2.4. Удосконалення обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів

На сучасному етапі розвитку суспільства важливим елементом його інфраструктури стала інформаційна технологія, яка передбачає якісно нову організацію збору, переробки і доведення інформації до користувача.

Автоматизований вибір послідовності рішення завдань забезпечує чітку організацію технологічного процесу та дозволяє уникнути небажаного повторного виконання окремих завдань. Поява відповідного програмного забезпечення дала можливість вирішення масштабних і многокомплексних завдань, а також проведення більш глибокого аналізу явищ. В зв’язку з цим в управлінні змінюється роль бухгалтерського обліку, а методологічні і методичні аспекти його організації підлягають суттєвим коригуванням. В кожний момент часу спеціалізована програма на основі сітьової моделі видає користувачу інформацію про стан системи.

В бухгалтерському обліку найбільшого ефекту від використання ПЕОМ досягають завдяки  удосконаленню його методології і організації, посилення контрольних функцій. Першочерговими завданнями автоматизації бухгалтерського обліку є раціоналізація технологій обробки облікової інформації і зниження її трудомісткості.

Для того, щоб бухгалтер був «на одній нозі» з процесом модернізації, застосовуючи комп’ютерну обробку облікових даних, необхідно постійно слідкувати за ринком пакетів бухгалтерських програм, які, в свою чергу, весь час змінюються. Це пояснюється декількома причинами.

По-перше, застарілість програм приходить разом з новим апаратним забезпеченням. Сучасні технології, більш потужні процесори, швидкість передачі даних - все це породжує необхідність в нових додатках, які в змозі ефективно використовувати нові можливості комп’ютера. З часом росте і складність програм, а отже, збільшується можливість їх некоректної роботи, що виявляється в процесі експлуатації. Іноді змінюються вимоги до типу, формату або кількості вхідних (вихідних) даних, іноді користувачів не задовольняє інтерфейс програми, тощо. Це спонукає розробників до випуску нових, виправлених версій програм.

По-друге, якою б гарною не була бухгалтерська програма - вона, скоріш, підходить для окремих організацій та для вирішення обмеженого кола задач. Зрозуміло, що в торговельному, в бюджетному або виробничому підприємстві бухгалтерії працюють по-різному, тому і програми автоматизації повинні використовуватись різні. А якщо фірма росте, з’являються нові напрямки діяльності (наприклад, роздріб поряд з оптовим продажем), тоді повинна рости та розвиватися і програма. Крім того, кожний бухгалтер зупиняє свій вибір на тій програмі, яка б відповідала не тільки його професійним запитам, але й була цікавою безпосередньо як для користувача. Тому успіх програми залежить ще й від того, який підхід розробив програміст при її створені, як він попіклувався про зручність роботи з нею, гнучкість її налагодження, сумісництво з операційними системами інших програм.

І по-третє, необхідно відзначити вплив постійних змін у методології обліку та податковому законодавстві, які мають місце в Україні в останнє десятиріччя.

На ТОВ «Лісоводське»  для ведення автоматизованого бухгалтерського обліку також використовується програма "1С: Бухгалтерія 7.7". Найбільш просте використання цієї програми на підприємстві — це уведення первинних документів, отримання оборотних відомостей, карток рахунків, головної книги, ведення каси, банку, печать платіжних документів та інше. Повні можливості програми розкриваються при веденні аналітичного обліку: облік наявності та руху товарів, матеріалів, взаєморозрахунків з постачальниками та користувачами, облік заробітної платні з урахуванням особливостей та іншого. На підприємстві облік ведеться в кількісному, сумовому, валютному виразі. З упровадженням цієї комп’ютерної програми на ТОВ «Лісоводське» бухгалтерський облік значно полегшився, печатні форми документів та звітів дозволили добитися кращого сприйняття інформації.

Аналізуючи автоматизовану систему бухгалтерії ТОВ «Лісоводське»  потрібно зауважити, що на підприємстві впроваджено тільки комплекс задач автоматизації бухгалтерського обліку. Питанням автоматизації аналізу і внутрішнього контролю майже не приділяється увага. Оскільки облік на підприємстві повністю автоматизовано, залишаються відкритими питання удосконалення програмного забезпечення, що використовується для вирішення поставлених задач. При цьому, потрібно враховувати, що впровадження нової інформаційної системи обліку включає ряд етапів, і її успіх залежить від якості проектних розробок, надійності технічних засобів, зацікавленості колективів користувачів та органів управління, які здійснюють керівництво та впровадження автоматизованих інформаційних систем. Центральною ланкою впровадження нової інформаційної системи обліку на даному підприємстві є створення комплексного автоматизованого безпаперового документообігу на основі впровадження суцільної системи обліку. Це підвищить контроль і забезпечить високу ефективність управління фінансовими ресурсами підприємства. Для кращого вирішення питань автоматизації комплексу поставлених задач велике значення має наявне програмне забезпечення цього комплексу і його ефективність.

В табл. 2.13. систематизовано склад та інформаційне забезпечення задач обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів, що насьогодні реалізовані на базовому підприємстві.

Таблиця 2.13

Склад та інформаційне забезпечення задач обліку МШП

Завдання автоматизованого обліку МШП	Вихідні документи	Форма подання	Вхідні документи
1	2	3	4
Своєчасне і достовірне документальне відображення надходжень і відпуску МШП	Відомість залишків МШП Відомість надходження МШП Відомість відпуску МШП	Документ Відеограма	Відомість введення залишків МШП Прибуткова накладна Видаткова накладна
Автоматизоване формування бухгалтерських проведень оприбуткування МШП  та транспортно-заготівельних витрат, в розрізі об’єктів аналітичного обліку	Картка рахунку 22 Картка субрахунку 229 Аналіз рахунку 22 Аналіз субрахунку 229 Аналіз рахунку 22 по видах об’єктів аналітичного обліку Звіт по проводках	Документ Відеограма	Прибуткова накладна Рахунок-фактура транспортної організації
Автоматизоване формування бухгалтерських проведень з вибуття МШП	Картка рахунку 22 Картка субрахунку 229 Аналіз рахунку 22 Аналіз субрахунку 229 Аналіз рахунку 22 по видах об’єктів аналітичного обліку	Документ Відеограма	Накладна на внутрішнє переміщення
Контроль за дотриманням норм запасів МШП і їх збереженням в місцях зберігання	Відомість МШП на складі, видах, Аналіз рахунку 22 та субрахунку 229	Документ Відеограма	Довідник норм запасів
Інвентаризація МШП та автоматизоване відображення її результатів в системі рахунків бухгалтерського обліку	Інвентаризаційний опис по складах,  Інвентаризаційний акт	Документ Відеограма	Складські документи Книги або картки  обліку МШП Акт вибуття Інвентаризаційний акт
Автоматизоване формування контрольної та аналітичної інформації до запитання	Бухгалтерська регламентована, податкова та оперативна звітність	Документ Відеограма	Наказ про облікову політику підприємства

Як було сказано раніше, облік на підприємстві ведеться з допомогою програми “1С:Бухгалтерія”. Одним з облікових ділянок є облік запасів, зокрема малоцінних та швидкозношуваних предметів.

В програмі існує модуль призначений для обліку наявності, надходження, вибуття малоцінних та швидкозношуваних предметів. 

В  функції  модуля включаються:

- ведення відомості обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів за місцями зберігання та за номенклатурними одиницями;

- реєстрація документів по руху малоцінних та швидкозношуваних предметів;

- ведення спеціальних довідників;

- формування  та  виведення  звітів  з  обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів.

Ця підсистема крім загального обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів веде їх аналітичний облік. 

 У складі підсистеми обліку малоцінні і швидкозношувані предмети класифікуються за наступними ознаками:

- за синтетичними рахунками;

- за номенклатурними номерами;

- за структурними підрозділами;

- за матеріально відповідальними особами.

 Для кожного об'єкта малоцінних та швидкозношуваних предметів вказується субрахунок, який повинен відповідати плану рахунків.

При  введенні  кодів  матеріально-відповідальних осіб програма звертається до довідника поточного  кадрового  складу.

При вирішенні завдання повинні бути розроблені наступні системи класифікаторів і кодів:

- матеріально-відповідальних осіб;

- господарських операцій;

-  бухгалтерських проводок.

Всі довідники мають приблизно однакову структуру: кожен довідник має код (МВО) та найменування (ПІБ матеріально-відповідальної особи). 

Довідник бухгалтерських проводок використовують як єдиний в інформаційній системі обліку. Він призначений для відображення в бухгалтерському обліку  господарських операцій.

Внутримашинна інформаційна база для даного завдання представлена файлами оперативних (змінних) та умовно-постійних даних, які сформовані на підставі первинних і інших вхідних документів. Для друкування кожного з вихідних документів також формуються вихідні файли. Перелік  файлів вхідних даних і результативної інформації  представлено у табл. 2.14.

Таблиця 2.14.

Перелік файлів даних

Призначення файлів	Найменування файлу	Періодичність формування
1	2	3
Вихідні	Файл залишку малоцінних та швидкозношуваних предметів	Щомісячно
	Файл надходження малоцінних та швидкозношуваних предметів	Щомісячно
	Файл вибуття малоцінних та швидкозношуваних предметів	Щомісячно
	Файл підрозділів	Одноразово при впровадженні
	Файл матеріально-відповідальних осіб	Одноразово при впровадженні
	Файл господарських операцій	Одноразово при впровадженні
	Файл бухгалтерських проводок	Одноразово при впровадженні
Результативні	Відомість обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів	Щомісячно
	Файл “Відомість наявності малоцінних та швидкозношуваних предметів за підрозділами і МВО”	Щомісячно або за вимогою
	Файл “ Реєстр синтетичного обліку (журнал)”	Щомісячно

 

В процесі облікових операцій вводиться документ, на підставі якого  відбувається  відображення  руху малоцінних та швидкозношуваних предметів.  Цей документ призводить до генерації проводок і, одночасно, до внесення змін у відомості обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів.

Управління роботою АРМб по малоцінних та швидкозношуваних предметах і вибір функцій здійснюється автономно в діалоговому режимі з використанням трирівневого меню.

Взаємодія “людина-машинна” при організації діалогових процедур полягає у виконанні послідовно визначених етапів робіт.

На першому етапі вводять поточну і розрахункову дати, а також пароль директора.

На другому етапі виводять на екран головне меню – список необхідних функцій робіт на АРМб.

На третьому етапі конкретизують види робіт вибраної функції головного меню АРМб.

На четвертому етапі виконуються функції заповнення, коригування нормативно-довідкової та первинної інформації, розрахунку, вибору необхідної вихідної інформації або відповідних програмних модулів.

Початковим етапом роботи з головним меню є введення і коригування нормативно-довідкової інформації. При цьому на другому рівні меню відображається такий перелік НДІ: довідник підрозділів, довідник матеріально-відповідальних осіб, довідник - календар,  довідник бухгалтерських проводок.

Другим етапом роботи з головним меню є робота з функцією “Операції з обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів ”.

Господарські операції в інформаційній системі обліку використовуються для розмежування робіт згідно з цільовими функціями з метою автоматизації всього процесу обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів.

При виборі в головному меню "Операції з обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів " на другому рівні меню відображаються такі режими роботи: надходження малоцінних та швидкозношуваних предметів, вибуття малоцінних та швидкозношуваних предметів та інше.

При виборі операції "Надходження" заповнюють документ “Накладна”. При вибутті малоцінних та швидкозношуваних предметів оформлюють їх списання, для цього заповнюють Акт вибуття малоцінних та швидкозношуваних предметів.

Акти оформлюються в місцях виникнення інформації (МВО). В акті зазначають всі дані, необхідні при введенні та списанні малоцінних та швидкозношуваних предметів.

Перед заповненням документів вибирають характеристики введення і вибуття малоцінних та швидкозношуваних предметів. При виборі операції надходження вводять різноманітні характеристики об’єкта, такі як група, характер надходження тощо.

Після завершення всіх операцій з введення інформації, її коригування відображають вихідну інформацію у формі документу. Документ є найпершим і достовірним джерелом контрольної інформації. Слово “документ” походить від латинського “documentum”, що означає доказ, свідоцтво. Саме за допомогою документування на практиці контролюється правильність і достовірність здійснюваних операцій, забезпечується поточний контроль за їх виконанням і діями матеріально відповідальних осіб, перевіряється обґрунтованість отримання і видачі цінностей, дотримання законності здійснених операцій.

Результативна облікова інформація в умовах застосування автоматизованого робочого місця бухгалтера формується в реальному масштабі часу, тобто спостерігається зближення процесів формування, відображення і використання вихідної інформації. Результативною інформацією бухгалтерського обліку є обліково-звітні показники, необхідні для контролю і аналізу виробничо – господарської діяльності підприємства, підготовки управлінських рішень та інформації, яка використовується з метою підтвердження вірогідності облікової інформації та аналізу. До результативної облікової інформації також відносять інформацію, призначену для використання  в подальших облікових циклах. За призначенням результативні форми документів поділяють на основні і допоміжні.

Основні документи підпорядковані функціональній меті бухгалтерського обліку та аналізу і мають відповідати всім  методологічним вимогам і правилам ведення реєстрів бухгалтерського обліку.

Допоміжні документи містять різноманітні разові і періодичні відомості, які використовуються лише з довідковою метою, безпосередньо для прийняття конкретних управлінських рішень.

За змістом розрізняють такі документи: оборотна відомість; відомість руху коштів та їх джерел; інвентаризаційні відомості; групувально – аналітичні документи; відомість для управління підприємством і т. ін. Зміст вихідних документів має забезпечувати можливість перевірити правильність результатної інформації та її відповідність інформації первинних документів.

Система формування результативної інформації має ґрунтуватися на таких загальних підходах:

Автоматизація відображення результативної інформації;

Розмежування відповідальності за відображення результативної інформації;

Регламентація процесів відображення результативної інформації зі здійсненням  контролю за їх додержанням;

Контроль результативної інформації на всіх етапах відображення;

Усунення надмірності та забезпечення відповідності результативної інформації потребам облікового персоналу;

Для обліку малоцінних і швидкозношуваних предметів на підприємстві ТОВ «Лісоводське» розроблені певні машинограми, які можна переглянути та при необхідності роздрукувати на будь-яку необхідну дату.

Перелік  вихідних документів з обліку малоцінних і швидкозношуваних предметів містить табл. 2.15.

Таблиця 2.15

Перелік та опис вихідних документів з обліку МШП

Найменування документу	Періодичність складання	Одержувач інформації	Призначення
Відомість обліку МШП на складі	Щомісячно або за вимогою	Головний бухгалтер	Надає інформацію про МШП підприємства у розрізі окремих номенклатурних номерів
Відомість обліку МШП в експлуатації по підрозділах	Щомісячно або за вимогою	Головний бухгалтер	Надає інформацію про МШП підприємства у розрізі місць експлуатації
Відомість руху  МШП в структурних підрозділах	Щомісячно або за вимогою	Головний бухгалтер	Надає інформацію про рух МШП підприємства у розрізі місць експлуатації
Розрахунок первісної вартості МШП за певний період	За вимогою	Головний бухгалтер	Надає інформацію про первісну вартість МШП
Оборотно-сальдова відомість по рахунку 22	Щомісячно або за вимогою	Головний бухгалтер	Контроль за структурою надходження та вибуття МШП
Журнал по рахунку 22	Щомісячно	Головний бухгалтер	Контроль за рухом МШП
Головна книга по рахунку 22	Щомісячно	Головний бухгалтер	Для визначення сальдо по рахунку

 

За потребою директора кожен з наведених облікових реєстрів може бути виведений на монітор, або розпечатаний за допомогою принтеру.

Для прийняття управлінських рішень щодо наявності, руху і ефективності використання малоцінних і швидкозношуваних предметів в головному меню призначена функція "Звіти", яка має такі режими роботи: «Оборотно-сальдова відомість за рахунком 22» (Додаток В); «Аналіз рахунка по субконто 22» (Додаток Г).

Першим режимом директор користується для перегляду і виявлення неправильно введеної та опрацьованої інформації. Цей режим дає можливість відображати контрольні суми згідно з відомістю обліку малоцінних і швидкозношуваних предметів за структурними підрозділами. Друга операція "Аналіз рахунка 22 по субконто" дає змогу одержувати в діалоговому режимі на АРМб інформацію, необхідну для аналізу та управління використанням малоцінних і швидкозношуваних предметів. Автоматизовано, за запитом користувача, формується інформація за даними відомості обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів або за їх наявністю  у місцях  експлуатації, за рахунками, субрахунками, кодом аналітичного обліку. Аналізуючи дані, користувачі  мають можливість здійснювати оперативне управління малоцінних і швидкозношуваних предметів і прогнозування.

Наведемо форми деяких вихідних документів, які використовується для обліку та контролю за малоцінними і швидкозношуваними предметами.

Машинограма Розрахунок первісної вартості малоцінних і швидкозношуваних предметів за певний період (Додаток Д).

Відомість обліку наявності малоцінних та швидкозношуваних предметів містить інформацію про стан малоцінних і швидкозношуваних предметів по заданим періодам часу, що важливо при контролі та аудиті наявності малоцінних та швидкозношуваних предметів на певну дату. Контроль за наявністю малоцінних та швидкозношуваних предметів здійснюється в місцях зберігання та в цілому по підприємству. Відомість наявності малоцінних та швидкозношуваних предметів приведена у Додатку 7.

Відомість, яка об’єднує всі види руху малоцінних і швидкозношуваних предметів, пов’язаних з їх переміщенням чи зі зміною вартості інвентарних об’єктів, називається Зведена оборотна відомість. Вона формується в розрізі підприємства, структурного підрозділу, матеріально-відповідальних осіб, балансових рахунків, субрахунків. Відомість приведена у Додатку 8.

Контроль за наявністю основних з малоцінних і швидкозношуваних предметів, які знаходяться в експлуатації здійснюється за допомогою Відомості наявності малоцінних і швидкозношуваних предметів в експлуатації. Аудитор (бухгалтер) перевіряє правильність обліку малоцінних і швидкозношуваних предметів по об’єктах, які знаходяться в експлуатації.

Таким чином, аудитор (бухгалтер) в режимі перегляду інвентарної картотеки та вихідних машинограм на паперових носіях має можливість отримати інформацію за необхідний період часу для аналізу та контролю за малоцінними і швидкозношуваними предметами.

При комп’ютеризації процесу ведення інвентаризації можливий контроль за наявністю малоцінних та швидкозношуваних предметів на складі, а також в експлуатації.

Однак, специфічні можливості щодо проведення інвентаризації декларуються тільки в окремих програмах. Інвентаризація в цих програмах здійснюється на підставі документа “Порівнювальна відомість”. Система автоматично підраховує залишок, що повинен знаходитись на даному складі, або в конкретному відділі по документах. Далі оператор повинен ввести реальний залишок малоцінних та швидкозношуваних предметів, що дасть можливість визначити лишки або нестачу малоцінних та швидкозношуваних предметів.