Глава 2 Примеры постановок технических заданий

 

Возникает вопрос: как можно усовершенствовать схему, чтобы на операцион­ные расходы уходило не полтора дня, как обычно, а день? Задача была успешно реализована при помощи внедрения интернет-технологий.

Сокращение операционных расходов может быть основано на принципе: «Один документ должен вноситься в компьютер один раз». Дело в том, что агент состав­ляет накладную в электронном виде, а продавцу выдает ее бумажную копию. В новой системе документооборот изменяет схему (рис. 2.2):

•      Документы из компьютера Агента поступают в информационную базу Про­давца вечером, когда Агент возвращается в офис.

•      Документы Продавцы сохраняются в файле и отправляются по электрон­ной почте в офис Продавца.

•      Документы принимаются из Интернета на компьютере в офисе Продавца.

•      На товары формируется торговая наценка. На поступивший товар форми­руются ценники.

 

После внедрения системы получилась экономия времени на обработку доку­ментов в полдня. Бухгалтер, ответственный за обработку документов в рознич­ной сети, стал заниматься разноской документов не целый день, как раньше, а толь­ко один час в начале рабочего дня и при этом перестал ошибаться при вводе сумм, наценки на товар и при выборе товара.

ПРИМЕЧАНИЕ Конфигурация, демонстрирующая загрузку файла накладной в про­грамму, находится в файле FileO12.zip в материалах к данной книге по адресу www.piter.com/download.

Учет работы группы программистов

Обычно у одной группы программистов есть определенный круг клиентов, которых они обслуживают совместно. В связи с этим возникают управленческие задачи, которые должны дать ответ на следующие вопросы:

•       Какие задачи решались у клиента?

•      Насколько срочными были эти задачи?                                  ,

•       Сколько времени каждый программист провел у клиента?

•       Сколько всего каждый программист отработал времени?

•       Какие задачи и сколько времени решал программист?

Учет должен вестись в количестве потраченного времени и в суммовом выра­жении (сколько клиент заплатил за услуги).

Все перечисленные задачи можно решить введением забалансового счета (счет, который участвует в проводке без счета-корреспондента). К счету необходимо присоединить следующие виды субконто: клиент, сотрудник и вид работы. Ко­личественный учет будет соответствовать количеству потраченного времени, а сумма — количеству полученных от клиента денег.

Использование забалансового счета объясняется тем, что счет не находится в балансе, то есть увеличение этого счета не влечет за собой уменьшения каких- либо других счетов.

Введение вышеуказанной схемы бухгалтерских счетов и конструирование до­кумента, облегчающего работу заполнения дневного отчета, займет не более 15 ми­нут. Кстати, систему отчетов проектировать не надо: подойдут стандартные

отчеты, предусмотренные стандартной конфигурацией бухгалтерского учета (обо­ротно-сальдовая ведомость по счету, анализ субконто, карточка субконто).

ПРИМЕЧАНИЕ Конфигурация, реализующая описанную выше схему, находится в файле FileO13.zip в материалах к данной книге по адресу www. piter. com/download.

Постановка задачи для предприятия «X»

Каждая схема проводок описывается двумя формами представления: в виде таб­лицы проводок и в виде графа (схемы). Форма представления в виде графа позволя­ет наглядно определить, в каких пропорциях должны списываться средства.

Согласно требованиям главного бухгалтера компании «X» был существенно изменен План счетов. Так, для взаиморасчетов по предоплате был задействован счет 45.

Предоплатная схема проводок

Под предоплатной схемой принимается случай, когда покупатель сделал опла­ту (например, по счету) и по прошествии некоторого времени получил товар.

 

 

Послеоплата

Под послеоплатной схемой понимается случай, когда предприятие поставляет клиенту товар, а клиент через некоторое время оплачивает поставку.

 

Розница

Розница — реализация товаров с использованием варианта реализации това­ров через Вмененный налог.

 

 

Пересортица во взаиморасчетах

Если требуется погасить долг на счете 62 или 60 за счет предоплаты (счет 45), то должны формироваться такие же проводки, как и в предоплатной схеме (при поступлении денег в кассу или банк), только вместо счета 50 или 51 следует ста­вить счет 62 или 60:

 

Книга продаж

 

Проводка 90/68 формируется отгрузочной накладной в случае послеоплаты и документом оплаты в случае предоплаты.

Книга покупок

Книга покупок для этой постановки задачи — это реестр приходных наклад­ных. Возможно, у вас возникнет вопрос, почему книгу продаж нельзя было бы

сделать точно так же, как книгу покупок — реестром. Ответ заключается в коли­честве видов документов, необходимых для обработки.

В книгу продаж попадают как минимум три вида документов:

♦      оплата кассовая,

♦      оплата банковская,

♦      взаиморасчеты (ручные проводки).

В книгу покупок попадает один вид документа — приходная накладная.

ПРИМЕЧАНИЕ Конфигурация, в которой запрограммирована вышеприведенная схема, находится в файле FileQ14.zip в материалах к данной книге по адресу www.piter.com/ download. Следует смотреть модуль проведения документов расходной и приход­ной накладной, а также приходного кассового ордера и банковской выписки.

Товарные отчеты розничной торговли «К»

Задача, поставленная руководством фирмы — владельца сети магазинов, была следующей: требуется неизменным количеством бухгалтеров обрабатывать в два раза больше магазинов. Проанализировав работу бухгалтеров, выяснили, что она ведется по следующей схеме:

1.   Прежде всего, бухгалтер-взаиморасчетчик определяет документы, которые должны быть оплачены в тот же день после поступления товарного отчета из магазина! После этого кипа документов передается на второй этап, а бух­галтер-взаиморасчетчик определяет документы за прошлые дни, срок опла­ты которых уже подошел.

2.   Каждая строка товарного отчета расписывается на следующие составля­ющие:

о сумма товара без наценки, . о сумма торговой наценки, о сумма тары,

о сумма услуг (например, сертификатов).

3.   Согласно обработанному товарному отчету заполняются ручные проводки в «Бухгалтерию». В систему вносились только суммы (количественный и номенклатурный учет бухгалтерию не интересовал).

Для оптимизации работы «Бухгалтерии» было принято решение создать но­вый документ «Розница», который был бы максимально приближен к виду тех документов, которые бухгалтеры обрабатывают в бумажном виде.

Внедрение документа снизило трудоемкость работы бухгалтеров, что позво­лило тем же составом бухгалтерии обрабатывать большее количество вновь по­явившихся магазинов.

ПРИМЕЧАНИЕ Конфигурация, реализующая приведенную выше схему, находится в файле FileO15.zip в материалах к данной книге по адресу www.piter.com/download. В кон­фигурации сл едует смотреть до кум ент «Розница».

Учет возвратной тары

Учет возвратной тары в оперативном (торговом) учете

Для ведения учета возвратной тары был введен регистр «Кеги», а к нему при­своили следующие измерения:

♦      Товар,

♦      Клиент.

ПРИМЕЧАНИЕ Конфигурация, в которой реализован учет кег, находится в файле FileO16.zip в материалах к данной книге по адресу www.piter.com/download. Следу­ет обратить внимание на следующие объекты конфигурации: регистр «Кеги», мо­дуль документов «Расходная накладная» и «Приходная накладная», процедура глобального модуля «Кеги», документ «ИнвентаризацияКег», отчет «Кеги».

Учет возвратной тары в «Бухгалтерии»

Учет возвратной тары в бухгалтерском учете организовать несколько проще, чем в торговом учете. Для этого следует организовать забалансовый счет, присво­ить одному субконто счета тип «Номенклатура», другому — тип «Клиенты», а так­же дописать процедуру формирования проводок в расходную и приходную на­кладные. Инициализацию данных на счете можно выполнить вручную, а для анализа использовать стандартные отчеты.

ПРИМЕЧАНИЕ Структура проводок и счета будет аналогична той, что приведена в разделе «Учет работы группы программистов».

Пакетная печать документов

Обычно расходные накладные, счета-фактуры и кассовые документы печата­ются на лазерном принтере. Себестоимость одного листа, напечатанного на ла­зерном принтере, не превышает 50 копеек.

Стоимость подготовки одного документа можно сократить, если использовать матричный, а не лазерный принтер. Матричные принтеры менее требовательны к качеству бумаги, а расходные материалы для матричного принтера ничтожно малы по сравнению с расходными материалами для лазерного. Одна беда: матричные принтеры печатают долго и к тому же довольно шумно.

Возникает творческая задача: как сократить время распечатки, избавиться от шума и в то же время сэкономить деньги?

Решение 1. Заменять прямые линии псевдографическими последовательно­стями из знаков «-», «+» и «|». Тогда матричный принтер будет печатать строки за один проход, а не за два, как он это делает при печати прямых линий.

Решение 2. Упростить форму документов. Например, включать в документы, составляемые для склада, только ту информацию, которая необходима кладов- шику (данные о клиенте, товаре и его количестве), и не печатать информацию об НДС и суммах.

В первом случае получается расход 100 и приход 20, а во втором — только рас­ход 80.

Поэтому возвратную проводку с точки зрения кладовщика следует писать, как указано в проводке (1).

С другой стороны, бухгалтер будет настаивать на том, чтобы записывалась проводка (2), потому что возвратная накладная должна уменьшать оборот счета 90.

Теперь рассмотрим проводки задолженности.

При оформлении возврата задолженности возможны следующие проводки:

•       90/62/+100-00,                                                                                       (3)