ТЕМА 14. Управління групами
План лекції.
1. Поняття та сутність груп в організації.
2. Модель групової поведінки Дж. Хоманса.
3. Типи груп в організації.
1. Поняття та сутність груп в організації
Будь-яка організація складається з великої кількості груп. Керівництво створює групи, коли здійснює поділ праці за горизонталлю (підрозділи) і за вертикаллю (рівні управління). Таким чином, велика організація може складатися із сотень, тисяч груп.
Поведінка індивідів у групі - це дещо більше ніж проста сума індивідуальних дій кожного члена групи. Головна відмінність між індивідуальною й груповою поведінкою складається в тому, що в групі - індивідуум на рівні психіки усвідомлює, що:
- його особиста поведінка впливає на поведінку інших членів групи й поведінку групи в цілому;
- з іншого бокові, індивід розуміє, що поведінка інших членів групи й поведінка групи в цілому впливає на нього особисто.
За визначенням Марвіна Шоу: “група - це дві особи або більше, які взаємодіють одна з одною таким чином, що кожна особа здійснює вплив на інші та, одночасно, знаходиться під впливом інших осіб”.
Таким чином, групу можна визначити як - два або більше індивіди, які взаємодіють між собою в процесі досягнення поставлених цілей і впливають один на одного таким чином, що створюють нову сферу спілкування.
Групи виникають в організації і функціонують як відокремлені структурні підрозділи у зв'язку з тим, що:
1) У результаті розподілу праці визначаються окремі спеціалізовані функції, які потребують для свого виконання певної сукупності людей, які мають певну кваліфікацію, професію, готовність у спільній діяльності виконувати визначену роботу. Подібна ситуація спостерігається при формуванні груп, які вирішують цільові завдання. (Ця причина появи груп в організації за звичаєм призводить до формування формальних груп).
2) Існує природна спрямованість людини до об'єднання з іншими людьми, до формування сталих форм взаємодії з людьми. Група надає людині відчуття захищеності, підтримку, допомогу у вирішенні своїх завдань. У групі людині легше досягти “винагородження” у вигляді визнання або матеріального заохочення, у ній людина вчиться, переймаючи досвід інших. Група надає людині більше впевненості в собі у зовнішніх взаємодіях.
3) Група надає людині можливість проводження часу в приємному оточенні. Група може слугувати джерелом вирішення особистих проблем (щодо потрібності комусь, уникнення самотності).
Групи в організації створюються за різними ознаками і різними засобами. У відповідності з цим визначають два основних типи груп:
1) Формальні групи - створюються за рішенням керівництва організації з метою ефективного їх функціонування в процесі виконання окремих конкретних завдань і досягнення на цій підставі визначених цілей.
2) Неформальні групи - створюються спонтанно на основі збігу інтересів членів групи незалежно від рішень керівництва організації.
У діяльності формальних і неформальних груп є багато спільних ознак - структурна побудова, наявність лідера тощо. Однак існують і суттєві відмінності (табл. 14.1):
- формальні групи функціонують у відповідності з розробленим планом у процесі організаційної діяльності;
- неформальні групи створюються як реакція індивідуумів на незадоволені потреби, які є наслідком механізації соціальної взаємодії.
Процес створення груп в організації має свої особливості. Поява формальних груп тісно пов’язана із організаційним розвитком. Особливостями їх розвитку є:
- процес створення підрозділів і наступного підбору персоналу - це і є фактично процес створення формальних груп;
- керівництво створює формальні групи у відповідності з конкретними планами;
- формальні групи можуть створюватись на тимчасовій основі.
Таблиця 14.1
Порівняльна характеристика формальних і неформальних груп
|
Параметри |
Формальні групи |
Неформальні групи |
|
1. Головні цілі |
Прибуток, продукція, послуги |
Задоволення потреб членів групи, безпека |
|
2. Походження |
Результат організаційного планування |
Спонтанні процеси |
|
3. Вплив на членів групи |
Посадові повноваження (влада), матеріальні стимули |
Особа, знання, принадність |
|
4. Комунікації |
Низхідні, використання офіційних каналів |
Особисті зв’язки, взаємний обмін інформацією |
|
5. Лідер |
Призначається організацією |
Висувається групою |
|
6. Міжособові відносини |
Встановлюються службовими стосунками і моделями трудових процесів |
Формуються і розвиваються спонтанно |
|
7. Контроль |
Покарання та грошова винагорода |
Соціальні санкції |
При виникненні неформальних груп їх члени не завжди усвідомлюють цілі своєї діяльності. Головні причини виникнення неформальних груп пов’язані з бажанням задовольнити наступні потреби:
- у належності (болільники спортивних команд);
- у взаємодопомозі (для нових працівників);
- у захисті (опір діям вищого керівництва);
- у спілкуванні;
- у симпатії (прояв більш тісного спілкування у зв’язку з виконанням подібної або взаємопов'язаної діяльності).
Організація являє собою систему взаємодіючих груп. Формальні групи об'єднуються і взаємодіють у рамках організаційної структури. Неформальні групи спроможні проникати одна в одну і у формальні групи. Чим краще керівництво усвідомлює цей взаємозв’язок, тим кращою і дешевшою може бути вся система управління організацією.
Стадії формування груп.
Процес формування груп включає 6 стадій. Перехід до кожної наступної стадії означає підвищення рівня зрілості групи і характеризується більшою продуктивністю:
1. Орієнтація. Задача цієї стадії – “зламати кригу”. Високий рівень міжособового спілкування здійснюється в умовах невизначеності цілей і влади. Члени групи готові прийняти будь-яке лідерство.
2. Конфлікт і виклик. На цій стадії з’являються альтернативні варіанти дій, складається уявлення про розподіл робіт і влади в групі. Значна частина груп на цій стадії завершує своє існування через емоційну та політичну боротьбу.
3. Спілкування - настає в результаті появи нового оригінального лідера або консенсусу влади. Цей етап є відносно нетривалим.
4. Ілюзія. Успішне подолання попередньої стадії формує у членів групи уявлення, що всі труднощі подолані, і виникає ілюзорне відчуття гармонії, можливості простого вирішення всіх проблем.
5. Розчарування. Нереалістичні очікування попереднього етапу вимагають від членів групи пошуку кращих дій, співставлення сильних та слабких сторін кожного члена групи.
6. Сприйняття. Між членами групи виникає довіра у відносинах, взаємодопомога у конфліктах, віра у майбутню діяльність. Ролі у групі поділяються усвідомлено. Досягається більша продуктивність.
2. Модель групової поведінки Дж. Хоманса
Вихідним пунктом моделі Хоманса є визнання впливу факторів зовнішнього середовища на групову поведінку. Це означає, що групи не функціонують ізольовано, вони тісно пов’язані зі своїм зовнішнім середовищем. До факторів зовнішнього середовища відносяться усі ті об’єкти, процеси та події, які знаходяться за межами групи, але впливають на неї. Найбільш вагомими факторами середовища є: організаційна культура, робочі завдання, технологія, що використовується, система оплати праці тощо.
Фактори середовища за логікою Хоманса визначають:
1. поведінку, яка вимагається від групи, тобто сукупність:
- видів діяльності;
- взаємодій;
- емоцій,
які визначаються формальним керівництвом групи і призначаються членам групи як їх спеціальні ролі;
2. особисті фактори (індивідуальні характеристики і досвід), які вносять у групу індивідууми, коли стають її членами. Тобто все те, що окремі члени групи здобули в процесі своєї попередньої діяльності, стає фактором, що визначає поведінку у групі в подальшому.
У відповідності до моделі Хоманса, поведінка, що вимагається від групи, та особисті фактори членів групи впливають на реальну поведінку групи, що складається. Поведінка, що виникла, відрізняється від поведінки, що вимагається. При цьому взаємовідносини та міжособові емоції тісно пов’язані між собою.
Цей зв’язок має місце тільки за умов відсутності несприятливих впливів. Сприятливі емоції виникають між членами групи, які взаємодіють частіше, так само як і більш часті взаємовідносини виникають між членами групи, які симпатизують один одному. Несприятливі емоції виникають по відношенню до членів групи, які порушують прийняті у групі норми. В подальшому несприятливі емоції часто призводять до дій, пов’язаних із “покаранням” порушника.
Кількість і якість взаємодій між двома членами групи, наприклад, А і В, залежать не тільки від відчуттів, які вони відчувають один до одного, а також від ступеня, в якому А відчуває, що В порушує групові норми. Безумовно, якщо спроби змінити його поведінку здаються безрезультатними і В продовжує порушувати норми групи, то стосовно нього зростають несприятливі емоції і скорочуються контакти.
Характер поведінки групи, що реально склалася, впливає на результати її діяльності, в якості яких виступають:
- виконання групою завдань;
- отримання внутрішнього задоволення;
- відчуття особистого росту.
Ці результати можуть або підтримувати поведінку, що вимагається, і підвищувати подальші результати, або вступати в протиріччя з поставленими міжособовими задачами і знижувати результативність діяльності групи.
На заключному етапі всі одержані результати доповнюються іншими зовнішніми факторами, які надалі визначатимуть групову поведінку.
Практичні висновки по моделі:
- менеджер повинен чітко визначити ролі кожного члена групи. Ролеві конфлікти можуть бути мінімізовані через встановлення ієрархії влади.
- менеджер повинен постійно відслідковувати групові норми, оскільки вони можуть сприяти або перешкоджати результативній діяльності групи.
- невідповідність статусів може негативно вплинути на результати діяльності і задоволеність працівників. Для мінімізації цієї невідповідності менеджер повинен приймати до уваги і формальний ієрархічний ранг працівника, і його неформальний груповий статус.
3. Типи груп в організації
В організації створюються наступні типи формальних груп:
1. Група керівника - це сам керівник і його безпосередні підлеглі. Група керівника є ланкою організаційної структури і створюється з метою виконання визначених функцій.
2. Робоча (цільова) група - включає співробітників, які спільно виконують одне завдання.
Характерні риси робочих груп:
- тимчасовий характер існування (до виконання завдання);
- висока самостійність таких груп.
3. Комітети (комісії, ради, команди) - група, якій делеговані повноваження для виконання конкретного завдання або комплексу завдань.
Особливості комітетів:
- до їх складу залучаються співробітники різних підрозділів організації;
- комітет не завжди приймає рішення і виконує дії; частіше така група готує пропозиції і рекомендації керівництву по тих чи інших питаннях.
Особливості управління формальними групами.
Група керівника. Ключову роль в успішній діяльності команди відіграють стосунки між керівником і підлеглими, які за інженерною психологією можна класифікувати по 4-ох напрямках:
1. Визначення обов’язків підлеглих (предмет роботи, повноваження, взаємовідносини з колегами і керівниками);
2. Правила діяльності або виконання обов’язків (формування чіткої уяви про результати, що очікуються, знання можливих помилок, джерела цих помилок та шляхи їх усунення);
3. Оцінка керівником ділових якостей співробітника (знання підлеглим важливості свого внеску у спільну справу, визначення керівником розміру цього вкладу і повідомлення про це інших членів групи, відчуття підлеглим зацікавленості до своєї особи з боку керівника; турбота керівника про просування підлеглого за службою);
4. Винагородження підлеглого за добре виконану роботу і додаткова мотивація.
Робочі групи. Їх ефективна робота у значній мірі залежить від продуманої організації різних зборів і нарад, а також подолання однодумності.
Комітети. Комітети доцільно використовувати за виникнення складних ситуацій, коли необхідно враховувати різні точки зору, ідеї, або коли необхідно підняти дух організації і скоординувати діяльність різних підрозділів.
Особливості неформальних груп:
1. Соціальний контроль – група встановлює еталони прийнятної і неприпустимої поведінки для своїх членів (щоб бути прийнятим групою, особа повинна дотримуватись цих норм). На порушників еталонів чекають санкції, які зводяться, як правило, до відчуження.
2. Опір змінам – зміни погрожують самому існуванню неформальної групи і тому опір є невід’ємною характеристикою будь-якої неформальної групи. Подолати опір можна шляхом заохочення підлеглих до прийняття рішень.
3. Наявність неформальних лідерів – керівники неформальних груп виконують ті ж функції, що й керівники формальних груп, однак із перерозподілом влади. Так, неформальний лідер:
- не має законної влади (саме в цьому його велика перевага);
- має особливу владу винагородження;
- володіє набагато більшою експертною й еталонною владою.
Керівники неформальних груп набувають своєї влади і застосовують її по відношенню до членів групи аналогічно тому, як це робить лідер формальної організації.
Фактори, що впливають на діяльність неформальних груп:
1. Розмір групи. Багато досліджень у цьому напрямку не дали однозначних результатів. У різних випадках ефективними були групи чисельністю від 4 до 11 чоловік. В таких групах люди відчувають більшу задоволеність, ніж у групах більшого або меншого розміру. Із збільшенням розмірів групи важче досягти згоди, ускладнюється спілкування. На практиці використовується рекомендація (7+2). Зменшення кількості членів групи згуртовує її, призводить до підвищення персональної відповідальності. Надмірне збільшення складу групи призводить до її розпаду на підгрупи зі своїми особливими інтересами.
2. Склад групи - відображає ступінь єдності поглядів і інтересів її членів, точок зору, підходів, що використовуються у вирішенні проблем. Великий ступінь єдності дозволяє уникати конфліктів, однак знижує продуктивність. Чим більше відмінностей між членами групи, тим легше знаходити різні підходи до вирішення проблем. З іншого боку, це загрожує згуртованості групи і може її зруйнувати.
3. Групові норми - це правила поведінки, які очікуються групою від кожного її учасника, дотримання яких дозволяє учаснику належати до групи і розраховувати на її підтримку. Групові норми визначають напрямок діяльності групи - “за” чи “проти” цілей організації. Норми встановлюватись відносно:
- досягнення цілей;
- якості роботи;
- стосунків із замовниками;
- кваліфікації персоналу;
- внутрішньогрупових відносин тощо.
4. Згуртованість - міра тяжіння членів групи один до одного і до групи в цілому. Наслідком високого ступеня згуртованості є групова одностайність.
5. Групова однодумність - відображає тенденцію пристосування і придушення індивідуальних поглядів і дій членів групи на користь групової гармонії.
6. Конфліктність. Розбіжність поглядів у певних межах призводить до більш ефективної роботи, але, з іншого боку, підвищує ймовірність виникнення конфлікту.
7. Статус членів групи. Пов’язаний із старшинством у посадовій або неформальній ієрархії, назвою посади, розміщенням та облаштуванням службового приміщення, наявністю секретаря та іншого обслуговуючого персоналу, освітою, поінформованістю про стан організації. Чим вищий статус - тим вищий ступінь впливу.
8. Ролі членів групи. Це критичний фактор ефективності роботи групи. З одного боку, в кожній групі повинні виконуватись визначені ролі. З іншого, ролі неможливо нав’язувати, тому що це може призвести до міжособових конфліктів. Ролі повинні обиратись членами групи добровільно. Тільки збіг бажаних і необхідних ролей дозволяє групі досягти ефективної роботи.
Розподіл ролей між членами групи є одним із ключових елементів процесу управління групами. На практиці з цією метою використовують 2 підходи:
1) функціонально-цільовий, у відповідності з яким визначають два типи ролей:
- цільові ролі – розподілені таким чином, щоб мати можливість підбирати групові завдання і виконувати їх (ініціювання діяльності, пошук інформації, збір думок, надання інформації, виказування думок, опрацювання, координування, узагальнення);
- підтримуючі ролі – повинні сформувати таку поведінку, яка сприяє підтримці й активізації життєдіяльності групи (заохочення, забезпечення участі, встановлення критеріїв, виконуваність, відбиття почуттів групи).
2) соціально-психологічний, навпаки, має за мету створення сильного командного духу, забезпечення згуртованості групи, а самі цілі буде визначено і досягнуто пізніше. У відповідності із соціально-психологічним підходом визначають наступні ролі:
- координатор;
- локомотив;
- мислитель;
- критик;
- скрупульозний виконавець;
- душа колективу;
- реалізатор
Один член групи може одночасно грати декілька ролей, і навпаки, хоча друга ситуація часто призводить до конфліктів. Більшість американських управляючих виконують цільові ролі, а японські – цільові і підтримуючі ролі.
Дослідження неформальних груп, започатковані Елтоном Мейо, отримали назву Хотторнських експериментів, які відбувались у 4 етапи:
1) Вивчення впливу інтенсивності освітлення на продуктивність праці;
2) Залежність продуктивності від умов роботи (вільне спілкування, додаткові перерви, скорочений робочий день);
3) Поліпшення ставлення працівників до роботи (залежність продуктивності праці і статусу самого працівника від трудового колективу);
4) Ступінь впливу програми матеріального стимулювання, побудованої на груповій продуктивності праці.
Основні висновки:
1. Важливість поведінкових факторів;
2. Важливість стосунків із керівниками.
3. Інтерес (підвищена увага) до експерименту призводять до позитивних результатів.
Висновок Мейо: соціальні і психологічні фактори впливають на продуктивність праці більше, ніж фізичні за умови ефективної організації робіт.