1.2 Природа та сутність бухгалтерського обліку у процесах прийняття управлінських рішень

Управління підприємством потребує систематичної інформації для прийняття економічно обґрунтованих рішень у виробничій та фінансовій діяльності.

Бухгалтерський облік залишається основним постачальником економічної інформації про господарську діяльність підприємства. Доля останньої, яка отримується через систему бухгалтерського обліку, досягає на підприємствах та об'єднаннях 70% і більше, крім того, вона є точною, повною, достовірною, на відміну від оперативної та статистичної інформації.

Підприємство є єдиною сферою застосування бухгалтерського обліку. У зв'язку з цим доцільно розглянути мету, зміст і робочу функцію бухгалтерського обліку в системі управління окремим підприємством (схема 1.1).

Система управління будь-яким підприємством, об'єднанням та ін., яка являє собою динамічну систему, яка складається з керуючої та керованої частин.

Керуюча підсистема призначена організовувати та направляти виробничо-господарську діяльність. Вона діє з точки зору її впливу на результати діяльності об'єкта управління та використовує в своєму арсеналі такі заходи, як:

- принципи управління (науковість, економічність, обґрунтованість);

- функції управління (планування, організація, регулювання);

- методи управління (адміністративні, правові,        соціально-психологічні);

- важелі управління (держрозрахунок, ціна);

- технічні засоби управління.

Керована підсистема виконує безпосередню діяльність з перетворення виробничих ресурсів в готову продукцію, за якої створена відповідна система. Вона реалізується з позицій виявлення резервів та найкращого використання ресурсів, підвищення ефективності виробництва, якості продукції, яку випускають.

Таким чином, можна зробити такі висновки:

1. Головними етапами управління є підбір, формування та обробка економічної інформації про діяльність об'єкту управління, тобто бухгалтерський облік. Дані бухгалтерського обліку показані на схемі як сукупність інформаційних сигналів, зафіксованих у певний проміжок часу t - БД(t ); аналіз цієї інформації - А j(t);

приймання рішень та контроль за їх виконанням - УР(t).

Тобто бухгалтерський облік з точки зору управління - етап, який відбувається перед прийняттям рішень.

2. Бухгалтерський облік виконує найважливішу функцію у формуванні зворотних ПД(t) та прямих УР (t) зв'язків від керуючої та керованої підсистем. Ці зв'язки та потоки інформації і виступають основою прийняття управлінських рішень.

Під зворотним зв'язком будемо розуміти засіб, який привертає увагу через первині дані ПД(t) про існуючі проблеми господарсько-фінансової діяльності об'єкта управління, які необхідно оцінити методом обліку, проаналізувати та вжити заходи для їх усунення.

Зворотний зв'язок, як свідчить схема, є єдиним каналом, за яким передаються дані про стан постачання ресурсів, виробництво та збут готової продукції.

Прямими каналами передаються управлінські рішення об'єкту управління, які готуються за допомогою методів і елементів бухгалтерського обліку та економічного аналізу.

Таким чином, бухгалтерський облік виступає попереду управлінських рішень та дій, поряд з аналізом обґрунтовує та готує їх. У цьому і полягає основа наукового управління, його об'єктивності та ефективності.

Система управління підприємством є ведучою, а система обліку – ланкою яка забезпечує її, а тому основним завданням бухгалтерського обліку є упорядкування вхідної та вихідної інформації відповідно до потреб управління. При цьому внутрішня структура системи бухгалтерського обліку змінюється в напрямку своєчасного забезпечення і отримання в повному обсязі вихідної інформації для управління. Чим різноманітніша така інформація, тим більше рівнів управління вона забезпечує і тим складніша внутрішня структура системи обліку.

3. Особлива роль і значення бухгалтерського обліку в управлінні господарчим об'єктом в тому, що він виконує в системі управління три функції.

Перша і основна - інформаційна. Бухгалтерський облік формує найбільш достовірну й повну інформацію у зв'язку з тим, що він являє собою систему безперервного суцільного відбиття господарських операцій і документального їх підтвердження, що надає бухгалтерським даним юридичну обґрунтованість. У статті 3.2 Закону України про ”Бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні” підкреслюється, що фінансова, податкова, статистична звітність базується на даних бухгалтерського обліку.

По-друге, бухгалтерський облік - важливий засіб контролю за підсумками роботи підприємства.

В керуючої підсистемі бухгалтерський облік, як специфічний перетворювач даних, використовує тільки йому притаманні методи (оцінка, калькуляція, рахунки, звітність, баланс) та з множини первинних даних - ПД(t) на вході, формує на виході системи сукупність бухгалтерської інформації - БД(t) про всі суттєві сторони господарської діяльності об'єкта управління.

Бухгалтерський облік забезпечує інформацією у безперервному ланцюгу подвійного запису фактів господарської діяльності на рахунок і створює замкнутий контур інформаційних зв'язків у системі управління.

По - третє, бухгалтерський облік виступає самостійною функцією управління, яку здійснюють спеціально підготовлені фахівці, які мають знання в сфері бухгалтерського обліку та виконання аналітичної роботи. Бухгалтер-економіст – це аналітик, який здатен оцінювати, аналізувати основні показники діяльності з метою виявлення та мобілізації внутрішньогосподарських резервів. Ця інформація необхідна для оперативного керівництва та управління.

Часто не розуміють різниці між бухгалтерським обліком і рахівництвом. Рахівництво - процес ведення бухгалтерського обліку, засіб реєстрації господарських операцій та збереження облікової інформації. Це механічна робота, яка багаторазово повторюється і є часткою бухгалтерського обліку, який включає створення інформаційної системи, що задовольняє користувача. Його головна мета - аналіз, інтерпретація та використання інформації. Бухгалтерів цікавить виявлення тенденцій на основі інформації, яку вони обробляють та ефект різних альтернатив. Бухгалтерський облік включає дизайн систем, складання кошторисів, аналіз витрат, аудиторські перевірки, розрахунок податку на прибуток і його планування.

У блоці аналізу шляхом оцінки порівняння, зіставлення фактичних (бухгалтерських) даних - БД(t) з директивними (плановими) - Д(t) та нормативно-довідковими даними - НС(t) формується аналітична інформація - АИ(t). Ці відомості виступають основою процесу прийняття рішень. У цьому разі головним, з чим зіштовхується управлінець, є вибір одного рішення серед декількох можливих.

Останнім часом бухгалтерський облік з точки зору його технології розуміють здебільшого як систему передачі інформації, а не просто як статистичну систему показників на визначену дату.

Основною функцією бухгалтерського обліку є інформаційна, тобто безперервний збір, реєстрація, обробка та узагальнення даних для прийняття обґрунтованих рішень.

Для такого підходу потрібна переорієнтація обліку з контрольних та сервісно-управлінських функцій, коли облік розглядається не як самоціль, а як засіб вирішення управлінських завдань.

Мета бухгалтерського обліку не обмежується складанням балансу і звітності, чим він, власне, і відрізняється від рахівництва.

Система обліку має справу з:

а) придбанням ресурсів та випуском підприємством готової продукції;

б) ресурсами, які контролюються підприємством (тобто активами);

в) пов'язаними з цими ресурсами вимогами (зобов'язаннями підприємства).

Обліку потрібна суб'єктивна оцінка та тлумачення при аналізі, звітуванні і використанні фінансових показників, які повідомляються. У зв'язку з цим, слід зазначити, що роль бухгалтера-аналітика полягає в тому, щоб допомагати адміністрації здійснювати політику раціонального господарювання, готувати рішення щодо оптимального використання потенціалу підприємства і отримання прибутку.

Багато інформації з питань бізнесу визначено у грошових термінах. До цієї інформації належать: витрати (тобто використані ресурси), виручка (тобто отримані зроблені ресурси), активи (ресурси, які належать підприємству), пасиви (зобов'язання підприємства перед іншими особами, визначені у грошових термінах) і капітал власників, який дорівнює активам підприємства за вирахуванням пасивів. То ж ми бачимо, що облік дає досить багато інформації, яку треба враховувати при прийнятті рішень. Інформація у фінансових звітах мусить: стосуватися справи і бути зрозумілою.

Це дві головні причини, чому обчислення в обліку мають виконуватися з дотриманням прийнятих стандартів та умовностей.

Облікові (фінансові) звіти допомагають при прийнятті рішень, таким чином:

- облік дає інформацію, яка допомагає прийняти рішення. Більшість важливих рішень, незалежно від їх суті, базується на фінансових розрахунках. Облік забезпечує ці розрахунки потрібною базисною інформацією та дає аналітичну орієнтацію щодо можливих чинників та наслідків альтернатив, які розглядаються;

- облік розкриває економічні наслідки раніше прийнятих рішень. Навіть коли рішення нещодавно прийнято і тільки починає втілюватися в життя, воно вже може помітно вплинути на справи підприємства. Цей вплив може мати вирішальний характер, тому наслідки прийнятих рішень мають бути вчасно доведені до зацікавлених осіб, щоб останні завжди мали інформацію про проблеми, які існують та виникають. Отже, облік дає змогу здійснювати зворотний зв'язок: фінансові звіти підприємства, які періодично складаються для зацікавлених осіб, містять в собі відомості про економічні наслідки раніше прийнятих рішень.

Облік - це також необхідний кожному підприємству запобіжний засіб контролю: скільки грошей має підприємство, яка поточна заборгованість покупців, що є зараз на складі, - відповіді на такі питання і дає облік.

Роль обліку в процесі прийняття рішень, як бачимо зі схеми 1.1, полягає в отриманні вихідних даних щодо ефективного використання ресурсів та обробки інформації про перетворення факторів виробництва в готовий продукт і подачі інформаційних сигналів зворотного зв'язку в систему управління для прийняття рішень.

Бухгалтерський облік - фінансовий центр управлінської інформаційної системи. Він дозволяє як управлінському апарату, так і зовнішнім користувачам мати повну картину господарської діяльності підприємства.

Вивчення бухгалтерського обліку сприяє формуванню знань і навичок у прийнятті важливих управлінських рішень. Облікова інформація є основою для таких рішень як у підприємстві, так і зовні нього. Вона забезпечує кількісну інформацію для реалізації трьох функцій управління: планування, контролю та оцінки.

1. Планування [Д(t)] - процес формування порядку дій. Він включає: постановку мети, пошук шляхів її вирішення та вибір найкращої альтернативи. На цій стадії бухгалтер повинен надати звіт про наявні фінансові альтернативи. Для планування на майбутнє важлива інформація про передбачуваний прибуток та потреби у грошах.

2. Контроль [БД(t)] - процес стеження за фактичним виконанням планів. Іншими словами, визначення того, наскільки дії відповідають плану. На цій стадії від бухгалтера можуть чекати надання інформації, яка складається з порівняння фактичних затрат і доходів з плановими.

3. Оцінка [АИ(t)] - процес вивчення всієї системи прийняття рішень з метою її покращення. На цьому етапі важливо зрозуміти, чи була досягнута поставлена мета, якщо ні, то виявляються причини: недоліки планування чи контролю, або неправильно сформульована сама мета. Оціночна інформація може бути у річному та інших фінансових звітах на основі бухгалтерської інформації.

 Бухгалтерський облік дає упорядковану інформацію про господарські засоби та їх джерела для потреб управління різним службам підприємства, його структурним підрозділам в процесах прийняття управлінських рішень.