3. Претензійні листи

Претензійні листи – листи, що оформлюють обґрунтування вимог однієї організації до іншої, що стосуються порушення договірних зобов’язань.

 Такі листи є засобом урегулювання розбіжностей на добровільних засадах і є обов’язковою попередньою стадією перед позиванням через суд або арбітраж.

 Претензії подають у певні терміни залежно від їх виду. Наприклад, претензії щодо кількості та якості товарів покупець (одержувач) повинен подати відправникові не пізніше, ніж за 10 днів після складання комерційного акта. Постачальник після отримання листа у 10-денний термін повинен розглянути його і повідомити покупця про згоду задовольнити претензію або про відмову із зазначенням мотивів.

Претензії до транспортних організацій про відшкодування збитків за втрату, нестачу або пошкодження (псування) вантажу подають протягом 6 місяців. Цей термін обчислюється за псування або часткову втрату вантажу з дня його видання, а за повну втрату вантажу – після 30 діб з дня закінчення терміну постачання.

 Згідно із статутами залізниць, водного і повітряного транспорту, правилами перевезення вантажів автотранспортом органи транспорту повинні розглянути заявлену претензію у 3-місячний термін і повідомити про прийняту ухвалу. Якщо претензія стосується перевезення вантажів різними видами транспорту за одним документом, до термін її розгляду збільшується до 6 місяців. Претензії про сплату високих штрафів розглядаються транспортними організаціями протягом 45 днів.

 День подання претензії є день завдання її на пошту (за поштовим штемпелем) або день вручення постачальникові (за датою розписки).

 Претензії та додатки до них складають у трьох примірниках: перший – постачальникові, другий – заявникові, а третій додається до позовної заяви у разі розгляду справи арбітражем.

 У разі подання претензії до транспортної організації оформлюються 4-й примірник на адресу постачальника.

 Форма претензійних листів відповідає вимогам до листів як таких, однак їх зміст визначається видом претензії. Документи оформляються на бланку організації.

Претензійний лист містить такі реквізити:

1. адреса організації (підприємства), куди передається претензія (вгорі праворуч);

2. адреса організації (підприємства), що подає претензію (якщо лист оформляється не на бланку), сума претензії цифрами (вгорі ліворуч);

3. текст;

4. банківські реквізити заявника;

5. додатки із зазначенням кількості аркушів;

6. підписи директора та головного бухгалтера організації (підприємства), скріплені печаткою, якщо лист оформляється не на бланкові.

Текст листа про нестачу товарів може мати такий зміст:

- повідомлення про прибуття товару, згідно з яким прибуває партія продукції із зазначенням станції (порту) відправлення, станції (порту) призначення, дати прибуття, назви судна або номера вагона;

- назва одержаного вантажу і його документація (номер і дата розрахунку що прибув ( платіжної вимоги);

- стан товару, що прибув (якість і кількість, перелік недоотриманих цінностей у кількісному і грошовому вираженні);

- привід (підстава) для подолання претензії, тобто де, коли і за яких обставин виявлена нестача цінностей, ким і як оформлена;

- можливі причини нестачі товарів;

- конкретні вимоги сторони, що потерпіла, щодо задоволення її претензій;

- порядок і терміни виконання вимог, якщо терміни не визначені спеціальним нормативним актом;

Додатками, що є підтверджувальними документами із повною доказовою силою для обох сторін, за нестачі товарів повинні бути комерційний акт (посвідчує нестачу), транспортні документи (накладні, квитанції про перевезення вантажів тощо), розрахунок суми нестачі та ін.

 До рекламацій на якість товарі слід додати акт державної експертизи про недоброякісність товару, розрахунок суми уцінення товару, транспортні накладні, комерційний акти й інші документи, що обґрунтовують вимогу.

 Відповіді на рекламацію можуть бути такими:

- якщо ухвала ще не прийнята, подається інформація про прийняття претензії до розгляду;

- якщо претензія задовольняється повністю або частково, зазначається термін і спосіб задоволення, якщо вона не підлягає грошовій оплаті. При грошовій оплаті вказуються визначена сума, номер та дата платіжного доручення;

- якщо претензія відхиляється повністю або частково, зазначається мотиви відмови з відповідним посланням на нормативні акти й інші документи, що не обґрунтовують.

Відповідь надсилається:

- при задоволенні претензії – рекомендованим листом або телексом;

- у разі відмови в задоволенні претензії – рекомендованим листом із додаванням документів.

Основними реквізитами таких документів є:

1. назва підприємства (організації), що дає відповідь (якщо лист надсилається не на фірмовому бланку, то це зазначають в горі ліворуч);

2. адреса організації (підприємства), що виставила претензію;

3. текст відповіді;

4. підписи керівника або головного бухгалтера підприємства (організації), скріплені печаткою;

5. номер;

6. дата складання листа.

У тексті листа-відповіді обов’язково зазначають вихідні дані (номер, дата) претензії. Що надійшла на адресу організації (підприємства).

Позовні заяви

Позовна заява – документ, який передається до арбітражу або суду з проханням про стягнення з відповідача примусовим порядком претензійних сум або якого-небудь майна.

 До арбітражу або суду позивач подає документи, що підвереджують факт вживання ним заходів із урегулювання розбіжностей на добровільних засадах. Для вивчення позову потрібні документи, що його обґрунтовують: договори, акти, транспортні документи, рознарядки, розрахунки, свої і листи-відповіді, телеграми тощо. Копії позовних документів позивач повинен відправити відповідачеві, а поштова квитанція як доказ відсилання цих документів поштою додається до позовної заяви.

Реквізити:

1. Назва і адреса організації, що вчиняє позов, її відомча приналежність (штамп).

2. Дата позовної заяви.

3. Назва суду або арбітражу, до якого подається заява.

4. Назва і адреса позивача (у повній відповідності до назви, зазначеної в банківських документа).

5. Повна назва і адреса відповідача і співвідповідача (якщо він є).

6. Сума позову.

7. Назва документа.

8. Текст позовної заяви, у якій викладено суть суперечки, вжиті позивачем заходи для розв’язання розбіжностей на добровільних засадах та їх результати, що містять вимоги позивача, зазначення документів, що підтверджують позов.

9. Перелік документів із зазначенням кількості аркушів.

10. Прізвища свідків (у разі потреби).

11. Підписи службових осіб: керівника організації і головного (старшого) бухгалтера або юрисконсульта.