2 СКЛАДАННЯ НОМЕНКЛАТУР СПРАВ

Номенклатура справ являє собою систематизований перелік конкретних заголовків у діловодстві установи справ з зазначенням строків їх зберігання, складення у відповідному порядку. Є обов’язковим для кожної установи документом, який забезпечує встановлення єдиної системи формування справ, їх облік. Швидке відшкодування документів за змістом та різновидом, відбір документів на державне зберігання у процесі діловодства.

Розрізняють три види номенклатур справ: типова, примірна й індивідуальна окремої установи.

Типова номенклатура справ складається для однорідних за характером діяльності і структурою установ. Вона встановлює типовий склад справ з єдиною системою індексації і є нормативним документом. Примірна номенклатура справ встановлює орієнтовний склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою, і має рекомендаційний характер. Типові і примірні номенклатури справ розробляються вищими установами для мережі підвідомчих установ і використовуються ними як методичні посібники під час складання індивідуальних номенклатур.

Незалежно від наявності типової чи примірної номенклатури справ кожна установа мусить мати індивідуальну номенклатуру справ. Як правило, вона складається з номенклатур справ окремих структурних підрозділів.

Номенклатура справ структурного підрозділу розробляється особою, відповідальною за діловодство в ньому із залученням провідних спеціалістів, підписується керівником структурного підрозділу та обов’язково погоджується з особою, відповідальною за архів установи (див. додаток 36). Складається на підставі вивчення документів, що утворюються у процесі діяльності структурного підрозділу з усіх питань.

Документи після їх виконання групують у справи, яким надаються найменування (заголовки), що в стислій, узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів. Основною частиною заголовка справи є виклад питання (предмета), з якого во на заводиться.

Розміщення справ у номенклатурі структурного підрозділу мусить відповідати ступеню важливості питання, які вирішуються, з урахуванням взаємозв’язку документів, що знаходяться в конкретних справах. Як правило, першою розміщується група справ, яка включає документи вищих установ, далі – група організаційно-нормативної документації (статути, положення та ін.), потім – розпорядча документація самої установи (постанови, накази, розпорядження і т. ін.), планово-звітна документація і листування. У групі листування першими розміщуються справи, які містять листування з вищими органами.

Кожна справа, включена до номенклатури, повинна мати умовне позначення – індекс (арабськими цифрами). Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу (за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номера в межах підрозділу. За наявності у справі томів (частин), індекс проставляється на кожному томі з додаванням: т.1, т.2 тощо. Наприкінці діловодного року номенклатура справ структурного підрозділу обов’язково закривається підсумковим записом, у якому зазначається кількість і категорії фактично заведених за рік справ. Підсумковий запис скріплює своїм підписом особа, відповідальна за діловодство у структурному підрозділі (див. продовження додатка 36).

Номенклатура справ структурного підрозділу установи складається у трьох примірниках, на кожному обов’язково заповнюється гриф погодження ЕК (експертною комісією) структурного підрозділу і завідуючим архівом (особою, відповідальною за архів установи). Примірники номенклатури використовуються так:

1-й – недоторканий, зберігається у структурному підрозділі;

2-й – передається в канцелярію установи;

3-й – використовується для формування справ і пошуку потрібного документа.

Номенклатури справ структурних підрозділів після їх розгляду і аналізу зводяться канцелярією в єдину (зведену) номенклатуру справ установи.

Структурні підрозділи міністерств і відомств, які не входять до центрального апарату, складають окремі номенклатури справ, які не включаються у зведену номенклатуру справ міністерства, відомства.

Підчас розробки єдиної номенклатури справ установи, крім зведення номенклатур структурних підрозділів, вивчається і аналізується діяльність установи в цілому. При цьому використовуються статути (положення) про установу та її структурні підрозділи; штатні розписи; типові чи примірні номенклатури; номенклатури та описи справ за минулі роки; класифікатори документів і кореспондентів, які функціонують в установі; реєстраційно-контрольні картотеки; типові та відомчі переліки документів із зазначенням строків зберігання документів, враховуються завдання установи на наступний рік.

Складання зведеної номенклатури справ може ґрунтуватися на двох принципах внутрішньої побудови: структурному або функціональному. Перший використовується за чітко встановленої в установі структури, затвердженої штатним розписом. Підзаголовком у такій номенклатурі справ є назва структурного підрозділу. Першим розділом її бажано зазначати канцелярію. Наприклад: канцелярія, організаційний відділ, плановий відділ, відділ реалізації і збуту тощо.

Функціональний (тобто за напрямками діяльності) принцип використовується при розподілі основних напрямків діяльності установи між її структурними підрозділами, службами, творчими колективами і окремими виконавцями. Розділи і підрозділи номенклатури справ такої установи мають відображати управлінські функції і галузі і розміщуватися за ступенем їх важливості. Наприклад: планування, фінансування, прогнозування тощо.

У номенклатуру справ як структурного підрозділу, так і зведену по установі включаються найменування справ, що віддзеркалюють всі документальні ланки її роботи.

У номенклатури включаються і незакінчені діловодством справи, що надійшли від інших установ для їх продовження, у тому числі довідкові і контрольні картотеки номенклатури справ, документи, які утворилися за допомогою обчислювальних машин.

Справи з питань, вирішення яких триває понад один рік (перехідні справи), вносяться в номенклатуру кожного року протягом усього строку їх вирішення.

До номенклатури справ включаються справи з грифом “Для службового користування” (ДСК) та довідкові картотеки, журнали обліку документів і видань з грифом ДСК.

Справи громадських організацій розміщуються в кінці номенклатури справ установи після справ основних структурних підрозділів чи функціональних об’єднань.

У номенклатури справ не включаються друковані видання, збірники постанов, брошури. Довідники, бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформація тощо.

Зведена номенклатура справ після її остаточного доопрацювання погоджується з експертною комісією установи (ЕК, ЦЕК) і експертно-перевірною комісією відповідного державного архіву, після чого затверджується керівником установи (див. додаток 37). Установи, які не передають документи на державне зберігання, погоджують номенклатури справ з ЦЕК або ЕК вищої установи.

Як і у номенклатурі справ структурного підрозділу, так і у зведеній номенклатурі по установі протягом діловодного року у графі “Примітка” своєчасно роблять відмітки про заведення і включення нових справ, про перехідні справи, про осіб, відповідальних за формування справи, про передавання справ в архів, в інші установи для продовження тощо.

Наприкінці діловодного року номенклатура справ установи обов’язково закривається підсумковим записом (див. продовження додатка 37). Підсумковий аналіз скріплює своїм підписом завідуючий канцелярією. Про фактичну наявність заведених за рік справ повідомляється архів установи.

Зведена номенклатура справ складається у п’яти примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з державною архівною установою. Ці примірники розподіляються так:

1-й – недоторканий, зберігається в справі канцелярії;

2-й – передається до архіву установи для контролю за формуванням справ у структурних підрозділах;

3-й – направляється до відповідної державної архівної установи, з якою проводилося погодження;

4-й – використовується у поточній роботі канцелярії;

5-й – розбирається за розділами і передається відповідним структурним підрозділам або функціональним утворенням для практичної роботи.

Зведена номенклатура справ установи, як і номенклатура справ структурного підрозділу, щороку (не пізніше листопада - грудня) переглядається, аналізується і уточнюється. Після внесення відповідних змін вони передруковуються і затверджуються керівництвом відповідних рівнів.

Повторному перегляду і погодженню з архівними органами номенклатури справ підлягають один раз на п’ять років або у разі змін у структурі, функціях та характері роботи установи.