3. Документ - матеріальний носій інформації. Класифікація

документів

Документ - це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у зведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу (ДСТУ 2732 - 94 «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення»). Класифікація документів - це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Мета класифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців. У поточній роботі класифікацію документів здійснюють на етапі групування їх у справи. Документи класифікуються за такими ознаками:

- спосіб фіксації інформації;

- зміст;

- назва;

вид;

складність; місце складання; термін виконання; походженні; гласність; юридична сипа; стадія виготовлення; термін зберігання; рід діяльності та інше.

За способом фіксації інформації розрізняють такі документи:

письмові, до яких належать усі рукописні та машинописні

документи, виготовлені за допомогою друкарської та

розмножувальної оргтехніки;

графічні, в яких зображення об'єктів передано за допомогою ліній,

штрихів, світлотіні. Це графіки, мали, рисунки, малюнки, схеми,

плани. Вони цінні своєю ілюстративністю;

фото - й кінодокументи - такі, що створені способами

фотографування й кінематографії. Це кіно - та фотоплівки та

фотокартки. На них можна зафіксувати ті явища, які іншим

способом зафіксувати важко чи неможливо;

фонодокументи - такі, що створюються за допомогою будь-якої

системи звукозаписування й відтворюють звукову інформацію

(наприклад, записану під час проведення засідань, зборів, нарад

тощо).

За змістом документи поділяють на: організаційно-розпорядчі;

• фінансово-розрахункові;

• постачально-збутові та інше.

Організаційно-розпорядчі документи (ОРД) - це управлінська документація, що слугує способом здійснення та регулювання процесів управління. Документи, які належать до ОРД, можна умовно поділити на такі групи:

• організаційні (положення, інструкції, правила, статути, тощо);

• розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, вказівки тощо);

• довідково-інформаційні (довідки, протоколи, акти, пояснювальні та службові записки, службові листи, відгуки, плани роботи, телеграми, телефонограми, звіти, доповіді тощо);

• з кадрових питань (заяви, накази по особовому складу, особові картки, трудові книжки, характеристики тощо(;

• особові офіційні ( пропозиції, заяви, скарги, автобіографії, розписки, доручення тощо).

За назвою розрізняють: накази, протоколи, положення, розпорядження, вказівки, інструкції, правила, статути, звіти, ордери, плани, службові листи, заяви тощо. За видами документи поділяють:

• типові, що розробляються вищими органами для підвідомчих організацій з однорідними функціями і мають обов'язковий характер;

• трафаретні, котрі виготовляються друкарським способом: незмінювана частина тексту документа друкується на поліграфічних машинах, а для змінної інформації залишаються вільні місця. Такі документи зараз найпоширеніші, оскільки на їх складанні та обробленні економиться час;

Індивідуальні, які створюються кожного разу по новому. Це

доповідні, службові, пояснювальні записки, автобіографії тощо.

За складністю документи бувають:

прості, що містять інформацію з одного питання;

складні, які містять інформація щодо двох і більше питань.

Слід урахувати, що прості документи легше оброблювати,

контролювати їх виконання, здійснювати пошук.

За місцем складання розрізняють такі документи:

внутрішні, що стосуються внутрішніх питань підприємства

(організації, установи) і не виходять за його межі;

зовнішні, тобто вхідна та вихідна кореспонденція.

За терміном виконання документи бувають:

термінові, що виконуються у строки, встановлені законом,

відповідним правовим актом, керівником, а також документи з

позначкою «Терміново»;

нетермінові, які виконуються в строки, визначені керівництвом

підприємства (організації, установи, фірми).

За походженням документи поділяються на:

службові, що стосуються діяльності підприємства(організації,

установи, фірми);

офіційно-особисті, які стосуються конкретних осіб, тобто іменні

(скарги, заяви тощо).

За гласністю документи бувають:

звичайні;

для службового користування (ДСК);

таємні;

конфедиційні та інші.

За юридичною силою документи поділяються на 6

справжні (істинні), що готуються в установленому законом порядку за всіма правилами. Своєю чергою, справжні документи бувають: чинні, нечинні. Документ стає нечинним, коли втрачає юридичну силу з будь-яких причин;.

фальшиві (підроблені), в яких зміст чи оформлення не відповідає істині. За стадіями виготовлення розрізняють такі документи:

оригінали - перші або єдині примірники офіційних документів;

копії - документи, в яких точно відтворено інформацію інших документів, а також усі їхні зовнішні ознаки чи частину їх і відповідним чином оформлені. Існують такі різновиди копій: відпуск (повна копія вихідного документа, виготовлена водночас з оригіналом через копіювальний папір); витяг (копія офіційного документа, що відтворює певну його частину і відповідно засвідчена); дублікат (повторний примірник документа, який має юридичну силу оригіналу