31. Документальне оформлення та облік роботи автотранспорту.

Основним первинним документом, за яким обліковують робо­ту автомобілів, є подорожній лист. Згідно з даними подорожньо­го листа вантажного автомобіля (легкового автомобіля, автобуса) здійснюють облік виконаної роботи з перевезення вантажів (па­сажирів); витрат пального; нарахування заробітної плати водіям та іншим працівникам, які виконують автотранспортні роботи; розрахунків із замовниками.

У процесі автотранспортних перевезень використовують такі подорожні листи:

-                 вантажного автомобіля у міжнародному сполученні — фор­ма № 1 (міжнародна) видається на час відрядження автомобіля та водія для перевезення вантажу в міжнародному сполученні;

—  вантажного автомобіля, чинного в у межах України — фор­ма №

—  службового легкового автомобіля — форма № 3 

—   перевезення пасажирів автобусами — форми 1-АП і 2-АП.

Подорожній лист легкового автомобіля видають підприємст­ва й організації, які надають службові легкові автомобілі для транспортного обслуговування юридичних осіб на комерційних засадах або використовують їх у службових поїздках для влас­них потреб, а також підприємства, на замовлення яких здійс­нюють транспортне обслуговування службовими легковими ав­томобілями. Подорожні листи форм № 2 і № 3 видають, як правило, на один робочий день (зміну) після обов'язкової здачі подорожнього листа за минулий робочий день. Подорожній лист виписують на підставі замовлення відпові­дальної особи за виконання робіт і видають водію щоденно дис­петчери перед виїздом із гаражу. По завершенні роботи (робочо­го дня) водій повертає його диспетчерові. Перед виданням подорожній лист реєструють у диспетчерсь­кому журналі за такими реквізитами: реквізити авто підприємства, дата видачі і номер подорожнього листа, прізвище та ініціали водія, його підпис при одержанні подорожнього листа, дата повер­нення подорожнього листа, підпис відповідальної особи. Бланки подорожніх листів є бланками суворої звітності. Бухгалтерія ви­дає подорожні листи працівникам відділу експлуатації під звіт і списує у видаток згідно до реєстрів, складених за даними журна­лу обліку руху подорожніх листів (форма авто-10). У журналі за­писують кожний подорожній лист, виданий водієві, і контролю­ють повернення подорожнього листа диспетчерові. Під час видачі подорожнього листа диспетчер обов'язково перевіряє за журналом здачу водієм попереднього листа, що фіксує своїм під­писом. Журнал відкривають на кожен рік, усі подорожні листи в ньому, починаючи від початку року, нумерують. Заповнення подорожнього листа до видачі його водієві здійс­нює диспетчер, а безпосередньо на лінії – вантажовідправник і вантажоотримувач. На лицьовому боці подорожнього листа за­значають прізвище водія і працівників, що супроводжають ма­шину, найменування вантажу, місце його отримання і доставки, масу вантажу, час виїзду із гаража. Механік має оглянути маши­ну перед її виходом на лінію, у подорожньому листі засвідчити її технічну справність; водій має розписатися у прийнятті справної машини. Час виїзду і повернення у подорожньому листі фіксує диспетчер і підтверджує своїм підписом. При поверненні до гаража водій передає машину механікові. В частині фактично­го виконання виробничого завдання записи в листі робить диспетчер — за кожною поїздкою вантажного автомобіля зазначають час і номер товарно-транспортної накладної, в якій оформлено відправку вантажу Відображають також простої на лінії із зазначенням причин. В окремому розділі подорожнього листа відображають рух палива: його залишок при виїзді, кіль­кість виданого за день та залишок під час заїзду до гаража і здачі автомобіля. У разі міжнародних перевезень вантажів подорожні листи оформлюють відповідальні особи перевізника. На маршруті руху відповідні показники заповнюють:

- водій – на підставі товарно-транспортної накладної: най­менування вантажовідправника, адресу (місто) відправлення ван­тажу, адресу (місто) призначення вантажу, номери й дати оформ­лення товарно-транспортної накладної, найменування перевезе­ного вантажу, відповідно його загальну кількість, зокрема й пе­ревезення іноземною територією. Після виконання перевезень ці записи засвідчує підписом власник вантажу;

- митні органи – відзначають проходження автомобілем кон­трольно-диспетчерських пунктів і проведення контролю у цих пунктах (проставляють штамп встановленої форми й роблять за­пис на лицьовому та зворотному боці подорожнього листа стосов­но дати здійснення контролю (число, місяць, рік) і часу (година, хвилина);

- відповідальна особа перевізника – на підставі переданих товарно-транспортних накладних перевіряє достовірність даних про виконання завдання, що засвідчує власним підписом.

Для здійснення контролю за використанням вантажних авто­мобілів на кожен із них оформлюють Картку обліку роботи ван­тажного автомобіля, яка є накопичувальним регістром про робо­ту автомобіля за звітний місяць, рух палива й дані про його витрати за нормами і фактично. У картках також можна зазнача­ти суму нарахованої заробітної плати. Записи у картці здійснює диспетчер на підставі даних подорожніх листів. На підставі карток обліку роботи вантажного автомобіля для узагальнення даних про роботу автотранспорту по підприємству загалом складають Зведену відомість обліку роботи вантажних автомобілів. Відомість складають за марками автомобілів. У ній відображають ступінь використання вантажних автомобілів у ро­боті, обсяг виконаної роботи, простої невиробничого характеру, витрати пального за нормою і фактично. Дані зведеної відомості використовують для списання пального, складання звітності, аналізу використання транспорту та здійснення контролю за ви­конанням плану автоперевезень