Глава 5. Проектирование системы экономической документации

5.1. Понятие унифицированной системы документации

Основной компонентой внемашинного информационного обеспечения ЭИС явля­ется система документации, используемой в процессе управления экономическим объек­том. Под документом понимается определенная совокупность сведений, используемая при решении экономических задач, расположенная на материальном носителе в соответ­ствии с установленной формой. Документ рассматривается как специальный знак эконо­мического языка, имеющий единство формы, содержания и материального носителя и об­ладающий следующими свойствами:

полифункциональности, поскольку документ может предназначаться для выпол­нения функций регистрации информации о состоянии элементов и процессов, происходя­щих в экономической системе, для обработки, хранения этой информации и для передачи ее на расстояние;

наличие юридической силы, обеспечиваемой присутствием подписи должностных лица, благодаря которым подтверждается достоверность содержащейся в документе ин­формации.

Система документации - это совокупность взаимосвязанных форм документов, регулярно используемых в процессе управления экономическим объектом. Отличитель­ной особенностью системы экономической документации является большое разнообразие видов документов, которые можно классифицировать по следующим признакам:

по степени официальности (документы утвержденной и неутвержденной формы);

по отражаемой стадии воспроизводства (производство, торговля и т. д.);

по уровню управления (государственный уровень, уровень министерства, уро­вень объединений, предприятий и организаций);

по принадлежности к определенной функции управления (прогнозирования, планирования, учета, контроля, анализа, нормирования, оперативного управления и др.);

по отношению к экономической системе (внешние и внутренние);

по отношению к ЭИС (не обрабатываемые в системе документы и обрабатывае­мые в системе);

по отношению к задаче (первичные документы, промежуточные и результатные документы);

по способу заполнения (документы ручного заполнения; полуавтоматического, при котором часть информации заносится в документ автоматически из справочников, а оставшаяся часть с помощью ручного набора на клавиатуре; автоматического получения, осуществляемого с помощью ЭВМ);

по способу чтения и обработки (документы визуального чтения и ручной обра­ботки, машинно-ориентированные документы, машиночитаемые документы);

по периодичности (годовые, квартальные, месячные и т.д.);

по срочности (срочные, не срочные).

Существующие системы документации, характерные для неавтоматизированных ЭИС, отличаются большим количеством разных типов форм документов, большим объе­мом потоков документов и их запутанностью; дублированием информации в документах и работ по их обработке и, как следствие, низкой достоверностью получаемых результа­тов. Обработка документов в таких системах занимает более 40 % времени работников управления. Для того, чтобы упростить систему документации, используют следующие два подхода:

проведение унификации и стандартизации документов;

введение безбумажной технологии, основанной на использовании электронных документов и новых информационных технологий их обработки.

Рассмотрим содержание каждого из подходов. Унификация документов выполня­ется путем введения единых форм документов в результате осуществления синтаксиче­ской и семантической унификации. Таким образом, вводится единообразие в наименова­ния показателей, единиц измерения и терминов, в результате чего получается унифицированная система документации.

Унифицированная система документации (У СД) - это рационально организован­ный комплекс взаимосвязанных документов, который отвечает единым правилам и требо­ваниям и содержит информацию, необходимую для оптимального управления некоторым экономическим объектом. По уровням управления, для которых разрабатываются УСД, они делятся на межотраслевые (общесистемные) системы документации, используемые на всех предприятиях страны, отраслевые, применяемые только на предприятиях конкретной от­расли, и системы документации локального уровня, т.е. обязательные для использования в рамках предприятий или организаций.

В настоящее время разработаны следующие виды УСД на межотраслевом уровне:

стандартов и технических условий,

проектно-конструкторской и технологической документации,

проектной документации по капитальному строительству,

плановой документации,

статистической отчетности,

первичной учетной документации,

финансовой первичной и отчетной документации,

бухгалтерской документации бюджетных организаций и объединений,

организационно-распорядительной документации,

документации по материально-техническому снабжению,

документации по ценообразованию и торговле.

Любой тип УСД должен удовлетворять следующим требованиям:

документы, входящие в состав УСД, должны разрабатываться с учетом их ис­пользования в системе взаимосвязанных ЭИС;

УСД должна содержать полную информацию, необходимую для оптимального управления тем объектом, для которого разрабатывается эта система;

УСД должна быть ориентирована на использование средств вычислительной тех­ники для сбора, обработки и передачи информации;

УСД должна обеспечить информационную совместимость ЭИС различных уровней;

все документы, входящие в состав разрабатываемой УСД и все реквизиты- признаки в них, должны быть закодированы с использованием международных, общесис­темных или локальных классификаторов.

5.2. Проектирование унифицированной системы документации ЭИС

При разработке системы документации в ЭИС проектировщик должен решать сле­дующие проблемы: спроектировать и унифицировать новые документы; отобрать доку­менты, которые будут использоваться в ЭИС без изменений; выявить в существующей системе те документы, которые надо унифицировать.

В процессе проектирования можно выделить три этапа работ (см. рис. 5.1.):

построение новых форм документов;

унификация всей системы документации;

разработка инструкций и методических материалов, регламентирующих работу пользователей с системой документации.

Рассмотрим содержание работ, выполняемых на каждом этапе.

На первом этапе выполняются шесть работ. Содержание первой работы - «Опре­деление состава результатных показателей» зависит от того, какие формы документов проектируются. Выделяются первичные и результатные документы, состав которых выяв­ляется после разработки всех постановок задач. При этом в первую очередь проектируют­ся формы результатных документов, а затем первичных.

На второй работе - «Определение состава первичных показателей» выявляется полный состав первичных - исходных показателей, на базе которых рассчитываются ре­зультатные показатели, отражаемые в формах результатных документов.

На третьей работе - «Разбиение показателей по формам документов» определя­ется содержание форм результатных документов и форм первичных документов. Разбие­ние показателей по формам осуществляется по семантической близости показателей и по их алгоритмической увязке при расчете результатных показателей. Если проектировщик разрабатывает формы результатных документов, то критерий алгоритмической увязки по­казателей является главным. Например, обоснованным считается включение в один ре­зультатный документ - «Ведомость отпуска товаров со склада за месяц» следующей груп­пы показателей: «количество отпущенных товаров со склада по накладной», «цена товара», «стоимость отпущенных товаров по накладной», «итого стоимость отпущенных товаров по номенклатуре за месяц», «итого стоимость отпущенных товаров по каждому складу» и «по всем складам».

Если проектируются формы первичных документов, то основным критерием явля­ется семантическая близость показателей, под которой понимается наличие общих типов и значений реквизитного состава этих показателей. Например, в первичный документ - «Накладная на отпуск товара» правильным считается включение следующих показателей: «количество отпущенных товаров определенной номенклатуры со склада на определен­ную дату», «цена товара этого вида номенклатуры», «стоимость отпущенных товаров это­го вида номенклатуры на определенную дату».

На четвертой работе осуществляется выбор типа носителя для документа. Если документы первичные, то носителем является бумага формата А4 или А5. Если проекти­руются результатные документы, то тип и форма выдачи результатной информации зави­сит от характера решаемой задачи. Например, если решается прогнозная задача, при по­лучении результатов которой применяются методы корреляционного или регрессионного анализа, то основным носителем будет экран ЭВМ, на который будут выданы графики, и бумажный носитель.

 

 

 

 

 

Рис.5.1. Схема процесса проектирования УСД (Начало)

2. ЭТАП

 

Рис.5.1. Схема процесса проектирования УСД (Продолжение)

 

Если решается задача математического моделирования, то информация выдается на экран или рулонную бумагу. При решении задачи оперативного управления основным но­сителем будет являться экран. В качестве критерия выбора носителя можно использовать показатели надежности хранения информации, достоверности информации и качества воспроизведения материала.

На пятой работе - «Определение способа нанесения информации в документы» выбирается способ нанесения информации, который зависит от того, как считывается ин­формация с первичного документа: визуальным способом или автоматическим. Если при­меняется автоматический способ считывания, то необходимо выбрать устройства считы-

вания и типы шрифтов для нанесения информации в документ. В настоящее время суще­ствуют следующие виды шрифтов:

кодированные, в которых изображение реквизита отделено от его кода (например, широко используемые в настоящее время штрих-коды);

стилизованные, в которых изображение символов содержит код;

нормализованные, например, шрифты, применяемые на почтовых конвертах;

графические отметки.

Содержание выполнения шестой работы - «Проектирование форм документов» зависит от типа проектируемого документа и будет рассмотрено ниже.

На втором этапе выполняются работы по унификации всех документов, включая вновь созданные и уже существующие, для этого необходимо выявить и проанализиро­вать полный состав системы документации, составить перечень документов по функцио­нальным подсистемам, выявить характеристики документов (периодичность составления, тип задач, адресат, количество показателей, частота использования), исключить произ­водные показатели из первичных документов и многократно вводимые в ЭВМ показатели, ввести единую терминологии путем составления словаря (тезауруса), установить единые единицы измерения, провести классификацию и кодирование документов, а также рекви­зитного состава документов, уточнить используемые формы и построить единые формы документов.

На третьем этапе составляется технологическая документация и инструкции,

описывающие правила заполнения, передачи, использования и хранения документов, схе­мы документооборота, отражающие все операции, выполняемые над документами и подразделения, в которых они происходят, начиная от выписки и кончая сдачи их в архив.

5.2.1. Особенности проектирования форм первичных документов

Первичные документы предназначены для отражения процессов в материальной сфере и поставляют всю постоянную и оперативную информацию, необходимую для ре­шения экономических задач и выработки управленческих решений. К числу основных требований, предъявляемых к первичным документам, можно отнести следующие: не из­быточность и полнота информации для решения задач, высокая достоверность и своевре­менность собираемой информации. Кроме того, первичная информация должна быть рас­положена в документе таким образом, чтобы учитывались требования удобства для последующей обработки данных в ЭВМ.

При проектировании форм первичных документов должны учитываться следую­щие принципы:

отсутствие в первичных документах постоянной информации, для которой необ­ходимо создание самостоятельных файлов;

отсутствие дублирования показателей в документах;

выделение реквизитов, имеющих одно или несколько значений на документ, т.е. выделение однозначных и многозначных реквизитов;

выделение справочных, группировочных реквизитов и реквизитов-оснований;

логичность построения, т.е. старшие по объему понятий признаки должны пред­шествовать младшим (например, наименование предприятия ^ наименование цеха ^ номер участка);

согласование последовательности реквизитов в документе с макетами размеще­ния информации на экране ЭВМ и в файлах.

Процесс разработки первичных документов имеет особенности в своей организа­ции и выполняется в следующей последовательности:

Определение полного реквизитного состава каждого документа.

Классификация реквизитов на однозначные и многозначные,

признаки и основания, справочные и группировочные, переносимые и неперено­симые на машинные носители.

Установление логической соподчиненности реквизитов первичных документов.

Выбор какой-либо формы первичного документа.

Как правило, используют ряд типов форм документов (см. рис. 5.2.). Например, линейная форма, отличается тем, что в ней каждому типу реквизитов соответствует толь­ко одно значение этого реквизита и они располагаются по горизонтали (а). Анкетная форма используется также для однозначных реквизитов, но этот набор реквизитов распо­лагается по вертикали (б). Табличная форма используется для многозначных реквизитов, при этом в ней столбцы содержат типы реквизитов, а строки отражают значения типов (в).

а)линейная -

Наименование типов реквизитов

Х(1)

...

Х(і)

...

Х(п)

Одно значение каждого типа

Х(1,1)

...

Х(і,1)

...

Х(п,1)

 

б) анкетная -

Наименование Одно значение типов реквизитов               каждого _ типа

Х(1)

Х(1,1)

 

 

Х(і)

Х(і,1)

 

 

Х(п)

Х(п,1)

 

 

в) табличная форма (для многозначных реквизитов)-

Наименование типов реквизитов

Значения каждого типа реквизита

Х(1)

 

Х(і)

 

Х(п)

 

 

 

 

 

Х(1,і)

 

Х(і,і)

 

Х(п,і)

 

 

 

 

 

Х(1,т)

 

Х(і,т)

 

Х(п,т)

Рис. 5.2. Схемы основных форм первичных документов

 

Как правило, для первичных документов, имеющих однозначные и многозначные реквизиты, применяют комбинированную форму, состоящую из трех зон (см. рис. 5.3.):

- заголовочная зона, предназначенная для однозначных реквизитов, включающая группу справочных и группировочных признаков, используемых при машинной обработке;

- содержательная зона, содержащая группу многозначных реквизитов, предназна­ченных для пользователя и для машинной обработки и включающая группу справочных признаков (1), группу группировочных признаков (2) и группу реквизитов - оснований (3).

- зона - оформительная, в которой как правило располагаются подписи должно­стных лиц.

Наименование предприятия Наименование документа №

Реквизит 1.1

Реквизит 1.1

Реквизит 1. п

1-ая зона

 

 

 

Реквизит 2.1

Реквизит 2.2

Реквизит 2.3

Реквизит 20

 

Реквизит 2.(т-1)

Реквизит 2.т

11-ая зона

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Подпись

111-я зона

Рис. 5.3. Макет первичного документа комбинированной формы

 

Осуществление размещения реквизитов по выбранной форме в соответствии с проведенной классификацией.

Выполнение расчета размеров документа по вертикали и горизонтали, с учетом размера полей.

Выбор формата бумажного носителя.

Построение эскиза документа соответствующей формы.

Выделение толстой линией реквизитов, переносимых на машинный носитель.

Редактирование шапок документов, в соответствии со словарем-тезаурусом.

5.2.2. Особенности проектирования форм документов результатной информации

В результате решения задачи рассчитываются результатные показатели, которые требуется выдать на материальный носитель в виде, удобном для пользователя. Так как результатный документ используется для осуществления процессов управления, то он должен отвечать следующим требованиям:

полноты информации, т. е. результатные документы должны содержать в себе первичные (исходные) и результатные показатели;

количество результатных показателей должно соответствовать количеству груп- пировочных признаков (количество итогов должно быть равно количеству ключей сорти­ровки);

своевременности предоставления информации управленческому персоналу;

достоверности предоставляемой информации;

хорошей читабельности (логичность построения форм и наличие хорошо отредак­тированного текста шапок документов);

отсутствие показателей, рассчитываемых вручную.

Можно выделить следующие принципы построения результатных документов (см. рис.5.4):

выделение трех зон в документе;

разделение реквизитов на однозначные, т.е. имеющие одно значение на документ, и многозначные реквизиты, имеющие несколько значений в документе;

выделение группировочных реквизитов, помещаемых во вторую зону документа и размещение этих реквизитов в порядке убывания старшинства;

выделение реквизитов-оснований и размещение их в последовательности, проти­воположной той, в какой выстраиваются группировочные реквизиты, по которым рассчи­тываются итоги (т.е. от первичных оснований - к результатным, а среди результатных - размещение их в порядке возрастания старшинства итога);

если документ не размещается на одном стандартном листе, то выполнение раз­рыва строк и переноса оставшихся строк документа второй зоны вместе с реквизитами третьей зоны на другой лист, сохраняя размеры листов стандартными (при таком перене­сении строк, заголовки таблиц не переносятся, а переносятся только номера колонок).

 

 

Наименование предприятия

Наименование документа

Количество листов

Номер листа_ Количество экземпляров_ Номер экз.        

Наименование подразделения (период времени)


« I

5 «

ан

документа

Построение результатных документов должно выполняться в следующей последо­вательности:

Определение полного реквизитного состава документа.

Классификация реквизитов-признаков: на справочные и группировочные, рекви­зиты-основания: на первичные и результатные, а результатные основания - по степеням итогов.

Выбор формы документа (с одной или несколькими таблицами в содержатель­ной части документа).

Размещение реквизитов в форме согласно их логической соподчиненности.

Подсчет длины строки в табличной зоне (Ьдок), с учетом пробелов между рекви­зитами и разделительными линиями граф по формуле:

Ьдок = Li + L2 + ...+Li +... + Ln + k*d,

где Li - длина i-го реквизита, (i = 1 - n) k - число колонок в таблице, d - число пробелов между колонками.

Если длина строки документа, т.е. его ширина больше ширины каретки печатаю­щего устройства (с учетом возможного уменьшения размеров шрифта), то проведение пе­регруппировки реквизитов таблицы с использованием следующих методов:

выносятся итоговые колонки в итоговые строки;

перенос не уместившихся в листе колонок на новый лист с продолжением нуме­рации колонок (такие документы затем склеиваются).

При этом осуществляется выделение в первой зоне специальной области для слу­жебных реквизитов (количество листов в документе, номер текущего листа, количество экземпляров, номер экземпляра).

5.3. Проектирование форм электронных документов

Разработка и использование Унифицированных форм документов не решает всех проблем, связанных с увеличением эффективности обработки данных, хранящихся в этих документах, необходимых для принятия своевременных управленческих решений. В со­ответствии с данными консалтинговых агентств, более 80% из всех деловых документов приходится на долю бумажных форм. Обработка традиционных печатных форм - дорого­стоящее дело: она включает задачи проектирования форм, заполнения, хранения данных, а также рутинной обработки каждой созданной формы. Для того чтобы только напечатать все эти формы, как уверяют аналитики Gartner Group, требуется 6 млрд долл. Хранение, распространение и обработка обходятся еще в несколько раз дороже - стоимость этих процессов достигает совокупно 40 млрд долл.

Борьба со все возрастающим потоком бумажных форм на предприятиях и в органи­зациях ведется в двух направлениях: применение все более эффективных технологий из­влечения данных из бумажных форм и переход от бумажных форм документов к элек­тронным. Причем под электронными формами документов понимается не изображения бумажного документа, а изначально электронная (безбумажная) технология работы с формами, где бумажная форма появляется только в качестве твердой копии электронной. Технология обработки электронных форм позволяет уйти от рукописных и машинопис­ных форм и иметь дело только с их электронным представлением.

Электронная форма документа (ЭД) - это страница с пустыми полями, оставлен­ными для заполнения пользователем. Формы могут допускать различный тип входной информации и содержать командные кнопки, переключатели, выпадающие меню или спи­ски для выбора. После заполнения формы ее можно отправить по электронной почте, по факсу или на рабочий стол другого сотрудника. Обычно для этого нужно лишь нажать кнопку, поскольку электронный адрес получателя заранее определен.

Можно назвать несколько видов форм, имеющих различный тип технологии обра­ботки:

формы, предназначенные для сбора данных, ввода их в базу данных и последую­щей их обработки (при электронной технологии заполнение и сбор осуществляется или по электронной почте, или через формы, размещенные на Web-серверах в Internet);

формы, предназначенные для сбора информации как внутри, так и вне предпри­ятия, но требующие процедуры ознакомления и подтверждения (например, к такого рода формам можно отнести заказы на покупку, счета, отчеты о командировочных расходах).

Отличительная особенность технологии обработки форм второго вида - кроме из­влечения собственно данных приходится маршрутизировать форму между сотрудниками, которые ответственны за принятие решения по этому документу. Так, например, «Счет» может быть не утвержден финансовым директором, следовательно, бухгалтерия не будет его обрабатывать, и данные из этого «Счета» (платежные реквизиты и сумма платежа) не поступят в бухгалтерскую систему.

Достоинства электронных форм

Электронная (безбумажная) технология подразумевает не заполнение бумажных форм и их последовательную обработку, а работу с электронными формами сразу с этапа заполнения до этапа извлечения данных и их сбора в определенной базе данных (или экс­порт этих данных в какое-либо специализированное приложение). Основные достоинства электронных форм, вне зависимости от области применения, сведены в таблице 5.1.

Таблица 5.1

Бумажные формы

Электронные формы

Требуют затрат на печать, распростране­ние и доставку.

Доступны в режиме on-line; печать осуще­ствляется по требованию

Если необходимо внести изменения, фор­му приходится проектировать заново. От­печатанные ранее формы использовать по назначению больше нельзя

Благодаря графическим инструментам проектирования форм легко поддаются модификации

Требуют материальных затрат и внуши­тельных пространств для хранения

Вообще не требуют места в шкафах и рабо­ты обслуживающих их клерков. Матери­альные затраты, хотя и иные, но остаются

На обработку могут поступать формы, за­полненные неправильно или не полностью

Включают интеллектуальные элементы, в числе которых, к примеру, проверка пра­вильности и целостности заполнения, ав­томатически вычисляемые поля, заполне­ние из справочников

Не настраиваемые на тип пользователя

Могут динамически адаптироваться под конкретного пользователя (изменяется, к примеру, количество и размер полей)

 

К числу недостатков ЭД можно отнести неполную юридическую проработку про­цесса «подписи формы»: как использование электронной подписи, с защитой формы от последующих изменений, так и различных видов биометрических подписей - от снятия уникальных характеристик обычной подписи через специальные устройства ввода до от­печатков пальцев и изображений лица.

Технология обработки требует специализированного программного обеспечения, которое позволяет осуществлять функции планирования форм ЭД, встраивания функций баз данных и вычислительных функций и управления заполнением, обработкой и мар­шрутизацией форм. Конечные пользователи запускают обработку завершенных форм из специальной программы, которая управляет всеми аспектами доступа к базе данных и ра­ботой электронной почты. Эти программы позволяют:

вносить элементы настройки типа «персонифицированных» командных кнопок, но базовые формы не могут быть изменены;

быстро имитировать бумажные формы;

использовать, предоставляемые ими таблицы, кнопки, просматриваемые списки, штриховые коды и другие функции автоматизации, включающие связи с различными ба­зами данных;

использовать для выполнения вычислений в электронных формах как стандарт­ные операции, так и специальные финансовые и статистические функции;

использовать средства для установления связи между формами;

включать макросы или языки высокого уровня, что позволяет разрабатывать и включать процедуры последовательной обработки электронных документов.

Так как формы связаны с файлами данных, можно включать операции обработки данных и функции запросов, к примеру, создать кнопку для вывода на экран всех наклад­ных, просроченных больше чем на 30 дней. Кроме того, необходимо отметить, что прак­тически все основные разработчики программного обеспечения обработки форм ЭД име­ют возможность заполнения этих форм через Web-узлы, что повышает их доступность для многих удаленных пользователей.

Проектирование форм электронных документов, т.е. создание шаблона формы с помощью программного обеспечения проектирования форм, обычно включает в себя вы­полнение следующих шагов:

первый шаг - создание структуры ЭД, который заключается в рисовании линий, создании графических элементов (например, логотипов), т. е. подготовке внешнего вида с помощью графических средств проектирования;

второй шаг - определение содержания формы ЭД - это создание полей формы, которые будут заполняться. Поля могут быть заполнены вручную или посредством выбо­ра значений из какого-либо списка, меню, базы данных. В последнем случае дизайнер форм должен связать форму с базой данных.

Почти все программные продукты обеспечивают удобные средства установления простых связей, часть из них предоставляет высокоуровневые языки скриптов или макро­сы. Дизайнер форм также может указать, что при заполнении поля будут выполняться оп­ределенные задачи, такие как, например, вычисление суммы, проверка типов и т. д.

К числу первых средств создания ЭД, подготавливаемых заранее, хранящихся в ба­зах шаблонов документов и используемых затем для заполнения и последующего исполь­зования можно отнести средства MS Office. Компоненты этой системы позволяют автоматизировать, помимо процессов заполнения и вычисления полей ЭД, отсылку его по электронной почте.

К числу такого рода средств можно также программные средства разработки при­кладных приложений для ЭИС, позволяющих производить заполнение пустых форм ЭД и выполнять вычисления в них на основе информации, хранящихся в базах данных этих приложений.

Помимо них, в настоящее время используют специализированные программные продукты, например, «1С. Документооборот», которые позволяют встраивать ЭД в под­систему электронного документооборота, включаемую как одну из функциональных под­систем в проект ЭИС предприятия.

К наиболее мощным разработкам такого рода относится система JetForm (разрабо­танная Компанией JetForm), которая обеспечивает хорошо структурированные средства проектирования форм ЭД, их заполнения пользователем, клиент-серверной обработки, а также предоставляет мощные возможности централизованного управления выдачей ин­формации в готовые формы из корпоративных баз данных и прикладных приложений на печать, отправки по электронной почте и по факсу.

Вопросы для самопроверки:

Какие функции выполняет документ в ЭИС?

Какие виды документов можно выделить в системе документации?

Что такое Унифицированная система документации и каким требованиям она должна отвечать?

Какие существуют виды УСД?

Принципы и требования построения первичных документов?

Каковы принципы и требования построения форм результатных документов?

Каковы особенности построения форм первичных документов?

Каков состав операций проектирования форм результатных документов?

Что такое электронный документ и электронная (безбумажная) технология?

Какие программные продукты используются для разработки и заполнения ЭД?

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13  Наверх ↑