Причини психологічного перенавантаження працівників ОВС, податкової міліції та їх вплив на якість здійснення ними професійних обов’язків.

Працівник ОВС – це, в першу чергу. Людина з високою культурою спілкування. Культура спілкування – це вміння встановлювати зворотний зв’язок, відгукнутися на думки, почуття, турботи й проблеми іншої людини (це стосується всіх рівнів спілкування). Форми спілкування змінні, сутність спілкування – незмінна. Велику роль відіграє у професійній діяльності працівників ОВС культура мови – від вміння чітко сформулювати власну думку як у мовленні, так і на папері до граматичної та синтаксичної грамотності.

Специфіка службової діяльності працівників ОВС вимагає особливої лаконічності, зокрема – чіткості у розмові. По телефону прийнято говорити коротко, тільки по справі. Потрібно привітатися і представитися своєму співрозмовнику. Звертаючись по телефону, ніколи не запитуйте – “хто?”. Це ознака низької культури. Просто попросіть до телефону того, хто Вам потрібен.

Розмову по телефону потрібно вести у нормальному темпі, особливо чітко вимовляючи прізвища, назви, цифри. Відповідаючи на телефонний дзвінок, назвіть своє звання, прізвище й обов’язково дайте зрозумілу, вичерпну довідку. Якщо ж Ви не можете відповісти на поставлене питання, назвіть абоненту прізвище і телефон співробітника, який може надати необхідну консультацію. У випадку його відсутності повідомте, коли він буде.

Відповідно, якщо працівника, якому телефонують, немає на місці, потрібно повідомити, коли він з’явиться; покликати того, хто його заміщує, або дати номер телефону заступника. Якщо буде прохання щось передати, потрібно записати зміст прохання і покласти на стіл тому, кому це адресоване. Не розібравши по телефону чийогось прізвища чи адреси, не перебивайте громадянина. Краще після прийняття всього повідомлення попросити: “Уточніть, будь ласка…” або “Чи правильно я записав ці прізвища?”

Навіть якщо Ви дуже зайняті, все одно, піднявши слухавку, вислухайте співрозмовника, з’ясуйте, що саме його цікавить, і попросіть подзвонити через певний проміжок часу або запишіть телефон, за яким Ви могли б подзвонити йому, коли звільнитеся. У кінці розмови не забудьте подякувати співрозмовника за інформацію.

Існує правило, за яким тривалість розмови визначає той, хто телефонує, або старший. Якщо ж працівник, якого викликали, дуже поспішає, він може тактовно вибачитися, попросити закінчити розмову. У цьому випадку, той хто викликав, повинен зрозуміти і погодитися.

Необхідно з повагою та увагою відноситись до старших за званням, віком або суспільним положенням. Якщо в службове приміщення входить старший за званням або посадою, необхідно встати й привітати його згідно вимогам Уставу, сідати потрібно тільки після отримання на це дозволу. За правилами службового етикету, при знайомстві в установі будь-який чоловік, який би високий пост він не обіймав, встає, коли до кабінету заходить жінка, і чекає стоячи, доки вона не представиться. При цьому жінка називає своє прізвище, посаду і мету відвідання установи.