Тема 6. КОНТРОЛЬ І РЕВІЗІЯ МАТЕРІАЛЬНИХ ЗАПАСІВ
6.1. Завдання і джерела ревізії
6.2. Ревізія матеріально-технічного забезпечення
6.3. Ревізія збереження матеріальних цінностей
6.1. Завдання і джерела ревізії
Ефективна діяльність підприємства залежить значною мірою від організації матеріально-технічного постачання та правильного і економного використання матеріальних цінностей. Враховуючи значення матеріальних ресурсів виробничої діяльності, перед контрольно-ревізійними органами стоять такі завдання: перевірка законності операцій з руху матеріальних цінностей; перевірка забезпечення умов збереження цінностей; перевірка завдань за середнім зниженням норм витрат і еко-номії матеріальних ресурсів; перевірка правильності визначення і спи-сання на витрати виробництва вартості витрачених матеріальних цін-ностей; перевірка правильності і своєчасності проведення переоцінки матеріальних цінностей.
Джерелами ревізії матеріальних цінностей є договори, укладені між підприємством-постачальником і підприємством-споживачем, а також замовлення і специфікації, обумовлені з постачальником; норми витрат сировини, палива і т.д.; первинні документи з обліку матеріальних цінностей (товарно-транспортні накладні, накладні, рахунки-фактури, платіжні вимоги, платіжні доручення, виписки банку, товарні звіти, векселі тощо); інвентаризаційні описи, порівняльні відомості, розрахунки природних втрат; книги складського обліку; книги обліку придбання та продажу товарів; облікові реєстри; Головна книга; фінансова, оперативна та статистична звітності.
6.2. Ревізія матеріально-технічного забезпечення
Планування матеріально-технічного забезпечення великою мі-рою зумовлює ритмічну роботу підприємства з випуску продукції у заданій номенклатурі та асортименті. Тому на підприємстві, яке реві-зується, необхідно встановити питому вагу: а) матеріальних ресурсів згід-но з укладеними договорами по прямих господарських зв’язках; б) прид-баних матеріальних ресурсів на фондовій біржі. Наступним кроком ревізора є перевірка правильності та своєчасності укладення договорів, стану оперативного обліку і контролю за їх виконанням. Ревізор також виясняє, які заходи вживались до постачальників, котрі не виконують своїх договірних зобов’язань.
Для перевірки виконання договірних зобов’язань ревізор перевіряє наявність наказу по розмежуванню функцій між підрозділами та службою підприємства, які пов’язані з заготівлею матеріалів; порядок і строки надходження документації, що пов’язана з укладенням договорів; порядок оформлення, реєстрації та зберігання договору. Ревізор вибірково здійснює перевірку правильності визначення планової потреби матеріальних ресурсів. Така потреба визначається за формулою:
М = М1 + М2 + М3+ З2 – З1,
де М – планова потреба в матеріальних ресурсах за звітний період;
М1 – потреба в матеріальних ресурсах на виробництво продукції;
М2 – потреба в матеріальних ресурсах на дослідні роботи;
М3 – потреба в матеріальних ресурсах на ремонт основних засобів;
З2 – потреба в матеріальних ресурсах на створення нормативу запасів на кінець року;
З1 – запаси на початок року.
Виявивши факти завищення потреби, купівлі зайвих матеріаль-них цінностей, ревізор визначає суму придбаних матеріальних цінностей, їх кількість, час придбання тощо.
6.3. Ревізія збереження матеріальних цінностей
До умов збереження товарно-матеріальних цінностей належать: належний підбір матеріально-відповідальних осіб; організація і стан складського господарства; організація охорони складських приміщень, перепускної системи внутрішньогосподарського контролю за наявністю матеріальних цінностей.
Стосовно матеріально-відповідальних осіб ревізору потрібно з’ясувати наявність договору про матеріальну відповідальність; чи не притягалась особа до кримінальної відповідальності; правила узгодження відпуску матеріальних цінностей зі складу на виробництво.
Важливим моментом ревізії є перевірка складського господарства, збереження матеріальних цінностей, забезпеченість складських приміщень вимірювальними приладами, організація охорони та наявність сигналізації, організація видачі перепусток. Дієвим методом є інвентаризація. Інвентаризація проводиться на усіх об’єктах з залученням фахівців і обов’язково у присутності матеріально-відповідальної особи.
Дуже важливо ще до початку інвентаризації отримати усі документи з надходження та витрат матеріальних цінностей. Для цього кожний документ підписується членами інвентаризаційної комісії, проставляється дата. Звіт, який складає матеріально-відповідальна особа, теж підписується членами комісії. Під час ревізії забороняється використовувати первинні документи без позначок ревізора.
Після цього матеріально-відповідальна особа пише розписку про те, що усі первинні документи з надходжень та витрат занесені до звіту і ніяких інших документів більше не подаватиметься. Потрібно також взяти розписку про те, що на відповідальному збереженні немає матеріальних цінностей, які належать іншим організаціям чи стороннім особам. Якщо вони є, то з’ясувати які саме, чиї і де зберігаються.
Інвентаризацію проводять суцільним або вибірковим методом.
Під час ревізії слід брати до уваги факти проведення інвентаризації із зміною матеріально-відповідальних осіб. У разі виявлення порушень, коли, наприклад, під час перебування у відпустці однієї матеріально-відповідальної особи її заміняла інша без передачі матеріальних цінностей, проводиться суцільна інвентаризація. Суцільна інвентаризація проводиться й тоді, коли матеріальних цінностей небагато.
Якщо інвентаризація проводиться вибірково, доцільно перевіряти кожне п’яте найменування згідно з картотекою та оборотною відомістю. Сипучі матеріали зважуються вибірково.
За проведеною таким методом інвентаризацією не виводяться її результати, а матеріали не направляються до слідчих органів. Така інвентаризація проводиться для того, щоб пересвідчитися, чи немає великих відхилень. У тому разі, якщо вибірковою інвентаризацією ви-явлено значні розбіжності між наявними і обліковими даними, про-водиться суцільне переважування.
Оформляючи інвентаризаційні описи, треба точно вказувати назву цінностей, щоб вона збігалася з назвою, яка написана в обліковій картці чи оборотній відомості. Обов’язково мусить бути вказана оди-ниця виміру і кількість одиниць.
Усі цінності перераховуються інвентаризаційною комісією у присутності матеріально-відповідальної особи і заносяться до акту інвентаризації, який складається у двох примірниках і підписується усіма членами інвентаризаційної комісії.
У тому разі, якщо будуть знайдені недоліки щодо ненадійного зберігання матеріальних цінностей, їх необхідно вказати в акті ревізії.
Сировина, матеріали і покупні напівфабрикати, що є на робочих місцях і не оброблялися, заносяться до окремих описів матеріальних цінностей.
Результати інвентаризації оформляються бухгалтерією підприємства. За ними виводяться наявні лишки або нестача. Усі факти розбіжностей заносяться до відомостей інвентаризаційних різниць. Якщо є розбіжності даних обліку фактичної наявності матеріальних цінностей з бухгалтерськими даними, то лишки оприбутковуються з віднесенням результатів на збільшення доходу підприємств, а недостача цінностей у межах затверджених норм втрат списується на витрати виробництва. Понаднормові нестачі цінностей, а також втрати від псування цінностей відносяться на винних осіб за такими цінами, за якими вираховується обсяг шкоди, заподіяної розкраданням, нестачею, знищенням та псуванням матеріальних цінностей.
Сума до відшкодування розраховується відповідно до “Порядку визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псу-вання) матеріальних цінностей”, затвердженого постановою КМУ від 22.01.96, № 116. Понаднормові втрати і нестачі матеріальних цінностей, зокрема й готової продукції, у тому разі, якщо винуватців не встановлено або якщо у стягненні з винних осіб відмовлено судом, зараховуються на збитки підприємства.
Слід пам’ятати, що взаємозалік лишків і нестач унаслідок пересортування можна здійснити тільки щодо матеріальних цінностей однакового найменування або схожих зовні, чи упакованих тотожною кількістю у одній тарі за умови, що лишки і нестачі виникли протягом одного і того ж періоду, що перевіряється, а також протягом того часу, коли матеріальну відповідальність несла одна матеріально-відповідальна особа.
Перевіряючи результати інвентаризації, необхідно пересвідчитися, чи оприбутковано за бухгалтерським обліком виявлені лишки, чи списано, згідно з рішенням керівника господарства, на відповідні рахунки нестачі – за рахунок винних осіб, за рахунок коштів підприємства, що залишаються у розпорядженні підприємства, чи за рахунок природних втрат.
Якщо рішення керівника щодо покриття нестач неправомірне, наприклад, згідно з нормативними документами збитки слід було б віднести за рахунок винних осіб, а віднесено за рахунок коштів підприємства, то ревізор робить відповідні записи в акті.
У разі встановлення фактів нестачі великих обсягів цінностей матеріали ревізії передаються слідчим органам.
З метою перевірки достовірності відображення за даними бухгалтерського обліку руху матеріальних цінностей ревізор повинен скласти баланс руху матеріальних цінностей за їх видами з виведенням залишку матеріальних цінностей на момент інвентаризації і зіставити дані залишку балансу руху матеріальних цінностей з фактичною наявністю матеріальних цінностей.
У разі перевищення даних залишків балансу руху матеріальних цінностей над даними інвентаризації можна зробити висновок, що матеріальні цінності при надходженні не оприбутковувалися.
Якщо матеріально-відповідальною особою не велось щоденного обліку руху матеріальних цінностей, то його слід поновити.
У разі встановлення фактів списання матеріальних цінностей в обсягах, не передбачених технологічним процесом, ревізор повинен перерахувати собівартість на суму незаконно списаних матеріальних цінностей та ставити питання про відшкодування вартості цих цінностей згідно з положенням про “Порядок визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей”.