Тема 7. Облік запасів

 

7.1. Короткі теоретичні відомості

 

Запаси бюджетних установ – це оборотні активи в матеріальній формі, які належать установі, забезпечують її функціонування (або знаходяться в процесі виконання робіт, надання послуг) і будуть використані, як очікується, протягом одного року.

Бюджетні установи згідно зі своїми цілями і задачами виконують різні функції, тому склад запасів, що знаходяться в їх розпорядженні, може бути різноманітним.

Запаси обліковують з використанням рахунків класу 2 “Запаси” Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ.

У бухгалтерському обліку бюджетних установ запаси оцінюються за балансовою вартістю, яка поділяється на первісну, справедливу та відновлювальну.

Первісна вартість – це вартість придбання, отримання та виготовлення запасів. Справедлива вартість –це первісна вартість запасів, отриманих установою безкоштовно. Відновлювальна вартість – це пер­вісна вартість запасів, змінена після проведення їх переоцінки.

Переоцінка матеріальних запасів може проводитись за рішенням керівника установи у випадку, якщо їх балансова вартість значно відріз­няється від вартості аналогічних матеріальних запасів, придбаних пізніше.

Оцінка матеріальних запасів у бюджетних установах має три особливості:

а) витрати на наймання транспорту для перевезення запасів не збільшують балансову вартість придбаних запасів, а списуються на ви­датки за кодом економічної класифікації видатків 1135 “Оплата транспортних послуг і утримання транспортних засобів”;

б) сума ПДВ, сплаченого при закупівлі матеріальних запасів, не збільшує балансову вартість придбаних запасів, а списується на видатки установи за відповідним кодом економічної класифікації видатків при закупівлі запасів за рахунок коштів загального фонду кошторису, а також спеціального фонду, якщо установа не зареєстрована як платник ПДВ, в іншому випадку – до складу податкового кредиту;

в) у момент використання або іншого списання запасів їх оцінюють за одним із двох методів – ідентифікованої собівартості або середньозваженої собівартості.

Оприбуткування запасів здійснюється на основі документів постачальника (накладних, рахунків, рахунків-фактур тощо). На цих документах ставиться відбиток штампа бюджетної організації, який свідчить про оприбуткування цінностей, а також підпис особи, що приймає запаси на відповідальне збереження.

Матеріальні цінності можуть надходити в бюджетні установи як гуманітарна допомога. Безоплатно отримані запаси приймаються комісією, створеною наказом керівника установи, до складу якої включаються працівники бухгалтерії та представники організації вищого рівня. Про прийняття матеріальних цінностей комісія складає акт, в якому вказується найменування товарно-матеріальних цінностей, кількість і вартість отриманих матеріальних цінностей за ринковими вільними цінами на аналогічні запаси.

Матеріальні запаси зі складу установи відпускаються на господарські потреби, для переробки, виконання робіт, надання послуг, для реалізації та інше. Видача та списання запасів зі складу проводиться за накладними (вимогами), меню-вимогами, роздавальними відомостями, дорожніми листами, актами про витрачання, актами на списання, забірними картками тощо.

У бюджетних установах застосовують кількісно-сумовий метод обліку запасів. Застосування методу передбачає наступну методику облікової реєстрації.

У встановлені терміни первинні документи щодо надходження, витрачання і переміщення запасів передаються в бухгалтерію. Матеріальний відділ бухгалтерії веде аналітичний облік запасів на підставі документів про надходження та витрачання запасів у розрізі матеріально відповідальних осіб, за найменуваннями запасів, їх кількістю та вартістю у книзі кількісно-сумового обліку.

Матеріально відповідальна особа на основі прибутково-видаткових документів веде записи у книзі складського обліку. Записи у книзі систематично перевіряються бухгалтером матеріального столу та звіряються із книгою кількісно-сумового обліку. На підтвердження перевірки бухгалтер ставить свій підпис у книзі проти кожного перевіреного запису. Оскільки облік на складі і в бухгалтерії ведеться на основі тих самих первинних документів, розбіжностей бути не повинно.

У бухгалтерії ведуться також оборотні відомості за аналітичними рахунками до синтетичних рахунків запасів, які слугують для вивірення даних синтетичного та аналітичного обліку. Відомість складається щомісяця згідно з даними бухгалтерського обліку по кожній групі аналітичних рахунків у кількісному і вартісному виразі. Підсумки, виведені за кожним субрахунком, повинні відповідати даним синтетич­ного обліку.

Вартість виробничих запасів, матеріалів і продуктів харчування, що надійшли, відображається за дебетом рахунків 20 “Виробничі запаси” і 23 “Матеріали і продукти харчування” та кредитом субрахунків, призначених для обліку розрахунків з різними дебіторами і кредиторами: 361 “Розрахунки в порядку планових платежів”, 362 “Розрахунки з підзвітними особами”, 364 “Розрахунки з іншими дебіторами”, 675 “Розрахунки з іншими кредиторами”.

Витрачання запасів супроводжується записами в дебет рахунків видатків загального і спеціального фондів або виробничих витрат та в кредит рахунків, призначених для обліку матеріальних запасів.

Надходження запасів фіксують у меморіальному ордері № 6 “Накопичувальній відомості за розрахунками з іншими кредиторами”.

Для синтетичного обліку запасів у бюджетних установах застосовуються такі форми меморіальних ордерів: меморіальний ордер № 11 “Зведення накопичувальних відомостей про надходження продук­тів харчування”; меморіальний ордер № 12 “Зведення накопичувальних відомостей про витрачання продуктів харчування”; меморіальний ордер № 13 “Накопичувальна відомість витрачання матеріалів”.

Значну питому вагу у складі запасів бюджетних установ зай­мають малоцінні та швидкозношувані предмети. До складу малоцінних і швидкозношуваних предметів (МШП) відносяться предмети, тер­мін корисної експлуатації яких становить менше одного року. Інструкцією з обліку запасів бюджетних установ визначено, що до них відносяться спеціальні інструменти і пристрої для виробництва виробів виробничих навчальних майстерень або для здійснення індивідуальних замовлень; обладнання, що сприяє охороні праці; предмети технічного призначення, які не можуть бути віднесені до необоротних активів; господарський інвентар; столовий, кухонний інвентар; предмети протипожежного призначення; сценічно-постановочні засоби вартістю до 10 грн за одиницю (комплект); інші предмети, термін корисної експлуа­тації яких, як очікується, не перевищує один рік. Перелічені матері­альні цінності обліковуються на рахунку 22 “МШП” в розрізі відпо­відних субрахунків.

Особливістю обліку МШП в бюджетних установах є те, що при їх придбанні установи створюють фонд у МШП, облік якого ведеться на субрахунку 411 “Фонд у малоцінних та швидкозношуваних предметах”. Таким чином, придбання МШП відображається в обліку двома проведеннями: однією відображається факт придбання МШП, а іншою – утворення фонду в МШП у тій же сумі.

Вартість придбаних МШП відображається у дебеті субрахунку 22 “МШП” в кореспонденції з кредитом субрахунків: 361 “Розрахунки в порядку планових платежів” – при придбанні МШП в порядку планових платежів; 362 “Розрахунки з підзвітними особами” – при прид­банні МШП підзвітними особами; 675 “Розрахунки з іншими кредиторами” – при надходженні МШП, оплата за які буде перерахована пізніше; 364 “Розрахунки з іншими дебіторами” – в окремих випадках при надходженні заздалегідь оплачених МШП. Одночасно дебетують рахунки видатків загального або спеціального фондів та субрахунок 411 “Фонд у малоцінних та швидкозношуваних предметів”.

У бюджетних установах існують особливості відображення операцій щодо передачі МШП в експлуатацію. При передачі в експлуа­тацію МШП вартістю до 10 грн включно за одиницю (комплект) складають запис у дебет субрахунку 411 “Фонд у малоцінних та швидкозношуваних предметах” і кредит субрахунку 221 “Малоцінні та швидко­зношувані предмети”.

Інший порядок облікової реєстрації встановлений для МШП, вартість яких перевищує 10 грн за одиницю, а саме: передача в експлуа­тацію таких предметів відображається записом у дебет субрахунку 221/2 “Малоцінні та швидкозношувані предмети в експлуатації” і кредит субрахунку 221/1 “Малоцінні та швидкозношувані предмети на складі”.

Списання МШП проводиться в міру їх фактичного зносу на підставі актів на списання. У бухгалтерському обліку списання МШП, що стали непридатними для подальшої експлуатації, відображається записом у дебет субрахунку 411 “Фонд у малоцінних та швидкозношуваних предметах” та кредит субрахунку 221/2 “Малоцінні та швидкозношувані предмети в експлуатації”.

Після ліквідації МШП залишаються матеріальні цінності, які використовують для проведення ремонту та інших господарських пот­реб. Оприбуткування таких запасів супроводжується записом у дебет субрахунків рахунка 23 “Матеріали і продукти харчування” і кредит рахунка 71 “Доходи спеціального фонду”.

Для обліку операцій з руху МШП призначено меморіальні ордери: № 6 “Накопичувальну відомість за розрахунками з іншимикреди­торами” і № 10 “Накопичувальну відомість вибуття і переміщення МШП”.