1. Поняття документообігу. Схеми руху документів

Документообіг - рух документів з організації з моменту їх отримання чи утворення до завершення виконання чи відправки.

Вірна організація документообігу сприяє оперативному проходженню документів в апараті управління, пропорційному завантаженню підрозділів та посадових осіб, що показує позитивний вплив на процес управління в цілому.

Документообіг на підприємстві здійснюється у вигляді потоків документів, що циркулюють між пунктами обробки (керівники установи та підрозділів, спеціалісти, службовці) та пунктами технічної обробки самих документів (експедиція, друкарське бюро та ін.).

Вимоги до потоків документів:

1) рух документів повинен бути прямоточним, тобто виключати непрямі маршрути;

2) принцип однократного перебування документа в одному структурному підрозділі чи в одного виконувача. Різні операції по обробці документів слід виконувати паралельно, щоб скоротити час перебування у сфері діловодства та підвищити оперативність виконання.

При проектуванні раціональних документопотоків на підприємстві складають схеми руху основних груп та видів документів. Це дозволяє встановити раціональні маршрути руху та етапи обробки документів, уніфікувати шляхи руху, порядок обробки різних їх категорій.

Схема документообігу представлена на рис. 1 для підприємства з обсягом документообігу від 25 до 100 тис. документів на рік.

діловодства. Схеми розробляються для різних категорій документів (вхідних, вихідних, внутрішніх, наказів по основній діяльності , особовому складу).

Обсяг документообігу - кількість вхідних, вихідних та внутрішніх документів підприємства за певний період часу.