8. Засвідчення документа

Основні способи засвідчення документа - підписування, прикладання печатки, затвердження. Воно надає документу юридичної сили, підтверджує відповідальність певної особи за його зміст.

В установах, що функціонують на основі єдиноначальності, документи підписує одна службова особа - керівник закладу, його заступник чи керівник структурного підрозділу. Право підпису документів закріплюється в положенні або статуті установи та її структурних підрозділів. Порядок підпису документів встановлюється наказом керівника установи або інструкцією з діловодства. Підпис - обов'язковий реквізит документа. Складається з назви посади особи, яка підписує документ, її особистого підпису і розшифрування цього підпису /обидва ініціали і прізвище /. Ініціали проставляють попереду прізвища. Розшифровка підпису не береться в дужки.

Назва посади може бути короткою /ге: бланку / і повною /до й складу входить повна назва установи/, якщо документ друкується на чистому папері.

Підіте вміщується праворуч під текстом на відстані двох-трьох рядків після закінчення його /або після перерахування у додатку документів /.

Найменування посади звичайно пишеться ліворуч від прізвища, саме ж прізвище друкується тоді на рівні останнього рядка назви посади.

Начальник товарного

відділу Г. Б. Середа

У підписах під офіційними документами прийнято вказувати, крім посади, також персональні звання і вчені ступені: спочатку посада, потім персональні, почесні звання та інші звання. Завідуючий кафедрою

управління торгівлею, професор М.Д. Виноградський

Особистий підпис на документі повинен бути достатньо розбірливим /іноді виникає необхідність установлення саме того, хто підписав даний документ /. Надто широкі, розгонисті підписи справляють неприємне враження, свідчать про поспішливість або неуважність.

Два підписи або більше ставляться тоді, коли відповідальність лягає на кілька осіб. Наприклад, на протоколах - підпис голови та секретаря, на атестатах - підпис директора школи, завуча та вчителів, на договорах - підписи сторін, на фінансово-розрахункових документах - підпис керівника та головного бухгалтера.

Підписи кількох службових осіб на документах розміщуються один під одним у послідовності, яка відповідає посаді:

Директор об'єднання

їдалень А. В. Сиротенко
Головний бухгалтер М.. С. Сущук
Якщо документ підписують кілька осіб з однаковою засадою,
їх підписи розміщують на одному рівні:

Директор центрального Директор фабрики,
універмагу /особистий підпис / «Прогрес» /особистий підпис /

Т. А. Коваль Г. С. Сніженко
Коли документ підписує комісія, позначаються обов'язки по
комісії, а не посади:

Голова комісії /особистий підпис / С. Г. Боровський Члени комісії /особистий підпис / А. В. Сердюк / особистий підпис / Г. А. Ганюк

З метою підвищення юридичної сили на документах, які потребують особливого засвідчення їх дійсності, прикладається печатка.

Печатки можуть бути гербові та прості. Гербова печатка прикладається до документів, що засвідчують юридичні або фізичні права осіб: що встановлюють акти, які викликають витрату грошових коштів та матеріальних цінностей; до статутів, положень, що вимагають відповідно до нормативних актів наявності відбитка печатки. Прості печатки можуть мати різну форму: круглу, квадратну та трикутну. Герб на них не зображується. Просту печатку прикладають до документів, що виходять за межі організації, до розмножених примірників розпорядчих документів при їх розсиланні, до довідок з місця роботи і т. д.

Перелік інших документів, до яких прикладається печатка, визначає установа. Якщо печаткою засвідчується копія документа,

вона ставиться перед особистим підписом у такий спосіб, щоб захопити частину слів назви посади особи, що підписала документ.

Наприклад:

Директор готелю /підпис /А. Р. Інков
Печатка.

Після підписання деякі види документів, нормативні акти передбачають їх затвердження. Це статути та положення про підприємства та їх структурні підрозділи, штатні розклади, інструкції звіти, баланси, окремі різновиди актів та ін.

Затвердження має на меті санкціонувати поширення дії документа на певне коло підрозділів, організацій чи структурних осіб. Затвердження документів здійснюється двома способами: грифом затвердження або виданням розпорядчого документа /наказу, рішення /. Елементи грифа затвердження: слово ЗАТВЕРДЖЕНО, назва посади, особистий підпис, ініціали та прізвище особи, що затвердила документ, дата затвердження.

Наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ Директор ресторану /підпис / О. П. Білоус 05.10. 99 Гриф затвердження розмішується в правилу кутку документа

й оформляється великими літерами.

При затвердженні документа розпорядчим актом:

Наприклад: ЗАТВЕРДЖЕНО наказом директора фірми від 04. 02. 00 №16

Документ що підлягає затвердженню, отримує юридичну силу

лише з моменту його затвердження.