж журналі.
Термінова кореспонденція і документи з дорученнями керівництва в структурних підрозділах розглядаються негайно. Начальник підрозділу визначає
Управлінське документознавство безпосередньо виконавця документа і за потреби дає додаткові вказівки. Після розгляду документів керівництвом підрозділу діловод передає їх виконавцям згідно з резолюцією.
Закони України, постанови та інші акти Верховної Ради України, укази та розпорядження Кабінету Міністрів України, накази міністерств чи інших вищих органів діловод без затримки передає на розгляд керівництву, а після повернення - виконавцям. При цьому він постійно контролює проходження документів і забезпечує їх повернення секретареві-референтові.
Передача взятих на облік у підрозділі документів від одного виконавця іншому здійснюється тільки через діловода, який зберігає усі виконані документи в справах згідно із затвердженою номенклатурою, стежить за тим, щоб на період чергової відпустки, тривалого відрядження і т. ін. виконавець передав працівникові, який його заступатиме, всі невиконані службові документи, а також документи, потрібні для роботи, про що робиться позначка в журналі.
Після остаточного вирішення всіх питань, порушених у документі, виконавець робить на документі запис про результати розгляду та ставить свій підпис.
За вказівкою керівника структурного підрозділу з документом, що надійшов для ознайомлення, повинні ознайомитися тільки ті працівники, які мають безпосереднє відношення до його виконання. Спеціалісти підрозділу зобов'язані терміново ознайомитися з документом, а в разі потреби зробити виписки. Діловод також стежить за тим, щоб усі зареєстровані документи після виконання доручення і документи, передані для ознайомлення, без затримки повертались для зберігання чи передачі секретареві-референтові (канцелярії).
Опрацювання та відправлення кореспонденції
Вихідні документи, у тому числі виготовлені на ПК, обробляються і надсилаються централізовано в день їх одержання від структурних підрозділів або не пізніше наступного робочого дня.
Не допускається надсилання або передача документів без реєстрації документів у канцелярії.
Управлінське документознавство
Під час приймання від виконавців вихідних документів обов'язково перевіряється:
правильність оформлення документа і розміщення на ньому всіх реквізитів;
правильність зазначення адреси;
наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;
наявність віз на копії документа, що залишається в справах установи;
наявність на документі відмітки про додатки;
відповідність кількості примірників кількості адресатів.
На оригіналах документів, які підлягають поверненню, на верхньому правому полі першої сторінки ставиться штамп "Підлягає поверненню".
Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, які знаходяться в конверті.
У реєстраційній картці або в журналі зазначаються номер вихідного документа, дата реєстрації, заголовок (короткий зміст) документа і номер справи, в якій буде зберігатися його копія.
Оригінали наказів, планів, звітів, протоколів тощо залишаються в установах, які є авторами цих документів. В інші установи надсилаються їх завірені копії.
Документи, виготовлені на ПК, надсилаються із супровідним листом в упаковці, що відповідає технічним вимогам збереження носіїв записаної на них інформації. Копія супровідного листа підшивається до справи на загальних умовах.
Вимоги до документів, що відправляються канцелярією
Документи, що доставляються кур'єром, необхідно передавати адресатам під розписку у відповідному журналі.
Створені засобами обчислювальної техніки документи відправляються із супровідним листом в упаковці, що повинно відповідати технічним вимогам збереження носіїв із записаною на них інформацією. Копія супровідного листа підшивається у справу на загальних підставах.
Управлінське документознавство
Уся вихідна кореспонденція та інші поштові відправлення передаються структурними підрозділами або виконавцями у визначені для цього години, встановлені інструкцією з діловодства конкретної установи.
Неоформлені або належним чином не оформлені документи повертаються виконавцеві на доопрацювання.
Вихідні документи та інші поштові відправлення структурні підрозділи та окремі виконавці зобов'язані передавати секретареві-референтові до встановленої години.
Секретар-референт реєструє вихідні документи в журналі реєстрації вихідних документів. їм присвоюється номер, який складається з літер імені та прізвища документа, індексу структурного підрозділу та порядкового номера документа з початку року. Наприклад: ІТ/10-56, де ІТ - індекс, який указує, що документ підписано керівником (І.Тимошенко), 10 - індекс автора документа, 56 - порядковий номер.
Позначку про вихідні документи-відповіді робить секретар-референт у журналах реєстрації вхідних документів, де проставляються номер і дата вихідного документа, вказуються прізвище керівника, що підписав документ.
5. Організація контролю за виконанням документів
Контролю підлягає виконання всіх зареєстрованих документів. Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені в розпорядчому документі (наказі, розпорядженні, рішенні тощо), резолюції керівника, та безпосередні виконавці. У разі коли документ виконується кількома працівниками, відповідальним за організацію виконання (скликання) є працівник, який у резолюції зазначений першим.
Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на канцелярію або спеціально створену контрольну службу.
У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконанням документів здійснює секретар або працівник, відповідальний за діловодство.
Управлінське документознавство Документи без зазначення строку виконання повинні бути виконані не пізніш як за 30 календарних днів, а документи з позначкою "терміново" - протягом 7 робочих днів від дати підписання документа.
Строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а за її відсутності - посадової особи, яка її заміщає. У разі потреби строк може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніш як за три робочі дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа без зазначення строку - до закінчення 30-денного строку від дати його одержання. Триваліші строки виконання встановлюються для документів, складних за характером виконання.
Індивідуальні строки виконання встановлюються для найважливіших документів керівником установи. Кінцева дата виконання фіксується у тексті документа. Зміна строку виконання проводиться лише за вказівкою керівника в такому порядку: типові строки - прийняттям нового акта, індивідуальні - керівником, який призначив строк. Продовження строку виконання має бути оформлене відразу ж після одержання документа виконавцем або не менш ніж два-три дні до його закінчення, якщо в процесі виконання з'ясувалось, що вкластися у встановлений термін неможливо. Якщо цього не зробити, документ вважається не виконаним у строк. Припинити виконання документів або відмінити їх виконання має право лише вища в порядку підпорядкування організація, організація - автор документа чи орган держнагляду.
Строки підготовки (оформлення), подання (відправлення) і типові строки виконання документів закріплюються інструкцією з діловодства.
Здійснення контролю за виконанням документів Види робіт, що передбачає контроль за виконанням документів. Контроль за виконанням документів здійснюється на реєстраційно-контрольних картках (РКК). Під час взяття документа на контроль на лівому полі його першого аркуша проставляється штамп "Контроль" або літера "К", після чого документ передається виконавцю, а додатковий примірник РКК ставиться до контрольної картотеки.
Управлінське документознавство
Дані про хід виконання документів, одержані шляхом телефонного запиту або під час проведення перевірки структурного підрозділу - виконавця, вносяться до РКК у графу "Контрольні відмітки". При цьому попередні записи не закреслюються.
В установі з обсягом документообігу понад 25 тис. документів на рік періодично складаються і надсилаються до структурних підрозділів-виконавців переліки не виконаних у встановлений термін документів. Після заповнення відповідних граф переліки повертаються до контрольної служби.
В установі з великим обсягом документообігу контроль за виконанням документів може здійснюватись за допомогою ПК. При автоматизованій формі контролю пошук необхідної інформації здійснюється за видом документа, датою, виконавцем, кореспондентом, терміном виконання і змістом.
Документ вважається виконаним лише тоді, коли поставлені в ньому питання вирішені й кореспонденту дано відповідь по суті.
Після виконання документ знімається з контролю. Зняти документ із контролю може тільки та особа, яка поставила його на контроль; при цьому на документі і РКК робиться помітка про зняття з контролю. Дані про виконання документа і зняття його з контролю вносяться до РКК.
У сучасних установах контроль за виконанням документів провадиться за допомогою комп'ютерної техніки. Підсумком автоматизованого пошуку є виведення шуканої інформації або повідомлення про її відсутність. Автоматизованому контролю виконання підлягають документи зі строком виконання не менше 10 днів. Нагадування виконавцям про строки виконання, зведення стану виконання, відомості про перенесення строків, завершення виконання тощо виводиться на друкуючий пристрій. При автоматизованій формі контролю після виконання документа виготовляється машинограма, повністю заповнена РКК, яка використовується в довідковому дублюючому масиві, що передається на зберігання у відомчий архів одночасно з документами.
Дані про наслідки виконання взятих на контроль документів періодично узагальнюються і доповідаються керівництву установи.
Управлінське документознавство
Лекція № 18 Тема: Систематизація документів та їх збереження
Складання номенклатури справ.
Групування документів у справи, їх розміщення.
Зведена номенклатура справ.
Правила формування справ.
Особливості групування різних видів документів.
Оперативне зберігання документів.
Підготовка справ до наступного зберігання і використання.
Оформлення обкладинки справи та складання описів справ.
Захист документів.
Комерційна таємниця та її зберігання.
Література
Палеха Ю. Управлінське документування: Навч. посібник: У 2 ч. - Ч. 2. Кадрове діловодство (зі зразками сучасних ділових паперів). - К.: Вид-во Європ. ун-ту, 2001. - С. 185198.
Іванова Т.В., Піддубна Л.П. Муніципальне діловодство: Навч. посібник для студентів вищих навчальних закладів/Рекомендовано Міністерством освіти і науки України. - К.: Либідь, 2004. - С. 206-210.
Шкіцька І.Ю. Управлінське документознавство: навч. посібник для студ. вищих навчальних закладів спеціальності "Документознавство та інформаційна діяльність" / Шкіцька Ірина Юріївна. - Тернопіль: ТОВ "Новий колір", 2009. - 251 с.
Номенклатура справ - це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві установи, оформлений у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ.
Номенклатура справ складається для створення в установі єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку документа за його змістом та видом, відбору документів на державне зберігання в процесі діловодства.
Види номенклатур справ та їх характеристика.
Групування документів у справи, їх розміщення
Документи після їх виконання групують у справи. Розміщення справ у номенклатурі структурного підрозділу мусить відповідати ступеню важливості питань, які вирішуються, з урахуванням взаємозв'язку документів, що знаходяться в конкретних справах. Кожна справа, включена до номенклатури
Управлінське документознавство справ, повинна мати умовне позначення (арабськими цифрами) - індекс. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу (за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номера в межах підрозділу. За наявності в справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі із зазначенням: т. 1, т. 2 тощо.
Наприкінці діловодного року номенклатура справ структурного підрозділу обов'язково закривається підсумковим записом, у якому зазначається кількість і категорії фактично заведених за рік справ. Підсумковий запис скріплює своїм підписом особа, відповідальна за діловодство в структурному підрозділі.
Номенклатура справ структурного підрозділу установи складається в трьох примірниках, на кожному з яких обов'язково заповнюються грифи погодження з експертною комісією (ЕК) структурного підрозділу і керівником архівного підрозділу (посадовою особою, відповідальною за архівний підрозділ установи):
перший примірник - недоторканний, зберігається в структурному підрозділі;
другий примірник - передається в канцелярію установи;
третій примірник - використовується для формування справ і пошуків потрібного документа.
До номенклатури справ включаються не закінчені діловодством справи, що надійшли від інших установ для їх продовження, у тому числі довідкові і контрольні картотеки, номенклатури справ, документи, створені за допомогою ПК.
Справи з питань, вирішення яких триває більше одного року (перехідні справи), вносяться до номенклатури справ кожного року протягом всього терміну їх вирішення.
До номенклатури справ не включаються друковані видання, брошури, довідники, бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформація тощо.
У кінці діловодного року номенклатура справ установи обов'язково закривається підсумковим записом. Підсумковий запис скріпляє своїм підписом керівник діловодної служби. Про наявність заведених за рік справ повідомляється архівний підрозділ установи.
Управлінське документознавство
Під час розроблення єдиної номенклатури справ установи, зведення номенклатур структурних підрозділів вивчається і аналізується діяльність установи загалом. При цьому: 1) використовуються статути (положення) про установу та її структурні підрозділ; штатні розписи; типові чи примірні номенклатури та описи справ за минулі роки; класифікація документів і кореспондентів, які функціонують в установі; реєстраційно-контрольні картотеки; типові та відомчі переліки документів із зазначенням строків зберігання документів; 2) враховуються завдання установи на наступний рік. Першим розділом її бажано зазначати канцелярію. Наприклад: канцелярія, організаційний відділ, плановий відділ, відділ реалізації і збуту тощо.
У номенклатуру справ як структурного підрозділу, так і зведену по установі включаються найменування справ, що відображають всі документальні ланки її роботи.
У номенклатури включаються і незакінчені діловодством справи, що надійшли від інших установ для їх продовження, в тому числі довідкові і контрольні картотеки номенклатурних справ, документи, які утворилися за допомогою обчислювальних машин.
Справи з питань, вирішення яких триває понад один рік (перехідні справи), вносяться в номенклатуру кожного року протягом усього строку їх вирішення.
До номенклатур справ включаються справи з грифом службового користування (ДСК) та довідкові картотеки, журнали обліку документів і видань з грифом ДСК.
Справи громадських організацій розміщуються наприкінці номенклатури справ установи після справ основних структурних підрозділів чи функціональних об'єднань.
У номенклатури справ не включають друковані видання, збірники постанов, брошури, довідники, бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформацію тощо.
Зведена номенклатура справ після її остаточного доопрацювання погоджується з експертною комісією установи (ЕК, ЦЕК) і експертно-перевірчою комісією відповідного державного архіву, після чого затверджується керівником установи.
Управлінське документознавство Установи, які не передають документи на державне зберігання, погоджують номенклатури справ з ЦЕК або ЕК вищої установи.
У номенклатурі справ структурного підрозділу та і у зведеній номенклатурі по установі протягом діловодного року в графі «Примітка» своєчасно роблять відмітки про заведення і включення нових справ, перехідні справи, осіб, відповідальних за формування справи, про передавання справ до архіву, в інших установ для продовження тощо.
Наприкінці діловодного року номенклатура справ установи обов'язково закривається підсумковим записом. Підсумковий аналіз скріплює своїм підписом завідувач канцелярії. Про фактичну наявність заведених за рік справ повідомляється архів установи.
Зведена номенклатура справ складається у п'яти примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з державною архівною установою. Ці примірники розподіляються так: 1-й - недоторканний, зберігається в справі канцелярії; 2-й - передається до архіву установи для контролю за формуванням справ у структурних підрозділах; 3-й - направляється до відповідної державної архівної установи, з якою проводилося погодження; 4-й - використовується у поточній роботі канцелярії; 5-й - розбирається за розділами і передається відповідним структурним підрозділом або функціональним утворенням для практичної роботи.
Зведена номенклатура справ установи, як і номенклатура справ структурного підрозділу, щороку (не пізніше листопада - грудня) переглядається, аналізується і уточнюється. Після внесення відповідних змін вони передруковуються і затверджуються керівництвом відповідних рівнів.
Повторному перегляду і погодженню з архівними органами номенклатури справ підлягають раз на п'ять років або в разі змін у структурі, функціях та характері роботи установи.
Формування справ - це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.
Управлінське документознавство
Правила формування справ.
5. Особливості групування різних видів документів
Розпорядчі документи разом з додатками групуються у справи за характером і хронологією.
Статути, положення, інструкції та інші документи, затверджені розпорядчими документами, є додатками до них і розміщуються разом із зазначеними документами. Якщо вони затверджені як самостійні документи, то їх групують в окремі справи.
Накази з основної діяльності; про прийняття, переведення, звільнення, заохочення, сумісництво працівників; про надання відпусток; про накладення стягнення на працівника, відрядження працівників, з адміністративно - господарських питань тощо групуються в різні справи.
Документи засідань колегіальних органів групуються у дві справи:
протоколи і документи до них (доповіді, довідки тощо);
документи з організації засідань (порядок денний, проекти та копії рішень тощо).
Протоколи групують у хронологічному порядку і за номерами. Доручення вищих установ і документи, пов'язані з їх виконанням, групують у справи за напрямом діяльності установи. Затверджені плани, звіти групують у справах окремо від проектів цих документів. Листування систематизують за змістом та кореспондентським принципом у хронологічній послідовності; документ- відповідь розміщується за документом-запитом.
Документи в особових справах групуються в хронологічному порядку в міру їх надходження в такій послідовності: 1) внутрішній опис документів, включених до справи; 2) заява про прийняття на роботу; 3) направлення або подання; 4) особовий листок обліку кадрів; 5) автобіографія, документи про освіту, витяги з наказів про призначення, переведення, звільнення; доповнення до особового листка обліку кадрів; 6) доповнення до особового листка про заохочення; 7) довідки та інші документи.
Управлінське документознавство
Довідки про місце проживання, медичні довідки про стан здоров'я та інші аналогічні документи групуються в окремі справи тимчасового зберігання і до особових справ не включаються.
Копії наказів про стягнення, заохочення, зміну прізвища тощо до особової справи не включаються у зв'язку із внесенням відомостей про це в доповнення до особового листка обліку кадрів.
Особові рахунки працівників та інші подібні документи систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку.
Методичне керівництво і контроль за формуванням справ в установі та її структурних підрозділах здійснюється канцелярією.
6. Оперативне зберігання документів
Документи з часу створення (надходження) і до передачі їх до архівного підрозділу установи зберігаються за місцем їх формування у справах (у невеликих установах доцільно зберігати справи централізовано в канцелярії).
Із метою підвищення оперативності розшуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.
У разі зберігання справ у структурних підрозділах схоронність документів і справ забезпечується керівниками структурних підрозділів і посадовими особами, відповідальними за діловодство.
Із метою забезпечення схоронності документів справи повинні зберігатися в робочих кімнатах або спеціально відведених для цієї мети приміщеннях, у шафах і столах, що зачиняються.
Магнітні стрічки з фонограмами засідань колегіального органу зберігаються у відповідального секретаря. На стрічці і коробці робиться відмітка про дату засідання і час запису. Секретар колегіального органу несе відповідальність за їх схоронність.
Документи, створені за допомогою ПК, зберігаються на загальних підставах.
Видача справ у тимчасове користування стороннім установам здійснюється з дозволу керівника установи. На видану справу заводиться карта-замінник справи,
Управлінське документознавство у якій зазначається структурний підрозділ, номер справи, дата її видачі, кому справа видана, дата її повернення. Передбачаються графи для підписів в одержанні і прийомі справи.
Вилучення документа із справи постійного строку зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документа допускається з дозволу керівника установи з обов'язковим залишенням у справі завіреної копії документа.
Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігання повинні здаватися до архівного підрозділу установи для наступного зберігання та використання. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть передаватися до архівного підрозділу установи за погодженням з її керівником.
Підготовка справ до зберігання та використання
Порядок підготовки документів до передачі в архівний підрозділ установи.
За результатами експертизи цінності документів складаються описи документів постійного і тривалого термінів зберігання та акти про виділення для знищення документів, що не підлягають зберіганню. Після затвердження акта про виділення документів для знищення зазначені документи здаються працівниками діловодної служби або архівного підрозділу установи господарській службі установи або підприємствам із заготівлі вторинної сировини.
Документи установи групуються в справи після закінчення діловодного року. Справи постійного і тривалого строків зберігання підлягають такому оформленню: підшивання в обкладинку з твердого картону, нумерація аркушів у справі; складання підсумкового напису; складання (у разі потреби) внутрішнього опису документів; оформлення обкладинки справи.
Документи тимчасового строку зберігання, сформовані в справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не здійснюється.
Оформлення обкладинки справи та складання описів справ
На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляються дати першого і останнього документів кожного тому (частини). У
Управлінське документознавство разі зазначення точної календарної дати вказується число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словом.
На обкладинці справи проставляється номер справи за описом і, за погодженням з архівним підрозділом установи, номер опису та фонду.
У разі зміни назви установи (її структурного підрозділу) протягом періоду, який охоплюють документи справи, або під час передачі справи до іншої установи (структурного підрозділу) на обкладинці зазначається нова назва установи (структурного підрозділу).
За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного, тривалого строків зберігання і з особового складу.
Правила складання опису справ структурного підрозділу.
Описи справ ведуться протягом кількох років з єдиною суцільною нумерацією справ. Справи кожного року становлять річний розділ опису.
У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням (цифрами і літерами) кількості справ, що значаться за описом, перший і останній номери справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ).
До річного розділу опису вносяться також справи, не завершені діловодством року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися діловодством, зазначається: "Документи із цього питання див. також у розділі за рік, № ".
Зведений опис справ постійного строку зберігання установи складається в чотирьох примірниках і підлягає обов'язковому затвердженню ЕПК відповідного державного архіву через два роки після завершення справ у діловодстві. Для затвердження до державного архіву надсилаються всі чотири примірники описів, один з яких після затвердження залишається в державному архіві, а решта повертається установі. Відповідно до затверджених описів установа зобов'язана передавати справи до державного архіву в установлені строки.
Зведені описи справ тривалого строку зберігання складаються у двох примірниках і оформляються так, як і описи на справи постійного зберігання.
Управлінське документознавство
Описи справ тривалого строку зберігання державним архівом не затверджуються.
Закінчені діловодством справи постійного і тривалого строків зберігання разом із реєстраційними журналами, контрольно-обліковими картками на документи передаються до архівного підрозділу установи через два роки після завершення їх у діловодстві (наприклад, справи за 1994 рік передаються до архівного підрозділу у 1997 році). Справи тимчасового строку зберігання передаються до архівного підрозділу установи на розсуд керівника установи.
Якщо окремі справи необхідно залишити в діловодстві для поточної роботи, архівний підрозділ установи оформляє видачу справ у тимчасове користування.
Прийом (передача) кожної справи здійснюється працівником архівного підрозділу в присутності працівника діловодної служби лише після проведення експертизи її науково-історичної цінності, повного упорядкування й оформлення. Справи постійного і тривалого строку зберігання передаються в архівний підрозділ за описами. При цьому на всіх примірниках описів навпроти кожної справи робиться позначка про її наявність. У кінці кожного примірника опису керівник архівного підрозділу установи розписується в прийнятті справ з обов'язковим зазначенням цифрами і літерами кількості переданих до архівного підрозділу справ, проставляє дату. Один примірник опису повертається структурному підрозділу, всі інші залишаються в архівному підрозділі установи.
Схоронність документів в установі забезпечується наявністю архівного підрозділу установи згідно із Законом України "Про Національний архівний фонд і архівні установи".
Особи, відповідальні за роботу з документами, зобов'язані забезпечувати збереження документів, що створюються на підприємствах, в установах, організаціях.
Справи з моменту їх заведення й до здачі до архіву установи зберігаються в робочих кімнатах чи в спеціально відведених приміщеннях. Ці приміщення мають відповідати вимогам пожежної безпеки, мати певний температурний режим.
Управлінське документознавство
Справи поміщують у шафи канцелярського типу, які обов'язково зачиняються. Це допомагає зберегти документи від потрапляння пилу, впливу сонячного проміння та інших шкідливих чинників. Документи підшиваються у тверді обкладинки чи в папки-реєстратори. Папки встановлюють на полицях шафи вертикально, корінцем назовні, у тій послідовності, у якій вони вказані в номенклатурі справ, досить щільно притиснувши одну до одної. За такого зберігання основний тиск спрямовується на корінець й аркуші документів у середині папки його не відчувають. Це зручно для зберігання документів та й виймати папки, що стоять вертикально, зручніше.
Якщо довідки підшиті в папки з м'якими обкладинками, то ставити їх вертикально не можна, бо від цього псуються і рвуться нижні краї аркушів документів. Такі довідки зберігаються горизонтально.
Забезпеченню фізичного збереження документів сприяє також і правильне підшивання аркушів документів у справи. Під час підшивання необхідно слідкувати за тим, щоб нижні краї документів були на одному рівні й вище від нижнього краю папки приблизно на 1 см.
Вилучати й видавати будь-які документи зі справ постійного збереження забороняється. У виняткових випадках (наприклад, на вимогу судово-слідчих органів) таке вилучення робиться з дозволу керівника установи. При цьому в справі обов'язково залишаються завірена копія вилученого документа й акт про причину вилучення оригіналу.
Протягом справочинного року на видану за службовою необхідністю справу заповнюється картка, у якій указуються структурний підрозділ, номер справи, дата видачі, її назва, кому справа видана, дата повернення, передбачаються графи для розписок про отримання і прийом справи.
10. Комерційна таємниця та її зберігання
Комерційною таємницею є ділова інформація, що має тактичну або потенційну цінність для підприємства з комерційних причин. Ця інформація є комерційно вигідною для недобросовісних конкурентів у разі потрапляння до їх рук. Втрата
Управлінське документознавство комерційної таємниці може завдати збитків підприємству, або навіть призвести до банкрутства.
Види технічних засобів захисту. Засоби захисту комунікацій.
Використання комп'ютерів у бізнесі призвело до того, що великі обсяги ділової інформації передаються і отримуються комп'ютерними мережами, що охопили вже майже весь світ. Саме через комп'ютерні мережі здійснюється більшість викрадень інформації.
Іншою проблемою є захист інформації, що передається, від підробок та перекручень. Із цією метою використовується програма під назвою «електронний підпис». Вона дає змогу засвідчити належність вам документа, що передається мережею, але його текст при цьому залишається незахищеним.
Щоб захистити всю інформацію, яка передається, її потрібно зашифровувати. Зручніше зробити це за допомогою апаратних засобів, підключити до комп'ютера додаткову електронну плату.
Просто й ефективно захищають дані в комп'ютері від копіювання механічні або електромеханічні ключі, що входять до комплекту комп'ютера. Поворот ключа, який ви можете носити із собою, надійно блокує роботу комп'ютера.
Дуже важливо з безлічі варіантів захисту і збереження інформації правильно підібрати її носій та якомога найкращий вид захисту. У такому разі інформація буде належати тільки вам.