4. Організація контролю за виконанням документів
Завдання контролю - забезпечення своєчасного та якісного виконання документів. Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких встановлено завдання.
Обов'язковий контроль виконання: законів України, постанов Верховної Ради України, указів, розпоряджень президента України; постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України.
Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі (наказі, розпорядженні), резолюції керівника, безпосередні виконавці. Коли документ виконується кількома працівниками, відповідальним за організацію виконання є перший зазначений у резолюції.
Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на канцелярію. У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконання документів здійснює секретар.
Документи можуть бути із зазначенням і без зазначення строку виконання. Строк - у самому документі чи встановлений актом законодавства. Наприклад: листи-доручення і листи-запити установ вищого рівня - до зазначеного в них терміну або протягом ЗО днів, телеграми, в яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення - до 2 днів. Документи без зазначення строку виконання - повинні виконуватись не пізніше як за ЗО календарних днів. "Терміново" - 7 днів.
Контроль за виконанням документів включає такі види робіт:
постановку документів на контроль, формування картотеки
контрольованих документів;
перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;
попередні перевірки і регулювання ходу
виконання;
облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів;
інформування керівника про хід та підсумки виконання документів (на оперативних зборах, засіданнях колегіальних органів);
зняття документів з контролю; - формування картотеки виконаних документів. Контроль за виконанням документів здійснюється на реєстраційно-контрольних картках (РКК). Проставляють літеру К на лівому полі документа, документ передають виконавцю, а додатковий примірник РКК ставлять до контрольної картотеки.
РКК групуються у контрольну картотеку чи у розділі довідкової картотеки за термінами виконання документів, за виконавцями, групами документів (постанови, накази, рішення).
В установі з обсягом документообігу більше 25 тис. документів на рік періодично складаються переліки не виконаних у встановлений термін документів і надсилаються до структурних підрозділів.
При контролі за допомогою ПК пошук необхідної інформації здійснюється за видом документа, датою, виконавцем, кореспондентом, терміном виконання і змістом.
Після виконання документ знімається з контролю, та ж особа робить помітку на документі (РКК) про зняття з контролю.
25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49
50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 Наверх ↑