Тема 3. КОНТРОЛЬ І РЕВІЗІЯ ГРОШОВИХ КОШТІВ І БАНКІВСЬКИХ ОПЕРАЦІЙ

 

3.1. Завдання і джерела ревізії

3.2. Ревізія і контроль касових операцій

3.3. Ревізія операцій на поточному рахунку

 

3.1. Завдання і джерела ревізії

 

Як свідчать матеріали ревізій, протягом останніх років збіль-шується кількість зловживань бухгалтерами підприємств. Почастіша-ли випадки привласнення грошових коштів, в тому числі і додатково виділених із бюджету, за рахунок отримання готівки в установах банку, а також інші зловживання, пов’язані з підробкою банківських доку-ментів. Отже, перед ревізією операцій на рахунках в банку та інших грошових коштів стоять такі завдання:

1. Забезпечення збереження коштів.

2. Перевірка своєчасності, законності, достовірності операцій, відображених на рахунках у банку після надходження і списання грошових коштів.

3. Контроль за використанням грошових коштів суворо за цільовим призначенням.

4. Контроль за своєчасністю надходження і перерахування кош­тів по розрахунках з постачальниками і підрядниками, покупцями та замовниками, бюджетом, банками за позиками, з робітниками і служ­бовцями по заробітній платі.

5. Контроль за дотриманням правил та форм розрахунків із покупцями та замовниками.

6. Контроль за іншими грошовими коштами.

Джерелами ревізії операцій на рахунках банку є: виписки банку по відповідних рахунках (субрахунках) з додатками, що є підста­вою для проведення прибутково-видаткових операцій, копії платіжних доручень, доручень-вимог, заяв на виставлення акредитивів, книги грошових та розрахункових чеків і т.д.; книги аналітичного обліку ін-ших грошових коштів; облікові регістри по рахунках 31 “Рахунки в банках”, 33 “Інші кошти”; Головна книга; баланс.

 

3.2. Ревізія і контроль касових операцій

 

Після інвентаризації ревізор починає ревізію касових операцій. Вона проводиться суцільним методом перевірки видаткових та вибір-ковим методом перевірки прибуткових касових документів. При цьому перевіряється правильність їх оформлення (наявність підписів на отри-мання, заповнення реквізитів, підписів керівника і головного бух­галтера, номера документа і дати здійснення операції, номера кореспон­дентсь-кого рахунка тощо) й законності здійснення касової операції. У процесі ревізії потрібно перевірити, чи не суміщали виконання обов’язків касира особи, які працюють на посаді бухгалтера; чи не отримували виручку від реалізації матеріальних цінностей особи, пов’язані з їх виробницт-вом або відповідальні за їх зберігання.

Перевіряючи касову дисципліну, слід сконцентрувати увагу на можливих випадках використання грошей не за цільовим приз­наченням (наприклад, на господарські потреби) із сум, отриманих на виплату заробітної плати, використання касової виручки понад уста­новлені норми, на своєчасність повернення до банку невикористаних коштів, а також їх повноту, здачу в банк сум за іншими надхо­дженнями.

При підготовці прибуткових та видаткових касових ордерів вказується підстава їх складання. Ці документи повинні бути погашені штампом або написом “Оплачено”, “Одержано” із зазначенням дати і підписом касира. Відсутність штампів погашення створює умови для їх повторного використання. При перевірці прибуткових та видаткових касових ордерів потрібно також перевіряти додані до них документи. Під час перевірки журналу реєстрації слід звернути увагу на роздільну нумерацію прибуткових і видаткових касових ордерів. Пропущення порядкових номерів може свідчити про факти порушень. Результатив-ною може бути перевірка правильності реєстрації грошових чеків. Після щомісячного підрахунку кількості виписаних чеків і їх суми слід звірити з відповідними даними за касовими звітами. У разі виявлення розбіжностей з’ясовуються їхні причини.

Під час ревізії доцільно з’ясувати, чи не передав керівник свого права першого підпису іншій особі, виявити факти видачі грошей за ордерами чи платіжними відомостями, підписаними лише головним бухгалтером. Перевірка повноти і своєчасності оприбуткування готівки по касі проводиться зіставлянням прибуткових касових ордерів на отримання готівки з банку із записами в касовій книзі. Перевірка проводиться за сумами та датами отримання грошей. Зіставлянням сум і дат на оприбуткування виручки в прибуткових касових ордерах із датами і сумами, проставленими у документах на реалізацію продукції за готівку, основних фондів та інших матеріальних цінностей (за да-ними складу, цеху) в кореспонденції з рахунком 70 “Дохід від реалі-зації”, про надані послуги чи відпущені матеріальні цінності стороннім організаціям, при проведенні вибіркових зустрічних перевірок на об'єк-тах, яким надано такі послуги. Контролюється достовірність і повнота оприбуткування повернених підзвітних сум по касі з даними по креди-ту рахунку 372 і дебету 301 рахунку. Перевірка дотримання ліміту го-тівки каси – обов'язкове питання ревізії.

Перевірка готівкових видатків здійснюється зіставлянням за-писів у касовій книзі й касовому звіті з доданими видатковими ка-совими документами. При перевірці видачі підзвітних сум перевірка здійснюється по кожній особі. Перевірці підлягають наявні авансові звіти про використання готівки на потреби виробництва. Перевіряючи видані суми готівки під звіт, пов’язані зі службовим відрядженням, проводять розрахунок правильності їх визначення. Слід пам’ятати, що особа, яка була у відрядженні, протягом трьох робочих днів після по-вернення має подати в бухгалтерію звіт про витрачання готівки, а невитрачену готівку повернути в касу.

Платіжні відомості на виплату зарплати, премій перевіряються у такій послідовності: відповідність платіжних відомостей розра­хунковим відомостям; правильність підсумовування і дублювання їх прописом; наявність на платіжних відомостях підписів керівника і головного бухгалтера, працівників, які склали і їх перевірили; наяв­ність підписів одержувачів грошей; наявність записів про депонування сум. Бувають випадки, коли по касі списується готівка за оплаченими раніше вилученими з архіву документами, тому доцільно звіряти пла­тіжні відомості з табелями обліку робочого часу. За допомогою ревізії слід звірити дані видаткових касових ордерів з сумою готівки, яку було здано до банку за квитанціями.

При списанні готівкових сум на виплату зарплати особам не-спискового складу за видатковими касовими ордерами або платіжними відомостями треба зіставити суми та підписи осіб у платіжних доку­ментах із підписами і сумами у трудових угодах, а також провести зуст-річні перевірки достовірності виконаних робіт та отриманих коштів.

Перевірка відповідності сум в облікових регістрах включає:

– звіряння сум, що відображені у відомості та журнал-ордері “Каса” по дебету рахунка 301 “Каса в національній валюті”, із даними журнал-ордера “Поточний рахунок”, кредит рахунка 311 “Поточні ра-хунки в національній валюті” та відповідних реєстрів з іншими по-точними рахунками у банках, у тому числі валютних;

– звіряння підсумкових сум відомості, журнал-ордеру “Каса” із даними Головної книги;

– звіряння відповідності сальдових залишків по рахунку 301 “Каса в національній валюті” із даними Головної книги та відповід-ними рядками балансу.

Порушеннями правильності оформлення касових документів вважаються: відсутність підписів керівника, головного бухгалтера; відсутність доручення чи неправильне оформлення його при виплаті третій особі; невідповідність суми видаткового ордера сумі, що до-зволена керівником за заявою, незрозумілість підпису, відсутність знака погашення документів; наявність при касовому ордері фіктивних документів. Такі документи необхідно негайно вилучити, залишивши їх копії чи розписку про вилучення. Важливою ділянкою ревізії ка­сових операцій є перевірка правильності їх відображення на рахунках бухгалтерського обліку, внаслідок допущених тут “помилок” прово­дяться записи на рахунки, що дають можливість списувати суми, які розкрадаються. Ревізор повинен зіставити суми, що позначені по дебету рахунка “Каса”, із записами по кредиту кореспондуючих рахун­ків у відповідних журнал-ордерах, а по операції, що відображені по кредиту цього рахунка, – з кореспондуючими рахунками по дебету, у відповідних відомостях. Записи журнал-ордерів та відомостей звіря-ються із записами в Головній книзі. Результати ревізії каси можна оформляти окремим актом або виділяти їх окремим розділом у за­гальному акті ревізії.

 

3.3. Ревізія операцій на поточному рахунку

 

Для збереження грошових коштів і здійснення розрахунків установи банку відкривають всім підприємствам незалежно від форм власності рахунки, що регламентується ЗУ “Про банки і банківську діяльність” від 7.12.2000, № 2121–ІІІ та “Інструкцією про порядок від-криття, використання і закриття рахунків у національній та іноземній валютах”, затверджена постановою Правління НБУ від 12.11.2003, № 492.

Під час ревізії операцій на рахунках коштів у банку необхідно провести зустрічні перевірки, а головне, ретельно перевірити взаємо­пов’язаність первинних документів по однорідних операціях. Для цього зіставляють дані записів бухгалтерського обліку та первинних документів. Зловживання, якщо вони існують, бажано виявляти на самому об’єкті перевірки, не сподіваючись на те, що необхідні ре-зультати встановлюватимуться безпосередньо в установі банку. Не виключено, що деякі працівники банку можуть бути причетними до зловживань, що не раз підтверджували результати ревізій. Ревізія опе-рацій на рахунках у банку починається з перевірки наявності усіх виписок банку за поточним рахунком і відповідності зазначених у них показників даним бухгалтерського обліку. При цьому виписки пере-віряються у хронологічній послідовності для того, щоб вияснити, чи правильно перенесено залишок з попередньої виписки до наступної. Не менш важливо пересвідчитись у правильності відо­браження в об-ліку сум оборотів за дебетом і кредитом поточного рахунка. За умови, якщо бухгалтерські проведення за банківськими операціями складено правильно, розбіжностей між залишками коштів і сумами оборотів за даними бухгалтерського обліку не може бути. Якщо є розбіжності, то ревізор уважно їх розглядає, щоб переконатися в тому, чи були зло-вживання при цьому з боку працівників бухгалтерії. Одне з найваж-ливіших і обов’язкових завдань ревізії операцій на рахунках в установі банку – перевірка достовірності виписок, які банк видає підприємству, наявності штампів і підписів працівників установ банку на доку-ментах, що додаються. Ревізор перевіряє наявність усіх додатків до виписок, що засвідчують здійснення тієї чи іншої операції. У тому ви-падку, якщо відсутні додатки, які підтверджують здійснені операції або у виписках є виправлення, підчищення, ревізор зобов’язаний взяти копії всіх документів в установі банку.

Враховуючи те, що усі банківські установи в Україні перейшли на комп’ютерну систему обліку і банківські виписки видаються клієнтам на кожний день здійснення операцій, необхідно звірити вхідні і вихідні залишки не лише за випискою, а й за датами здійснення попередніх операцій. Це дає змогу виявити знищені банківські випис­ки за конкретний день, за якими проводяться дві операції – надхо­дження коштів і перерахування різним організаціям в рахунок оплати товарів (робіт, послуг), які за даними бухгалтерського обліку не опри­бутковуються і не знаходяться в залишках при проведенні інвента­ризації. Ревізор повинен звірити номери корінців грошових чеків з банківськими виписками, пам’ятаючи про те, що три останні цифри номера чека заносяться до виписки, а вже потім перевірити одержання і повноту оприбуткування грошових коштів за касовою книгою. Якщо у банківській виписці відсутній номер корінця чека, а сам чек у чековій книжці відображено як зіпсований, то це свідчить про можливе зло-вживання. В такому разі необхідно провести зустрічну перевірку в установі банку по цій операції. Якщо виникають розбіжності між аналітичним і синтетичним обліком по операціях з поточним рахунком, то необхідно, аж до звіряння із Головною книгою, переконатись у правильності складання журнал-ордера по поточному рахунку. При цьому перевіряється кореспонденція рахунків та визначення сум оборотів. Оскільки у виписці банку є лише цифрові дані, то ревізору важливо знати побудову та код умовних цифрових позначень змісту операцій. При цьому необхідно знати, що записи у виписці мають протилежне значення для підприємств і означають по дебету змен­шення, а по кредиту – надходження коштів.

За даними кодів, суцільним методом перевіряють повноту над-ходження грошей на рахунок банківської установи. Після порівняння виписок банку з доданими до них первинними документами, встанов-лення правильності підрахунків сум оборотів, початкового і кінцевого сальдо, ревізору необхідно перевірити сутність господарських опера-цій, а саме законність надходження або списання грошових коштів з рахунку підприємства. З цією метою, крім взаємного звіряння (по-рівняння сум за відповідними документами), необхідно пересвідчитися у реальності здійснення господарської операції.

Практика КРР показує, що трапляються випадки, коли під­приємства перераховують гроші за придбані товари, які насправді не надійшли на склад; надійшли, але не того асортименту, що зазначено в документах; перераховані за придбання матеріальних цінностей і віднесені в дебет рахунків по обліку витрат, а фактично одержані цін­ності відображено в обліку по дебету “Матеріали” і кредиту “Роз­рахунки з підзвітними особами”. За результатами ревізії складають проміжний акт, в якому вказуються пропозиції та заходи щодо попе­редження виникнення зловживань у майбутньому.