1.3 Передумови побудови інформаційної моделі

 бухгалтерського обліку

Переорієнтація бухгалтерського обліку з контрольних функцій на сервісно-інформаційні, як підкреслювалось у попередньому параграфі, потребує перш за все оптимізації змісту та раціональної організації документопотоків у системі управління підприємством.

Еволюція системи бухгалтерського обліку підводить до переосмислення традиційних підходів і методів отримання інформації для управління підприємством з урахуванням власного досвіду та тенденцій розвитку світової економіки.

Системний підхід до виявлення проблем бухгалтерського обліку є найбільш ефективним засобом удосконалення інформаційної системи підприємства в цілому. Системний підхід виражається в комплексному взаємопов’язаному вивченні різноманітних зв'язків елементів складної економічної системи, яку являє собою бухгалтерський облік.

Можна виділити такі елементи системи обліку як носії інформації, рахунки, подвійний запис, оцінка господарських фактів, калькуляція, інвентаризація, регістри та форми бухгалтерського обліку, бухгалтерський баланс та звітність.

С позицій системного підходу бухгалтерський облік належить до складних динамічних систем у зв'язку з тим, що в його середовищі постійно поповнюються об'єкти інформаційного відображення, виникають нові зв’язки між елементами системи.

Система бухгалтерського обліку визначається наявністю великої кількості різних показників про постачання, виробництво та збут, використання ресурсів (матеріальних, трудових, фінансових), стан розрахунків з постачальниками, покупцями, банком, бюджетом.

Як і будь-яка система, бухгалтерський облік виділяється з навколишнього середовища підприємства на основі певної процедури, яка передбачає:

- виділення об'єкта спостереження;

- спостерігача;

- мету спостереження.

Саме до таких складних систем можна віднести бухгалтерський облік, який має:

- чітко виражену мету - вироблення інформаційних ресурсів для системи управління;

- об'єкти спостереження - господарські факти, явища і процеси (операції), які зумовлюють рух засобів та джерел їх утворення.

Спостерігач виділяє систему з навколишнього середовища, в результаті чого утворюється два елементи:

- система бухгалтерського обліку;

- зовнішнє середовище.

Рисунок 1.1 - Схема виділення системи обліку в зовнішньому середовищі

З рисунка 1.1 випливає, що система бухгалтерського обліку пов’язана з зовнішнім середовищем двояким чином: зовнішнє середовище діє на систему через входи, а система діє на неї через виходи.

Зовнішнє середовище, в якому функціонує облік, знаходиться під впливом таких чинників:

- тип економічної системи;

- галузь економіки;

- організації, які існують в цьому суспільстві;

- тип регулювання та контролю (приватний чи державний сектор).

Облік - це інформаційна система регулювання, яка постійно пристосовується до зростаючих потреб суспільства. Суспільство є дуже складним і різноманітним середовищем, тому до обліку висуваються нові вимоги. Наприклад, інфляційні процеси, взаємовідносини з покупцями, постачальниками, кредиторами, інвесторами, державними структурами та ін.

Вплив зовнішнього середовища на стан системи управління підприємством, а відповідно на систему бухгалтерського обліку показано вектором 0(t).

На вході в систему із зовнішнього середовища надходять повідомлення про фактори господарської діяльності. З рисунка видно, що на вхід системи бухгалтерського обліку приходять інформаційні сигнали, які відображенні у вигляді величин на деякий проміжок часу - t, а саме:

Р(t) - сукупність первинних даних про постачання та використання ресурсів підприємства;

П(t) - сукупність первинних даних відносно збуту готової продукції.

З економічної точки зору вектори являють собою деяку сукупність відомостей, які виникають наслідок первинного сприйняття та відображення господарських процесів на підприємстві.

На виході системи бухгалтерського обліку формується аналітична інформація – АI(t), на базі якої і приймаються управлінські рішення.

Одже, ефективність системи бухгалтерського обліку залежить від того, наскільки вирішена проблема створення на підприємстві удосконаленого інформаційного потоку, який би задовольняв таким принципам:

- виявлення інформаційних потреб з боку систем управління та повне їх задоволення сукупністю аналітичної інформації – AI(t);

- оперативне і достовірне відображення в системі управління реальних процесів виробництва, обігу, розподілу і споживання готової продукції, використання всіх видів ресурсів, тобто сукупності даних - Р(t), П(t), ГП(t);

- виключення зайвих даних та дублювання в первинній документації – П(t);

- швидкість обробки бухгалтерських даних - БД(t) та подання аналітичної інформації – АI(t) для управлінців підприємства;

- відповідність засобів задоволення потреб індивідуальним запитам споживачів.

У зв'язку з цим, слід відзначити - на практиці переконані, що повідомлення про факти господарської діяльності, які фіксуються у первинних документах і агрегуються в регістрах бухгалтерського обліку, адекватно описують фінансово-виробничі процеси об’єкта управління.

Разом с тим стверджується, що в сучасній системі бухгалтерського обліку нагромаджується зайва інформація, яка нікому не потрібна, і в той же час до 50 % даних, необхідних для управління, не збирається.

Отже, не потік документів та їх узагальнення в регістрах обліку має першочергове значення для побудови інформаційної системи управління потоків вхідної та вихідної інформації.

Зазначене протиріччя може бути усунуте, якщо модель буде виконувати роль інформаційного фільтра сукупності первинних даних [Р(t),П(t),ГП(t)] на вході, та сукупності бухгалтерських даних БД(t) та аналітичної інформації АІ(t) на виході системи бухгалтерського обліку.

Виконуючи поставлене завдання, слід переглянути структуру та зміст системи первинної документації. Крім того, найменш дослідженим є внутрішня бухгалтерська звітність для потреб управлінців підприємства. Без створення такої звітності та її чіткої регламентації за формами, термінами подання, методами обробки і подачі в управлінську систему неможливо відокремити потрібну сукупність первинних даних. У зв'язку з цим слід відзначити, що бухгалтерський облік є "чорним ящиком" для системи управління через те, що її працівники не обізнані або мало обізнані з обліковим процесом та формуванням інформаційних ресурсів. Це робить систему бухгалтерського обліку закритою для спостерігача-управлінця.

Трансформація єдиної системи бухгалтерського обліку на такі функціональні підсистеми як фінансовий, управлінський та податковий облік вимагає чіткого розмежування їх прикладної діяльності у системі управління підприємством з виділенням конкретних груп споживачів. Розробка концептуальних основ перелічених видів обліку має велике практичне значення, тому що дозволяє уникнути дублювання даних, усунути паралельні інформаційні потоки в системі управління підприємством.

Проте раніше підкреслювалось, що обмеженість традиційного підходу до побудови системи бухгалтерського обліку, коли кінцевою метою вважалося складання балансу і звітності, призвело до стану, коли інформаційні потреби в показниках обліку з боку управлінців підприємства ігноруються, а фінансовий облік в цілому орієнтується на запити зовнішнього середовища.

Співвідношення з зовнішніми користувачами бухгалтерської інформації в певній мірі здійснює вплив на функціонування підсистеми, яка управляється, але головним і практично єдиним інструментом виявлення резервів найкращого використання ресурсів, підвищення ефективності виробництва, якості продукції, яка випускається, є зворотний зв'язок. Фінансові звіти виступають головним джерелом забезпечення за кожним прийнятим рішенням зворотного зв'язку.

Проблема використання даних фінансового обліку за каналами зворотного зв'язку ускладнюється ще й тим, як відзначається, що системи обліку й аудиту підпорядковані політиці держави та на 90 % ведення облікових робіт підприємств налаштоване на податкове декларування і податковий контроль, а не на ефективність підприємницьких операцій.

Найбільшою проблемою вітчизняної облікової та податкової системи є необхідність ведення суб'єктами підприємницької діяльності двох видів обліку: бухгалтерського (фінансового) та податкового. Як наслідок, бухгалтерська звітність не відображає реального фінансово-економічного стану підприємств, оскільки об'єкт оподаткування для податку на прибуток визначається в податковому обліку, а результати фінансово-господарської діяльності підприємств у бухгалтерському обліку.

Отже, основної мети реформування системи обліку не досягнуто, оскільки зацікавлені користувачі звітної інформації не зможуть зробити правильних висновків щодо ефективності здійснення фінансово-господарської діяльності підприємства.

Поділ єдиної системи бухгалтерського обліку визначив не тільки зміни в термінології, але й став вимагати значної організаційної та методологічної перебудови облікової політики. Розподіл обліку призвів до дублювання одних і тих самих даних у документопотоках фінансового і управлінського обліку.

Відокремлення управлінського обліку в загальній системі бухгалтерського обліку вже самою назвою визначило його провідну роль в системі управління підприємством. Разом з тим, він обмежується в основному деталізацією витрат на виробництво, формуванням собівартості та її управлінського обліку.

Беручи до уваги важливість поставлених перед управлінським обліком завдань, необхідно зауважити, що за його межами залишились такі об'єкти обліку як основні засоби, грошові кошти, зобов'язання, капітальні вкладення, фонди та резерви, матеріальні ресурси, праця тощо.

У цьому випадку доцільно вказати, що саме фінансовий облік є найбільш важливою частиною інформаційної системи підприємства. Фінансовий облік (це і є власне класичне розуміння обліку) формує 100 % інформації в системі управління.

Предметом фінансового обліку виступають господарські операції, які характеризують стан та використання ресурсів підприємства, процесів постачання, виробництва збуту, розподілу, споживання, розрахункові відносини підприємства, фінансові результати та ін.

У системі фінансового обліку формується різноманітна інформація для управління, але вона, у більшості випадків, не використовується через те, що вкоренилася практика, коли бухгалтерія обробляє інформацію і подає її, в основному, зовнішнім споживачам, а самим апаратом управління використовується епізодично.

Орієнтація системи обліку на зовнішніх споживачів пояснюється відсутністю запитів власної системи управління на інформацію, тому актуальним завданням є перебудова всієї системи обліку в такому напрямку, щоб можна було отримати потрібну інформацію для апарату управління.

У значній мірі недоліки управління виробництвом обумовлені невідповідністю інформаційних потреб існуючій можливості отримання інформації, коли багато процесів не контролюється керівниками.

Існуюча практика, на наш погляд, значно зменшила межі і роль фінансового обліку, як основного інструменту розробки управлінських рішень.

Основним напрямком теоретичних досліджень і практичних розробок в галузі ефективного використання бухгалтерських даних повинно стати розмежування прикладної області фінансового та управлінського обліку в системі управління підприємством, що дозволить виключити паралельні інформаційні потоки, які спрямовуються за каналами прямого та зворотного зв'язків і дублювання у виконанні функціональних завдань між цими видами обліку.

Проте, поряд із зазначеними розбіжностями між цими видами обліку є і певні спільні риси. По-перше, вони ґрунтуються на даних єдиної інформаційної системи обліку; по-друге, спираються на концепцію відповідальності в управлінні господарськими об'єктами; по-третє, їх інформацію використовують для прийняття рішень, хоча й різної спрямованості.

Фінансовий облік забезпечує інформацією не лише зовнішніх користувачів, а й зокрема менеджерів середнього та вищого рівнів. На середньому рівні система управління використовує дані фінансового обліку для прийняття рішень пов'язаних, в основному, з тактичними завданнями щодо використання ресурсів, ефективності господарських процесів, структури активів та пасивів, виявлення фінансових результатів та фінансового стану підприємства. На вищому рівні управління підсистеми фінансового обліку і контролінгу забезпечує інформацією запити стратегічного менеджменту. Підсистема управлінського обліку задовольняє інформаційні потреби операційного менеджменту (лінійний персонал).

Таким чином, орієнтуючись на менеджмент, підсистеми фінансового і управлінського обліку виконують разом єдину головну мету - забезпечення інформаційними ресурсами апарату управління прийняття оптимальних рішень.

Висновки.

1. Головним фактором економічного зростання в сучасному світі стали інформаційні ресурси, а їх використання дає значний економічний ефект в господарсько-виробничій діяльності підприємств.

2. Бухгалтерський облік, як частина інформаційної системи підприємств, повинен розвиватися, виходячи з необхідності зменшення невпорядкованості між фінансовими, управлінськими та податковими видами обліку.

3. Ефективність бухгалтерського обліку залежить від того, наскільки повно він відображає інформацію про ресурси, процеси, ефективність окремих сторін господарської діяльності. Частину інформаційних ресурсів бухгалтерія повинна подавати в реальному масштабі часу для операційного менеджменту, а частину на запит системи управління – для прийняття управлінських рішень.

4. Розвиток та поглиблення системи бухгалтерського обліку є необхідним для удосконалення внутріфірмового управління.

На основі вищевикладеного можна стверджувати, що роль та значення бухгалтерського обліку в процесі прийняття управлінських рішень залежить від таких факторів:

чітке розмежування меж і прикладної області фінансового та управлінського обліку;

- розпрацьовка концептуальної політики фінансового обліку;

- переорієнтація фіскальної політики держави з податкового на пріоритети фінансового і управлінського обліку, що створює передумови ефективного управління економікою;

- організація єдиної інформаційної бази бухгалтерського обліку на принципах автоматизованого перетворення даних, що може задовольнити потреби користувачів в облікових даних, виключивши при цьому паралельні інформаційні потоки;

- розробка системи економічних показників фінансового та управлінського обліку, орієнтованих на внутрішніх користувачів.