Тема 5. Документування та інвентаризація як складові методу бухгалтерського обліку

1. Поняття "документ", "бухгалтерський документ" та " документування ".

2. Зміст документів, структура та вимоги до їх створення, юридичне оформлення документів. Функції бухгалтерських документів.

3. Класифікація бухгалтерських документів.

4. Документообіг. Документація документообігу. Правове значення документів та відповідальність за їх складання та зберігання.

5. Поняття "інвентаризація" її призначення. Класифікація інвентаризацій.

6. Інвентаризація як спосіб фактичного контролю.

1. Поняття "документ", "бухгалтерський документ" та "документування"

Бухгалтерський облік як процес починається з виявлення, вимірювання і реєстрації фактів, дій і подій з метою отримання інформації про господарські операції. Суцільне і безперервне спостереження за всіма господарськими операціями на підприємстві здійснюється за допомогою документування. Документування є важливою ланкою в ланцюгу функціонування бухгалтерського обліку. Це початок і основа бухгалтерського обліку. Бухгалтерський запис береться початок з належно оформленого документа, від нього залежить повнота і достовірність облікової інформації для користувачів.

Облікова документація в процесі судово-бухгалтерської експертизи, виконує дві основні функції: 1) є характеристика визначених фінансово-економічних процесів, другою - доказовість фактичного виконання цих процесів. Оскільки висновки судово-бухгалтерської експертизи базуються в основному на результатах дослідження фактографічної інформації, оформленої згідно з вимогами Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні", відповідно найважливішим носієм економічної інформації, який використовується в експертному дослідженні, є первинні документи бухгалтерського обліку.

Документ (лат. ^ситешит) - буквально означає свідоцтво, доказ. У широкому значенні під документом розуміють матеріальний носій, що використовують у процесі спілкування, на якому за допомогою різних засобів і способів зафіксована в доцільній для сприйняття формі інформація. Документи складають у різних сферах людської діяльності (науці, освіті, медицині, техніці, економіці тощо).

Бухгалтерський документ - письмове свідоцтво певної форми і змісту, яке містить відомості про господарську операцію і є доказом її здійснення.

Спосіб оформлення господарських операцій документами називається документацією. Документація є важливим елементом методу бухгалтерського обліку, оскільки служить для первинного спостереження за господарськими операціями і є обов'язковою умовою для відображення їх в обліку. Первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій, є підставою для бухгалтерського обліку цих операцій. Первинні документи повинні бути складені під час здійснення господарської операції.

Порядок документального оформлення господарських операцій та вимоги щодо складення документів регламентуються статтею 9 "Первинні облікові документи та реєстри бухгалтерського обліку" Закону України "Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні" від 16 липня 1999 року № 996-ХІУ.

2. Зміст документів, структура та вимоги до їх створення, юридичне оформлення документів. Функції бухгалтерських документів

Первинне спостереження, документування та документація відіграють велику роль в управлінні діяльністю підприємством, а саме [711:

- дають уявлення про фактичний стан господарських засобів та їх зміни в процесі кругообороту засобів,

- забезпечують прозорість у роботі підприємства та контроль за наявністю руху майна і коштів;

- є юридичним (правовим) свідченням господарських операцій, що здійснюються;

- є важливим джерелом контролю для зовнішніх і внутрішніх користувачів при проведенні ревізії, аудиту, аналізу господарської діяльності.

Первинні документи мають бути складені на паперових носіях або машинних (електронних) носіях. Відповідно до цього існують і вимоги до змісту та оформлення документів. Порядок створення первинних документів, записів у реєстрах бухгалтерського обліку та зберігання документів, реєстрів і звітів установлений Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим Наказом Міністерства фінансів України від 24.05.95 року № 88.

Повнота і достовірність показників обліку значною мірою залежать від якості оформлених документів. Щоб бути доказовим і мати юридичну силу, документ повинен містити обов'язкові реквізити. Термін "реквізити" походить від латинського, що означає "потрібне, необхідне". Такими реквізитами для будь-якого первинного бухгалтерського документа є [72]:

o назва та код форми документа;

o дата і місце складання;

o назва підприємства, від імені якого складений документ;

o зміст та обсяг господарської операції в грошовому і натуральному вимірі;

o посади, прізвища та особистий підпис осіб або інший знак, що дає змогу ідентифікувати особу, що несе відповідальність за надання дозволу на проведення господарської операції, за проведення господарської операції, за складання первинного документа.

Залежно від характеру операцій до первинних документів можуть бути внесені додаткові реквізити:

o ідентифікаційний код підприємства чи особи;

o номер документа;

o підстава для здійснення операції;

o дані про документ, що засвідчує особу;

o інші додаткові реквізити.

Якщо у первинному документі відсутній будь-який обов'язковий реквізит, такий документ є недоказовий і не може бути підставою для відображення такої господарської операції на рахунках бухгалтерського обліку.

До оформлення первинних бухгалтерських документів ставлять такі вимоги [71]:

o первинні документи повинні бути складені в момент здійснення операції, а якщо це неможливо, безпосередньо після її закінчення;

o документи складають на бланках типових форм, затверджених Держкомстатом України, або на бланках спеціалізованих форм, затверджених відповідними Міністерствами і відомствами, а також виготовлених самостійно, які повинні мати обов'язкові реквізити типових або спеціалізованих форм;

o у разі складання та зберігання первинних документів на машинних носіях інформації підприємство зобов'язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їх повноважень, передбачених законами;

o записи в первинних документах роблять у темному кольорі чорнилом, кульковою ручкою, друкарськими засобами чи принтером, що забезпечують зберігання цих записів протягом встановленого терміну зберігання документа та запобігають несанкціонованому виправленню;

o вільні рядки у первинних документах прокреслюють;

o у грошових документах суми проставляють цифрами і прописом. Перше слово суми записують з краю і з великої літери;

o кожен первинний документ повинен містити дані про посаду, прізвище і підписи осіб, відповідальних за його оформлення;

o керівник підприємства наказом або розпорядженням затверджує перелік осіб, які мають право давати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення господарських операцій, пов'язаних з випуском товарно-матеріальних цінностей, майна, видачею грошових коштів і документів. Коло таких осіб, як правило, обмежене;

o забороняється приймати до виконання документи на господарські операції, які суперечать законодавчим і нормативним актам, встановленому порядку обліку коштів і матеріальних цінностей, завдають шкоди державі, власникам та іншим юридичним та фізичним особам;

o при складанні первинних документів за поточний період можуть бути допущені помилки, які виправляють коректурним способом, тобто неправильний текст або суму закреслюють тонкою рискою гак, щоб можна було прочитати закреслене, а зверху пишуть правильний текст або суму. Виправлення помилок повинно бути завірено написом "виправлено" і підтверджено підписом осіб, які підписали цей документ із зазначенням дати виправлення. У документах, якими оформлені касові, банківські операції та операції з цінними паперами, виправлення не допускаються. Помилки в документах за попередній звітний період виправляють методом "червоного сторно";

o підприємство вживає всіх необхідних заходів для запобігання несанкціонованому та непомітному виправленню записів у первинних документах та забезпечує їх належне зберігання протягом встановленого терміну, який регулюється спеціальним переліком;

o у випадках, встановлених законодавством, а також міністерствами і відомствами України, бланки первинних документів можуть бути віднесені до бланків суворої звітності. їх друкують за зразками типових або спеціалізованих форм з обов'язковим друкуванням номера;

o відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів та недостовірність відображених у них даних несуть особи, які склали та підписали ці документи;

o первинні документи можуть бути вилучені у підприємства тільки за постановою уповноважених державних органів відповідно до чинного законодавства України, а саме органів дізнання, органів досудового слідства, прокуратури, судів, податкової служби України та контрольно-ревізійної служби України. З дозволу і в присутності представників органів, які здійснюють вилучення, посадові особи підприємства можуть зняти копії та скласти реєстр документів, що вилучаються, із зазначенням підстав і дати вилучення.

Велике значення у викладенні цих вимог має уніфікація та стандартизація документів. Під уніфікацією документів розуміють розробку єдиних зразків документів для оформлення однотипних господарських операцій на підприємствах, в організаціях і установах незалежно від виду діяльності та форм власності. Так, уніфіковані всі банківські та касові документи, бланки авансових звітів та посвідчень на відрядження, товарно-трансгюртних накладних, розрахунково-платіжних відомостей, податкових накладних та інших документів. Уніфікація документів забезпечує широту використання, можливість широкого опрацювання на ПЕОМ, масове тиражування бланків, що здешевлює їх вартість [72].

Під стандартизацією документів розуміють встановлення для бланків однотипних документів однакового, найбільш раціонального розміру і форми із завчасним визначенням розміщення відповідних реквізитів. Друкування стандартних бланків документів великими тиражами дає значну економію паперу, здешевлює їх виготовлення.

3. Класифікація бухгалтерських документів

Суть документів і їх місце в господарській діяльності підприємства відображається у їх класифікації, поділі на групи за певними ознаками схожості і відмінності, кожна з яких несе змістовне навантаження. Документи класифікують за місцем складання, за призначенням, за порядком складання, за способом використання, за змістом [72].

За місцем складання бухгалтерські документи поділяють на внутрішні і зовнішні.

Внутрішні документи оформляються (виписуються) на підприємстві і тут же використовуються. До них належать: авансові звіти підзвітних осіб, табелі обліку використання робочого часу, інвентарні картки основних засобів, прибуткові касові ордери тощо.

Зовнішні документи складаються на стороні, отримані від інших підприємств і організацій. При надходженні обов'язково реєструються, оформляються, як правило, на бланках уніфікованих форм. До них належать рахунки-фактури, платіжні доручення, виписки банків, постанови, листи, угоди тощо.

За призначенням документи поділяються на розпорядні, виконавчі, бухгалтерського оформлення та комбіновані.

Розпорядними є документи, які містять розпорядження (наказ, завдання) на здійснення певної господарської операції. До них належать: накази про прийняття на роботу та звільнення з роботи, чеки на отримання готівки в касі банку, платіжні доручення банку на перерахування коштів, доручення на отримання матеріальних цінностей.

Виконавчими є документи, де підтверджується факт здійснення господарської операції, її виконання певною особою, що подала документ. До них належать: авансові звіти, виписки банків, касові прибуткові і видаткові ордери, акти, квитанції та інші.

Документи бухгалтерського оформлення складаються на основі виконавчих та розпорядних документів самими працівниками бухгалтерії. Самостійного значення такі документи не мають, але необхідні в обліковому процесі. До таких документів належать: меморіальні ордери, бухгалтерські довідки, різні розрахунки (амортизації, розподілу витрат, звітні калькуляції) та інші.

Документи комбіновані поєднують функції перелічених вище документів (розпорядних, виконавчих, бухгалтерського оформлення). До них належать авансові звіти, вимоги, наряди, видаткові касові ордери та інші. Прикладом комбінованого документа може бути і видатковий касовий ордер, в якому міститься розпорядження розпорядника грошових коштів про видачу готівки та підтвердження про їх фактичну видачу та отримання підписами касира та отримувача грошей.

За порядком складання документи поділяють на первинні і зведені.

Первинні документи складають у момент здійснення господарської операції (прибуткові та видаткові касові ордери, накладні, акти прийому робіт та інші). Зведені документи складають на підставі однорідних первинних документів шляхом групування і узагальнення та балансові ув'язки їх показників (звіти касира, авансові звіти, товарні звіти, платіжні відомості та інші).

За способом використання документи поділяють на одноразові та накопичувальні.

Одноразові документи фіксують одномоментно одну або декілька господарських операцій (ордери, вимоги, акти та інші). Накопичувальні документи формують інформацію про однорідні господарські операції за певний відрізок часу (день декаду, місяць). Такі документи використовують багаторазово. До них належать: табель обліку робочого часу, лімітно-забірна картка, відомість випуску готової продукції, багатоденні наряди та інші. На відміну від одноразових накопичувальні документи використовуються з метою обліку після того, як в них записано останню операцію і підбито підсумок усіх записів.

За змістом документи поділяють на грошові, розрахункові, матеріальні. Грошовими документами оформляються операції, що пов'язані з грошовими коштами. До них відносяться платіжні доручення, видаткові і прибуткові касові ордери, банківські чеки та інші. Розрахунковими документами оформляють розрахунки між фізичними і юридичними особами (рахунок-фактура, платіжне доручення, квитанції та інші). Матеріальними документами оформляються операції, що пов'язані з рухом матеріальних цінностей (прибутковий ордер, вимога-накладна, лімітно-забірна картка та інші).

Із загальної характеристики документів видно, що кожен документ належить водночас до різних класифікаційних груп. Так, наприклад, акт приймання-передачі основних засобів є матеріальним документом і разом з тим виконавчим, первинним, одноразовим і внутрішнім; рахунок-фактура постачальника - виконавчим, одноразовим, зовнішнім; видатковий касовий ордер - комбінованим, первинним, одноразовим і внутрішнім та інші.

Класифікація документів за розглянутими ознаками дає змогу правильно зрозуміти їх зміст, призначення і використання для відображення господарських операцій підприємства.

Наведена класифікація широко використовується ревізорами при проведенні перевірки фінансово-господарської діяльності підприємства, а також експертами при проведенні судово-бухгалтерської експертизи.

Розглянуту класифікацію можна узагальнити такою схемою [72]:

Схема 1. Класифікація бухгалтерських документів

4. Документообіг. Документація документообігу. Правове значення документів та відповідальність за їх складання та зберігання

Документи з моменту їх складення або одержання від інших підприємств до передачі в архів на зберігання проходять перший шлях. Відомо, що первинні документи несуть інформацію про факти господарського життя і ця інформація належним чином опрацьовується, узагальнюється і накопичується з метою одержання підсумкових даних у балансі і звітності. Своєчасний і якісний облік забезпечує певний порядок організації складення і опрацювання документів, або документообіг [72].

Документообігом називається порядок і шляхи руху документів і чим коротше і швидше буде організований цей процес, тим він буде ефективнішим і користувачі зможуть вчасно отримати інформацію для прийняття рішень.

Кожне підприємство, враховуючи свою специфіку господарської діяльності та структуру управління визначає напрями і обсяги документів. Організовує документообіг на підприємстві головний бухгалтер чи бухгалтер, який розробляє правила і технологію опрацювання облікової інформації. Ця технологія визначає основні етапи проходження документів: складення первинних документів або реєстрація таких, що надійшли зі сторони, облікове опрацювання та реєстрація документів; передача документів на зберігання до архіву. Організаційно перелічені етапи документопотоку відображаються у спеціальному документі, який називається план (графік) документообігу. Він повинен визначати здійснення систематичного контролю за складенням і строками проходження первинних, зведених документів між окремими структурними підрозділами, передачею їх до бухгалтерії. План (графік) документообігу розробляється головним бухгалтером і затверджується керівником. Вимоги головного бухгалтера щодо порядку складення і подання до бухгалтерії та опрацювання документів є обов'язковими для всіх підрозділів і служб підприємства. Графік документообігу, в якому наводиться перелік документів, що відносяться до функціональних обов'язків виконавця, строки їх подання і перелік служб (підрозділів) підприємства, в які передаються ці документи [72].

При надходженні документів до бухгалтерії проводиться їх перевірка:

o за формою (формальна перевірка заповнення всіх реквізитів, відповідності стандарту і формі документа, своєчасності складення документа і подання до бухгалтерії);

o за змістом (змістовна перевірка правильності відображення господарської операції, її відповідність законодавчим та нормативним вимогам, інтересам власника чи підприємства);

o арифметична (перевірка правильності поставлених цін і тарифів, розрахованих сум і підсумків).

Перевірені бухгалтерією документи проходять облікову реєстрацію. Процес опрацювання в бухгалтерії прийнятих від виконавців бухгалтерських документів включає три етапи: розрахунок (таксування), групування і бухгалтерське проведення (котирування).

Розцінка (таксування) документів полягає у проставленні у відповідних графах документа ціни і суми, тобто переведення натуральних і трудових вимірників у грошовий, здійснюється у самому документі шляхом помноження показника на ціну. Ця операція характерна для документів, якими оформляють рух матеріальних цінностей (вимоги, накладні, лімітно-забірні карти тощо), оскільки в момент їх складення записують тільки кількісні показники. Документи, в яких проставлені ціна та сума, не підлягають розцінці. В результаті розцінки відбувається оцінка господарської операції у грошовому вимірнику [71].

Групування документів полягає в об'єднанні однорідних за змістом первинних документів у групи з метою підготовки зведених даних (по складах, цехах, замовленнях, касах тощо) і спрощення ведення первинного обліку. Згруповані за певними ознаками однорідності документи у накопичувальні та групувальні відомості; істотно скорочують подальші реєстраційні операції.

Бухгалтерське проведення (таксування) передбачає відображення у первинних або згрупованих документах (відомостях) бухгалтерської проводки (кореспонденції рахунків бухгалтерського обліку), яка в майбутньому знайде своє відображення у регістрах бухгалтерського обліку, а потім у звітності. Здебільшого первинні документи, накопичувальні та групувальні відомості, меморіальні ордери містять для зазначення кореспондуючих рахунків передбачені спеціальні графи [72].

Оформлені бухгалтерськими кореспонденціями документи обліку використовуються для подальшого відображення господарських операцій, що в них містяться, в реєстрах синтетичного і аналітичного обліку. На цьому практично завершується облікова робота з первинними бухгалтерськими документами. Первинні документи після виконання своєї обліково-аналітичної функції підлягають передачі до архіву.

Для зберігання документів призначені архіви. Архіви розрізняють поточні і постійні. Поточний архів організовується безпосередньо в бухгалтерії для зберігання документів звітного року, оскільки в поточному році часто є потреба звертатися до нього за довідками і інформацією. Поточний архів міститься у спеціальних закритих шафах. Постійний архів розміщується у спеціально обладнаному приміщенні і призначений для зберігання не тільки бухгалтерських документів і звітів, але й справ інших підрозділів і служб підприємства. Всі прийняті на зберігання справи реєструються в архівній книзі, що полегшує пошук документів чи справ у разі необхідності.

Документи з поточного архіву передаються у постійний після закінчення звітного року і відповідно відпрацьовані: систематизовані у хронологічному порядку, прошиті і марковані ярликами (рубриками). Первинна документація зберігається в архіві окремо від облікових реєстрів.

Терміни зберігання документів у постійному архіві визначені Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України. Відповідно до Переліку, затвердженого наказом цього управління від 20.07.1998 р. № 41, документи поіменовані в розділі 42. Бухгалтерський облік та звітність зберігається від 3 до 5 років. Так, наприклад, для первинних документів, що фіксують факт виконання господарських операцій і є підставою для бухгалтерських і податкових записів, встановлено термін зберігання 3 роки; розрахунково-платіжних відомостей, акта документальних ревізій, податкових та інших перевірок - 5 років; особові рахунки робітників та службовців, студентів - 15 років; статути та положення, бухгалтерські звіти і баланси, передавальні, розділювальні та ліквідаційні баланси зберігаються постійно.

Після закінчення встановлених термінів зберігання документи, що мають особливо важливе значення, передаються на безстрокове зберігання до державного архіву, а інші документи підлягають знищенню спеціальною комісією за актом з відповідною відміткою в архівній книзі.

5. Поняття "інвентаризація" її призначення. Класифікація інвентаризацій

Первинна документація не завжди може охопити всі господарські явища в момент їх здійснення (природні витрати, викликані усушкою, утрускою, використанням при зберіганні, транспортуванні, відпуску, стихійні лиха, невідповідність фактичних даних обліку через помилки, розкрадання, псування, зловживання тощо). У зв'язку з цим виникає об'єктивна необхідність у такому способі, який би забезпечив можливість взяти на облік перераховані явища і процеси. Це досягається за допомогою інвентаризації [72].

Отже, інвентаризація - це спосіб перевірки відповідності об'єктів обліку в натурі даним бухгалтерського обліку і підтвердження правильності та достовірності бухгалтерського обліку та звітності.

Проводиться інвентаризація шляхом перевірки в натурі наявності майна (господарських засобів) підприємства через описування, перерахунку, зважування, виміру і оцінки їх залишків і порівняння одержаних результатів з даними бухгалтерського обліку. Це дозволяє встановити розбіжність між даними обліку і фактичною наявністю засобів, тобто надлишки або нестачі, які оформляють відповідними документами і відображають в обліку.

Слід розрізняти інвентаризацію як елемент методу бухгалтерського обліку і як технічний прийом (техніку) її проведення. Основними завданнями інвентаризації є [72]:

o виявлення фактичної наявності господарських засобів, зокрема матеріальних цінностей в натурі;

o встановлення надлишку або нестачі цінностей і їх регулювання та відображення в обліку;

o виявлення товарно-матеріальних цінностей, які втратили свою первісну якість, застаріли і не використовуються;

o перевірка дотримання умов і порядку зберігання господарських засобів;

o перевірка достовірності і реальності вартості зарахованих на баланс активів і пасивів підприємства.

Інвентаризації підлягають основні засоби, нематеріальні активи, товарно-матеріальні цінності, грошові кошти і документи та розрахунки [18].

За повнотою охоплення перевіркою засобів, коштів і розрахунків інвентаризацію поділяють на повну і часткову.

Повна інвентаризація передбачає суцільну перевірку всіх засобів та джерел підприємства. Часткова інвентаризація охоплює визначену частину засобів і джерел, наприклад, наявність грошей у касі, готової продукції на складі, незавершеного виробництва тощо. Повна інвентаризація дає широку інформацію, проте не завжди доцільна через свою трудомісткість.

Залежно від характеру поділяють інвентаризацію на планову і позапланову (раптову). Планова інвентаризація здійснюється за раніше складеним планом відповідно до розробленого і затвердженого графіка її проведення (наприклад, перед складанням річного звіту). Позапланова інвентаризація проводиться за розпорядженням керівника підприємства, за вимогою слідчих або контролюючих органів, ревізії і при зміні матеріально-відповідальних осіб. Найбільш ефективними є раптові часткові інвентаризації, оскільки вони підвищують відповідальність матеріально-відповідальних осіб у своєчасному оприбуткуванні і списанні матеріальних цінностей, правильності їх зберігання, запобігають зловживанням.

Порядок і строки проведення інвентаризації на підприємствах, в організаціях і установах регламентуються статтею 10. Інвентаризація активів і зобов'язань Закону України "Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні" від 16.07.1999 р. № 996-ХІУ, Порядком надання фінансової звітності, затвердженою Постановою Кабінету Міністрів України від 28.02.2000 р. № 419 та інструкцією по інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 11.08.1999 року№ 69.

Відповідно до цих нормативних актів об'єкти і строки проведення інвентаризації і визначаються власником (керівником) підприємства, крім випадків, коли їх проведення є обов'язковим, а саме [181:

o перед складанням річної фінансової звітності;

o при передачі майна державного підприємства в оренду, приватизації державного підприємства, перетворення державного підприємства в акціонерне товариство;

o зміни матеріально-відповідальних осіб (на день приймання-передачі справ);

o встановлення фактів крадіжок або зловживань, псування цінностей, а також за приписом судово-слідчих органів;

o пожежі, стихійного лиха або техногенної аварії;

o ліквідації підприємства, а також в інших випадках, передбачених законодавством.

Для проведення інвентаризаційної роботи на підприємствах наказом керівника створюються постійно діючі інвентаризаційні комісії у складі керівників структурних підрозділів, головного бухгалтера, матеріально відповідальних осіб. Очолює комісію керівник підприємства або його заступник. На підприємствах з великим обсягом інвентаризаційних робіт та розгалуженою структурою можуть створюватися за наказом керівника робочі інвентаризаційні комісії, які проводять інвентаризацію безпосередньо у місцях зберігання та виробництва матеріальних цінностей і у структурних підрозділах підприємства.

Інвентаризація проводиться, як правило, на перше число місяця, що полегшує наступне порівняння її результатів "з показниками обліку. До початку інвентаризації матеріально відповідальні особи проводять певну роботу щодо відображення всіх первинних документів з вибуття і оприбуткування цінностей та коштів в книгах і регістрах.

У процесі інвентаризації, що відбувається шляхом підрахунку, зважування, обміру, визначають фактичну наявність об'єктів інвентаризації, дані про які записують в інвентаризаційному описі, який підписують усі члени комісії. При проведенні інвентаризації неодмінно повинна бути присутня матеріально відповідальна особа. Вона дає розписку, що всі документи, які підтверджують оприбуткування і видачу матеріальних цінностей, здано до бухгалтерії. На час проведення інвентаризації діяльність підрозділу (комори, складу, сховища), як правило, припиняється. Інвентаризаційні описи складають у декількох примірниках, з них один передають матеріально-відповідальній особі, при цьому матеріально відповідальна особа на кожному примірнику інвентаризаційного опису ставить свій підпис про матеріальну відповідальність за перелічені в описі цінності. Дані інвентаризаційних описів порівнюють з даними бухгалтерського обліку і складають інвентаризаційно-порівняльні відомості, де визначають результат інвентаризації. Внаслідок такого порівняння і встановлюють відповідність або невідповідність облікових і фактичних даних, тобто:

а) фактичний і бухгалтерський запис збігаються;

б) фактичний залишок менший від облікового - нестача;

в) фактичний залишок більший від облікового - надлишок. Матеріально відповідальні особи повинні дати інвентаризаційній

комісії письмові пояснення щодо причин утворення нестач чи надлишків. Свої висновки і пропозиції щодо врегулювання інвентаризаційних різниць комісія оформляє протоколом і подає на затвердження керівнику підприємства, який у п'яти денний термін розглядає і затверджує протокол. Затверджені результати інвентаризації відображають у бухгалтерському обліку в тому місяці, в якому закінчена інвентаризація, але не пізніше грудня звітного року.

Результати інвентаризації відображають в обліку в такому порядку: ...

o надлишки основних засобів, товарів і матеріалів, цінних паперів, коштів, іншого майна підлягають оприбуткуванню та зарахуванню відповідно до доходів діяльності або збільшення фінансування;

o нестачу цінностей у межах затверджених норм природного убутку списують за рішенням керівника підприємства на валові витрати або на зменшення фінансування;

o понаднормові нестачі цінностей, а також втрати від псування цінностей відносять на винних осіб за розрахованою сумою відшкодування;

o понаднормові витрати і нестачі матеріальних цінностей та готової продукції, якщо винних не встановлено, зараховують на збитки або зменшення фінансування.

Таким чином, інвентаризація є важливим складником бухгалтерської методології, оскільки формує облікову інформацію, яка належним чином буде опрацьована і представлена у звітності підприємства внутрішнім і зовнішнім користувачам для прийняття управлінських рішень. Акт інвентаризації обов'язково вивчається ревізорами під час проведення перевірки господарської діяльності підприємства, в судовій практиці він є документом справи і використовується експертом-бухгалтером для надання висновку по справі.

6. Інвентаризація як спосіб фактичного контролю

Одним із важливих засобів боротьби за дотримання економії, за покращення всіх сторін фінансово-господарської діяльності є інвентаризація як спосіб фактичного контролю стану грошових коштів і товарно-матеріальних цінностей.

Бухгалтерський облік може бути ефективним тільки тоді, коли він правильно відображає господарські операції за документами та записами в регістрах бухгалтерського обліку, відповідає фактичному стану засобів і їх джерел. Але якщо виникають сумніви в правильності ведення бухгалтерського обліку, то призначають документальну ревізію або інвентаризацію. Це відбувається у випадках коли мають місце зловживання або помилки при прийманні чи відпуску товарно-матеріальних цінностей, помилки в облікових записах тощо [72].

Інвентаризація може проводитися в процесі документальної ревізії, але частіше вона є самостійним способом наступного фактичного контролю. Так, наприклад, раптова перевірка готівки в касі, раптові інвентаризації на виробництві підприємств громадського харчування, в магазинах тощо. Основна мета як повної, так і часткової інвентаризації, - забезпечення реальності облікових даних.

Робота з проведення інвентаризацій складається з таких етапів: підготовка до проведення інвентаризації; визначення, підрахунок і фіксація матеріальних засобів в натурі (шляхом складання спеціальних інвентаризаційних описів) - ця частина інвентаризації називається "зняття залишків"; оцінка виявлених, підрахованих та зафіксованих засобів за їх вартістю, а також визначення зміненої вартості у зв'язку з погіршенням якості окремих видів товарно-матеріальних засобів або їх переоцінкою; визначення розбіжностей між виявленими залишками в натурі та залишками за даними бухгалтерського обліку і встановлення причин цих розбіжностей. Розподіл на етапи умовний, оскільки інвентаризація є цілісною цілеспрямованою дією [72].

Інвентаризація проводиться за визначеними правилами. Вона повинна бути несподіваною, проводитися комісією, що призначається керівником підприємства (якщо вона проводиться під час ревізії, до складу комісії обов'язково включається і ревізор), причому присутність матеріально-відповідальної особи обов'язкова. Якщо ці особи за певних обставин не можуть взяти участь в інвентаризації або ухиляються від участі в ній, то до складу інвентаризаційної комісії включають представника органів влади, що наділені відповідними повноваженнями. При колективній матеріальній відповідальності достатньо присутності однієї особи такого колективу (якщо інші особи на наполягають на своїй присутності). Якщо матеріально відповідальна особа спочатку була присутня при інвентаризації, але потім через певні причини перестала в ній брати участь, то до складу інвентаризаційної комісії включають представника органів влади і інвентаризація проводиться спочатку (про це робиться вказівка в акті інвентаризації).

Перед початком інвентаризації перевіряються вимірювальні прилади і матеріально-відповідальна особа повинна дати розписку про те, що вона здала до бухгалтерії або надала інвентаризаційній комісії всі документи по операціях з матеріальними цінностями, що інвентаризуються.

Всі цінності, що перевіряються, підлягають перерахунку, зважуванню і виміру в натурі. Забороняється записувати до інвентаризаційного опису "облікові залишки" з даних бухгалтерського обліку, записів комірника та так званих "амбарних книг". Якщо цінності, що перевіряються, знаходяться у різних сховищах, то ці сховища, крім тих, в яких на даний момент проводиться інвентаризація, повинні бути закриті і опломбовані. Під час перерви в роботі інвентаризаційної комісії ключі від місць зберігання цінностей повинні знаходитись у матеріально відповідальної особи, а печатка або пломбіратор - у голови інвентаризаційної комісії або у ревізора (якщо він бере участь у проведенні інвентаризації). Такий порядок виключає можливість проникнення до сховища матеріально-відповідальної особи без контролюючого її голови інвентаризаційної комісії або ревізора. На період інвентаризації всі операції з приймання та відпуску цінностей припиняються. Цінності, що надійшли під час інвентаризації, мають знаходитися в окремому приміщенні і до інвентаризаційного опису не включаються, а оприбутковуються після інвентаризації. Для забезпечення нормальної роботи підприємства до початку інвентаризації у виробництво відпускають таку кількість виробничих запасів, яка б могла йому забезпечити нормальну роботу на весь період інвентаризації [72].

Всі найменування і види товарно-матеріальних цінностей, що підлягають перевірці, повинні бути повністю відображені в акті інвентаризації. По закінченні інвентаризації матеріально відповідальна особа розписується про те, що вона пред'явила для перевірки всі цінності, що інвентаризація проведена правильно і претензій до інвентаризаційної комісії нема.

Недотримання перелічених вимог часто приводить до приховування нестач, крадіжок та зловживань.

Для порівняння фактичних залишків товарно-матеріальних цінностей із залишками, що обліковуються на рахунках бухгалтерського обліку, складається інвентаризаційно-порівняльна відомість. На підставі цієї відомості встановлюються надлишки чи нестачі матеріальних цінностей.

Для визначення остаточних результатів проводиться залік пересортиці товарно-матеріальних цінностей, встановлюється підсумкова різниця і природний убуток. Після зарахування нестач і надлишків у результаті пересортиці, списання за нормами природного убутку визначається остаточний результат інвентаризації.

До акта інвентаризації і інвентаризаційно-порівняльної відомості повинні бути додані: пояснення матеріально відповідальних осіб про причини виникнення нестач чи надлишків, висновок інвентаризаційної комісії за сутністю цих пояснень, рішення керівника організації за результатами інвентаризації.

Таким чином, інвентаризація є однією з важливіших умов перевірки правильності ведення бухгалтерського обліку і разом з тим є засобом контролю за збереженням власності.