Тема 9. Облік розрахунків з різними дебіторами і кредиторами

 

9.1. Короткі теоретичні відомості

 

У процесі виконання кошторису доходів і видатків бюджетні установи вступають у грошові відносини, які здійснюються як у готівковій, так і безготівковій формі. Безготівковим розрахункам надається перевага в розрахунках бюджетних установ.

Безготівкові розрахунки у бюджетних установах здійснюються за платіжними дорученнями. Вони забезпечують максимальне наближення строків отримання товарно-матеріальних цінностей і здійснення платежу, запобігають виникненню кредиторської заборгованості у покупців.

Послідовність розрахунків платіжними дорученнями через органи Державного казначейства включає наступні етапи:

– постачальник відвантажує продукцію, виконує роботи, надає послуги;

– постачальник виставляє рахунок-фактуру за продукцію, роботи, послуги;

– бюджетна установа подає до органу Державного казначейства платіжні доручення з реєстром;

– орган Державного казначейства подає до уповноваженого банку платіжні доручення;

– уповноважений банк списує з казначейського рахунка кошти;

– уповноважений банк надсилає органу Державного казначейства виписки з казначейського рахунка з доданими платіжними дорученнями;

– орган Державного казначейства списує з реєстраційних рахунків кошти;

– орган Державного казначейства надсилає бюджетній установі виписки з реєстраційних рахунків з доданими платіжними дорученнями;

– уповноважена установа банку передає електронним зв’язком або надсилає платіжне доручення на відповідну суму до банку постачальника;

– банк постачальника зараховує кошти на рахунок отримувача коштів;

– банк постачальника надсилає виписку з рахунка постачальнику (отримувачу) коштів.

У виключних випадках застосовується вексельна форма розрахунків, яка являє собою розрахунки між отримувачем коштів і платником коштів з відстрочкою платежу, яка оформляється векселем.

В окремих випадках у бюджетних установ виникають довгострокові зобов’язання: перед банком за отриманими кредитами; заборгованість перед іншими установами та організаціями (крім банків) із залученням позичкових коштів, на які нараховуються відсотки; заборгованість за виданими довгостроковими векселями.

Для обліку зазначених зобов’язань використовують рахунки класу 5 “Довгострокові зобов’язання” Плану рахунків бюджетних установ.

У балансі бюджетної установи мають місце поточні зобов’язання: короткострокові позики; поточна заборгованість за довгостроковими зобов’язаннями; короткострокові векселі видані; заборгованість за розрахунками з постачальниками і підрядниками; заборгованість перед бюджетом, з оплати праці, зі страхування, за спеціальними видами платежів та інші поточні зобов’язання.

Облік зобов’язань установи, що виникають протягом її звичай­ної діяльності, тобто при виконанні кошторисів, погашення яких очікується протягом поточного бюджетного року, ведеться на субрахунках класу 6 “Поточні зобов’язання” Плану рахунків бюджетних установ.

До розрахунків з різними дебіторами відносяться розрахунки з підзвітними особами, з відшкодування завданих збитків, в порядку пла­нових платежів та з іншими дебіторами. Підзвітними особами є працівники установи, що отримали аванс з каси на службові відрядження або господарські витрати. Видається аванс за розпорядженням керівника установи на основі письмової заяви з вказівкою призначення авансу. Гроші, видані під звіт, можуть витрачатися тільки на цілі, передбачені при їх видачі. Підзвітні особи зобов’язані у встановлені законодавством строки надати в бухгалтерію установи авансовий звіт про витрачені суми і документи, які підтверджують зроблені витрати. Бухгалтерія перевіряє авансовий звіт, після чого він затверджується керівником. Невикористаний залишок авансу підлягає поверненню не пізніше трьох днів після повернення з відрядження чи проведення відповідних витрат.

Службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника установи, організації на певний термін в інший населений пункт для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи. Направлення працівника у відрядження здійснює керівник бюджетної організації або його заступник шляхом оформлення наказу (розпорядження), в якому вказується пункт призначення, найменування установи (організації), в яку відряджається працівник, строк і мета відрядження. Термін відрядження визначається керівником, але він не може перевищувати в межах України 30 календарних днів, а за кордон – 60 календарних днів.

Первинним документом, який підтверджує факт знаходження працівника у відрядженні, і одночасно наказом на відрядження є посвідчення про відрядження. Відрядженому працівнику, крім добових, які сплачуються обов’язково, при наявності документів, які підтвер­джують витрати, відшкодовуються такі витрати:

– проїзд до місця відрядження і назад;

– проживання;

– бронювання місць в готелях у розмірах, які не перевищують 50 % вартості місця за добу;

– користування постільними речами в поїздах;

– користування в готелях холодильником і телевізором.

Фактичний термін знаходження у відрядженні визначається за відмітками у посвідченні про відрядження щодо вибуття з місця постійної роботи і прибуття в пункт призначення. Якщо працівник відряджений в різні населені пункти, то відмітки про день прибуття і вибуття проставляються в кожному пункті.

У бюджетних установах витрати на відрядження здійснюються за рахунок коштів, передбачених кошторисом за КЕКВ 1140 “Видатки на відрядження”.

Облік розрахунків з підзвітними особами ведеться на субра­хунку 362 “Розрахунки з підзвітними особами”. Сальдо за дебетом рахунка показує суми виданих авансів, за якими підзвітні особи не від­звітували на кінець звітного періоду і місяця. Сальдо за кредитом суб­рахунку свідчить про заборгованість установи перед підзвітними особами.

Аналітичний облік розрахунків з підзвітними особами поєднується з синтетичним і здійснюється у накопичувальній відомості за розрахунками з підзвітними особами (меморіальному ордері № 8).

У практичній діяльності бюджетних установ мають місце випадки, коли в результаті перевірок, ревізій, інвентаризації виявляються суми нестач, розкрадання матеріальних цінностей, грошових коштів, а також суми за псування матеріальних цінностей, які повинні бути відшкодовані за рахунок винних осіб.

Облік розрахунків за зазначеними сумами ведеться на субрахунку 363 “Розрахунки з відшкодування завданих збитків”. У дебет цього субрахунку в кореспонденції з кредитом субрахунків з обліку грошових коштів, необоротних активів, запасів на підставі оформлених належним чином документів (актів перевірки, ревізії, інвентаризаційних описів, порівняльних відомостей) записується сума завданих установі збитків. За кредитом субрахунку 363 фіксуються суми, що надійшли в касу або утримані із заробітної плати, стипендій на відшкодування збитків.

Розмір збитків від розкрадання, нестач, псування матеріальних цінностей, які мають бути відшкодовані винною особою визначається за балансовою вартістю цих цінностей (за вирахуванням зносу), але не нижче 50 % балансової вартості на момент встановлення такого факту з урахуванням індексів інфляції, які щомісячно визначає Держкомстат, відповідного розміру ПДВ і розміру акцизного збору за формулою:

 

Рз = [(Бв–З) × Іінф. + ПДВ] × 2,

 

де Рз – сума збитків, грн;

Бв – балансова вартість на момент встановлення фактів розкрадання, нестач, псування матеріальних цінностей;

З – знос, грн;

Іінф – загальний індекс інфляції;

ПДВ – сума податку на додану вартість, грн.

Одним із видів розрахунків із дебіторами є розрахунки за плановими платежами, тобто розрахунки, коли за умовами договору передбачена оплата не за окремими операціями постачання, а періодичним перерахуванням коштів у певні строки і у встановлених розмірах незалежно від факту отримання матеріальних цінностей від постачальника. Планові платежі та їх терміни встановлюється сторонами у договорах та здійснюються з використанням платіжних доручень. Розрахунки в порядку планових платежів використовуються за наявності постійних господарських зв’язків з юридичними особами за поставками матеріальних запасів (продуктів харчування, медикаментів тощо).

Для обліку планових платежів передбачено субрахунок 361 “Роз­рахунки в порядку планових платежів”. За дебетом субрахунку відображають проведення платежів у кореспонденції з рахунками грошових коштів. За кредитом субрахунку 361 та дебетом рахунків матеріаль­них цінностей відображають отримання запасів від постачальника.

Синтетичний та аналітичний облік зазначених розрахунків поєднується у меморіальному ордері № 7 “Накопичувальній відомості за розрахунками в порядку планових платежів”.

Для обліку розрахунків з іншими дебіторами і кредиторами призначені субрахунок 364 “Розрахунки з іншими дебіторами” і субрахунок 675 “Розрахунки з іншими кредиторами”. Такий поділ субрахун­ків для обліку розрахунків з іншими дебіторами і кредиторами в Плані рахунків має умовний характер і може визначатися установою самостійно, виходячи з переважання дебетового чи кредитового залишку за окремими аналітичними рахунками. Під іншими дебіторами і кредиторами розуміються установи, організації, особи, крім тих з них, розрахунки з якими обліковують на решті субрахунків класу 3 “Кошти, розрахунки та інші активи” і класу 6 “Поточні зобов’язання” Плану рахун­ків бухгалтерського обліку бюджетних установ.

На субрахунках 364 і 675 обліковуються розрахунки за матеріальні цінності, виконані роботи і надані послуги за пред’явленими рахунками (крім розрахунків у порядку планових платежів), розрахунки за претензіями і боргами, переданими на вирішення органами арбітражу чи суду. За дебетом субрахунку 364 записується збільшення дебіторської заборгованості, а за кредитом – її погашення. Відповідно за кредитом субрахунку 675 – збільшення кредиторської заборгованості, за дебетом – її погашення.

Синтетичний та аналітичний облік розрахунків з іншими дебіторами і кредиторами здійснюються в накопичувальних відомостях за розрахунками з іншими дебіторами і кредиторами (відповідно у меморіальних ордерах № 4 та № 6).