7. OCHOBHI ЕТАПИ СИСТЕМНОГО АНАЛІЗУ
Розгляд основних етапів і базових функцій системного аналізу, по суті розкриває всю технологію його здійснення як послідовності кроків, що ведуть від постановки проблеми до п вирішення з напов-ненням кожного кроку переліком конкретних дій. Зміст системного аналізу тлумачиться по-різному з позицій розуміння авторами напря-мів його використання, цілей і методів дослідження, етапів його здій-снення й галузі застосування.
У цьому розділі ми розглянемо бшып детально, ніж це робилося раніше, один із найбільш універсальних, на нашу думку, механізмів системного аналізу, беручи до уваги, що, по-перше, цей підхід не мо-же претендувати на роль найкращого, а по-друге, при проведенні системного аналізу в рамках конкретної проблеми рекомендована техно-логія може змінюватися (деякі базові функції можуть об'єднуватися або зовсім опускатися, а замість строго послідовного порядку вико-нання окремих процедур може використовуватися паралельна їх реа-лізація). Проте в усіх випадках строге виконання технології системного аналізу в повному п обсяз1 зовсім не перешкоджає, а навпаки, буде сприяти вирішенню проблеми. У цьому п особлива цінність.
Отже, розглядаючи системний аналіз у збільшеному масштабі, можна виділити в ньому такі три етапи: постановка завдання, побудо-ва та структуризація системи, прийняття й реалізація рішення щодо розв'язання проблеми.
Постановка завдання. Для того щоб визначити сутність проблеми i коректно її сформулювати, необхідно провести діагностичне обстежен-ня об'єкта, з'ясувати, яка буде створюватися система для п розв'язання, проаналізувати розвиток проблеми, вплив зовнішніх факторів, оцінити принципову можливість п вирішення. Матеріал для аналізу проблеми може дати діагностичне обстеження об'єкта, наприклад, підприємство, проблему якого необхідно вирішити.
138
Слід дещо конкретизувати поняття діагностичного аналізу, яке є однією з найважливіших стадій системного аналізу, з погляду вияв-лення проблеми та цілей функціонування об'єкта дослідження.
Діагностичний аналіз — це комплексне вивчення об'єкта, спря-моване на з'ясування загальних тенденцій і чинників його розвитку та розробку заходів удосконалення його функціонування й управління ним. Обстеження (дослідження) об'єкта проводиться за заздалегідь продуманим організаційним планом групою висококваліфікованих спеціалістів. Складовою частиною організаційного плану є програма обстеження — розгорнутий перелік питань, які мають бути з'ясованими, що гарантує необхідну якість і повноту вивчення об'єкта.
Програма включає:
1.
Виявлення загальних тенденцій розвитку даного
об'єкта і його
ролі в системі бшып високого рангу. Це
визначається насамперед
шляхом розгляду наявних ретроспективних
матеріалів (звітів, діаграм
тощо), опитування керівництва для уточнення
особливостей i щлей
функціонування об'єкта з подальшим переходом
до опитування керів-
ників окремих підрозділів, спеціалістів і виконавців із
застосуванням
структурованих опитувальних карток.
2.
З'ясовування організаційно-функціональної структури об'єкта
i його зв'язків із зовнішнім середовищем. Уявлення про
організаційну
структуру управління дають схеми
адміністративного розподілу й
підпорядкування за рівнями ієрархії всіх
підрозділів даного об'єкта.
Водночас необхідно виявляти функціональну
взаємодію підрозділів,
потоки інформації, що циркулюють на об'єкті.
Для цього потрібно на
самперед добре розібратися в самих функціях
об'єкта і його окремих
підрозділів, у частках витрат праці й інших ресурсів, вкладених кож-
ним підрозділом у виконання так званих наскрізних комплексних фу-
нкцій.
Функціональний аналіз не досліджує окремо зовнішні сторони об'єкта або елементи його структури, він розглядає продукцію, що випускається, не тільки з погляду конструкції, форми, матеріалу, тру-домісткості виготовлення, витрат тощо (хоча знання цих компонентів структури виробу є обов'язковим), а й з позицп вщображення внеску та корисності кожного виконавця й кожної функції, вираженої в кін-цевому продукті (хто, як і наскільки вплинув на кшьюсш та якісні по-казники продукції). Такий аналіз є послідовним розкриттям сутності організаційно-функціональної структури об'єкта, вираженням його поведінки. Методологічною основою функціонального аналізу є про-
139
цес трансформації аналізованого об'єкта, вираженого в конкретній формі, у таку його форму, що характеризується комплексом функцій.
Сутністю цього аналізу є процес абстрагування, під час якого й виявляються функцй щлеспрямовано*1 системи. Ніколи не варто почи-нати опис структури системи раніше, ніж будуть готові до такого ана-лізу функції, що визнаються достатніми, тобто такі, які об'єкт повинен мати, щоб цілком задовольняти покладені на нього суспільні потреби. Тільки тоді, коли щ функцй буде визначено, можна вирішува-ти, які елементи та зв'язки вважати центральними, а які - підпорядко-ваними. Проте виявити і сформулювати функції не так легко, як зда-ється на перший погляд. Насамперед для правильного їх формулю-вання рекомендується дотримуватися таких трьох принципів: стис-лість, узагальненість (із достатньою мірою конкретизації) і повнота. Комплекс сформульованих функцій має надати повний функціональ-ний опис обстежуваного об'єкта. Для контролю за цією повнотою здійснюють попарне порівняння функцій із відкиданням тих, що дуб-люють інші. Проте більш ефективним засобом контролю є аналітич-но-розрахунковий метод визначення витрат на функції, при якому виявляються помилкові й зайві функції.
Для визначення функцій використовують методи:
—
експертної оцінки — коли група
спеціалістів-експертів робить
свій висновок про перелік функцій
аналізованого об'єкта;
—
"чорного ящика" — коли функція визначається
за результата
ми трансформації вхідних величин (сигналів) у вихідні, тобто є
пере-
даточною функцією;
—
логічного ланцюжка, у якому поступово
розкриваються всі
послідовно пов'язані функції.
За кожною функцією попередньо ставиться питання "Чому ви-конується функція?", а одразу потім — "Як вона виконується?". Такими питаннями контролюється логіка причинно-наслідкових зв'язків між функціями. Зрозуміло, що для визначення логічної системи функцій об'єкта та зв'язків між ними може бути використано комбінацію методів.
За допомогою наведених методів можна визначити так звані структурні функції, тобто ті, що є потрібними для споживача й визна-чають структуру об'єкта дослідження. Об'єкт також має і вторинні функції, яю е необхідними для реалізації первинних. Вони цікавлять виробника, а не споживача продукції об'єкта. Крім того, варто ранжу-вати функції за ступенем їх важливості, розрізняючи:
— головну функцію, що виражає сутність поведінки
об'єкта,
зміст його існування;
140
—
основні функції, яю вцюбражають тільки одну частину пове-
дінки об'єкта, орієнтовану на споживчу систему;
—
допоміжні функції, що доповнюють
головну й основні, а та-
кож одна одну.
У процесі виявлення функцій корисно встановити перелік так званих відсутніх функцій, тобто функцій, які об'єкт мав би виконува-ти для повного задоволення покладених на нього суспільних потреб, але не виконує. Порівнюючи комплекси наявних і необхідних функцій, можна виявити серед них як відсутні, так і зайві.
Визначивши систему функцій об'єкта, з'ясовують порядок і пе-ріодичність їх виконання по кожному підрозділу й кожному виконав-цю, кількість зайнятих людей і час, що витрачається ними на здійс-нення функцій, наявність технічних засобів і посадових інструкцій та інше.
3. Черговий пункт програм обстеження
пов'язаний із вивченням
потреб в шформацп р1зномаштних ланок об'єкта. Обстеженню підда-
ють інформаційні потоки та їх
склад. Метою такого обстеження є
аналіз і формал1занш 1нформац1йних
процесів у досліджуваній систе-
мі.
Під потоком інформації розуміють цілеспрямований рух інформа-цп вщ п джерела до споживача. Раціоналізація потоків інформації має на меті виключення п дублювання, мінімізацію маршрутів проходження через структурш пщроздши об'єкта й забезпечення раціонального обся-гу інформації між органами управління. Інформаційний потік характе-ризується адресністю, режимом передавання від джерела до споживача й обсягом переданої інформації. Обсяг і циркуляція інформації на об'єк-Ti в основному попередньо визначаються системою його техніко-економічних показників, що відображує всі виробничі і значною мірою соціальні й інші процеси об'єкта. Розрахунки різноманітних показників потребують відповідної інформації, а це означає, що система показників ніби породжує необхідні для п задоволення інформаційні потоки. Пока-зники ж, у свою чергу, входять до відповідних документів, тому на об'-єктах, де існує високий ступінь документування процесів, дослідження інформаційних потоків зводиться до вивчення системи документообороту.
4. Вивчення складу
й змісту документів, маршрутів їх руху,
процесів формування окремих показників і
документів у цілому; до-
слідження техніки й технології збирання, передачі й
опрацювання ін-
формації; установлення кількісних і якісних
характеристик інформа-
ційних потоків. Усе це безпосередньо стосується створення інформа-
ційної моделі (або моделі інформаційних
зв'язків), що відображає
141
чинну систему документообороту, та п прив'язки до існуючої струк-тури об'єкта. Для наочності аналізу документообороту рекомендуєть-ся побудувати його графічне відображення (схему), що включає:
—
визначення вхідної та вихідної інформації з
кожної функції
управління;
—
те саме для кожного підрозділу, що бере участь
у реалізації
окремої функції управління;
—
те саме для кожного підрозділу за всіма функціями управлін-
ня;
—
формування маршрутів проходження докуменпв
тдроздша-
ми та побудову схеми документопотоків.
5. Заключний пункт програми обстеження передбачає:
—
обстеження матеріальних потоків (виявляються
особливості
потоків сировини, напівфабрикатів, готової продукції та чинники,
що
перешкоджають нормальному їх
проходженню технологічним ланцю-
гом);
—
визначення обсягів виконуваних робіт у кожному
підрозділі
об'єкта;
—
виявлення хиб у чинній системі управління, у
тому числі, в
організації планування, урахування й контролю
на об'єкті, а також в
оргашзацп 1снуючо!' системи збирання й
опрацювання інформації.
У результаті виконання всієї наведеної програми обстеження об'єкта система управління буде дослідженою зверху донизу: від ці-лей через функції управління до завдань управління, їх інформаційно-го забезпечення та процедур перетворення даних. Документи, що міс-тять матеріали обстеження, для підвищення ефективності їх аналізу підлягають спеціальному опрацюванню. При цьому використовують-ся різноманітні методи, які включають табличне й графічне подання даних, розрахунки показників уручну або з використанням спеціаль-них програм на ЕОМ. За підсумками обстеження має бути виявлено проблеми.
На цьому етапі реалізується єдина базова функція - формулю-вання й аналіз проблеми.
Завдання. Охарактеризуйте основні етапи діагностичного аналі зу об'єкта дослідження.
Побудова та структуризація системи. Насамперед необхідно локалізувати систему, установити п меж1. Для цього з усього набору наявних у даній проблемній ситуації елементів визначають, які з них
142
безпосередньо пов'язані з цією проблемою. Їх включають до створю-ваної системи. Ті елементи, що не мають внутрішніх технологічних зв'язків і здійснюють на систему зовнішній вплив і/або зазнають впливу від неї, включають до навколишнього середовища даної системи. Структуризація створеної системи полягає в розбивщ п на під-системи відповідно до поставленого завдання та визначенш Bcix істо-тних зв'язків між даною системою й системами, виділеними в навко-лишньому серед овищі. На цьому етапі має бути сформульовано зага-льну ціль та критерп п досягнення, інші цілі й критерії, зроблено де-композицію цілей і критеріїв, виявлено потреби в ресурсах і процесах. На другому етапі закінчується вся підготовча робота, що пере-дує вирішенню проблеми, завдяки реалізації таких чотирьох базових функцій:
- побудова та структуризація системи для вирішення про
блеми;
- формування загальної цілі та критерш и досягнення;
- декомпозиція цілей системи;
- виявлення процесів іресурсів системи.
Завдання. Охарактеризуйте підходи до побудови та структури-зації системи, а також мету виконання цієї роботи.
Прийняття й реалізація рішення щодо розв'язання проблеми. Це заключний етап, що веде до кінцевого результату. Основою його є створення й дослідження моделей системи. Ось чому іноді його називають етапом побудови й дослідження моделей (моделювання).
На цьому етапі реалізуються такі три базові функції:
-оцінювання цілей і засобів їх досягнення;
-вибір оптимального варіантарозв'язання проблеми;
-упровадження рішення й оцінювання його наслідків.
Питання. На якш ochobI будується розв'язання проблеми? Яку, на Вашу думку, роль відіграє в цьому створення моделі та п аналіз?
143