ТЕМА 8. ОБЛІК ЗАПАСІВ
1. Економічний зміст та завдання обліку запасів.
2. Класифікація та оцінка запасів.
3. Характеристика рахунків з обліку запасів.
4. Первинний та складський облік запасів.
5. Організація синтетичного та аналітичного обліку запасів.
6. Облік тварин на вирощуванні та відгодівлі.
7. Облік матеріалів та продуктів харчування.
8. Облік медикаментів.
9. Облік запасних частин.
10. Облік палива.
11. Облік готової продукції та продукції сільськогосподарського виробництва.
12. Облік малоцінних та швидкозношуваних предметів.
13. Інвентаризація запасів.
Використані джерела
1. Інструкція з обліку запасів бюджетних установ", затверджена наказом Державним казначейством України від 08.12.2000 року № 125.
2. Інструкція про складання типових форм обліку та списання запасів бюджетних установ. Затверджена наказом Державного казначейства України від 18.12.2000 № 130.
3. Інструкція про складання типових форм первинних облікових документів з обліку сировини і матеріалів. Наказ Мінстатистики від 21.06.96. № 193.
4. Інструкція про порядок відображення в обліку бюджетних установ операцій по централізованому постачанню матеріальних цінностей. Затверджена наказом ДКУ від 16.12.2002 р № 232.
5. Наказ Держказначейства України та Мінекономіки від 10.08.2001 року № 142/181 "Про затвердження типової Інструкції про порядок списання матеріальних цінностей з балансу бюджетних установ".
1. Економічний зміст та завдання обліку запасів
До запасів бюджетних установ відносять оборотні матеріальні активи, що належать установі і забезпечують її функціонування, витрачання яких планується здійснити на протязі року.
Термін очікуваного використання встановлюється центральним органом виконавчої влади за відомчою підпорядкованістю своїми наказами, а якщо таких нормативних документів нема, то термін використання встановлюється установою самостійно в момент придбання запасів.
При цьому використання запасів на протязі поточного бюджетного періоду не є обов'язковим - частина їх може бути перехідними залишками на наступний бюджетний рік з тим щоб забезпечити її діяльність на початку нового року. Використання запасів здійснюється тільки на передбачені статутними документами завдання або ж в процесі надання платних послуг, що заплановані та передбачені кошторисом установи.
На відміну від госпрозрахункових підприємств в бюджетних установах при використанні запасів їх вартість не відноситься на собівартість послуг чи діяльності установи, а списується на видатки кошторису за відповідним кодом ЕКВ. В частині спеціальних коштів, якщо установа здійснює госпрозрахункову господарську діяльність: виробництво сільськогосподарської продукції, вироби виробничих майстерень, науково-дослідні роботи по господарських договорах, надання платних послуг тощо, вартість використаних запасів відноситься на собівартість відповідного виробництва чи послуг за відповідним кодом ЕКВ.
Завдання обліку запасів:
1. Правильне і своєчасне документальне оформлення операцій з надходження, руху та вибуття запасів.
2. Контроль за збереженням та рухом запасів на складах.
3. Контроль за раціональним використанням запасів і додержанням норм їх використання.
4. Своєчасне виявлення запасів, що не використовуються для прийняття рішень щодо їх реалізації чи списання.
5. Дотримання діючого законодавства з обліку запасів.
Запаси бюджетних установ обліковуються за місцем їх відповідального зберігання та в бухгалтерії.
2. Класифікація та оцінка запасів
Різноманітність складу запасів потребує їх класифікації. В основу її покладено функціональну належність і виділено економічно однорідні групи запасів, що покладені в основу їх обліку та відповідають відповідним бухгалтерським рахункам:
1. Виробничі запаси - рахунок 20 "Виробничі запаси".
2. Тварини на вирощуванні та відгодівлі - рахунок 21 "Тварини на вирощуванні та відгодівлі".
3. Малоцінні та швидкозношувані предмети - рахунок 22 "Малоцінні та швидкозношувані предмети".
4. Матеріали та продукти харчування - рахунок 23 "Матеріали та продукти харчування".
5. Готова продукція - 24 "Готова продукція".
6. Продукція сільськогосподарського виробництва - 25"Продук-ція сільськогосподарського виробництва".
В свою чергу кожна з цих груп має підгрупи або ж субрахунки, що визначені в Плані рахунків та виділяють економічно однорідні запаси. В розрізі таких підгруп організований облік на субрахунках.
Ця класифікація запасів дозволяє виділити в обліку економічно однорідні групи запасів, які мають однакове призначення, умови зберігання, порядок обліку та контрою за їх використанням, наприклад, господарські матеріали, учбові матеріали, медикаменти, продукти харчування, паливо та інші.
В бухгалтерському обліку запасів важливим питанням є методи оцінки при надходженні, вибутті, а також переоцінка запасів.
В бухгалтерському обліку запаси установ відображаються по балансовій вартості.
Балансова вартість - це вартість запасів по якій вони відображаються в балансі. В свою чергу балансова вартість буває:
- первісна;
- відновлювальна;
- справедлива.
За первісною вартістю зараховуються на баланс придбані, вироблені запаси. Вона визначається на рівні фактичної собівартості придбання чи виготовлення.
При придбанні запасів слід мати на увазі, що не всі витрати по придбанню включаються до собівартості придбаних запасів.
Так, відповідно до Інструкції № 125 не збільшують вартість запасів такі витрати:
- транспортні витрати, які списуються за тим кодом витрат, за яким вони передбачені в кошторисі (зарплата - по коду 1111, нарахування на зарплату - по коду 1120, транспортні послуги - по коду 1135, витрати на відрядження - по коду 1140 і т.д.);
- сума сплаченого податку на додану вартість. Ця сума списується на витрати за кодом придбання запасів або включається до складу податкового кредиту, якщо установа є платником ПДВ (в частині придбання запасів за рахунок спеціальних коштів). Таким чином сума ПДВ у всіх випадках не збільшує вартість придбаних запасів.
Справедлива вартість - це первісна вартість запасів отриманих установою безоплатно. Вона визначається на рівні існуючих ринкових цін на аналогічні запаси і використовується для оцінки безоплатно отриманих запасів чи отриманих, як гуманітарна допомога.
Запаси, що отримані в результаті ліквідації необоротних активів оцінюються за цінами можливого використання, що і є їх справедливою вартістю.
Відновлювальна вартість - це змінена первісна вартість запасів після їх переоцінки.
Запаси можуть бути переоцінені на виконання нормативних актів (якщо такі будуть введені), або ж за рішенням керівника установи, у випадках якщо запаси морально застаріли та у зв'язку з тривалим часом їх перебування на збереженні в установі, їх первісна вартість значно відрізняється від аналогічних запасів, що придбані пізніше.
Переоцінка запасів установи проводиться комісією з переоцінки, яка призначається наказом керівника установи і до складу якої входять: заступник керівника установи (голова комісії) та головний бухгалтер чи його заступник, бухгалтер що веде облік запасів, матеріально-відповідальні особи на яких покладено відповідальність за збереження запасів та інші відповідальні особи (на розсуд керівника установи).
Комісією здійснюється переоцінка кожної окремої одиниці запасів і встановлюються нові ціни. Документи, що підтверджують нові ціни не потрібні. При встановленні цін на однотипні предмети, вони встановлюються однаковими в межах однієї установи.
За результатами переоцінки складається акт про зміну вартості запасів, який затверджується керівником установи.
Відповідальність за організацію роботи комісії покладається на керівника установи, а за об'єктивність визначення реальної вартості запасів - на керівника установи і голову комісії.
Зміна первісної вартості запасів не є додатковим доходом установи і не належить до доходів. Результати переоцінки відображаються на рахунку 441 "Переоцінка матеріальних активів".
Оцінка запасів при вибутті на різні цілі: використання на потреби установи, на виробництво, продаж, інше вибуття, здійснюється за двома методами:
1 - по балансовій вартості;
2 - по середньозваженій собівартості.
При списанні запасів по балансовій вартості, вони списуються за вартістю, що відображена в балансі. Тобто, собівартість запасів, що вибувають визначається по кожній одиниці запасів. Такий метод доцільно використовувати при невеликій кількості запасів. При цьому передбачається налагодження попартійного чи індивідуального обліку по кожному виду запасів.
Середньозважена собівартість розраховується шляхом ділення вартості залишку запасів на початок звітного місяця (Зпоч.м) та вартості отриманих у звітному місяці запасів (Знад) на сумарну кількість запасів на початок звітного періоду (Кпоч.м) та кількості запасів, що надійшли за звітний місяць(Кнад):
Соб. Од. запасів = (Зпоч.м. + Знад.) / (Кпоч.м.+Кнад.).
Середньозважена собівартість визначається по кожному виду подібних запасів.
Його доцільно використовувати при значній кількості однотипних запасів придбаних за різними цінами. Обчислюється на періодичній основі або ж при кожній отриманій партії запасів.
Тара оцінюється на основі цін постачальників. При цьому в разі її повернення або реалізації різниця між цінами придбання і реалізації списується на фактичні видатки.
Продукція, що отримана від виробництва у власних майстернях обліковується за фактичною собівартістю виробництва. Продукція с-г виробництва на протязі року обліковується за плановою собівартістю, а в кінці року коригується до рівня фактичної.
3. Характеристика рахунків з обліку запасів
Для обліку запасів призначені рахунки 2 класу:
20 "Виробничі запаси";
21 "Тварини на вирощуванні та відгодівлі";
22 "Малоцінні та швидкозношувані предмети";
23 "Матеріали і продукти харчування";
24 "Готова продукція";
25 "Продукція сільськогосподарського виробництва".
Всі рахунки активні, що означає відображення по дебету наявності запасів та їх надходження, а по кредиту їх вибуття.
До рахунку 20 "Виробничі запаси" відкриваються субрахунки:
201 "Сировина в матеріали";
202 "Обладнання, конструкції і деталі до встановлення";
203 "Спец обладнання для науково-дослідних робіт по господарських договорах";
204 "Будівельні матеріали";
205 "Інші виробничі запаси".
На субрахунку 201 обліковуються сировина і матеріали короткотермінового використання для науково-дослідних робіт та капітального будівництва. В установах культури на цьому субрахунку обліковуються матеріали, що дорого коштують, отримані зі складу для реставрації та ремонту виробів мистецтва, музейних цінностей та пам'яток архітектури.
На субрахунку 202 обліковуються будівельні конструкції і деталі, а також обладнання що потребує монтажу і передбачене для встановлення та інші матеріальні цінності для будівництва.
На субрахунку 203 у науково-дослідних установах та вищих навчальних закладах обліковується спец обладнання придбане для виконання науково-дослідних робіт за господарськими договорами за конкретною темою замовника, до передачі його до наукового підрозділу.
На субрахунку 204 обліковується будівельні матеріали, придбані за рахунок коштів, що виділені на капітальне будівництво і призначені для будівельних і монтажних робіт. На цьому ж субрахунку в підсобних господарствах обліковується посадковий матеріал, придбаний за рахунок капіталовкладень для закладення садів, ягідників, виноградників.
На субрахунку 205 обліковуються інші запаси, які використовуються для науково-дослідних робіт за господарськими договорами та капітального будівництва і не ввійшли до попередніх субрахунків.
На рахунку 21 обліковуються молодняк всіх видів тварин і тварини на відгодівлі.
До рахунку 22 відкриваються два субрахунки:
221 "Малоцінні та швидкозношувані предмети на складі та в експлуатації". На ньому обліковуються наявність та рух предметів, термін експлуатації яких менше 1 року.
222 "Малоцінні та швидкозношувані предмети спеціального призначення" . На ньому ведеться облік наявності та руху предметів спеціального призначення та тих, що мають обмежене короткострокове використання в окремих галузях.
На рахунку 23 обліковуються матеріали і продукти харчування, що необхідні для функціонування бюджетних установ. Відкриваються субрахунки:
231 "Матеріали для учбових, наукових та інших цілей". Обліковуються реактиви, хімікати, скло і хімпосуд, фотоприлади, папір для виготовлення учбових програм, посібників, піддослідні тварини та інше).
232 "Продукти харчування". Обліковуються продукти харчування в установах, в кошторисах яких передбачені витрати по коду 1133 "Продукти харчування"
233 "Медикаменти та перев'язувальні засоби" . Обліковуються медикаменти, бактерицидні препарати, перев'язувальні засоби, та інші медикаменти в лікарнях, лікувально-профілактичних, лікувально-ветеринарних та інших установах, в кошторисах яких передбачені витрати по коду 1132 "Медикаменти та перев'язувальні засоби".
234 "Господарські матеріали та канцелярське приладдя". Обліковуються господарські матеріали для поточних потреб установи: електролампочки, мило, щітки, будівельні матеріали для поточного ремонту, канцелярські прилади. На цьому рахунку обліковуються медикаменти, перев'язувальні засоби в установах, де кошторисом витрат ці витрати передбачені за кодом 1131 "Предмети, матеріали, обладнання та інвентар".
235 "Паливо, горючі та мастильні матеріали". Обліковуються всі види палива на складах і у матеріально-відповідальних осіб.
236 "Тара". Обліковується тара всіх видів як пуста, так і під матеріалами.
237 "Матеріали в дорозі". Обліковуються матеріали, що оплачені, але не надійшли в склад до кінця місяця. Також матеріали отримані в склади груп централізованого постачання і не розподілені по установах. Суми, що відображені на цьому рахунку повинні підтверджуватись документально.
238 "Запасні частини до машин і обладнання". Обліковуються запчастини призначені для ремонту і заміни зношених частин на машинах, обладнанні, тракторах, комбайнах, транспортних засобах, що не обліковуються на рахунку 105.
239 "Інші матеріали". Обліковується сіно, овес, інші види корму і фуражу для тварин, а також насіння, добрива, інші види матеріалів.
На рахунку 24 обліковується готова продукція всіх видів. Передбачено тільки один субрахунок 241 "Вироби виробничих майстерень", на якому обліковуються отримані у виробничих майстернях вироби, а також готова печатна продукція.
Рахунок 25 призначений для обліку продукції отриманої в учбово-дослідних господарствах чи підсобних підрозділах. Виділено тільки один субрахунок 251 "Продукція підсобних (учбових) сільських господарств".
4. Первинний та складський облік запасів
Для оформлення операцій по надходженню і вибуттю запасів призначено ряд типових форм документів, затверджених Інструкцією № 130 та наказом Мінстатистики № 193.
Матеріали надходять в установу безпосередньо від постачальників та різних організацій, від підрозділів установи, в порядку гуманітарної допомоги, централізованого постачання, від підзвітних осіб.
Матеріальні цінності, що отримуються в склад установи від постачальників оприбутковуються на основі належне оформлених документів постачальників: накладних, товарно-транспортних накладних, рахунків-фактур. Попередньо документи постачальника реєструються в Журналі обліку вантажів, що надійшли і передаються в бухгалтерію. Бухгалтерія здійснює перевірку документів постачальника і передає на склад для контролю при прийнятті вантажу.
Приймання матеріалів у склад здійснюється завскладом. При цьому він перевіряє дані, що вказані в супроводжуючих документах та фактичною наявністю матеріалів, відповідність їх назвам, сортам, розмірам чи інших показників, що вказані в документах.
При виявленні розбіжностей оформляється Акт про приймання матеріалів (форма З-1 бюджет), що складається приймальною комісією з обов'язковою участю представника постачальника, завідуючого складом. У випадку неявки представника постачальника в склад комісії включається представник незацікавленої сторони.
В акті послідовно зазначається: найменування, одиниця виміру, номер субрахунку, на яких обліковуються запаси, номенклатурні номери, кількість, ціна, вартість матеріалів. Акт складається тільки на фактично прийняті запаси. Акт підписується комісією.
Акт складається в двох примірниках: один з них передається в бухгалтерію для оформлення претензії, а другий залишається в складі для оприбуткування отриманих матеріалів.
Якщо ж розходжень не встановлено, то завскладом оприбутковує матеріали, при цьому розписується в отриманні на супроводжуючих документах. При оприбуткуванні запасів на підставі супроводжуючих документів постачальника завскладом оформляє Прибутковий ордер ф. М-4 в одному примірнику на кожний документ. Установою може бути прийнятий порядок оприбуткування шляхом проставляння спеціального штампу установи на рахунках чи накладних постачальника у формі Прибуткового ордеру, що зменшує витрати документів та часу для їх складання.
Надходження готової продукції від виробничих майстерень та с-г підрозділів оформляється Актом про приймання матеріалів, який затверджує керівник.
Безоплатне отримання запасів (гуманітарна допомога, благодійні надходження) оформляється комісією призначеною наказом керівника установи з включенням до її складу представника бухгалтерії та представника вищого органу. Комісія в присутності матеріально-відповідальної особи перелічує, переважує отримані матеріали та складає Акт приймання запасів, в яком вказує назву, кількість і вартість отриманих матеріалів по ринкових цінах на аналогічні матеріали, тобто, їх справедлива вартість. За цим Актом матеріали передаються матеріально-відповідальній особі на відповідальне зберігання чи використання, про що вона розписується в Акті.
Отриманні запасів, що придбані за готівку (підзвітними особами) оформляється на основі Звіту про використання коштів наданих на відрядження та під звіт та прикладених до нього документів: чеків, накладних тощо.
Відпуск запасів з місць відповідального зберігання проводиться за документами встановленої форми, що затверджуються керівником установи.
Як зазначено в інструкції № 125, при відпуску використовуються форми документів встановлені наказом Мінстатистики № 193: М-1 "Журнал обліку вантажів, що надійшли"; М-2а "Акт списання бланків довіреностей"; М-3 "Журнал реєстрації довіреностей"; М-4 "Прибутковий ордер"; М-7 "Акт про приймання матеріалів"; М-8 "Лімітно-забірна картка"; М-9 "Лімітно-забірна картка";
М-10 "Акт-вимога на заміну (додатковий відпуск) матеріалів"; М-11 "Накладна вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів";
М-12 "Картка №__складського обліку матеріалів";
М-13 "Реєстр №__приймання - здачі документів";
М-14 "Відомість обліку залишків матеріалів на складі"; М-15 "Акт про приймання устаткування"; М-15а "Акт приймання - передачі устаткування до монтажу"; М-16 "Матеріальний ярлик";
Крім того використовуються наступні форми документів.
Акт списання ф. № 3-2. Використовується для списання запасів, що встановлені як непридатні для подальшого використання. Складається комісією, призначеною керівником установи в двох примірниках. Перший здається в бухгалтерію, а другий залишається у матеріально-відповідальної особи. В ньому послідовно вказують по кожному найменуванню запасів: номенклатурний номер, назву матеріалів, що списуються, одиниця виміру, кількість, ціна за одиницю, вартість, термін перебування в експлуатації та підстава непридатності. Вказується причина списання та спосіб знищення. Акти затверджуються керівником у встановленому порядку.
Накладна (вимога) ф. № З-3. Використовується для видачі запасів стороннім організаціям та внутрішнього переміщення. Складається в бухгалтерії у двох примірниках, підписується керівником та головним бухгалтером і дає право на отримання матеріалів зі складу чи інших місць.
Меню-вимога на видачу продуктів харчування Ф. № З-4. Служить підставою для відпуску та списання продуктів харчування. Складається щодня лікарем-дієтологом і працівником бухгалтерії на основі кількості хворих в розрізі сніданку, обіду та вечері з розрахунку на одні особу. На підставі даних про кількість осіб, що харчуються, норм витрат продуктів розраховується кількість продуктів для відпуску продуктів зі складу на кухню установи. Документ підписується лікарем (дієтсестрою), кухарем про приймання продуктів та комірником про видачу продуктів. Затверджується керівником установи.
Меню-вимога з підписами осіб про видачу та отримання продуктів харчування передається в бухгалтерію у терміни встановлені Графіком документообігу, але не менше ніж три рази на місяць. Дані меню-вимоги записуються в щомісячну Накопичувальну відомість по витрачанню продуктів харчування ф. № З-13.
Меню-вимога на видачу продуктів харчування ф. № З-4а.
Аналогічна формі № З-4, але використовується при автоматизованому обліку. В ній містяться додаткові дані про шифр продуктів, шифр витрачання та інші.
Забірна картка ф. № З-5. Призначена для оформлення відпуску матеріалів, продукції молочних кухонь та інших запасів, що відпускаються систематично на протязі місяця. Вона виписується в бухгалтерії на кожного одержувача на декілька найменувань, що відносяться до одного коду КЕКВ. Виписується в 2-х примірниках. В забірних картках завскладом проставляє кількість відпущених матеріалів та розписується про відпуск, а отримувач про отримання продукції. Тому один з примірник з підписом про отримання цінностей зберігається в складі, другий з підписом завскладом про видачу матеріальних цінностей - в отримувача. Виписується на термін 15 днів для щоденного відпуску і на місяць - при періодичному відпуску. Відпуск здійснюється строго в межах ліміту.
Понадлімітний відпуск здійснюється тільки на підставі окремої накладної ф. З-3. Ліміти встановлюються центральним органом виконавчої влади за відомчою підпорядкованістю виходячи з планової потреби в запасах та норм витрат, а при відсутності таких документів - встановлюються установою самостійно.
Заміна одного матеріалу іншим теж оформляється окремою накладною.
В забірній картці на відпуск продуктів молочній кухні крім того проставляється кількість тари, що повертається отримувачем.
По закінченні місяця завскладом підводить підсумки, записує в книгу складського обліку кількість відпущених матеріалів, а забірну картку разом з іншими первинними документами передає в бухгалтерію.
Подорожній лист вантажного автомобіля, Подорожній лист легкового автомобіля. Використовується для списання фактично витраченого пального на роботу вантажних та легкових автомашин, але не більше норм витрат, встановлених для окремих марок автотранспорту.
Організація складського облікуВідповідальність за приймання, зберігання і відпуск запасів покладається на матеріально відповідальних осіб, призначених наказом керівника установи. З посадовими особами, які відповідають за збереження матеріальних цінностей, укладається письмовий договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність.
З метою забезпечення збереження цінностей в установах належним чином організується складський облік. Для цього виділяються спеціально обладнані приміщення - склади.
Облік запасів за місцем відповідального зберігання ведеться матеріально-відповідальною особою в Книзі складського обліку (ф. З-9) за найменуваннями, сортами, кількістю. В ній ведеться облік на складі матеріалів, продуктів харчування, готових виробів, малоцінних та швидкозношуваних предметів, інших запасів.
Книга видається завскладом в бухгалтерії. При цьому вона повинна бути прошнурована, сторінки пронумеровані та їх кількість завірена підписом головного бухгалтера установи та скріплена печаткою.
Книга ведеться у розрізі найменувань матеріалів, при цьому вказують місце зберігання запасів, їх ціну, ґатунок, розмір, кількість, джерело отримання та видачі запасів. Записи здійснюються по кожному документу про приймання чи видачу запасів і після кожного запису в Книзі виводиться залишок матеріалів.
Облік запасів в складі та в бухгалтерії може вестись з присвоєнням запасам номенклатурних номерів.
Номенклатурний номер - це умовний числовий код обліку, який присвоюється групі предметів однієї назви, якості і ціни. Він має 7 знаків:
- перші три цифри означають код субрахунку - наприклад, 231;
- четверта цифра означає номер підгрупи - 1 - реактиви і хімікати;
- останні три цифри означають порядковий номер у підгрупі: 051 - спирт етиловий.
Номенклатурний номер спирту етилового буде: 2311051.
Номенклатурні номери вказуються на ярликах, стелажах де вони розміщені та у книзі складського обліку, а також в усіх первинних документах з обліку руху запасів.
У встановлені терміни (відповідно до графіка документообігу) завскладом комплектує прибуткові та видаткові документи, на їх підставі складає Реєстр приймання-здачі документів ф. № М-13 в двох примірниках, які разом з документами подає до бухгалтерії. В бухгалтерії перевіряється поданий звіт та роблять записи в облікових регістрах. Один примірник Реєстру повертається завскладом.
5. Організація синтетичного та аналітичного обліку запасів
В бухгалтерії ведеться аналітичний та синтетичний облік запасів. Аналітичний облік ведеться за назвами, видами, сортами та за матеріально-відповідальними особами. При цьому облік узгоджується з встановленими установою номенклатурними номерами. В складському і аналітичному обліку слід окремо вести облік запасів, що придбані по коштах загального фонду, спеціального фонду, та тих що надійшли як гуманітарна допомога.
Для аналітичного обліку використовують такі регістри: 1. Книга кількісно-сумового обліку (ф. З-6). Використовується для аналітичного обліку запасів (крім тварин на вирощуванні та відгодівлі та продуктів харчування) в кількісному і вартісному вираженні. Записи в них здійснюються на підставі Реєстрів приймання-здачі документів (звітів завскладом), первинних документів. Аналітичні рахунки відкриваються за встановленими номенклатурними номерами, тобто, за назвами, сортами запасів по їх кількості та вартості.
2. Оборотна відомість (ф. З-11). Використовується для перевірки правильності записів в обліку запасів в аналітичному та синтетичному обліку. Відкривається по кожному субрахунку.
3. Картки кількісно-сумового обліку (ф. З-7). Картки можуть вестись як альтернативний обліковий регістр аналітичного обліку. Їх будова аналогічна Книзі кількісно-сумового обліку з тією різницею, що кожна картка призначена для обліку одного найменування запасів. Картки кількісно-сумового обліку реєструються в Описах карток кількісно-сумового обліку (ф. З-14). В централізованих бухгалтеріях Описи ведуться окремо за кожною установою, що обслуговується.
При автоматизованому веденні бухгалтерського обліку Книги кількісно-сумового обліку (Картки кількісно-сумового обліку) можуть не застосовуватися.
4. Книга обліку тварин (ф. З-8). Використовується для аналітичного обліку тварин на вирощуванні та тварин на відгодівлі. В ній відкриваються окремі аналітичні рахунки за видами та віковими групами молодняку тварин, та по видах тварин на відгодівлі. Тварини обліковуються за кількістю, живою вагою та вартістю за матеріально-відповідальними особами. Відкривається на рік.
5. Журнал реєстрації битого посуду ф. № З-10. Ведеться для списання битого посуду в установах, що мають в своєму складі кухні. Всі сторінки Журналу повинні бути пронумеровані, Журнал прошнурований і на останній сторінці підписом головного бухгалтера та печаткою установи завіряється кількість листів. Записи до нього здійснює на протязі місяця матеріально-відповідальна особа, яка вказує дату, назву предметів та кількість битого посуду (прописом). Члени постійно діючої комісії перевіряють факт наявності битого посуду та завіряють ці дані своїми підписами в журналі. Битий посуд вилучається та знищується. Щоквартально (або щомісячно) комісія за даними Журналу складає акт на списання битого посуду, який затверджується керівником установи.
При автоматизації обліку вирішення організації складського та бухгалтерського обліку досягається веденням машинної картотеки. Завдяки цьому ведеться по предметний облік та досягається тотожність даних складського і бухгалтерського обліку.
Основним узагальнюючим регістром синтетичного обліку є Жур-нал-Головна.
Надходження запасів записується до Головної книги на підставі меморіальних ордерів:
- № 4 (Накопичувальна відомість розрахунків з різними дебіторами ф. № 408);
- № 6 (Накопичувальна відомість розрахунків з різними кредиторами ф. № 409);
- № 7 (Накопичувальна по розрахунках в порядку планових платежів ф. № 410);
- № 8 (Накопичувальна відомість по розрахунках з підзвітними особами ф. № 386);
- № 11 (Зведення накопичувальних відомостей по надходженню продуктів харчування, ф. № 398 - бюджет).
Для узагальнення інформації по вибуттю та переміщенню запасів в бухгалтерії на підставі первинних документів складають:
Меморіальний ордер № 10 (Накопичувальна відомість про вибуття та переміщення малоцінних та швидкозношуваних предметів ф. № 439 - бюджет);
Меморіальний ордер № 11 (Зведення накопичувальних відомостей про надходження продуктів харчування ф. № 396 - бюджет);
Меморіальний ордер №12 (Накопичувальна відомість по витрачанню продуктів харчування ф. № 411 - бюджет);
Меморіальний ордер № 13 (Накопичувальна відомість витрачання матеріалів ф. № 396 - бюджет) . Записи в них кореспондують з кредиту рахунків обліку запасів в дебет різних рахунків.
Таблиця 42
Кореспонденція рахунків з обліку запасів
Зміст операції
6. Облік тварин на вирощуванні та відгодівлі
Планом рахунків для обліку молодняку тварин передбачено рахунок:
21 "Тварини на вирощуванні та відгодівлі". До нього відкриваються субрахунки:
211 "Молодняк тварин на вирощуванні";
212 "Тварини на відгодівлі";
213 "Птиця";
214 "Звірі";
215 "Кролі";
216 "Сім"ї бджіл";
217 "Доросла худоба, вибракувана з основного стада";
218 "Худоба, прийнята від населення для реалізації".
По дебету рахунку відображається надходження тварин за їх кількістю, вагою та вартістю, а по кредиту - вибуття з різних причин.
На субрахунку 211 "Молодняк тварин на вирощуванні" ведеться облік наявності, надходження і вибуття молодняка великої рогатої худоби, свиней, овець, кіз та коней за групами:
1) велика рогата худоба, телички 9за роками народження), бички (за роками народження); нетелі, корови, первістки для реалізації;
2) свині: поросята до двох місяців (до відлучення від матки), поросята від двох до чотирьох місяців; ремонтні свинки; ремонтні кабанчики; свиноматки, що перевіряються; молодняк свиней на відгодівлі;
3) вівці і молодняк народження поточного року; молодняк народження минулих років і ярки (до переведення в основне стадо). Облік за кожною групою ведеться окремо за рунами: тонкорунні, напівтонкорунні, напівгрубошерстні, грубошерстні;
4) кози: молодняк народження поточного минулого року; молодняк народження минулого року;
5) коні: молодняк робочих коней (за роками народження і статтю); молодняк племінних коней (за роками народження і статтю).
Молодняк племінних тварин усіх видів обліковується також за породами.
На цьому рахунку відображається приплід молодняку (лошат), якщо в установі є робочі коні, які утримуються за рахунок бюджетних коштів і обліковуються у складі основних засобів.
На субрахунку 212 "Тварини на відгодівлі" ведеться облік наявності, надходження і вибуття дорослої худоби, переведеної з основного стада на відгодівлю і нагул за видами худоби:
1) велика рогата худоба на відгодівлі і нагулі;
2) свині на відгодівлі;
3) віці на нагулі та відгодівлі;
4) кози на нагулі та відгодівлі.
На субрахунку 213 "Птиця" ведеться облік наявності, надходження і вибуття всієї птиці, як молодняку, так і дорослої, за такими обліковими групами:
- кури яєчного напрямку: молодняк; маточне стадо несучок; промислове стадо несучок; ремонтний молодняк;
- кури м'ясного напрямку: молодняк; м'ясні курчата; маточне стадо;
3) качки: доросле стадо; молодняк;
4) гуси: молодняк; доросле стадо;
5) індики: молодняк, доросле стадо;
6) цесарки: молодняк, доросле стадо;
7) перепілки: молодняк, доросле стадо.
На субрахунку 214 "Звірі" ведеться облік наявності, надходження та вибуття хутрових звірів за видами: молодняк; основне стадо.
На субрахунку 215 "Кролі" ведеться облік кролів за породами та за видами: молодняк, основне стадо.
На субрахунку 216 "Сім'ї бджіл" обліковується бджолині сім'ї за кількістю сімей та їх вартістю в цілому на пасіці.
На субрахунку 217 "Доросла худоба, вибракувана з основного стада" ведеться облік поголів'я і первісної вартості продуктивних тварин і робочої худоби, вибракованих і реалізованих або забитих на м'ясо в господарстві без відгодівлі, за видами.
На субрахунку 218 "Худоба, прийнята від населення для реалізації" ведеться облік руху тварин за видами, прийнятих від населення для реалізації".
Аналітичний облік ведеться за встановленими видами та віковими групами в Книзі обліку тварин (ф. З-8). В ній вказується підстава для запису (номер меморіального ордера), зазначається кількість, вага та вартість тварин і кореспонденція рахунків при надходженні та вибутті тварин.
Приплід тварин оприбутковується за плановою собівартістю на підставі Акта на оприбуткування приплоду, який складається в день отримання приплоду. Щомісяця тварин зважують для визначення приросту живої ваги. Він оцінюється за плановою собівартістю 1 ц приросту.
Падіж молодняку тварин і тварин на вирощуванні розглядається, як втрати виробництва і відносяться на збільшення собівартості вирощеного поголів'я. Крім випадків, коли падіж стався з вини матеріально-відповідальної особи і сума завданих збитків нею відшкодовується.
Молодняк тварин, що переходить на наступний рік для подальшого вирощування і відгодівлі, а також молодняк худоби, що переводиться в основне стадо оцінюється по фактичній собівартості їх живої ваги, але не вище заготівельних цін на худобу, що продається державі.
Закуплені тварини оцінюються за фактичною собівартістю їх придбання. Сума сплаченого ПДВ відноситься за рахунок загального чи спеціального фонду, або на податковий кредит, якщо установа є платником ПДВ.
Відповідно до плану рахунків бюджетних установ витрати на утримання тварин будуть відображатись по дебету рахунку 822 ""Витрати підсобних (навчальних) сільських господарств". Отриманий приплід, приріст живої маси оприбутковується з кредиту рахунку 822. Реалізація тварин відображається на рахунку 722 "Доходи підсобних сільських господарств".
Таблиця 43
Кореспонденції рахунків з обліку тварин на вирощуванні та відгодівлі
Зміст запису
7. Облік матеріалів та продуктів харчування
Окремі бюджетні установи в своїй діяльності використовують продукти харчування (лікарні, дитячі установи, навчальні та оздоровчі заклади тощо). Такі матеріальні цінності обліковуються на рахунку 232 "Продукти харчування".
Основним документом, що регулює облік продуктів харчування є Інструкція з обліку продуктів харчування в лікувально-профілактичних та інших установах охорони здоров'я, що утримуються за рахунок Держбюджету. Затверджена Наказом Міністерства охорони здоров"я СССР від 05.05.1983 р. № 530.
Продукти харчування та продовольча сировина повинні надходити до закладів разом з супровідними документами, які свідчать про їх походження та якість (накладні, сертифікати відповідності, висновки санітарно-епідеміологічної експертизи тощо).
Продукти харчування відносяться до тих видів запасів, які при неправильних умовах зберігання можуть принести шкоду здоров'ю людей. Тому установи повинні забезпечити належні умови зберігання продуктів та контролю за їх якістю при прийнятті та при споживані. Тому при прийманні продуктів вони перевіряються комірником, завідувачем виробництва кухарем та залучаються працівники медичного закладу (або ж це лікар-дієтолог чи медсестра-дієтолог). При встановленні фактів неякісних продуктів вони передаються постачальнику разом з висновком лікаря чи санепідемстанції.
Надходження продуктів в установу обліковується в Накопичувальній відомості по надходженню продуктів харчування типової форми З-12. Записи в ній здійснюються на підставі первинних документів по надходженню продуктів від постачальників (накладні, ТТН) в кількісному і вартісному вираженні , в розрізі постачальників по кожному найменуванню продуктів. Складаються окремо по кожній матеріально-відповідальній особі. Якщо таких осіб декілька, то по закінченні місяця на їх підставі складається Зведення накопичувальних відомостей № 398), що є одночасно Меморіальним ордером № 11. Такий меморіальний ордер відображає тільки надходження продуктів в порядку планових платежів. Тому надходження продуктів харчування відображається також і по меморіальних ордерах № 4, 6, 8 (рахунки 364, 675, 362).
Відпуск продуктів на кухню оформляється документом Меню-вимога на отримання продуктів харчування типової форми. Складається щодня в 2-х екземплярах: 1 для складу, 2 - для повара. В ній записують витрачання продуктів за кожний день по їх назвах. Складає працівник бухгалтерії та лікар-дієтолог за даними про наявність хворих, (інших осіб, що харчуються), їх дієт, розкладки на приготов-лення страв.
В навчальних та оздоровчих закладах для визначення потреби в продуктах харчування складаються двотижневі меню, які погоджуються з територіальною установою санітарно-епідеміологічної служби. На їх підставі завідуючий харчоблоком та медичним працівником складаються щоденні меню-розклад та меню, які підписуються керівником закладу. Меню-розклад складається єдиним для всіх дітей закладу, але з різним виходом страв за віковими групами, наведеними в нормах харчування. Щоденне меню-розклад ураховує норми харчування, наявні продукти та продовольчу сировину.
Для узагальнення даних про відпуск продуктів на підставі Меню-вимог складається Накопичувальна відомість по витрачанню продуктів харчування ф. № З-12, в якій на підставі даних меню щодня записується витрачання продуктів на протязі місяця по їх назвах та кількості. У встановлені терміни разом з меню-вимогою вона здається в бухгалтерію.
В свою чергу в бухгалтерії на підставі накопичувальних відомостей З-12 складається меморіальний ордер № 12, який являє собою Зведення накопичувальних відомостей ф. З-12. В ньому записи відображаються по витрачанню продуктів з кредиту рахунку 232 в дебет різних.
Таблиця 44
Кореспонденції рахунків з обліку продуктів харчування
Зміст запису
8. Облік медикаментів
На рахунку 233 "Медикаменти та перев'язувальні засоби" обліковуються медикаменти, компоненти, бактерицидні препарати, сироватки, вакцини, кров та перев'язувальні засоби в лікарнях, лікувально-профілактичних, лікувально-ветеринарних та інших закладах, у кошторисах яких передбачені асигнування за кодом 1132 "Медикаменти та перев'язувальні засоби". На цьому субрахунку обліковуються також допоміжні та аптекарські матеріали в лікувальних закладах, які мають свої аптеки.
Медикаменти знаходяться на відповідальному зберіганні осіб, з якими укладені договори про повну матеріальну відповідальність.
Медикаменти надходять на склад від постачальників відповідно до укладених з постачальниками договорів та супроводжуються специфікацією, рахунками і накладними у підзвіт фармацевту або іншій матеріально-відповідальній особі, що призначена наказом керівника закладу (це може бути головна медична сестра). На основі цих документів медикаменти оприбутковуються у підзвіт вказаним особам.
В складі ведеться книга складського обліку в якій ведеться предметно-кількісний облік. При цьому в Книгу складського обліку заносять всі дані за медикаменти: повне найменування, дозування, фа-сування та кількість.
На підставі специфікацій та накладних медикаменти ведеться облік виконання договірних зобов'язань з постачальниками за формою № 6-МЗ у міру надходження медикаментів, які реєструються фармацевтом.
Відпускаються лікарські засоби зі складу в структурні підрозділи з розрахунку на фактичну кількість хворих на підставі замовлень-вимог за формою № 434. Ці документи складаються у 2-х примірниках і затверджуються керівником закладу. Замовлення-вимога підписується керівником закладу або начмедом, завідуючим відділенням, головною медсестрою, старшою медсестрою підрозділу.
Отримані зі складу лікувальні засоби зберігаються у відділеннях у підзвіті старшої медсестри за видами у спеціальних шафах, наркотичні засоби - у сейфах, швидкопсувні - у холодильниках.
Для обліку отриманих медикаментів старша медсестра відділення веде Книгу предметно-кількісного обліку форми № 8-МЗ, куди записує надходження медикаментів. В ній зазначається найменування медикаментів, дозування, фасування та кількість. В окремому журналі довільної форми ведеться облік затребуваних і виданих медикаментів, до якого записують найменування лікарського засобу, одиниця виміру, кількість затребуваних і виданих препаратів.
Для постійного забезпечення потреб відділення в потрібних медикаментах медичні сестри, які працюють на медичному посту відділення, у маніпуляцій них кабінетах, перв'язочній, операційній здійснюють вибірку медикаментів, яких не вистачає для роботи та оформляють замовлення-вимогу на ім'я старшої медсестри відділення.
За цими замовленнями-вимогами старша медсестра відділення видає медикаменти та записує їх при цьому в журналі виданих медикаментів.
У структурних підрозділах медикаменти обліковуються за такими групами:
- загальна група;
- отруйні лікарські засоби;
- наркотики;
- етиловий спирт;
- дорогі препарати і перев'язувальний матеріал.
На підставі щоденних замовлень-вимог складається Підсумована відомість кількісних витрат медикаментів. Старші медсестри відділень здають до бухгалтерії на початку місяця "Звіт про витрату медикаментів" в кількісному виразі, до яких додають замовлення-вимоги. Цей звіт є підставою для списання витрачених медикаментів з підзвіту матеріально-відповідальної особи.
Головна медсестра щомісяця подає до бухгалтерії Звіт про рух медикаментів за формою № 2-МЗ. Цей звіт затверджується керівником установи. Бухгалтер перевіряє цей звіт та звіряє його дані з даними звітів старших медсестер: дані про передачу медикаментів зі складу в підрозділи. На основі представлених звітів та супровідних документів до нього в бухгалтерії оприбутковуються отримані медикаменти від постачальників, як гуманітарна допомога.
Протаксувавши звіти старших медсестер підрозділів, бухгалтер заносить усі дані про витрати медикаментів у відділеннях до загальної витрати закладу. В бухгалтерії складається оборотна відомість (форма № 296), в якій зазначається залишки медикаментів за їх назвами, кількість, ціною та сумою.
Для контролю за медикаментами щомісяця здійснюється звірка даних бухгалтерського і складського обліку. Крім того, два рази на рік проводиться їх інвентаризація.
Особливу групу медичних засобів становлять наркотичні засоби. Порядок їх зберігання та використання регулюється "Порядком обігу наркотичних засобів, психотропних речовин та прекурсорів в державних і комунальних закладах охорони здоров'я України", що затверджений наказом МОЗ України від 18.12. 1997 року № 356.
Лікувальні засоби, що відносяться до цієї групи встановлені "Переліком наркотичних засобів, психотропних речовин, їх аналогів і прекурсорів, що підлягають спеціальному контролю відповідно до законодавства України", затвердженого наказом комітету з контролю за наркотиками при МОЗ України від 23.03.1998 року № 7 .
Наркотичні засоби можуть використовуватись тими закладами охорони здоров'я, що мають відповідну ліцензію, яка видається Державною службою лікарських засобів і виробів медичного призначення за погодженням з МВС.
З аптечних складів наркотичні засоби відпускаються лише для медичних цілей державним і комунальним закладам охорони здоров'я, що мають лікарняні ліжка. Перелік таких закладів затверджується наказом керівника обласного (міського) управління охорони здоров'я.
Порядок отримання, і відпуску наркотичних і психотропних лікарських засобів відділеннями, кабінетами, постами з аптек цих закладів в конкретному лікувальному закладі визначається наказом головного лікаря.
У всіх лікувальних закладах, їх відділеннях, амбулаторіях, ФАПах, здоровпунктах, медсанчастинах тощо, де дозволено зберігати та застосовувати наркотичні засоби здійснюється їх предметно-кількісний облік у спеціальних журналах (книгах) встановленої наказом № 356 форми. Ці журнали (книги) повинні бути прономеровані прошнуровані та завірені:
- у ЛПЗ - круглою печаткою та підписом головного лікаря;
- в амбулаторіях, дільничних лікарнях, ФАПах і здоров пунктах - підписом керівника з печаткою вищого за підпорядкованістю ЛПЗ;
- на постах - підписом завідувача відділення, до якого відноситься цей пост, та печаткою ЛПЗ.
Використання наркотичних і психотропних лікарських засобів оформляється зразу ж після надання хворому медичної допомоги. Використані ампули з під зазначених засобів повинні щоденно, за винятком вихідних і святкових днів, здаватися особами, відповідальними з їх зберігання, у комісію зі знищення порожніх ампул.
Знищення порожніх ампул проводиться не менше одного разу на 10 днів. Після цього негайно має бути складений і підписаний всіма членами комісії акт за встановленою наказом № 356 формою № 12.
Комісія зі знищення порожніх ампул у складі не менше 3 чоловік створюється за наказом головного лікаря ЛПЗ. Очолює її заступник головного лікаря з лікувальної роботи, а в закладах де така посада не затверджена - головним лікарем.
Невикористані наркотичні засоби, що залишилися у медпрацівника здаються відповідальній особі ЛПЗ за актом передачі.
Типові кореспонденції рахунків з обліку операцій з медикаментами приведені в Таблиці 45.
Таблиця 45
Кореспонденції по надходженню та вибуттю медикаментів
Зміст операції
9. Облік запасних частин
На субрахунку 238 "Запчастини до транспортних засобів, машин і обладнання", обліковуються запчастини які призначені для ремонту та заміни спрацьованих частин машин (медичних, електронно-обчислювальних та інше), обладнання, тракторів, комбайнів, транспортних засобів (мотори, автомобільні шини, включаючи покришки, камери й обідні стрічки тощо) незалежно від їх вартості.
Запчастини обліковуються в складі за їх назвами та кількістю за номенклатурними номерами. Для складського обліку найчастіше використовують картки складського обліку. Видаються для виробничих потреб на підставі накладних (вимог), лімітно-забірних карток, Відомості дефектів. Списуються на підставі Акта на списання матеріалів (ф. З-2).
Окремою групою запасних частин є шини. Відпуск шин зі складу оформляється накладною ф. З-3. Водій, будучи матеріально-відповідальною особою, розписується в отриманні шин та встановлює їх на автомобіль при цьому складається Акт на установку шин.
При установці шини її вартість відразу списується на фактичні витрати і одночасно складається "Картка обліку пробігу автомобільної шини" при цьому складається запис: Дт 801, 802, 811-813 Кт 238.
Надалі шини обліковуються в підзвітній сумі водія в оперативному обліку на підставі "Картки обліку пробігу автомобільної шини".
Шини списуються з обліку згідно з нормами експлуатаційного пробігу шин і порядком їх коригування залежно від умов експлуатації. Ці норми встановлені наказом Міністерства транспорту України № 420 від 08.12.1997 року "Норми експлуатаційного пробігу автомобільних шин" і є обов'язкові для всіх підприємств та установ, що мають автотранспорт, незалежно від форм власності.
Ведення обліку фактичного пробігу шин здійснюється в "Картці обліку пробігу автомобільної шини".
До карток вноситься наступна інформація про шини:
- дата введення шини в експлуатацію;
- державний номер;
- марка автомобіля, на який шини встановлені;
- вісь, з якого боку та коли встановлена шина;
- показники спідометра на момент установки;
- пробіг шини на момент заміни;
- сумарний пробіг.
Якщо нормативна величина зносу шини досягнута її можна списати.
При достроковому зносу шини треба встановити його причини. Їх може бути декілька: неправильна експлуатація, поганий стан доріг, низька якість шин з вини виробника тощо.
У разі повного зносу шини, що були раніше встановлені на автомобіль і знаходилися в підзвітній сумі у водія, вони списуються на підставі Акта на списання ф. З-2, що підтверджується висновком комісії.
При заміні літнього комплекту на зимовий і навпаки, шини прибуткуються на склад на підставі накладної ф. З-3. На складі облік шин, що були в експлуатації, ведеться окремо від нових матеріально-відповідальною особою тільки в кількісному вираженні.
10. Облік палива
Одним із важливих видів матеріалів в бюджетних установах є паливо.
Облік пального ведеться на рахунку 235 "Паливо, горючі і мастильні матеріали". На ньому ведеться облік всіх видів палива, пального і мастильних матеріалів, що знаходяться на складах або в коморах (дрова, вугілля, торф, бензин, газ, мазут та інше), а також безпосередньо у матеріально-відповідальних осіб.
Талони на бензин обліковуються на рахунку 331 "Грошові документи в національній валюті".
Бюджетні установи мають право мати на своєму балансі автомашини, а тому необхідними видатками є видатки на паливо.
Аналітичний облік цих матеріалів ведеться за видами і найменуваннями пального, а бензину - за марками або іншими ознаками. Ведеться в розрізі матеріально-відповідальних осіб за кількістю та вартістю.
Оприбутковується на підставі документів постачальника: накладних, рахунків-фактур.
Видається зі складу у підзвіт водіям на підставі накладних (вимог), лімітно-забірних карток.
Часто паливо видається талонами, в такому випадку вони видаються водіям лише після звітування за раніше отримані талони. При цьому видані талони ставляться водію у підзвіт.
По закінчені місяця матеріально-відповідальні особи складають звіт про рух пального, в якому відображають залишки на початок та кінець місяця. Надходження та вибуття по кожному виду пального.
Списується витрачене паливо на підставі даних Подорожніх листків (ф. № 2 та № 3) за фактичними витратами, але не більше встановлених норм для кожної марки автомобіля відповідно до пройденого кілометражу та перевезеного вантажу, що встановлюються наказами Міністерством автотранспорту України. Крім того, комісією призначеною керівником установи складається акт списання палива. Операції по списанню палива групуються в Меморіальному ордері № 13 "Накопичувальна відомість витрачання матеріалів" ф. № 396 (бюджет).
В бухгалтерії рух палива оцінюється за цінами постачальників по надходженню, а витрачене пальне - за цінами придбання (балансова вартість) чи середньозваженою вартістю.
Таблиця 46
Кореспонденції рахунків з обліку палива
Зміст операції
11. Облік готової продукції та продукції сільськогосподарського виробництва
Облік готових виробів, виготовлених у виробничих (навчальних) майстернях, а також готової друкованої продукції ведеться на рахунку 241 "Вироби виробничих (навчальних) майстерень". Виготовлені вироби оцінюються за фактичною собівартістю та оприбутковуються на підставі акта, який затверджує керівник установи. Продукція здається в склад, де вона враховується в книзі складського обліку за назвами, марками, сортами чи іншими ознаками.
Вироби можуть бути використані для потреб установою або ж реалізовані. Доходи від них вважаються доходами від надання платних послуг.
Продукція сільськогосподарського виробництва, що отримується від підсобних сільських і навчально-дослідних господарств обліковується на рахунку 251 "Продукція підсобних (навчальних) сільських господарств". На протязі року вона оцінюється за плановою собівартістю, а в кінці року визначається її фактична собівартість.
Аналітичний облік ведеться готової продукції виробничих майстерень та сільськогосподарської продукції ведеться за назвами та видами продукції в розрізі матеріально-відповідальних осіб. За операціями по надходженню та використанню продукції складаються наступні кореспонденції рахунків.
Таблиця 47
Кореспонденції рахунків
Зміст операції
13. Інвентаризація запасів
Відповідно до Інструкції з інвентаризації № 90 установи повинні проводити інвентаризацію запасів в такі терміни:
1) сировини та матеріалів, палива, готової продукції, кормів та інших матеріалів - не менше одного разу в рік, але не раніше 1 жовтня.
2) МШП - не рідше одного разу на рік.
3) молодняка тварин, тварин на відгодівлі, птиці, звірів, кролів, сім'ї бджіл - не рідше 1 разу на квартал
4) продуктів харчування та спирту - не рідше 1 разу на квартал
5) дорогоцінного каміння та металів, в тому числі в складі лому - два рази на рік: на перше січня та на 1 липня.
Інвентаризація запасів проводиться за місцях зберігання та по матеріально-відповідальних особах при обов'язковій їх присутності. В процесі підрахунку, переважування запасів, вони заносяться до інвентаризаційного опису. На виявлені зіпсовані запаси чи непридатні до використання додатково складається акт в якому вказуються причини, ступінь та характер псування, а також винні особи, що допустили псування.
Інвентаризація МШП проводиться шляхом огляду кожного предмета. На ті з них, що виявлені як непридатні до використання складається Акт на списання цих предметів, а в інвентаризаційний опис їх не включають.
За результатами інвентаризації складається "Інвентаризаційний опис інших необоротних матеріальних активів та запасів" (встановленої форми).
Після закінчення інвентаризації ці описи передаються в бухгалтерію для складання Порівняльної відомості та виявлення результатів інвентаризації.
Комісія за цими даними виявляє розбіжності шляхом звіряння даних обліку та фактичних залишків і складає свої заключення про виявлені нестачі та надлишки, вносить пропозиції по питаннях упорядкування зберігання та контролю за їх обліком та відпуском.
Свої висновки щодо результатів інвентаризації та пропозиції вона оформляє у протоколі. Протоколи інвентаризаційної комісії затверджує керівник установи не пізніше ніж через 10 днів після закінчення інвентаризації.
Результати інвентаризації повинні бути відображені в обліку в тому місяці, в якому була проведена інвентаризація.
Виявлені під час інвентаризації розбіжності регулюються таким чином:
1) надлишки підлягають оприбуткуванню за рахунок доходів по спеціальному фонду з подальшим виясненням причин їх виникнення. При цьому складається "Довідка про надходження в натуральній формі" встановленої форми, яка надається в Держказначейство в місяці оприбуткування надлишків.
2) нестача матеріалів списується:
- в межах встановлених норм природного убутку по придбаних у поточному році списується за розпорядженням керівника установи на фактичні видатки;
- по придбаних у минулому році - відноситься на зменшення результатів виконання кошторису установи.
Норми природного убутку застосовуються лише при виявленні нестач. Списання в межах норм природного убутку до встановлення фактів нестачі забороняється. При відсутності затверджених норм природного убутку всі нестачі розглядаються як понаднормові.
Нестача зверх норми природного убутку, а також втрати від псування цінностей списуються з балансу і відносяться на винних осіб по цінам, по яким визначається розмір збитків від краж, нестач, знищення і псування матеріальних цінностей.
Втрати і нестачі зверх норм природного убутку у випадках, коли винні особи не встановлені і справи знаходяться в суді, списуються установою з балансу та одночасно обліковуються за балансом до отримання інформації про можливість погашення боргу.
Але при цьому Інструкція про порядок списання матеріальних цінностей з балансу бюджетних установ № 142/181 встановлює такі обмеження.
1. За кожним випадком недостач або псування матеріальних цінностей на суму до 2500 грн включно - з дозволу керівника установи.
2. За кожним випадком нестач або псування на суму від 2500 до 5000 грн включно - з дозволу керівника установи вищого рівня.
3. За кожним випадком нестач або псування на суму понад 5000 грн - з дозволу Керівника центрального органу виконавчої влади чи іншого головного розпорядника коштів.
Таблиця 49
Кореспонденції по результатах інвентаризації
Зміст запису