Облік наявності та руху автотранспортних засобів

Автотранспортні засоби зазвичай належать до окремої групи основних засобів, що зумовлює відповідну організацію їхнього обліку. При цьому одиницею обліку є об'єкт основних засобів із необхідними предметами комплектації: окремі агрегати (шасі, кузов, двигун), авто шини, акумулятор, комплект інструментів тощо. Крім того, здійснюють облік рухомого складу за окремими моделями автотранспорту. Всі об'єкти підлягають реєстрації в органах ДАІ та нумерації інвентарними номерами під час передання їх в експлуатацію.

Первинна вартість придбаного об'єкта складається з таких ви­трат: суми, що сплачують постачальникам активів і підрядникам за виконання будівельно-монтажних робіт (без непрямих подат­ків); реєстраційні збори, державне мито й аналогічні платежі, що здійснюють у зв'язку з придбанням (отриманням) прав на об’єкт основних засобів; суми ввізного мита; суми непрямих податків у зв'язку з придбанням (створенням) основних засобів (якщо во­ни не відшкодовуються підприємству); витрати зі страхування ризиків доставки основних засобів; витрати на установку, мон­таж, налагодження основних засобів; інші витрати, безпосеред­ньо пов'язані з доведенням основних засобів до стану, в якому вони придатні для використання із запланованою метою.

Витрати, що здійснюються для підтримання об'єкта в робочому стані й одержання первинно визначеної суми майбутніх економіч­них вигод від його використання, включають до складу витрат.

Первинна вартість основних засобів збільшується на суму ви­трат, пов'язаних із поліпшенням об'єкта (модернізація, модифі­кація, добудова, дообладнання, реконструкція тощо), що призво­дить до збільшення майбутніх економічних вигод, первісно очікуваних від використання об'єкта. Первинна вартість основ­них засобів зменшується у зв'язку з частковою ліквідацією об'єк­та основних засобів.

Витрати на сплату відсотків за користування кредитом  не включають до первинної вартості основних засобів, придбаних (створених) повністю або частково за рахунок позикового капіталу.
На кожен об'єкт автотранспорту, що надходить на підприєм­ство у складі основних засобів, оформлюють Акт приймання-передання (внутрішнього переміщення) основних засобів (форма 03-1). На підставі цього документа здійснюють також перемі­щення автотранспортних об'єктів між підрозділами підприємства. Аналітичний облік ведуть за кожним об'єктом автотранспорту в експлуатації згідно з Інвентарною карткою обліку основних за­собів (форма 03-6). Інвентарні картки реєструють в Описах інвен­тарних карток з обліку основних засобів (форма 03-7), записи в яких здійснюють за видами об'єктів.

Синтетичний облік ведуть на субрахунку 105 «Транспортні засоби» рахунка 10 «Основні засоби».

Для нарахування амортизації (зносу) автотранспортних засо­бів підприємство може використовувати один із методів обліку: прямолінійний, зменшення залишкової вартості, прискореного зменшення залишкової вартості, кумулятивний, виробничий, за нормами податкового обліку.

Амортизовану вартість визначають за формулою:

В_а = В_п - В_л,

де В_а — амортизована вартість,

В_п — первинна вартість,

В_л — ліквідаційна вартість.

Приклад. Підприємство придбало вантажівку за 96 000 грн (у то­му числі ПДВ — 16 000 грн). За доставку було сплачено 3600 грн (у тому числі ПДВ — 600 грн). Вартість страхування ризиків під час доставки — 2450 грн. Вартість реєстрації автомобіля — 1550 грн. Транспортний податок — 530 грн. Суму амортизації розрахуємо прямолінійним методом, з огляду на термін корисного викорис­тання автомобіля 5 років. При цьому ліквідаційна вартість авто­мобіля дорівнює нулю.

Сума річної амортизації:

 (80 000 + 3000 + 2450 + 1550) : 5 = 87000:5= 17 400 грн.

Місячна сума амортизації: 17 400 : 12 = 1450 грн.

У таблиці 3.1 наведено операції з придбання автомобіля за плату.

Таблиця 3.1

ОБЛІК ПРИДБАННЯ АВТОМОБІЛЯ ЗА ПЛАТУ

 

№	Зміст операції	Дебет	Кредит
1	Оплачено вартість автомобіля й доставки із ПДВ	371	311
2	Нараховано податковий кредит із ПДВ	641	644
3	Відображено  вартість отриманого  авто­мобіля	152	371
4	Зараховано суму податкового кредиту	644	371
5	Сплачено страхування ризиків під час до­ставки	655	311
6	Сплачено вартість реєстрації автомобіля	685	311
7	Вартість реєстрації й доставки віднесено до вартості автомобіля	152	685
8	До вартості автомобіля віднесено страху­вання ризиків	152	655
9	Нараховано транспортний податок (за ра­хунок витрат)	92	641
10	Сплачено транспортний податок	641	311
11	Автомобіль введено в експлуатацію	105	152
12	Списано на фінансові результати адмініс­тративні витрати	791	92
13	Нараховано знос (амортизацію) автомобіля	91	131

 

Для визначення непридатності транспортного засобу до експлуа­тації, неможливості й неефективності проведення його ремонту, а також оформлення необхідної документації для його списання на підприємстві наказом керівника створюють постійно діючу комісію у складі: головного інженера або заступника керівника підприємст­ва, головного бухгалтера, особи, на яку покладено відповідальність за зберігання об'єктів, інших відповідальних посадовців.

Ліквідацію автотранспортних засобів оформляють Актом на списання автотранспортних засобів (форма 03-4) (зразок 3.1), в якому вказують реквізити: назву об'єкта; його інвентарний но­мер; відомості, що характеризують цей об'єкт; рік виготовлення; дату надходження на підприємство; місце експлуатації, дату вве­дення в експлуатацію; первинну вартість об'єкта; пробіг; термін експлуатації; кількість проведених капітальних ремонтів та вар­тість їх; причини ліквідації; суму зносу об'єкта; витрати, пов'я­зані з ліквідацією; доходи від ліквідації (вартість запасних час­тин, агрегатів, матеріалів, що мають оприбутковуватися після списання). Акт складають у двох примірниках. Його підписують члени комісії, затвердженої наказом керівника підприємства.

У таблицях 3.2 і 3.3 наведено операції зі списання автомобіля в разі ліквідації або обміну на неподібний об'єкт.

Таблиця 3.2

ОБЛІК СПИСАННЯ АВТОТРАНСПОРТНОГО ОБ'ЄКТА

  В РАЗІ ЛІКВІДАЦІЇ

№	Зміст операції	Дебет	Кредит
1	Списано суму зносу автомобіля, що лікві­дується	131	105
2	Списано залишкову вартість автомобіля, що ліквідується	976	105
3	Зменшено податковий кредит із ПДВ на недоамортизовану  частину  автомобіля (методом «сторно»)	641	644
		976	644
№	Зміст операції	Дебет	Кредит
4	Списано витрати з ліквідації об'єкта	976	65,66
5	Оприбутковано запчастини від ліквідації об'єкта	207	746
6	Списано на фінансовий результат доходи від ліквідації автомобіля	746	793
7	Списано на фінансовий результат втрати від ліквідації автомобіля	793	976

 

Таблиця 3.3

ОБЛІК СПИСАННЯ АВТОМОБІЛЯ ЗА ДОГОВОРОМ ОБМІНУ

 

№	Зміст операції	Дебет	Кредит
1	Передано автомобіль за договором об­міну	377	742
2	Нараховано  податкове зобов'язання  із ПДВ	742	641
3	Списано суму зносу автомобіля	131	105
4	Списано залишкову вартість автомобіля	972	105
5	Списано на результати дохід від обміну автомобіля	742	793
6	Списано на результати залишкову вар­тість автомобіля	793	972
7	Отримано товарів в обмін на автомобіль	281	631
8	Відображено податковий кредит із ПДВ	641	631
9	Проведено залік за договором обміну	631	377

Основним первинним документом, за яким обліковують робо­ту автомобілів, є подорожній лист. Згідно з даними подорожньо­го листа вантажного автомобіля (легкового автомобіля, автобуса) здійснюють облік виконаної роботи з перевезення вантажів (па­сажирів); витрат пального; нарахування заробітної плати водіям та іншим працівникам, які виконують автотранспортні роботи; розрахунків із замовниками.

У процесі автотранспортних перевезень використовують такі подорожні листи:

—  вантажного автомобіля у міжнародному сполученні — фор­ма № 1 (міжнародна) видається на час відрядження автомобіля та водія для перевезення вантажу в міжнародному сполученні;

—  вантажного автомобіля, чинного в у межах України — фор­ма № 2 (зразок 3.2);

—  службового легкового автомобіля — форма № 3 (зразок 3.3);

—   перевезення пасажирів автобусами — форми 1-АП і 2-АП.

Подорожній лист легкового автомобіля видають підприємст­ва й організації, які надають службові легкові автомобілі для транспортного обслуговування юридичних осіб на комерційних засадах або використовують їх у службових поїздках для влас­них потреб, а також підприємства, на замовлення яких здійс­нюють транспортне обслуговування службовими легковими ав­томобілями.

Подорожні листи форм № 2 і № 3 видають, як правило, на один робочий день (зміну) після обов'язкової здачі подорожнього листа за минулий робочий день.

Подорожній лист виписують на підставі замовлення відпові­дальної особи за виконання робіт і видають водію щоденно дис­петчери перед виїздом із гаражу. По завершенні роботи (робочо­го дня) водій повертає його диспетчерові.

Перед виданням подорожній лист реєструють у диспетчерсь­кому журналі за такими реквізитами: реквізити авто підприємства, дата видачі і номер подорожнього листа, прізвище та ініціали водія, його підпис при одержанні подорожнього листа, дата повер­нення подорожнього листа, підпис відповідальної особи. Бланки подорожніх листів є бланками суворої звітності. Бухгалтерія ви­дає подорожні листи працівникам відділу експлуатації під звіт і списує у видаток згідно до реєстрів, складених за даними журна­лу обліку руху подорожніх листів (форма авто-10). У журналі за­писують кожний подорожній лист, виданий водієві, і контролю­ють повернення подорожнього листа диспетчерові. Під час видачі подорожнього листа диспетчер обов'язково перевіряє за журналом здачу водієм попереднього листа, що фіксує своїм під­писом. Журнал відкривають на кожен рік, усі подорожні листи в ньому, починаючи від початку року, нумерують.

Заповнення подорожнього листа до видачі його водієві здійс­нює диспетчер, а безпосередньо на лінії – вантажовідправник і вантажоотримувач. На лицьовому боці подорожнього листа за­значають прізвище водія і працівників, що супроводжають ма­шину, найменування вантажу, місце його отримання і доставки, масу вантажу, час виїзду із гаража. Механік має оглянути маши­ну перед її виходом на лінію, у подорожньому листі засвідчити її технічну справність; водій має розписатися у прийнятті справної машини. Час виїзду і повернення у подорожньому листі фіксує диспетчер і підтверджує своїм підписом. При поверненні до гаража водій передає машину механікові. В частині фактично­го виконання виробничого завдання записи в листі робить диспетчер — за кожною поїздкою вантажного автомобіля зазначають час і номер товарно-транспортної накладної, в якій оформлено відправку вантажу Відображають також простої на лінії із зазначенням причин. В окремому розділі подорожнього листа відображають рух палива: його залишок при виїзді, кіль­кість виданого за день та залишок під час заїзду до гаража і здачі автомобіля.

У разі міжнародних перевезень вантажів подорожні листи оформлюють відповідальні особи перевізника.

На маршруті руху відповідні показники заповнюють:

- водій – на підставі товарно-транспортної накладної: най­менування вантажовідправника, адресу (місто) відправлення ван­тажу, адресу (місто) призначення вантажу, номери й дати оформ­лення товарно-транспортної накладної, найменування перевезе­ного вантажу, відповідно його загальну кількість, зокрема й пе­ревезення іноземною територією. Після виконання перевезень ці записи засвідчує підписом власник вантажу;

- митні органи – відзначають проходження автомобілем кон­трольно-диспетчерських пунктів і проведення контролю у цих пунктах (проставляють штамп встановленої форми й роблять за­пис на лицьовому та зворотному боці подорожнього листа стосов­но дати здійснення контролю (число, місяць, рік) і часу (година, хвилина);

- відповідальна особа перевізника – на підставі переданих товарно-транспортних накладних перевіряє достовірність даних про виконання завдання, що засвідчує власним підписом.

Для здійснення контролю за використанням вантажних авто­мобілів на кожен із них оформлюють Картку обліку роботи ван­тажного автомобіля, яка є накопичувальним регістром про робо­ту автомобіля за звітний місяць, рух палива й дані про його витрати за нормами і фактично. У картках також можна зазнача­ти суму нарахованої заробітної плати. Записи у картці здійснює диспетчер на підставі даних подорожніх листів.

На підставі карток обліку роботи вантажного автомобіля для узагальнення даних про роботу автотранспорту по підприємству загалом складають Зведену відомість обліку роботи вантажних автомобілів. Відомість складають за марками автомобілів. У ній відображають ступінь використання вантажних автомобілів у ро­боті, обсяг виконаної роботи, простої невиробничого характеру, витрати пального за нормою і фактично. Дані зведеної відомості використовують для списання пального, складання звітності, аналізу використання транспорту та здійснення контролю за ви­конанням плану автоперевезень.