Тема 5. Первинне спостереження, документація та інвентаризація

 

 Документація та її необхідність

 Класифікація документів

 Завдання та види інвентаризації

 Техніка проведення інвентаризації

 

5.1. Документація та її необхідність

 

Кожна господарська операція оформляється документом. Пер­винні документи є основою бухгалтерського обліку. Як правило, уже в перший день своєї роботи бухгалтер має справу з ними. Бухгалтер­ський облік починається з оформлення первинного документа. Тільки він є підставою для наступних записів на рахунках бухгалтерського обліку.

Первинні документи – це письмові свідоцтва, що фіксують та підтверджують господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення.

Оформлення господарських операцій документами називається документацією або документуванням. Вона є елементом методу бухгал­терського обліку і обов’язковою умовою для відображення операцій в обліку засобом суцільного і безперервного спостереження та контролю за діяльністю підприємства.

Порядок документального оформлення господарських операцій визначено “Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку”, затвердженим наказом Мінфіну України від 24.05.1995 р., № 88 та іншими інструктивними матеріалами.

Заповнення в документі всіх його реквізитів називається скла­данням документа, а проставляння дозволяючи написів, резолюцій, віз, печаток і штампів на цьому документі – оформленням.

Документацію ще називають документуванням або первинним обліком. Він є початковою стадією та основою бухгалтерського обліку.

Первинні документи повинні складатися українською мовою.

Документи повинні бути складені своєчасно, містити досто­вірну інформацію та правильно оформлені.

Показники, що містяться документі, називаються його реквізитами.

Первинні та зведені облікові документи можуть бути складені на паперових або магнітних носіях і повинні мати такі обов’язкові реквізити:

– назву документа (форми);

– дату і місце складання;

– назву підприємства, від імені якого складено документ;

– зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру гос­подарської операції;

– посади осіб, відповідальних за здійснення господарської опе­рації та правильність її оформлення;

– особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифіку­вати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Прибуткові касові ордери і квитанції до них, а також видаткові документи мають заповнюватися бухгалтером лише чорнильною або кульковою ручкою, за допомогою друкарських машинок, комп’ютерних засобів чи іншими способами, які забезпечили б належне збереження цих записів протягом установленого для зберігання документів терміну.

Виправлення у прибуткових та видаткових касових і банків­ських документах забороняються.

У випадках, установлених законодавством, а також міністерст­вами та відомствами України, бланки первинних документів можуть бути віднесені до бланків суворої звітності. Такі бланки друкуються за зразками типових або спеціалізованих форм, затверджених відповідно Мінстатом за погодженням з Мінфіном України або міністерствами і відомствами за погодженням з Мінстатом і Мінфіном України, з обов’язковим друкуванням на бланках квитанцій, білетів, талонів, абонементів тощо їх номінальної вартості.

Всі бланки суворої звітності підлягають нумерації, порядок нанесення якої (нумератором, друкарським способом) встановлюють міністерства і відомства.

Неправильно заповнений або зіпсований бланк погашається перекреслюванням і зберігається до його списання за актом.

Порядок використання та обліку бланків первинних документів суворої звітності, а також коло господарських операцій, оформлення яких провадиться на таких бланках, установлюються окремими нормативними актами.

Записи у первинних документах, облікових регістрах повинні бути чіткими, без підчисток, забруднень та інших дефектів, здійснюва­тися тільки чорнилом темного кольору, пастою кулькових ручок, за допомогою друкарських машинок, принтерів, засобів механізації та ін­шими засобами, які забезпечили б збереження цих записів протягом установленого терміну зберігання документів та запобігли б внесенню несанкціонованих непомітних виправлень.

Вільні рядки в первинних документах підлягають обов’язко­вому прокреслюванню.

Керівник установи, підприємства затверджує перелік осіб, які мають право давати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійс­нення господарської операції, пов’язаної з відпуском (витрачанням) грошових коштів і документів, товарно-матеріальних цінностей, нема­теріальних активів та іншого майна. Кількість осіб, які мають право підписувати документи на здійснення операцій з видачі особливо дефіцитних товарів і цінностей, бланків суворої звітності, повинна бути обмежена.

Відповідальність за своєчасне і якісне складання документів, передачу їх у встановлені графіком документообігу терміни для відоб­раження у бухгалтерському обліку, за достовірність даних, наведених у документах, несуть особи, які склали і підписали ці документи.

Первинні документи підлягають обов’язковій перевірці пра­цівниками, які ведуть бухгалтерський облік, за формою і змістом, тобто перевіряється наявність у документі обов’язкових реквізитів та відповідність господарської операції чинному законодавству, логічна ув’язка окремих показників.

Забороняється приймати до виконання первинні документи на операції, що суперечать законодавчим і нормативним актам, встанов­леному порядку приймання, зберігання і витрачання грошових коштів, товарно-матеріальних цінностей та іншого майна, порушують договірну і фінансову дисципліну, завдають шкоди державі, власникам, іншим юридичним і фізичним особам. Такі документи повинні бути передані головному бухгалтеру підприємства, установи для прийняття рішення.

Первинні документи, що пройшли обробку, повинні мати від­мітку, яка виключає можливість їх повторного використання: при руч­ній обробці – дату запису в обліковий регістр, а при обробці на обчис­лювальній установці – відбиток штампа оператора, відповідального за їх обробку.

5.2. Класифікація документів

 

Документи класифікують за наступними ознаками:

За призначенням документи поділяють на розпорядчі, вико­навчі, бухгалтерського оформлення і комбіновані.

Розпорядчі документи – це такі, які містять розпорядження (дозвіл) на здійснення операції. До них належать накази на прийняття на роботу, накази про звільнення, чеки на одержання грошей її банку, доручення тощо.

Виконавчі документи – це такі, які підтверджують факт здійс­нення операції. Наприклад, акт на оприбуткування приплоду тварин підтверджує одержання тварин від приплоду.

Документи бухгалтерського оформлення – це такі, якими оформ­ляють різні бухгалтерські записи. До них належать довідки, розрахунки з нарахування амортизації основних засобів, розрахунки з розподілу загальновиробничих витрат та інші. Ці документи складають, як правило, працівники бухгалтерії. Їх призначення полягає в технічній підготовці облікових записів. Такі документи не відображають безпосе­редньо господарські операції.

Комбіновані документи – це такі, які об’єднують функції де­кількох документів (розпорядчих, виконавчих і бухгалтерського оформ­лення). Наприклад, видатковий касовий ордер, за яким видають гроші з каси, на першому етапі містить розпорядження касиру видати гроші (розпорядча функція). Після видачі грошей цей документ відображає виконавчу функцію і слугує виправданням за видані гроші. На наступному етапі за касовим ордером відображають кореспонденцію рахунків, тобто виконується функція бухгалтерського оформлення.

За характером задокументованих операцій документи поді­ляють на грошові, матеріальні і розрахункові.Грошові документи при­значені для оформлення грошових операцій, матеріальні – матеріаль­них операцій,розрахункові – розрахункових операцій.

За ступенем узагальнення документи поділяють на первинні і зведені. Первинні документи – це такі, які безпосередньо відобража­ють операцію. На основі первинних документів складають зведені, які використовуються для систематизації та узагальнення інформації, уже зафіксованої в первинних документах. Наприклад, накладна на видачу матеріалів зі складу є первинним документом, а звіт про рух матеріаль­них цінностей, що складений на підставі первинних документів, є зведеним документом. Первинні документи додають до зведеного доку­мента, що узагальнює їх зміст. Зрозуміло, що зведені документи без первинних юридичної сили не мають.

За способом використання документи поділяють на разові та накопичувальні. Разові документи використовуються для здійснення і відображення операції один раз. За накопичувальним документом однорідна операція може здійснюватися більше ніж один раз. Його використовують для бухгалтерських записів тільки після закінчення останньої операції та підбиття підсумків. Наприклад, за однією наклад­ною можна одержати цінності на складі тільки один раз, а за лімітно-забірною карткою цінності можна одержувати декілька разів у межах встановленого загального ліміту. Використання накопичувальних документів веде до зменшення кількості бухгалтерських документів.

За місцем складання документи поділяють на внутрішні і зов­нішні. Внутрішні документи складають і використовують на одному підприємстві. До зовнішніх документів відносять такі, які надходять на підприємство зі сторони або видаються для використання за межі да­ного підприємства.

За технікою формування документи є паперові (складаються на папері) і машинні (складаються за допомогою обчислювальної техніки).

Отже, кожний документ залежно від ознаки класифікації від­носять до різних груп. Наприклад, видатковий касовий ордер: за приз­наченням – комбінований документ; за характером задокументованих операцій – грошовий; за ступенем узагальнення – первинний; за спосо­бом використання – разовий; за місцем складання – внутрішній; за тех­нікою формування – паперовий документ.

 

5.3. Завдання та види інвентаризації

 

Записи в бухгалтерському обліку здійснюються на підставі до­кументів. Але на підприємстві відбуваються також процеси, які доку­ментально не оформлені. Це природні втрати матеріальних цінностей (усушка, утруска, випаровування, розливання), їх псування, крадіжки. Можуть мати місце невиявлені помилки в бухгалтерських записах. Усе це обумовлює можливість невідповідності між даними бухгалтерсь­кого обліку і фактичною наявністю цінностей. Для виявлення і лікві­дації зазначених фактів невідповідності проводиться інвентаризація.

Інвентаризація – це перевірка в натурі наявності та стану мате­ріальних запасів та вкладень підприємства, розрахунків і зобов’язань та звірка фактичної наявності з даними бухгалтерського обліку.

Інвентаризація є складовим елементом методу бухгалтерсь­кого обліку, тому вона виявляється у більш широкому значенні, ніж просто техніка приведення даних бухгалтерського обліку у відповід­ність із фактичним станом справ.

Основними завданнями інвентаризації є:

а) виявлення фактичної наявності матеріальних запасів, нема­теріальних активів, коштів, цінних паперів та інших грошових доку­ментів, обсягів незавершеного виробництва в натурі;

б) підрахунок лишку або нестачі запасів і коштів шляхом зі­ставлення фактичної наявності з даними бухгалтерського обліку;

в) виявлення запасів, які частково втратили свою первісну якість, застарілих фасонів і моделей, а також матеріальних цінностей, що не використовуються;

г) перевірка дотримання умов та порядку зберігання запасів та грошових цінностей, а також ефективності експлуатації основних засобів;

д) встановлення реальної вартості зарахованих на баланс ос­новних засобів, виробничих запасів, цінних паперів, фінансових вкла­день, грошових коштів, дебіторської і кредиторської заборгованостей.

Інвентаризації класифікують за певними ознаками. За обсягом є повні і часткові інвентаризації. Повнаінвентаризація охоплює всі засоби, кошти і розрахунки підприємства, проводиться одночасно у всіх матеріально відповідальних осіб. Часткова інвентаризація охоп­лює один вид засобів або проводиться в окремої відповідальної особи. Повна інвентаризація є громіздким заходом, а тому вона проводиться тільки за форс-мажорних обставин та перед складанням річної фінан­сової звітності.

Перевірки можуть бути суцільні (перевіряється фактична наяв­ність усіх без винятку цінностей) та вибіркові(перевіряється фактична наявність окремих видів цінностей, здебільшого дефіцитних або надто коштовних).

Залежно від організації контролю інвентаризації є плановими та позаплановими. Планові інвентаризації передбачені планом конт­рольно-ревізійної роботи і проводяться у запланований термін. Позапланові інвентаризації проводяться у неплановому порядку, що пов’я­зано, як правило, із непередбаченими обставинами – стихійне лихо, крадіжка, вимоги судово-слідчих органів тощо.

За часом проведення розрізняють місячні, квартальні, піврічні та річні інвентаризації.

Відповідальність за проведення інвентаризації несе керівник підприємства. Кількість їх, дати проведення, перелік майна і зобов’язань, що підлягають інвентаризації, самостійно визначається підприємством, крім випадків, коли проведення інвентаризації є обов’язковим.

Згідно з “Порядком подання фінансової звітності” (затв. поста­новою КМУ від 28.02.2000 р., № 419) проведенняінвентаризації є обо­в’язковим.

 

5.4. Техніка проведення інвентаризації

 

Для проведення інвентаризаційної роботи на підприємстві роз­порядчим документом їх керівника створюються постійно діючі інвентаризаційні комісії у складі керівників структурних підрозділів, голов­ного бухгалтера, які очолюють керівник підприємства або його заступник.

До початку проведення інвентаризації в присутності комісії матеріально відповідальна особа складає звіт про рух матеріальних цінностей і разом з документами здає до бухгалтерії.

Наявність цінностей при інвентаризації встановлюється шля­хом обов’язкового підрахунку, зважування, обміру у порядку їх роз­міщення у даному приміщенні. Вона повинна проводитися в присут­ності матеріально відповідальних осіб. Результат інвентаризації заносять до інвентаризаційних описів. На кожній сторінці в кінці опису підраховують підсумки шляхом додавання в натуральних вимірниках (штуки, кілограми, метри тощо), записують їх словами. Описи підписують члени інвентаризаційної комісії.

Для оформлення наслідків інвентаризації застосовуються ти­пові форми документів. Вони можуть бути заповнені від руки або засо­бами обчислювальної техніки. У цих документах помарок і підчисток не допускається. Помилки виправляють шляхом закреслення неправильних записів і написання зверху правильних. Виправлення повинні бути під­тверджені підписами членів комісії та матеріально відповідальної особи.

Результати інвентаризації з пропозиціями про врегулювання інвентаризаційних різниць відображаються в протоколі комісії та акті.

Під час інвентаризацій приймання і видача матеріальних цін­ностей обмежується. На прибуткових документах, які надійшли під час інвентаризації, матеріально відповідальна особа за присутності членів інвентаризаційної комісії за підписом її голови робить позначку “Після інвентаризації”. Позначка робиться в аналогічному порядку також і на видаткових документах. Цінності, що надійшли під час інвентаризації, заносять в окремий опис.

Для визначення результатів інвентаризації бухгалтерія підпри­ємства складає порівняльні відомості щодо цінностей, в яких установ­лені відхилення від даних обліку. За лишками, нестачами і псуванням цінностей інвентаризаційна комісія повинна мати письмові пояснення матеріально відповідальних осіб.

При регулюванні інвентаризаційних різниць взаємний залік лишків і нестач внаслідок пересортиці може бути допущено тільки щодо товарно-матеріальних цінностей однакового найменування і в тотож­ній кількості за умови, що лишки і нестачі утворились за один і той же період, що перевіряється, та у однієї і тієї ж особи, яка перевіряється.

Інвентаризаційні різниці регулюються в такому порядку:

1. Виявлені лишки оприбутковуються: дебет рахунків 10, 20, 21, 22, 26, 27, 28 (рахунки для обліку матеріальних цінностей), кредит рахунка 74 “Інші доходи”.

2. Нестачі списуються: дебет рахунка 94 “Інші витрати опера­ційної діяльності”, кредит рахунків 10, 20, 21, 22, 26, 27, 28.

Якщо встановлено, що нестачі та втрати виникли внаслідок зловживань, відповідні матеріали протягом п’яти днів після встановлення нестач і втрат підлягають передачі органам попереднього слідства, а на суму виявлених нестач і втрат подається цивільний позов.

Протокол інвентаризаційної комісії повинен бути у 5-денний термін розглянутий і затверджений керівником підприємства або орга­ном, який призначив інвентаризацію.

Результати інвентаризації відображаються у бухгалтерському обліку в тому місяці, в якому закінчена інвентаризація, але не пізніше грудня звітного року.