При підготовці тексту документа слід дотримуватися таких правил.
1. Замінювати складні речення простими, що сприяє прискореному сприйняттю тексту документа.
2. Вживати стійкі (трафаретні) словосполучення, що виражають стандартні спектри змісту /з метою надання допомоги, у зв'язку з погіршенням стану, згідно з рішенням комісії /.
Наприклад, для висловлення мотивів, що пояснюють використання певної управлінської дії вживаються такі синтаксичні конструкції:
- у порядку обміном досвіду
- у порядку винятку...
- у зв'язку з вказівкою...
- у відповідності до попередньої домовленості...
- з метою подальшого співробітництва... Для висловлення прохання:
- Просимо...
Для нагадування:
- Нагадуємо Вам, що ...
- Незважаючи на багаторазові нагадування... Для підтвердження:
- Підтверджуємо...
- Універмаг «Дитячий світ» підтверджує...
Такі стійкі словосполучення й стандартні вирази полегшують сприйняття службового документа, а також увесь процес його складання, дозволяючи не витрачати час на пошуки формулювань.
Наведемо кілька прикладів стійких моделей, які склалися для висловлення стандартних аспектів змісту. Укладачеві документа буде не важко побудувати стилістичну конструкцію речення чи кількох речень, якщо він матиме у своєму розпорядженні набір таких моделей:
модель синтаксичної конструкції варіанти реалізації
Доводимо до вашого відома, що ми досі не отримали від Вас
протоколи погодження до
Нагадуємо, що... договору...
Повідомляємо, що ... ярмарок з продажу взуття та
Підтверджуємо, що ... супутніх товарів відбудеться
Нагадуємо, що...
3. Уживати прямий порядок слів у реченні /підмет передує присудкові / у тому випадку, коли логічний наголос падає на об'єкт дії. Вживати зворотний порядок слів /присудок передує підмету / тоді, коли логічний наголос гадає на саму дію.
4. Для чіткості висловлювання в простих реченнях вживається певний порядок розташування їх членів /означення мають передувати словам, вставні слова краще ставити на початку речення /.
5. З метою скорочення тексту можна вживати дієприслівникові звороти, за допомогою яких можна сформулювати причини, що викликали прийняття того чи іншого управлінського рішення. Дієприслівниковим зворотом треба починати, а не завершувати фразу. Наприклад: «Враховуючи ... Вважаючи ... Беручи до увалі ... Керуючись ... Розглянувши поданий до затвердження проект...»
6. Замінювати займенники іменниками.
7. Не вживати емоційних виразів.
В управлінській документації не повинно бути особистого моменту /суб'єктивного ставлення до оцінки фактів, що констатуються у тексті документа /. Тон службового документа - нейтральний.
Слід пам'ятати, що автором управлінського документа є юридична особа і через це його текст викладається від третьої особи. Наприклад:
фірма просить...
Дирекція клопочеться...
колегія ухвалила...
Від першої особи викладаються накази, заяви, службові листи, доповідні й пояснювальні записки, автобіографії.
Кожну нову думку в документі треба починати з абзацу. Текст складних документів /доповіді, інструкції, протоколи / поділяється на складові частини: розділи, пункти та підпункти.
Кожна складова частина нумерується арабськими цифрами з крапками.
Деякі особливості має оформлення таблиць.
Якщо в тексті наведено одну таблицю, то її не нумерують. Якщо таблиць декілька, то над таблицею пишеться слово «Таблиця» з порядковим номером /без знаку № /.
Всі службові документи формату А4 незалежно від виду, змісту та значення документа повинні мати заголовок до тексту.
Без заголовків дозволено залишати лише документи на форматі А5 - телеграми, телефонограми, листи, довідки.
Заголовок формулює складач документа. В ньому коротко і точно відображується його основний зміст. Розміщується заголовок у лівому верхньому кутку документа під позначенням автора, номера, дати та виду, після всіх інших постійних реквізитів.
Цей реквізит відбиває головну ідею документа і, як правило, починається з прийменника «про» /про що йдеться в документі /.
Наприклад: «Про придбання факсимільної техніки» «Про надання приміщення в оренду».
Заголовок, полегшує реєстрацію, встановлення виконавця, контроль документа, пошук. Має бути лаконічним і точним, з максимальною повнотою розкривати зміст документа.
Друкується малими літерами через один міжрядковий інтервал. Обсяг заголовка не повинен перевищувати 5 рядків машинописного тексту з довжиною рядка в 28 друкованих знаків. Допускається продовження заголовка при його великому обсязі до межі правого поля документа.
Досить часто службові документи мають додатки, які роз'яснюють, деталізують окремі питання основного документа.
Якщо документ має додатки згадувані в тексті або ті, що пояснюють його зміст, то відмітку про це оформляють за такою формою:
Додаток: на 5 арк. у 3 прим.
Якщо документ має додатки не зазначені в тексті, то їх назви необхідно перелічити із зазначенням кількості сторінок у кожному додатку й кількості їх примірників.