ТЕМА 1. ОРГАНІЗАЦІЯ БУХГАЛТЕРСЬКОГО ОБЛІКУ В БЮДЖЕТНИХ УСТАНОВАХ

1. Характеристика бюджетних установ.

2. Організація та методологія бухгалтерського обліку в бюджетних установах.

3. Особливості фінансово-господарської діяльності бюджетних установ.

4. План рахунків бухгалтерського обліку. Його характеристика.

5. Форми бухгалтерського обліку. Побудова регістрів синтетичного і аналітичного обліку.

6. Інвентаризація в бюджетних установах.

Використані джерела

1. Бюджетний кодекс України від 21.06.2001 р. № 2542-Ш.

2. Бюджетний кодекс від 8 липня 2010 року № 2456-УІ.

3. Закон України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" № 996-ХІУ від 16.07.1999.

4. План рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ та Порядок застосування Плану рахунків. Наказ ДКУ № 114 від 10.12.1999 (зі змінами).

5. Інструкція про форми меморіальних ордерів бюджетних установ та порядок їх застосування. Наказ Держказначейства України від 27.07.2000 року № 68.

6. Порядок складання карток і книг аналітичного обліку бюджетних установ. Наказ ДКУ № 100 від 6.10.200 року

7. Зміни та доповнення до Порядку складання карток і книг аналітичного обліку бюджетних установ. Наказ ДКУ № 98 від 27.05.2005 р.

8. Інструкція про кореспонденцію субрахунків бухгалтерського обліку для відображення основних господарських операцій бюджетних установ. Наказ ДКУ № 61 від 10.07.2000 р. (в редакції Наказу ДКУ від 14.02.2005 року № 28).

9. Інструкція по інвентаризації матеріальних цінностей, розрахунків та інших статей балансу бюджетних установ. Наказ ГУДК № 90 від 30.10.98 (із змінами та доповненнями).

10. Про порядок проведення інвентаризації майна бюджетними установами у 2004 році. Лист ДКУ від 25.11.2004 року. № 07/04/2378-10386.

1. Характеристика бюджетних установ

Відповідно до Бюджетного кодексу, що прийнятий 8 липня 2010 року та діє з 1 січня 2011 року, бюджетні установи - це органи державної влади, органи місцевого самоврядування, а також організації, створені ними у встановленому порядку, що повністю утримуються за рахунок відповідно державного бюджету чи місцевого бюджету. Наприклад, лікарні, школи, бібліотеки, судові органи, органи місцевої влади, органи державного контролю (контрольно-ревізійне управління), міністерства та відомства тощо. Кодекс відзначає, що бюджетні установи є неприбутковими.

Для виконання статутних завдань бюджетні установи отримують бюджетні асигнування, тобто, кошти з бюджету для здійснення платежів з конкретною метою (на утримання установи з метою виконання поставлених перед ними завдань) в процесі виконання бюджету.

Бюджет - це план формування та використання фінансових ресурсів для забезпечення завдань і функцій, які здійснюються органами державної влади, органами влади Автономної республіки Крим, органами місцевого самоврядування на протязі поточного бюджетного періоду.

Бюджетний період для всіх бюджетів є один календарний рік. Він починається 1 січня та закінчується 31 грудня того ж року. Неприйняття до 1 січня закону "Про державний бюджет"не є підставою для встановленні іншого періоду.

Розрізняють місцеві бюджети та державний бюджет.

Місцевий бюджет - це бюджети Автономної республіки Крим, обласні, районні бюджети, та бюджети місцевого самоврядування (бюджети територіальних общин, сіл, селищ, міст)

Державний бюджет - це бюджет, що формується на рівні держави.

Державний бюджет України затверджує закон "Про Державний бюджет України", що містить положення щодо забезпечення його виконання протягом бюджетного періоду;

Державний та місцевий бюджети, що побудовані з врахуванням економічних відносин, державного та адміністративно-територіального устрою і врегульована нормами права становлять бюджетну систему України.

Учасниками бюджетного процесу є органи та посадові особи, що наділені бюджетними повноваженнями (правами та обов'язками з управління бюджетними коштами).

Стадіями бюджетного процесу є:

1) складання проектів бюджетів;

2) розгляд проекту та прийняття закону про Державний бюджет України (рішення про місцевий бюджет);

3) виконання бюджету, включаючи внесення змін до закону про Державний бюджет України (рішення про місцевий бюджет);

4) підготовка та розгляд звіту про виконання бюджету і прийняття рішення щодо нього.

На всіх стадіях бюджетного процесу здійснюються контроль за дотриманням бюджетного законодавства, аудит та оцінка ефективності управління бюджетними коштами відповідно до законодавства.

Контроль за дотриманням бюджетного законодавства спрямований на забезпечення ефективного і результативного управління бюджетними коштами та здійснюється на всіх стадіях бюджетного процесу його учасниками відповідно до Бюджетного Кодексу та іншого законодавства і забезпечує:

1) оцінку управління бюджетними коштами (включаючи проведення державного фінансового аудиту);

2) правильність ведення бухгалтерського обліку та достовірність фінансової і бюджетної звітності;

3) досягнення економії бюджетних коштів, їх цільового використання, ефективності і результативності в діяльності розпорядників бюджетних коштів шляхом прийняття обґрунтованих управлінських рішень;

4) проведення аналізу та оцінки стану фінансової і господарської діяльності розпорядників бюджетних коштів;

5) запобігання порушенням бюджетного законодавства та забезпечення інтересів держави у процесі управління об'єктами державної власності;

6) обґрунтованість планування надходжень і витрат бюджету. Контроль від імені Верховної Ради України за надходженням

коштів до Державного бюджету України та їх використанням здійснює Рахункова палата.

Діяльність центральних органів виконавчої влади, які забезпечують проведення державної політики у сфері контролю за дотриманням бюджетного законодавства (у межах їх повноважень, встановлених Бюджетним Кодексом та іншими нормативно-правовими актами), спрямовується, координується та контролюється Кабінетом Міністрів України.

Розпорядники бюджетних коштів в особі їх керівників організовують внутрішній контроль і внутрішній аудит та забезпечують їх здійснення у своїх закладах та у підвідомчих бюджетних установах.

Внутрішнім контролем є комплекс заходів, що застосовуються керівником для забезпечення дотримання законності та ефективності використання бюджетних коштів, досягнення результатів відповідно до встановленої мети, завдань, планів і вимог щодо діяльності бюджетної установи та її підвідомчих установ.

Внутрішнім аудитом є діяльність підрозділу внутрішнього аудиту в бюджетній установі, спрямована на удосконалення системи управління, запобігання фактам незаконного, неефективного та нерезультативного використання бюджетних коштів, виникненню помилок чи інших недоліків у діяльності бюджетної установи та підвідомчих їй бюджетних установ, поліпшення внутрішнього контролю.

Основні засади здійснення внутрішнього контролю і внутрішнього аудиту та порядок утворення підрозділів внутрішнього аудиту визначаються Кабінетом Міністрів України.

Учасниками бюджетного процесу є органи, установи та посадові особи, наділені бюджетними повноваженнями (правами та обов'язками з управління бюджетними коштами.

Рішення про створення бюджетної організації приймається органом державної виконавчої влади та органами місцевого самоврядування при наявності необхідної матеріально-технічної бази та кваліфікованих спеціалістів, при обов'язковому узгодженні з уповноваженим центральним органом державної влади. Наприклад, створення державного вищого навчального закладу узгоджується з Міністерством освіти, лікарняної організації - з міністерством охорони здоров'я.

Бюджетні організації є юридичними особами. Вони діють на підставі статуту (положення), мають свою печатку, рахунки в органах Держказначейства (чи в установах банків), мають права, обов'язки, несуть відповідальність згідно з Цивільним кодексом України. Бюджетні установи є платниками податків та платежів до бюджетно-фінансової системи, а тому при створенні вони обов'язково реєструються в органах виконавчої державної влади за їх місцезнаходженням та в органах податкової служби, Пенсійному фонді, інших фондах соціального страхування.

Бюджетні установи відносять до організацій некомерційного характеру, для яких отримання прибутку не є основною метою діяльності. Тому їх відносять до неприбуткових організацій.

Для отримання статусу неприбуткової організації, бюджетні установи повинні зареєструватись в податковій інспекції по місцю знаходження, як неприбуткова організація де їй присвоюється код неприбуткової організації, та вона заноситься в Реєстр неприбуткових організацій: автоматизованої системи збору і накопичення інформації про неприбуткові організації. Код неприбутковості має свою структуру в межах від 0001 до 0004. Внесення бюджетних установ до Реєстру неприбуткових організацій надає пільги в оподаткуванні доходів, зокрема, податку на прибуток.

2. Організація та методологія бухгалтерського обліку в бюджетних установах

Як зазначено в Бюджетному кодексі, бюджетні установи ведуть бухгалтерський облік відповідно до національних положень (стандартів) бухгалтерського обліку, що затверджуються Міністерством фінансів України, а також інших нормативно-правових актів щодо ведення бухгалтерського обліку.

Порядок ведення бухгалтерського обліку бюджетних установ установлюється Державним казначейством України відповідно до національних положень (стандартів) бухгалтерського обліку за згоди з Міністерством фінансів України.

Завдання та функціональні обов'язки бухгалтерських служб, повноваження керівника бухгалтерської служби у бюджетних установах - головного бухгалтера та вимоги щодо його професійно-кваліфікаційного рівня визначаються Кабінетом Міністрів України.

Призначення та звільнення головного бухгалтера бюджетної установи здійснюються відповідно до законодавства про працю з урахуванням типових професійно-кваліфікаційних характеристик головного бухгалтера бюджетної установи, затверджених Кабінетом Міністрів України.

Основним нормативним документом є Закон України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні", що встановлює правові засади організації, ведення та складання звітності в Україні і його дія поширюється на бюджетні установи.

Бюджетний кодекс регулює відносини, що виникають у процесі складання, розгляду і затвердження бюджетів, виконання бюджетів та розгляду звітів про їх виконання.

Організація та методологія бухгалтерського обліку в бюджетних установах регулюється також такими документами: інструкції та накази Держказначейства України, Міністерства фінансів, наказами Мінстатистики (Держкомстат) та іншими нормативними актами.

На виконання Стратегії модернізації системи бухгалтерського обліку в державному секторі на 2007-2015 роки, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 16.01.2007 року № 34, а також прийнятого Бюджетного кодексу з 1 січня 2013 року передбачається використання Положень (стандартів) бухгалтерського обліку в державному секторі. Так, уже відредаговані для використання в бюджетних установах діючі Положення бухгалтерського обліку № 1 "Загальні вимоги до фінансової звітності", № 7 "Основні засоби", № 9 "Запаси", № 8 "Нематеріальні активи", затверджено Положення (стандарт) бухгалтерського обліку в державному секторі 101 "Подання фінансової звітності".

Міністерством фінансів спільно з Держказначейством України затверджено ряд інструкцій щодо методології ведення обліку: План рахунків бухгалтерського обліку та Порядок з його застосування, Інструкція з типової кореспонденції рахунків, Інструкції з обліку запасів, Інструкція з обліку необоротних активів, Інструкція з обліку грошових коштів та розрахунків, Інструкція про форми меморіальних ордерів та карток і книг аналітичного обліку, а також ряд інших важливих інструкцій.

Предметом обліку в бюджетних установах є господарські засоби за їх складом та розміщенням, за джерелами їх формування і призначенням у процесі невиробничого споживання.

Об'єктом обліку є доходи і витрати бюджетних установ; фонди і резерви, що створюються в них в процесі виконання кошторису; витрати на утримання бюджетних установ і організацій; грошові кошти в касі та на рахунках в банку та інші активи і зобов'язання.

Метою ведення бухгалтерського обліку бюджетних організацій є формування повної, правдивої та неупередженої інформації про фінансовий стан, результати діяльності та рух грошових коштів установи.

Функції, що їх виконує облік в бюджетних установах: управлінська, контрольна та інформаційна.

Питання облікової політики, як сукупності визначених в межах чинного законодавства принципів, методів і процедур, що використовуються бюджетними установами для ведення обліку та складання фінансової звітності, визначені основним бухгалтерським законом, і в цілому вона спрямована на правильне і достовірне відображення в обліку доходів та видатків в процесі надання нематеріальних послуг у відповідності з затвердженими кошторисами, збереження та ефективне використання державного майна.

Облікова політика установи визначається за погодженням з головним розпорядником бюджетних коштів або органом, до сфери управління якого належить установа.

3. Особливості фінансово-господарської діяльності бюджетних установ

Бюджетні організації та установи створюються і функціонують для забезпечення конституційної будови держави (вищі органи державної влади), незалежного судочинства (суд, прокуратура), місцевого самоврядування (сільради, міськради) та інше, а також для задоволення соціально-економічних, освітніх, культурно-просвітницьких потреб населення.

Виходячи з цього, їх господарська діяльність направлена в першу чергу на виконання тих функцій, що визначені їх статутними документами та Конституцією України.

Для виконання цих функцій вони отримують кошти з державного чи місцевого бюджетів у відповідності з затвердженим в установленому порядку кошторису доходів та видатків: на оплату праці, відрахування на соціальні заходи, господарські потреби, придбання обладнання, медикаментів, учбових посібників, продуктів харчування, на ремонт і утримання приміщень, службового транспорту та інші.

Специфіка діяльності бюджетних установ (медицина, культура, освіта) та потреба населення в необхідності збільшення кількості та якості їх послуг зумовили таку діяльність цих установ як надання платних послуг, ведення господарської діяльності в межах визначених законодавством. Так, вони можуть надавати різні платні послуги, виробляти продукцію чи інше, при цьому вони отримують доходи (крім бюджетного фінансування). Такі надходження називають власними надходженнями. До них відносять кошти одержані від надання платних послуг, реалізації продукції виготовленої в учбових майстернях, дослідних ділянках чи господарствах, надання в оренду приміщень та обладнання, виконання науково-дослідних робіт за господарськими договорами, а також кошти отримані як гуманітарна допомога, суми, отримані від підприємств для виконання окремих доручень та інше.

Таким чином, бюджетні установи отримують кошти з загального фонду бюджету на виконання статутних завдань, а також можуть отримувати доходи від здійснення господарської діяльності: надання платних послуг які називають власними коштами або коштами спеціального фонду. Слід при цьому відмітити, що і кошти загального фонду і кошти спеціального фонду є бюджетними коштами, вони суворо плануються та витрачаються згідно із затвердженими кошторисами.

Специфіка діяльності та джерела отримання коштів зумовлює особливості методики відображення об'єктів обліку на бухгалтерських рахунках та структуру звітності. Передбачається відокремлення в обліку та звітності доходів і витрат, грошових коштів, дебіторської та кредиторської заборгованості, запасів, необоротних активів, що отримані з різних джерел: загального та спеціального фонду.

4. План рахунків бухгалтерського обліку. Його характеристика

Ведення обліку бюджетних установ здійснюється на рахунках бухгалтерського обліку відповідно до Плану рахунків, що затверджений наказом Головного управління Державного казначейства № 114 від 10.12.99 року і діє з 1 січня 2000року. Він побудований на основі міжнародних стандартів, Плану рахунків для підприємств народного господарства та з врахуванням специфіки бюджетних організацій.

В основу групування рахунків покладено їх класифікацію за економічним змістом та особливості господарських операцій бюджетних установ.

Структура Плану рахунків дає можливість отримувати вичерпну інформацію, необхідну для ведення обліку та складання фінансової звітності про виконання кошторисів.

Всі рахунки умовно об'єднані в дві групи: балансові та позабалансові. В свою чергу вони об'єднані в класи.

Балансові рахунки об'єднані у 8 класів:

Клас 1.Необоротні активи

Рахунки цього класу призначені для обліку матеріальних і нематеріальних активів, які призначені для довгострокового використання і не призначені для реалізації чи витрачання на протязі 1 року.

Клас 2. Запаси

На цих рахунках обліковують оборотні матеріальні активи, що належать установі, реалізацію і витрачання яких планують здійснити на протязі року.

Клас 3. Кошти, розрахунки і інші активи

Обліковуються кошти, які використовуються для відображення поточних фінансових активів: кошти в касі, на рахунках в установах банків чи в органах Державного казначейства України, в розрахунках з дебіторами.

Клас 4. Власний капітал

Рахунки цього класу призначені для обліку фондів і визначення результатів виконання кошторисів установи. Клас 5. Довгострокові зобов'язання

Призначений для обліку зобов'язань установи, які не виникають в процесі звичайної діяльності, не являються характерними для установи і погашення яких відбудеться після завершення поточного бюджетного року.

Клас 6. Поточні зобов'язання

Обліковуються зобов'язання установи, що виникають в процесі її звичайної діяльності, тобто при виконанні кошторису доходів і видатків, і погашення яких очікується на протязі поточного бюджетного року.

Клас 7. Доходи

Обліковуються доходи установи, що отримуються із загального фонду (бюджетні кошти) та спеціального фонду (власні кошти). Клас 8. Витрати

Використовується для обліку фактичних видатків і витрат бюджетних установ і касових витрат сільських, селищних, міських (міст районного підпорядкування) бюджетів.

Клас 0. Позабалансові рахунки

На за балансових рахунках обліковуються матеріальні цінності, інші активи і зобов'язання, які не належать установі або знаходяться в тимчасовому користуванні.

Кожний клас представлений синтетичними рахунками (рахунки 1 порядку), що мають двозначний код, побудований порядковим способом, при цьому деякі коди не використані і є резервними.

Для відображення господарських операцій бюджетні установи використовують субрахунки, виходячи із загальнодержавних і галузевих потреб управління, контролю, аналізу і звітності. При необхідності можуть використовуватися додаткові субрахунки (3 та 4 порядку) із збереженням номерів Плану рахунків.

Більшість рахунків, що приведені в Плані рахунків бюджетних установ - уніфіковані, тобто характерні і для госпрозрахункових підприємств інших галузей. В той же час є рахунки, що є специфічними і використовуються тільки в бюджетних установах, наприклад, рахунки: 111 "Бібліотечні фонди".

203 "Спецобладнання для науково-дослідних робіт по господарських договорах", 231 "Матеріали для учбових, наукових та інших цілей".

40 "Фонд у необоротних активах", 41 "Фонд у малоцінних та швидкозношуваних активах" та інші.

5. Форми бухгалтерського обліку. Побудова регістрів синтетичного і аналітичного обліку

Основна форма ведення бухгалтерського обліку в бюджетних установах є меморіально-ордерна форма обліку. При цьому використовують регістри синтетичного обліку - меморіальні ордери, аналітичного - книги і картки. Узагальнюючим регістром є Журнал - головна книга.

Часто використовується елементи автоматизації обліку або повністю автоматизований бухгалтерський облік, при цьому використовуються різноманітне програмне забезпечення.

З метою забезпечення єдності бухгалтерського обліку наказом Держказначейства України від 27.07.2000 року № 68 затверджена Інструкція про форми меморіальних ордерів бюджетних установ та порядок їх застосування.

При меморіально-ордерній формі перевірені та прийняті до обліку документи систематизуються за датами здійснення операцій і оформляються меморіальними ордерами - накопичувальними відомостями, яким присвоюються постійні номери. Відповідно до Інструкції № 68 це такі:

Меморіальний ордер № 1 - накопичувальна відомість по касових операціях (ф. № 380).

Меморіальний ордер № 2 - накопичувальна відомість руху грошових коштів загального фонду в органах Держказначейства (установах банків) ф. № 381.

Меморіальний ордер №3 - накопичувальна відомість руху грошових коштів спеціального фонду в органах Держказначейства (установах банків) ф. № 382.

Меморіальний ордер №4 - накопичувальна відомість по розрахунках з іншими дебіторами ф. № 408.

Меморіальний ордер № 5 - зведення розрахункових відомостей по заробітній платі ф. № 405.

Меморіальний ордер № 6 - накопичувальна відомість по розрахунках з іншими кредиторами ф. № 409.

Меморіальний ордер № 7 - накопичувальна відомість по розрахунках в порядку планових платежів ф. № 410.

Меморіальний ордер № 8 - накопичувальна відомість по розрахунках з підзвітними особами ф. № 386.

Меморіальний ордер № 9 - накопичувальна відомість про вибуття та переміщення необоротних активів ф. № 438.

Меморіальний ордер № 10 - накопичувальна відомість про вибуття та переміщення малоцінних та швидкозношуваних предметів

ф. № 439.

Меморіальний ордер № 11 - зведення накопичувальних відомостей про надходження продуктів харчування ф. № 398.

Меморіальний ордер № 12 - зведення накопичувальних відомостей про витрачання продуктів харчування ф. № 411.

Меморіальний ордер № 13 - накопичувальна відомість витрачання матеріалів ф. № 396.

Меморіальний ордер № 14 - накопичувальна відомість нарахування доходів спеціального фонду бюджетних установ ф. № 409.

Меморіальний ордер № 15 - зведення відомостей по розрахунках з батьками за утримання дітей, ф. № 406.

Меморіальні ордери підписуються виконавцем, особою що перевірила записи і головним бухгалтером.

Всі меморіальні ордери реєструються в книзі Журнал-Головна ф.

№ 308.

Меморіальні ордери побудовані за шаховим принципом і часто поєднують обороти по дебету та кредиту рахунку. Записи до них здійснюють на підставі первинних документів, накопичувальних документів, інших журналів-ордерів, бухгалтерських довідок.

Журнал-Головна відкривається на рік, записами початкових залишків із балансу та залишків на рахунках на кінець минулого року.

Аналітичний облік ведеться в картках, книгах, накопичувальних відомостях. Форми карток аналітичного обліку та порядок їх заповнення встановлені Порядком № 100.

Для контролю за правильністю записів по рахунках синтетичного та аналітичного обліку складаються оборотні відомості ф. 44, 285, 326 по кожній групі аналітичних рахунків.

Підставою для записів в облікових регістрах є належним чином оформлені первинні документи, які повинні представлятись в бухгалтерію в терміни встановлені графіком документообігу.

Меморіальні ордери підписуються виконавцем, бухгалтером, що перевірив та головним бухгалтером.

6. Інвентаризація в бюджетних установах

Інвентаризація проводиться з метою забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку шляхом їх співставлення з фактичною наявністю майна.

Відповідальність за організацію інвентаризації, правильне і своєчасне її проведення несе керівник установи. Основними завданнями інвентаризації є:

- виявлення фактичної наявності основних засобів, матеріальних цінностей, бланків суворого обліку, грошових коштів в касах, на реєстраційних, спеціальних реєстраційних рахунках, валютних та поточних рахунках;

- виявлення не використовуваних матеріальних цінностей;

- дотримання умов та правил зберігання матеріальних цінностей і грошових коштів, а також правил утримання та експлуатації основних засобів;

- перевірка реальної вартості обліковуваних на балансі матеріальних цінностей, сум дебіторської та кредиторської заборгованості, в тому числі такої, строк позовної давності яких минув, та перевірка інших статей балансу.

Головний бухгалтер разом з керівниками підрозділів зобов'язаний контролювати дотримання встановлених правил проведення інвентаризації.

Для її проведення наказом керівника установи створюється комісія з числа працівників установи при обов'язковій участі головного бухгалтера. Комісію очолює керівник або його замісник.

Наказом встановлюються терміни початку та завершення робіт з інвентаризації та відображення її результатів в обліку.

В установах, в яких через великий обсяг роботи одна комісія не в змозі провести інвентаризацію, створюються місцеві комісії, які очолюються керівниками цих підрозділів і до складу яких включається працівник бухгалтерії.

Інвентаризація (крім продуктів харчування та грошових коштів) повинна проводитись, як правило, на перше число.

За результатами інвентаризації складаються Інвентаризаційні описи за встановленими Інструкцією № 90 формами, які підписуються матеріально-відповідальною особою та членами комісії.

На цінності, що не належать установі, але знаходяться в її розпорядженні, складаються окремі описи: по орендованих, по прийнятих на зберігання та інше.

По закінченні інвентаризації оформлені описи здаються в бухгалтерію для перевірки, проставляння в них даних обліку та виявлення і відображення в обліку результатів інвентаризації.

Інвентаризаційна комісія перевіряє правильність визначення бухгалтерією результатів інвентаризації і свої заключення та пропозиції заносить в Протокол інвентаризаційної комісії (форма затверджена Інструкцією № 90), який заповнюється по закінченні інвентаризації.

В протоколі вказуються дані про причини та особи, що винні в нестачах, надлишках і вказуються які прийняті міри відносно винних осіб.

Протоколи затверджуються керівником установи не пізніше ніж через 10 днів по закінченні інвентаризації.

Матеріали інвентаризації і рішення щодо врегулювання розходжень затверджуються керівником установи з включенням результатів у звіті за той період, в якому закінчена інвентаризація, а також і в річний звіт.

При встановленні нестач та винних в них осіб, відшкодування завданих збитків розраховуються з використанням Постанови № 116 від 22.01.96 року "Порядок визначення розміру збитків від розкрадання, нестач, знищення (псування) матеріальних цінностей" та Закону України "Про визначення розміру збитків нанесених підприємству, установі, організації розкраданням, знищенням, псуванням, недостачею чи втратою дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння, чи валютних цінностей".

При встановленні нестач і втрат, що виникли в результаті зловживань, відповідні матеріали на протязі 5 днів після встановлення нестач і втрат повинні бути передані в слідчі органи, а на суму нестач і втрат подається позов в суд.

Інструкція № 90 також встановлює випадки обов'язкового проведення інвентаризації активів та пасивів:

- перед складання річного звіту;

- при зміні матеріально-відповідальних осіб;

- при встановленні фактів крадіжок чи зловживань;

- після пожежі чи стихійного лиха;

- при ліквідації установи;

- відповідно до розпоряджень судових і слідчих органів;

- при передачі майна установи в оренду;

- при передачі підприємства, установи, організації чи їх структурних підрозділів від одного підпорядкування в інше.

Інвентаризація може не проводитись у випадку передачі установи чи структурних підрозділів, а також будівель і споруд всередині одного міністерства.