Глава 1 Теория бухгалтерского учета для программиста

•      Подотчет — код 71,

•      Покупатель — код 62,

•       Касса — код 50,

•       Поставщик — код 60.

Теперь записи можно представить в следующем виде:

•       20.03.04/50/62/200-00,

•       20.03.04/71/50/100-00,

•        20.03.04/60/71/50-00.

Сравните структуру придуманной нами записи с приведенной выше структу­рой бухгалтерской проводки. Правильно, они совпадают! С единственным разли­чием, что в нашей записи поля именуются «Получатель» и «Источник», а в про­водках — «Дебет» и «Кредит».

Бухгалтер прочитает операцию по выдаче подотчета работнику так: с кредита пятидесятого счета в дебет семьдесят первого счета списать сумму 100 р.

Словосочетание «с кредита счета» подразумевает уменьшение средств счета. Словосочетание «в дебет счета» обозначает их увеличение.

Как записать проводку в виде графа?

Представлю вышеприведенные проводки в виде графа (рис. 1.1).

---- (л>----------------- @

Рис. 1.1. Так можно изобразить проводку в виде графа

При составлении графа введем условие: счет-источник писать справа, а счет- получатель — слева, то есть стрелки должны следовать справа налево. Такой граф будет легко перевести на язык проводок, так как в проводке сначала пишется по­лучатель (дебет), а затем — источник (кредит).

Узел графа (рис. 1.2), он же — бухгалтерский счет, описывается тремя пара­метрами: текущим состоянием, дебетовым оборотом (ДО) и кредитовым оборо­том (КО).

 

до               ко

Рис. 1.2. Узел графа соответствует бухгалтерскому счету

ко

Во времени его можно описать математическим языком с помощью шести па­раметров (рис. 1.3):

•       СНД — сальдо начальное дебетовое,

•       СНК — сальдо начальное кредитовое,

•       ДО — дебетовый оборот,

•       КО — кредитовый оборот,

•       СКД — сальдо конечное дебетовое,

•       СКК — сальдо конечное кредитовое.

 

снк

Рис. 1.3. Добавив временную ось, разместим на ней параметры проводки

Все эти параметры предоставляются программисту в «Бухгалтерии».

Как правильно записать проводку?

Еще раз вернемся к анализу формы бухгалтерских проводок по подотчету и рас­смотрим два варианта их записи.

Вариант 1 — бухгалтерская запись:

•        01.01.04 / 41 / 60 / 100-00 (приход товара от поставщика),

•       10.02.04 /'90 / 41 / 100-00 (расход товара покупателю).

Вариант 2 — записи «здравого смысла»:

•        01.01.04 / Т / +100-00 (приход товара),

•        10.02.04 / Т / -100-00 (расход товара).

Хотя первая запись кажется более правильной, в бухгалтерском учете исполь­зуются оба варианта. Первый вариант проводок выполняется для балансовых сче­тов, а второй вариант используется для забалансовых счетов.

Типы счетов

Счета могут быть активными и пассивными, балансовыми и забалансовыми, отражать количественный и валютный учет.

Активные и пассивные счета

Счета бухгалтерского учета по-разному воспринимают ситуацию, когда на счете образуется положительный или отрицательный остаток. Некоторые счета могут быть только отрицательными, а другие должны быть только положительными. Например, касса может быть только положительной, а уставной капитал (счет 80) — только отрицательным.

Когда счет должен содержать только положительный остаток, по-бухгалтер­ски он называется активным счетом. Когда счет может быть только отрицатель­ным, он называется пассивным. Когда счет может быть как отрицательным, так и положительным, он называется активно-пассивным.

ПРИМЕЧАНИЕ Поясню, в чем смысл отрицательных (пассивных) счетов, на примере уставного капитала. Чтобы предприятие начало работать, в него необходимо вло­жить деньги. Этот начальный вклад делается со счета «Уставной капитал», напри­мер, следующей проводкой: Касса / Уставной капитал / 1 000 000-00. После этой операции на счете «Касса» появится положительная сумма +1 000 000-00, а на счете «Уставной капитал» — отрицательная сумма -1 000 000-00.

Счет 62.2 — пассивный. Это значит, что у него остатки должны быть отрица­тельными (кредитовыми). Если у пассивного счета образовался положительный остаток, то он должен записываться в кредитовой части баланса с минусом.

Счет 50 («Касса») является активным (дебетовым) счетом. Если на нем будет отрицательный остаток, то это буцет ошибкой (представьте «отрицательные» день­ги у себя в кармане). Как и остаток наличных денег, остаток товара на сладах мо­жет быть только положительный.

Как же разобраться, активный счет или пассивный? Все просто. Если он по­хож на кассу (счет 50), то это активный счет. Если он похож на уставной капитал (счет 80), то он пассивный.

Программисту совсем не обязательно знать, какой счет активный, а какой пас­сивный. В своей практике я ни разу не встречал каких-либо особенностей написа­ния проводок в зависимости от того, является ли счет активным или пассивным.

Балансовые и забалансовые счета

Забалансовый счет не может выстраиваться в замкнутую цепочку (рис. 1.5).

 

Рис. 1.5. Забалансовые счета не могут корреспондировать с другими счетами

Балансовый счет увеличивается только в результате уменьшения какого-либо другого счета. Балансовые счета образуют замкнутую цепочку (рис. 1.4). Сумма приходов на каждый узел (счет) такой цепочки будет равна сумме расходов на каждый узел (счет) цепочки.

 

Рис. 1.4. Балансовые счета корреспондируют с другими счетами и образуют

замкнутые цепочки

 

Балансовый счет при формировании проводки обязательно должен иметь счет- корреспондент. Забалансовый счет не может содержать счет-корреспондент. За­балансовый счет не участвует в двойной записи, не требует в проводках наличия корреспонденции и не может корреспондировать с балансовыми счетами. Напри­мер, балансовый счет 50 («Касса») может делать такую проводку:

50 / 51 / 100-00 (поступление денег из банка в кассу),

а забалансовый счет 004 («Товары на ответственном хранении») может участво­вать в следующих проводках:

004 / / 100-00 (поступление ТМЦ на ответственное хранение),

/ 004 / 100-00 (снятие ТМЦ с ответственного хранения).

Забалансовые счета могут использоваться для расширения аналитики, преду­смотренной балансовыми счетами, например, когда требуется учитывать находя­щуюся у клиента тару (кеги).

Аналогом забалансового счета в «Торговле» является регистр. Аналогов ба­лансовых счетов в «Торговле» не предусмотрено.

Пример использования забалансового счета при учете возвратной тары

Требуется ввести учет возвратной тары, отданной клиенту.

Так выглядит традиционная проводка при отгрузке товара (счет 41) покупате­лю (счет 62):

90 {Продажи} / 41 {Номенклатура},

62 {Клиенты} / 90 {Продажи}.

Вариант 1. Ввести субконто «Номенклатура» к счету 62. Данное решение не совсем красивое, поскольку загромождает счет 62 лишней аналитикой.

Вариант 2. Ввести в План счетов забалансовый счет «ТАР», к которому при­крепить субконто «Номенклатура» и «Контрагент», и разрешить по счету коли­чественный учет.

ПРИМЕЧАНИЕ Конфигурация, реализующая учет возвратной тары при помощи забалан­сового счета, находится в файле File001.zip в материалах к данной книге по адресу www.piter.com/download. Следует обратить внимание на забалансовый счет ТАР.

Пример использования забалансового счета

для учета товара в продажных ценах

Предположим, что клиент желает иметь одновременно два учета по счету 41 («Товар на складах») в закупочных и продажных ценах. Одним из возможных решений этой проблемы может быть внесение в План счетов забалансового счета, который выполнял бы ту же функцию, что и счет 41, но делал бы проводки в про­дажных ценах.

ПРИМЕЧАНИЕ Конфигурация, использующая забалансовый счет для учета товара в продажных ценах, находится в файле File002.zip в материалах к данной книге по адресуwww. piter.com/download. Следует обратить внимание на счет 41 («Учет то­вара в закупочных ценах», балансовый счет) и счет П («Учет товара в продажных ценах», забалансовый счет).

Валютный учет

Валюта — это такой объект учета, который в зависимости от времени меняет свою стоимость. Номинал валюты остается постоянным, а рублевый эквивалент изменяется в зависимости от курса валюты.

Что делать, если аналитики стандартного Плана счетов не хватает?

Как вы думаете, можно ли придумать какой-либо учет, кроме суммового, ко­личественного и валютного (стандартных измерений Плана счетов)?

Например: необходимо организовать учет на свиноводческой ферме. Вам со­общают, что требуется учитывать свиней поголовно, в килограммах и в рублях.

Если немного поразмыслить, то для учета свиней получится следующая схема:

•      учет свиней в килограммах — количествен­ный учет;

•       учет свиней в рублях — суммовый учет;

•      поголовный учет — некое недостающее изме­рение.

Решение, которое напрашивается само собой, — ввести дополнительное измерение «Головы» — не оптимально. Я вас специально запутал. Зада­чу можно решить без привлечения необычных средств, но для этого необходимы уточняющие дан­ные. Для начала попробуйте переформулировать вопрос в более понятную для вас форму. Для решения задачи я бы задал следующий вопрос: «Будьте добры, уточните, пожалуйста: если каждая отдельная свинья учитывается в килограм­мах, то значит ли это, что свинья должна идентифицироваться относительно дру­гих и иметь инвентарный номер?»

Скорее всего, заказчик ответит, что инвентарные номера свиньям не присваи­ваются, а поголовный учет требуется, например, чтобы определять факт кражи. Такую задачу можно решить введением забалансового счета, на котором бы учи­тывалось поголовье свиней, то есть задача решается обычными методами.

Вариант решения задачи:

Введем в План счетов счет 11 («Животные на выкорме»). Количественный учет на этом счете будет вестись в разрезе веса животных.

Введем забалансовый счет СВИ. Количественный учет на этом счете будет вестись в разрезе голов животных.

Количественный учет субконто

Если вы посмотрите в типовом Конфигураторе субконто Места хранения на счете 10.1, то в его свойствах не будет установлен флажок Учет по сумме. (Чтобы проверить это, откройте в Конфигураторе План счетов, установите курсор на суб­конто Материал счета 10.1 и два раза щелкните мышью.)

Оборотно-сальдовая ведомость в разрезе материалов по счету 10.1 будет сле­дующей (табл. 1.1).

Обратите внимание, что в оборотно-сальдовой ведомости в разрезе складов нет информации о сумме. Это может быть препятствием в случае, если вы решите списывать материалы в разрезе складов.

Если в Конфигураторе в свойствах субконто МестаХранения счета 10.1 уста­новить признак Учет по сумме, то оборотно-сальдовая ведомость будет показы­вать суммы в разрезе складов (табл. 1.2).

 

Стандартная конфигурация «Бухгалтерии» списывает материалы (счет 10) по одной для всех складов себестоимости. Если вы решите переделать схему списа­ния (чтобы для каждого склада была своя себестоимость), то вам будет необходимо установить в свойствах субконто Места хранения счета 10 флажок Учет по сумме.

Практические вопросы использования бухгалтерских счетов

Как убрать «пересортицу» между счетами?

Предположим, что в бухгалтерии ведется учет по многим субсчетам одного счета, например:

♦     60.1.1 — Поставщики материалов,

♦     60.1.2 — Поставщики тары,

♦     60.1.3 — Поставщики топлива, и т. д.

Теперь предположим, что один и тот же поставщик является поставщиком и материалов, и тары. Тогда с течением времени между субсчетами образуется пе­ресортица, например такая:

Клиент А, счет-остаток:

60.1.1--100-00,

60.1.2- + 100-00,

60.1.3-               0-00,

60.1.4-               0-00.

Клиент ничего не должен, если делать анализ счета 60.1, и должен 100 р., если делать отчет по счету 60.1.2.

Первый вариант решения — сделать проводку:

 

60.1.1/60.1.2/+100-00.

Второй вариант решения — сделать две проводки: 00/60.1.2/-100-00, 00/60.1.1/+100-00.

 

Этот вариант решения проблемы представляется более предпочтительным, поскольку проводка (1) попадет в акт взаиморасчетов и увеличит обороты дебета и кредита, а проводки (2) и (3) не дадут увеличения дебетовой и кредитовой час­тей баланса, в то же время сальдо по счету 60 останется неизменным.

Вышеописанная схема позволяет оставлять документы такими, какие они были сформированы (то есть не исправлять первичные документы). Для решения по­добных проблем можно сделать обработку, которая создавала бы одну консоли­дированную операцию.

ПРИМЕЧАНИЕ Обработка «Сбор мусора 62», решающая проблему пересортицы меж­ду субсчетами счета 62, находится в файле File003.zip в материалах к данной кни­ге по адресу www. piter. com/download.

Ошибки при перемещении ТМЦ между складами

При использовании компоненты «Распределенная информационная база дан­ных» журнал, в который заносятся изменения документов, не переносится вместе с базой данных, поэтому может быть затруднен поиск лиц, сделавших в докумен­тах несанкционированные изменения.

Допустим, была допущена пересортица во время перемещения товаров между складами одной и той же фирмы и оператор на принимающем складе (Опера­тор 2) решил исправить ошибки. После того как произойдет обмен между инфор­мационными базами, документ, измененный Оператором 2, поступит в базу дан­ных оператора склада-отправителя (Оператор 1) и создаст ошибку, так как с точки зрения Оператора 1 данные в документе изменились «самостоятельно», ведь он не знает, что Оператор 2 внес изменения в документ (рис. 1.6).

Как разобраться, кто изменил документ, является ли изменение в документе ошибкой программы, сбоем в базе данных, или изменение было введено предна­меренно? Для этого составляют компьютерные распечатки движения товара и сравнивают их с первичными документами, что отнимает много времени.

Какие есть варианты решения проблемы?

Общее правило: запретить изменять документы чужого автора.

Следствия из правила:

 

1.   Перемещение может формироваться только на одном из складов. На дру­гой склад перемещение должно поступать вместе с обновлением базы дан­ных, то есть база данных сначала попадает в центральную базу данных, а за­тем поступает во второй филиал.

2.    Товар следует оприходовать как есть, а на сумму излишков и недостачи формировать документы поступления товара и списания.

3.    Вместо перемещения делать расходную накладную на складе-источнике и приходную накладную на складе-приемнике.

4.    Оформить документ перемещения, но при этом использовать склад-буфер. Склад-источник должен перемещать товар на склад-буфер, а не на склад- приемник, а склад-приемник должен получать товар не со склада-отправи­теля, а со склада-буфера (рис. 1.7).

 

Как исправить ошибки, не исправляя их?

Допустим, вы закрыли баланс и на счете 10 («Материалы») был остаток 100 рублей. На следующий день был перепроверен один из документов, списыва­ющий материалы по средней стоимости. В результате этого остаток на счете 10 изменился и стал равным 101 р., что привело к нарушению баланса. Что делать с разницей в один рубль? Нужно каким-то образом вернуть 100 р. на место.

Исправление можно провести следующими проводками:

31.01.03/20/10/+1-00, 01.02.03/20/10/-1-00.

Таким образом вы сделали сумму такой, как вам было нужно, и «не сделали изменений», вернув правильное значение счета.

ПРИМЕЧАНИЕ Во время чтения данного раздела один из проверяющих бухгалтеров- профессионалов отметил, что способ «исправления не исправляя» посредством манипулирования датами совершенно недопустим. Доводы были следующими. Во- первых, если произошло изменение баланса, то затрагивается не один счет, а не­сколько, следовательно, исправлять надо несколько счетов. Во-вторых, следует выяснить правомерность изменений (в каком случае было верно, до изменения данных или после) и после этого привести баланс в верное состояние. Для выяс­нения сути ошибки предлагалось сверить текущие компьютерные остатки с распе­чатками. Чтобы не встречаться с ситуацией, когда после перепроведения доку­мента баланс рушится, следует в конце месяца препроводить все документы.

Операции, продленные во времени

Под операцией, продленной во времени, будем понимать такую операцию, ко­торая начинается сегодня, а завершается через неопределенное время, но точно
не сегодня. Например, перечисляются деньги с одного расчетного счета организа­ции на другой расчетный счет этой же организации.

Делать такую проводку:

01.01.04 / 51 {Расчетный счет Б} / 51 {Расчетный счет А} / 100-00

нельзя, поскольку деньги с расчетного счета «А» могут уйти сегодня, а поступить на расчетный счет «Б» только завтра. Кроме того, для каждого расчетного счета заполняется свой документ банковской выписки, то есть вроде бы должны со­ставляться две операции на один расчетный счет за разными числами:

01.01.04 / 51 {Расчетный счет Б} / 51 {Расчетный счет А} / 100-00,

02.01.04 / 51 {Расчетный счет Б} / 51 {Расчетный счет А} / 100-00.

Однако и эти проводки неверные, поскольку обороты по счетам завышаются в два раза.

Проблема продления операции во времени решается введением еще одного счета, например счета 57 («Переводы в пути»). Теперь все встает на свои места: 01.01.04 /57/51 {Расчетный счет А} / 100-00, 02.01.04 / 51 {Расчетный счет Б} / 57 / 100-00.

Распознавать ситуацию, в которой нужно использовать счет, аналогичный счету «Переводы в пути», можно с помощью следующих вопросов:

•       Я правильно понял, что бухгалтерская операция одна, но начинается эта операция в один день, а заканчивается следующим днем?

•       А эта ситуация случайно не похожа на случай использования счета «Пере­воды в пути»?

•       Вы хотите сказать, что следует делать как бы две проводки, когда на самом деле операция должна быть одна?

Как использовать склад-буфер при перемещении?

Обычная проводка выглядит так: 41 {Склад 1}/41 {Склад 2}.

Проводки с использованием склада-транзита выглядят так:

•      41 {Склад-транзит} / 41 {Склад 2} — эту проводку делает склад 2;

•      41 {Склад 1} / 41 {Склад-транзит} — эту проводку делает склад 1.

Все товарные нестыковки, которые могут возникнуть при перемещении това­ров между складами, будут отражаться на транзитном складе.

Внедрение данной схемы приводит к облегчению работы бухгалтера, ответ­ственного за проверку работы складов. Этот вариант позволяет находить ошибки простым составлением оборотно-сальдовой ведомости по складу-транзиту: остатки на этом складе будут свидетельствовать о возможных ошибках, пересортице, не­правильном оформлении поступления товара.

Примеры использования самодокументированного счета

Пример 1. Как сохранять информацию об операциях, например о записях, сде­ланных в книгу продаж?

Для этого можно сделать все оплаты клиента предоплатными: оплата будет поступать на счет 62.2, а после формирования книги продаж те оплаты, которые должны в нее войти, должны будут сформировать проводку 62.1 / 62.2.

Пример 2. Как сделать так, чтобы изменения во взаиморасчетах нельзя было бы произвести без главного бухгалтера?

1.     Пусть бухгалтер-взаиморасчетчик делает проводки 50 / 57 {Клиент}.

2.    Создать программу, которая делает проводки 57 {Клиент} / 62 {Клиент} и автоматически закрывает счет 57. Пусть права на запуск этой программы будут даны только главному бухгалтеру. Теперь вся работа задним числом будет отражаться на счете 57.

Сохранение информации при помощи Плана счетов

Знаете ли вы, что суммы по балансовой стоимости основных средств хранятся на одном счете (01), а износ основных средств хранится на другом счете (02)? Оказывается, таким образом сохраняется первоначальная информация о состоя­нии основного средства и информация об изменениях (амортизации). Разница между счетами — это текущее состояние объекта. Казалось бы, можно было сде­лать проще, например хранить первоначальную стоимость в карточке основного счета, однако поколения бухгалтеров придумали самодокументирующуюся схе­му учета основных средств.

Такое свойство можно использовать для отслеживания изменений, сделанных определенным пользователем системы. Допустим, с целью сохранения первона­чальной информации о выручке, поступившей в кассу, можно реализовать следу­ющую схему проводок:

♦      О.1 / 50 / 100-00 — проводка должна формироваться кассиром;

♦       62 / О.1 / 100-00 — проводка должна делаться бухгалтером.

Счет О.1 следует предварительно ввести в План счетов.

Теперь все несанкционированные изменения в закрытом периоде будут шиты белыми нитками, поскольку простейший анализ счета О.1 будет показывать из­менения. Внедрение подобных схем сделает поиск ошибок и преднамеренных из­менений максимально упрощенным.

Отрицательная проводка, или проводка задом наперед

Под отрицательной проводкой будем понимать проводку, сумма которой от­рицательна:

счет А / счет В / - сумма.

Под обратной проводкой будем понимать такую проводку, сумма которой по­ложительна, а корреспондирующие счета поменяны местами: счет В / счет А / + сумма.

Проводка счет А / счет В / + сумма идентична проводке счет В / счет А / - сумма (рис. 1.8).

 

Применение мультиплексора в «Бухгалтерии»

Мультиплексор — это преобразователь многих входов во многие выходы. Ана­логом мультиплексора является телефонная станция, которая позволяет соеди­нить множество входящих звонков со множеством абонентов.

Мультиплексоры широко применяются в бухгалтерском учете. Например, на входе — материалы, а на выходе — товары. Если математически записать это вы­ражение, то получается так: Товары = Б (Материалы), то есть множество Товары является функцией от множества Материалы:

 

Ватрушки

На бухгалтерском языке эту схему можно записать так:

 

Однако если записать эту операцию в виде проводок, получится противоре­чие: проводка, содержащая счет 43, должна быть одна, а проводок, содержащих счет 10, должно быть три. Выход прост: использовать мультиплексор — счет 20 («Производство»):

Проводки будут выглядеть так:

20 (производство) <— 10 (мясо 10 г), 20 (производство) <— 10 (тесто 90 г), 20 (производство) <— 10 (специи 1 г), 43 (1 пирожок) <г- 20 (производство).

Мультиплексоры применяются в следующих случаях:

•      если на входе одно количество, а на выходе — другое, например на входе — штучные яйца, а на выходе — яйца в граммах;

•      если на входе один тип справочника (например, Материалы), а на выходе — другой (например, Товары).

Определив, что в рассматриваемой вами схеме должен использоваться муль­типлексор, вы должны задаться вопросом о бухгалтерском счете, через который движется информация. Например, в производстве таким счетом является счет 20 («Основное производство»). В случае, когда требовалось превратить ящики в грам­мы, я использовал счет 16 («Отклонения в стоимости МЦ»).

ПРИМЕЧАНИЕ Конфигурация, реализующая вышеописанную схему, находится в фай­ле Fil6004.zip в материалах к данной книге по адресу www.pjter.com/download. Сле­дует обратить внимание на документ «Требование-накладная». Документ превра­щает товары (счет 41) в материалы (счет 10), преобразуя при этом количества.

Описание бухгалтерских счетов

Какие проводки следует формировать при возврате товара?

А теперь практический вопрос: как правильно записывать возврат товара от покупателя?

Напомню, что отгрузка товара состоит из следующих проводок:

•        90/41/+,

•        62/90/+.

Возможны следующие варианты:

1.    90/41/-, 62/90/-;

2.    41/90/ + , 90 / 62 / +;

3.    41/90/+, 62 / 90 / -;

4. 90/41/-, 90 /62 / +.

Какой из этих четырех вариантов предпочтительнее? Для того чтобы ответить на этот вопрос, следует опре­делить лиц, заинтересованных в процессе возврата. За­интересованными сторонами являются:

•       кладовщик (счет 41),

•      отдел реализации (начисление НДС),

•         торговый агент или покупатель (счет 62). Для кладовщика проводки 41 / 90 / +100-00 (1)

и 90 / 41 / -100-00 (2) не идентичны. Возврат для кла­довщика — это приход, такой же, как и приход от по­ставщиков, то есть возврат должен записываться в приходную (дебетовую) часть баланса. Если возврат

записать как «расход с минусом» (то есть «не-расход»), то возникнут проблемы. Ведь кладовщик точно знает, что он списал со склада 100 единиц товара и затем получил обратно 20 единиц:

Документ                               Приход                         Расход

Расходная накладная      + 100

Возвратная накладная    +20

Итого:                                     +20                                + 100

а не списал 80 единиц:

Документ                               Приход                         Расход

Расходная накладная      + 100

Возвратная накладная    -20 (не-расход)

Итого:                                      0                                    +80

ПРИМЕЧАНИЕ Как быть, если возникнут проблемы возврата на практике? При поста­новке задачи следует уточнять, что имеется в виду, когда речь идет о возврате, например, следующим вопросом: «Скажите, что вы имеете в виду, когда гово­рите о возврате: возврат — это поступление или возврат — это «не-расход»? Следует ли писать проводки с минусом, или они должны быть обратными про­водками?»

Производство

Может быть, вы считаете, что производство — штука более сложная, чем тор­говля? Сейчас вы убедитесь, что это не так. Производственные проводки можно представить следующим графом (рис. 1.9):

•      20 / 10 — списание материалов в производство,

•      20 / 23 — списание вспомогательного производства, 20 / 26 — списание общехозяйственных расходов,

•       20 / 29 — списание обслуживающего производства и хозяйства,

•       43 / 20 — выпуск продукции.

 

 

Рис. 1.9. Схема проводок производства с учетом счетов 23, 29 и 26

Все проводки можно разбить на следующие группы:

•      20 / 10 — передача материалов в производство (проводки делаются в мо­мент передачи материала в производство);

•      20 / 2[1] — списание расходов (проводки делаются в конце месяца, когда бу­дут произведены все расходы);

•      43 / 20 — выпуск продукции (проводки делаются в процессе выпуска гото­вой продукции).

Если заранее известно, какой материал идет на производство определенной продукции, то проводки 20 / 10 и 43 / 20 можно делать одним документом. В этом случае, если бы не было проводок по списанию расходов (20/2*), то себестои­мость продукции определялась бы тем, какие материалы были списаны на произ­водство конкретной продукции. Например, если на производство пятидесяти пирожков было потрачено муки на сумму 90 р. и моркови на сумму 10 р., то себестоимость одного пирожка определялась бы так: (90 + 10) / 50 = 2 р. за один пирожок.

Однако кроме материалов, производству требуются электроэнергия, затраты на заработную плату, отопление (рис. 1.10). Сумма дополнительных расходов ста­новится известна только в конце месяца, поэтому и точная себестоимость про­дукции определяется только в конце месяца.

Выпуск продукции

Списание расходов согласно выпущенной продукции

 

Рис. 1.10. Себестоимость продукции складывается из двух частей: материалов и списания расходов

В течение месяца производственное предприятие работает «вслепую», поэто­му не всегда может своевременно отреагировать на резкое повышение затрат и пе­рестроить свою работу, например отказаться от убыточного направления.

Списание расходов согласно выпущенной продукции — это расчет, который выполняется в конце месяца. Расчет формирует проводки 43 / 20 на рублевую добавку согласно объему выпущенной продукции. Обратите внимание, что про­водка 43 / 20 учитывает только суммы, а не количество. Количественные провод­ки сделаны при выпуске продукции (проводки 43 / 20, 20 / 10)

Если себестоимость продукции определяется в конце месяца, то и списание себестоимости продукции (счет 90) тоже должно определяться только в конце месяца. Это значит, что проводки 90 / 43 в течение месяца можно формировать в количественном выражении. А в конце месяца должна выполняться программа, которая формирует суммовые проводки 90 / 43.

На рис. 1.11 белым цветом обозначены операции, выполняющиеся в течение ме­сяца. Серым цветом помечены операции, которые выполняются в конце месяца.

 

ПРИМЕЧАНИЕ Конфигурация, реализующая работу со счетом 20, находится в файле File005.zip в материалах к данной книге по адресу www.piter.com/download.

Учет возвратной тары

Возвратная тара — это тот «товар», который должен вернуться назад. При поступлении на склад такой «товар» не наценивается.

Схема проводок при поступлении товара в розницу следующая:

•       41.2 /60 (товар с НДС),

•        41.3/60 (тара с НДС),

•        44/60 (затраты, например погрузочные работы),

•        41.2 / 42 (наценка).

Обратите внимание, что я не делаю проводок с НДС, поскольку приходую на счет 41.2 («Товары в розничной торговле»).

Схема поступлении товара на оптовый склад следующая:

•        41.1/60 (товар),

•        41.3/60 (тара с НДС),

•        44/60 (затраты, например погрузочные работы),

•          19/60 (НДС).

Когда тара возвращается поставщику, то делается проводка 60 / 41.3.

Счет 62

Счет 62 («Задолженность покупателей») разбит на два субсчета — 62.1 («Счет послеоплаты») и 62.2 («Счет предоплаты»). Послеоплатный счет — активный и на нем хранится вся сумма задолженности предприятия. Предоплатный счет — пас­сивный и на нем хранятся суммы без НДС. Поэтому, кстати, если покупатель пре- доплатил, то становится затруднительно определить, на какую сумму следует про­извести отгрузку (ведь сумма задолженности хранится без НДС!).

Как вы думаете, почему введена такая путаница с НДС? Какая разница, как учитывать суммы задолженности — с НДС или без НДС? Ведь речь идет всего лишь о математическом знаке задолженности. Допустим, покупатели А и Б не имели задолженности перед предприятием. Операция 62 {Покупатель А} / 90 / 100-00 образует задолженность на счете 62 (сумма задолженности положитель­ная: на счете 62 стало больше денег, чем было). Операция 51 / 62 {Покупатель Б} / 100-00 образует предоплату покупателя (сумма задолженности отрицательная: на счете 62 стало отрицательное количество денег).

Дело в том, что средства в виде НДС, поступающие на предприятие, — это не средства предприятия, а средства государства. Если вам предоплатили деньги, то в предоплаченных суммах (авансовых платежах) находятся суммы НДС, кото­рые принадлежат государству, а не предприятию. В случае, когда идет послеопла- та, то НДС «отгружается» предприятием вместе с отгруженным по накладной товаром (то есть вы передаете обязательство по оплате НДС покупателю) и ба­ланс не нарушается.

Поскольку НДС платится по итогам месяца, то и предоплата будет интересо­вать налоговые органы только на конец месяца, то есть если предоплата закры­лась в течение месяца, то ее можно не показывать как предоплату.

На крупных предприятиях часто существует должность бухгалтера-взаимо­расчетчика, который гоняет деньги между предоплатным и послеоплатным сче­тами. Иногда эти операции делаются вручную, а чем больше ручных операций, тем больше ошибок.

Хорошо было бы сократить до минимума ошибки, например, при помощи спе­циальной обработки, которая бы самостоятельно определяла, каким образом следу­ет формировать счета 62.1 и 62.2. Такие рассуждения встречают серьезные проте­сты со стороны бухгалтеров. Не потому ли, что они часть своей жизни потратили на бесполезную работу, которая может быть решена простой обработкой?

Главная сложность при работе со счетом 62.2 заключается в том, что на этом счете задолженность хранится без суммы НДС, поэтому просто сравнивать счета 62.1 и 62.2 нельзя (если на счете 62.1 образовался отрицательный остаток, то эту сумму нужно отправить на счет 62.2). Поэтому сначала следует восстановить ин­формацию об НДС сторнированием проводок, сделанных в прошлом месяце:

•      62.1 / 62.2 / минус сумма с НДС на сумму кредитного остатка на счете 62.1, который был в прошлом месяце;

•      62.2 / 68.2 / минус сумма НДС на сумму кредитного остатка на счете 62.1, который был в прошлом месяце.

Если нужно реализовать предоплату, то следует сделать следующие проводки:

•       90 / 68.2 — реализация товара, по которому была предоплата;

•      62.2 / 68.2 — сторная проводка на сумму НДС с аванса.

Теперь, если на счете 62.1 образовался кредитовый (отрицательный остаток), то на сумму минуса следует сделать прямые проводки:

•       62.1 / 62.2 / сумма с НДС на сумму кредитового остатка на счете 62.1;

•       62.2 / 68.2 / сумма НДС на сумму кредитового остатка на счете 62.1.

dЧто значит «закрыть счет 90»?

В течение месяца делаются следующие проводки (рис. 1.12):

•       62/90,

•      90/41,

•       90/68.

 

 

 

Кредитовая часть счета 90 — это отгрузки по продажным ценам. Дебетовая часть — это себестоимость товара и НДС отгруженного товара. Разница креди­тового оборота счета и дебетового оборота счета равняется предполагаемой наценке.

В конце месяца добавляются проводки затрат и прибыли (рис. 1.13).

Проводка 90 / 99 закрывает счет 90. Закрытие заключается в выравнивании дебетовой и кредитовой частей счета 90. Если проводка получилась отрицатель­ной, это значит, что предприятие сработало в убыток, а если проводка получилась положительной, то предприятие сработало с прибылью.

Розница

Существует путаница между тем, какие операции считать розничными, а ка­кие — оптовыми. Предприятие может закупить в магазине большое количество товара, расплатившись на кассе наличными и получив товарный чек, — и такая операция будет розничной. В то же время покупатель может выписать счет на оплату и оплатить счет через банк (или через приходный кассовый ордер), и эта операция будет оптовой. Оптовые и розничные операции различаются тем, что в опте ведется аналитический учет по покупателям, а в рознице покупатели оста­ются безличными. Схема проводок в розничной торговле приведена на рис. 1.14.

Рис. 1.14. Схема проводок в розничной торговле

 

Документооборот в оптовой торговле будет следующий:

счет на оплату (может отсутствовать),

расходная накладная,

счет-фактура,

доверенность на получение товара.

Оптовая операция может быть растянута во времени, то есть занимать более одного дня.

Документооборот в розничной торговле состоит из одного документа — товар­ного чека. Розничные операции, в отличие от оптовых, являются «мгновенны­ми»: отдал деньги — получил товар. В розничном учете не может образовываться задолженность на счетах клиентов и ни одна из сторон не кредитует другую (то есть не «дает в долг» товар без оплаты или деньги без поставки товара).

Кстати, в бухгалтерском учете под словом «касса» понимается два совершен­но различных объекта:

«касса» в смысле «Кассовая книга», в которой фиксируются приходные и расходные кассовые ордера;

«касса» в смысле места, где пробиваются чеки при совершении покупок, например при покупке хлеба.

Различия оптового и розничного учета сведены в табл. 1.3.

Таблица 1.3. Различия оптового и розничного учета

 

 

Количественный учет Суммовой учет

Характер переоценки товаров

Отражение клиентов в документах

Оптовый учет

Ведется

Ведется по закупочным ценам (без НДС)

Переоценка номинальная, то есть производится замена одних ценников на другие

Ведется

Розничный учет

Может не вестись Ведется по продажным ценам с учетом НДС и наценки

Формируется специальный документ, отражающий сумму переоценки Не ведется

 

 

Ведение розничного учета позволяет сократить документооборот предприя­тия, поскольку обеспечиваются следующие управленческие решения:

В рознице не нужно отслеживать движение каждого товара.

Розничный учет позволяет упростить контроль продавцов и свести его к сверке суммы остатка товарного отчета с суммой фактической по инвен­таризации склада.

Издержки обращения

Вы уже встречались со схожим счетом в бухгалтерском учете (20, 26,...), одна­ко двадцатые счета используются для списания затрат производства, а счет 44 («Издержки обращения») используется для сбора затрат торговли. В конце меся­ца счет 44 закрывается на счет 90.

Обычно счет 44 закрывается автоматически документом «Закрытие месяца».

Как превратить товары в материалы?

Некоторые производственные фирмы одновременно являются торговыми. Например, фирма может заниматься одновременно оптовой торговлей и произ­водством кондитерских изделий. На таких предприятиях один и тот же товар мо­жет быть как товаром (счет 41), так и материалом (счет 10).

Чтобы превратить товары в материалы, следует сделать документ, который бы формировал проводки 10/41.

Возможна еще одна трудность, которая заключается в том, что на счете 41 то­вары находятся в одних единицах, например в бутылках, а на счете 10 материалы учитываются в граммах. Для решения этой проблемы следует проектировать до­кумент, который списывает товары в одном количестве и оприходует материалы в другом количестве, например так:

•        16/41/100-00/1шт.,

•        10/16/100-00/1000 ір.

Обратите внимание, что в схеме проводок я использую буферный счет 16. Без его использования не получится превратить 1 шт. (1 л) в количество 1000 гр.

ПРИМЕЧАНИЕ Для обеспечения вышеуказанных манипуляций счет 16 не должен иметь количественного учета, иначе на нем будут накапливаться остатки.

Заметим, кстати, что проводки 10 / 41, 16 / 41 и 10 /16 формируются на сум­мы без НДС.

Переоценка

Когда в рознице изменяются продажные цены, то должна производиться пере­оценка товара. Для этого определяется остаток товара, а затем на разницу между старой и новой ценами формируется сумма переоценки. Главное в переоценке — определить сумму, на которую изменяется товарный остаток на складе.

Из того, что в розничном товарном учете весь товар учитывается в суммовом выражении, следуют следующие выводы:

♦     Если в розничной торговле производятся скидки, то вместе со скидкой сле­дует делать и переоценку товара, что серьезно усложняет работу операто­ров, выписывающих накладные.

♦     Если в рознице находится один тип товара, но по разным ценам, то следует вести учет остатков товаров по всем типам цен.

Как удостовериться, что клиент говорит именно о рознице?

Когда клиент утверждает, что у него идет розничный учет цен, следует убе­диться в этом, задав уточняющие вопросы из следующего списка:

♦      Правильно ли я понял, что вы учитываете товар по продажным ценам?

♦     Скажите, пожалуйста, когда вам надо продать товар со скидкой, вы каждый раз составляете акт переоценки?

♦     Не могли бы вы объяснить, почему вы не пользуетесь оптовой схемой учета цен?

♦     Если не сложно, расскажите, как составляются товарные отчеты продавца­ми и каким образом вы их в настоящее время обрабатываете.

Если оказывается, что переоценка товаров (смена цен) на самом деле является сменой ценников (или составлением нового прайс-листа), а специальный доку­мент с внесением остатка и определением суммы переоценки не составляется, то или клиент понимает под розничным учетом что-то свое, или в его учете царит полный бардак.

ПРИМЕЧАНИЕ Розничная торговля хорошо реализована в конфигурации «Торгов­ля» 9.*.

На самом деле учет в розничных ценах может быть и без наценки и НДС. Вне­дрению этой схемы способствует компьютеризация торгового учета. В этом слу­чае учет в рознице ведется так же, как и в опте, через счет 90.

Если количественный учет в рознице не интересует

Вполне может оказаться, что владельца розничной сети товарный учет не ин­тересует. В этом случае бухгалтерский учет сводится к учету задолженности по­ставщиков (счет 60) и укрупненному бухгалтерскому учету счета 41.2.

ПРИМЕЧАНИЕ Конфигурация, в которой реализуется розничный учет в суммовом вы­ражении, находится в файле File006.zip в материалах к данной книге по адресу www.piter.com/download. В этой конфигурации следует смотреть документ «Товар­ные отчеты розницы».

Вмененный налог

С целью сокращения налоговых выплат и упрощения системы документообо­рота предприятия, торгующие в розницу, используют налоговый режим работы Единого налога на вмененный доход (ЕНВД). ЕНВД платится с площадей, на которых находится розничная точка.

Оптовая торговля

В оптовой торговле используется следующий цикл проводок (рис. 1.15):

•      41 / 60 — поступление товара (без НДС);

•       19 / 60 — поступление НДС;

•      90 / 41 — списание товара по себестоимости (без НДС);

•      90 / 68 — НДС отгруженный;

•      62 / 90 — выставление задолженности.

 

Книга продаж

Книга продаж — это документ, который содержит информацию, подтвержда­ющую суммы отгруженного НДС.

В стандартной конфигурации «Бухгалтерии» определена следующая цепочка документов при отгрузке товаров покупателю:

•      расходная накладная (проводки 90 / 41),

•      счет-фактура (проводки 90 / 68) — документ, по которому делается запись в книге продаж.

Схема отгрузки может быть несколько другой:

•      расходная накладная (проводки 90 / 41),

•       счет-фактура (проводки 90 / 76),

•      запись книги продаж (проводки 76 / 68) — документ, по которому делается запись в книге продаж.

В книгу продаж попадают документы, Которые формируют проводки ** / 68. Если нужно сделать так, чтобы запись в книге продаж формировалась не по
счету-фактуре, а несколько позже, то использу­ется вторая схема отгрузки. Например, такая си­туация происходит при оплате.

Возможно, у вас возник вопрос, нельзя ли расходную накладную и счет-фактуру объеди­нить в один документ. Ответ кроется в прави­лах ведения бухгалтерского учета. Выданные счета-фактуры должны иметь сквозную нуме­рацию (то есть не должны иметь пропусков). Некоторые виды расходных накладных не вле­кут за собой формирование счетов-фактур. Так, розничная расходная накладная не формирует счета-фактуры.

Расходная накладная — возврат поставщику — влечет за собой запись не в книгу продаж, а запись в книгу покупок. На эту операцию должна формироваться отри­цательная запись в книгу покупок.

Кстати, многие программисты, несмотря на вышесказанное, упрощают себе задачу и объединяют накладные и счета-фактуры в один документ.

Книга продаж может формироваться по отгрузке и по оплате.

Если книга продаж формируется по отгрузке, то книга продаж — это реестр счетов-фактур.

Если книга продаж формируется по оплате, то списочная часть должна соот­ветствовать оплатам.

При формировании книги продаж по оплате книга продаж должна составляться из документов выручки кассы, банка и взаиморасчетов. Я бы советовал включить в отчет, который формирует книгу продаж, фильтры «Касса», «Банк» и «Взаимо­расчеты», которые позволяли бы сбить книгу продаж с выручками соответству­ющих видов оплат.

ПРИМЕЧАНИЕ Отчет, который формирует книгу продаж по оплате без использования стандартных регистров, находится в файле File007.zip в материалах к данной кни­ге по адресу www.piter.com/download.

Алгоритм книги продаж основывается на хронологическом закрытии докумен­тов (подробнее об этом алгоритме смотрите в разделе «Хронологическое закры­тие накладных»).

Стоит сказать пару слов, почему не годилась книга продаж, предусмотренная в стандартных отчетах. Дело в том, что стандартная книга продаж выдавала дан­ные, которые бухгалтер не мог проверить, а программист объяснить. Отчасти это происходило из-за того, что клиент правил документы задним числом. Мотивы правки были следующими:

•       В случае оплаты безналичным расчетом следовало убирать налоги с про­даж в накладных.

•       В случае неправильно разнесенных оплат бухгалтеры принимали решение исправлять первичные документы оплаты.

Конечно, можно было бы после каждой правки восстанавливать последова­тельность документов. Однако восстановление последовательности создавало другую проблему. Размеры файлов обмена баз данных для работы с распределен­
ными базами данных достигали десятков мегабайт, что парализовало работу фи­лиалов при поступлении обмена данных с восстановленной границей последо­вательности.

НДС

В Плане счетов НДС встречается дважды:

♦     счет 19 — «НДС по приобретенным ценностям»;

♦     счет 68 — «Налоги и сборы (НДС)».

Счет 19 отвечает за поступающий в предприятие НДС. Счет 68 отвечает за «отгружаемый» с предприятия НДС.

Схема использования этих счетов приведена на рис. Г. 15. Поступивший на сумму 120 р. товар (100 р. — товар, 20 р. — НДС) был отгружен на сумму 240 р. (200 р. — товар, 40 р. — НДС). Причитающаяся сумма оплаты в бюджет будет определять­ся разницей между оборотами счетов 68 и 19 (40 - 20 = 20 р.).

Хитрости, связанные с НДС

Не всегда можно поставить НДС на счет 19. Например, когда товар закуплен в розницу, то НДС нельзя оприходовать. Банковские операции также не облага­ются НДС. (Слова «не облагаются НДС» означают, что вы должны будете опла­чивать НДС не банку, а государству при составлении налоговой декларации, а не то, что НДС вообще не должен оплачиваться.)

Хитрый пример 1

Представьте, что вы получили выручку от покупателей в размере 100 р. Банк снял с расчетного счета 100 р. за банковское обслуживание. Позже, при составле­нии налоговой декларации по НДС, вы должны будете заплатить еще 20 р. НДС. Интересно, правда?

Хитрый пример 2

Когда говорят, что минута разговора стоит 10 р. без НДС, это значит, что пользо­ватель должен будет заплатить еще 2 р. НДС, когда речь зайдет о реальных опла­тах, то есть стоимость минуты будет равна 12 р.

Государство разделило счета НДС полученного и НДС отгруженного, чтобы никогда не быть внакладе и чтобы предприятие всегда оплачивало причитающийся уплате НДС.

Внутри предприятия все материальные ценности хранятся без НДС, удиви­тельно, правда? Здесь уместна такая модель. Следует провести интегрирующий контур вокруг предприятия (рис. 1.16). Все, что окажется внутри предприятия, учитывается без НДС, а все связи с внешним миром делаются с учетом НДС. Со­гласно этой схеме внутренние операции между складами должны производиться по закупочным ценам без НДС.

Хитрый пример 3

1. Предприятие купило товар без НДС за 120 р. у другого предприятия, кото­рое работает по упрощенной схеме налогообложения.

 

Требуется определить доход, полученный в результате сделки. Если вы отве­тили, что прибыль будет 2 р. (122 - 120 = 2), то вы ошиблись, так как не учли НДС, которого нет при покупке, но есть при продаже. На самом деле в результате сделки будет получен убыток в размере 18 р.

Как считается наценка?

При ответе на вопрос, как считается наценка, напрашивается модель из мира потребителей, а именно: следует из продажной суммы вычесть закупочную сум­му, и полученный в результате вычитания результат и будет являться наценкой. Так делают управленцы и ошибаются примерно на 20 %, то есть на сумму НДС. Правильно поступать по-другому — по-бухгалтерски. Для правильного расчета наценки следует из суммы реализации А (суммы, отгруженной покупателю) вычесть НДС отгруженный покупателю С и себестоимость поступившего то­вара В:

•       оборот между счетами 62 / 90 (Реализация) — Л,

•       оборот между счетами 41 / 60 (Себестоимость поступившего товара) — В_}

•      оборот между счетами 90 / 68 (НДС отгруженный) — С,

•       Наценка = А - В - С.

Так, если вспомнить пример на рис. 1.15, наценка составит следующую сумму:

Наценка = 240 (А) - 100 (В) - 40 (С) = 100 р.

Принцип рассуждений следующий: НДС, акцизы (и другие косвенные нало­ги) являются собственностью государства, а собственность государства не может относиться на доходную часть предприятия.

При составлении программ хорошо задавать себе вопрос: каким образом в схе­ме должен участвовать НДС? Например, производится передача товаров с опто­вого склада (счет 41.1) на склад материалов (счет 10). Будет ли в суммах учиты­ваться НДС?

Ответ: в сумме перемещения суммы НДС участвовать не будет, поскольку во внутренних операциях НДС не учитывается.

Какие цены бывают?

Перечислю возможный, но далеко не исчерпывающий список возможных цен:

♦     цены с НДС и без НДС;

♦      закупочные, продажные и учетные цены;

♦     продажные со скидкой или с наценкой.

Следует быть осторожным в употреблении термина «цена». Если вы слышите слово «цена», будьте уверены, что это слово обозначает совсем не то, что вы дума­ете. Чтобы избежать путаницы, я бы советовал всегда добавлять уточняющее опре­деление, например «закупочные цены», «отпускные цены», «цены себестоимос­ти», «розничные цены».

Постарайтесь исключить из своего лексикона термин «продажные цены», по­скольку этот термин включает все перечисленные типы цен.

Кстати, с точки зрения бухгалтера цен не бывает, можно говорить только о ко­личестве и сумме, а цены — это производная часть от этих понятий (отношение суммы к количеству).

Если речь идет о ценах, то желательно уточнять, какой бухгалтерский счет имеется в виду. Если речь идет о счете 41.1 (оптовом), то мы говорим о закупоч­ных ценах без НДС. Если речь идет об отгрузочных документах (счет 90), то мы будем иметь дело с ценами в расходной накладной.

Пример путаницы с ценами

Допустим, на счете 10 («Материалы») осталось 9 ручек на сумму 100 р. Цена одной ручки будет равна 100/9= 11 р. 11 коп. Если списывать ручки по этой цене, то после полного списания всех ручек со счета останется одна копейка:

100р. (начальный остаток) - 9 (ручек) * 11,11 = 0,01, то есть конечный остаток равен 0 ручек на сумму 0,01 р.

Правильно поступать по-другому: в момент списания ручек определить, не списывается ли полный остаток товара, и если это так, то списывать всю сумму, находящуюся на счете; если же списывается не полный остаток, то сумму списа­ния определять по формуле:

Сумма списания = Количество списания * (Остаток товара в рублях / Оста­ток товара в количестве).

Как быть с «несходилками» в ценах счетов-фактур?

Проблема проявляется в счетах-фактурах, когда продажные цены учитывают­ся с учетом НДС.

Допустим, что продано 10 единиц товара на общую сумму 99,99 р. НДС (18 %) включен в эту сумму. Тогда в счете-фактуре будут отражаться следующие цифры:

♦     Количество — 10;

♦      Цена (тариф) за единицу измерения — 8,47 р.;

♦      Стоимость товаров (работ, услуг), всего без налога — 84,74 р.;

•       Сумма налога — 15,25 р.;

•        Стоимость товаров (работ, услуг), всего с учетом налога — 99,99 р.

Как можно заметить, цена единицы товара равна 8,47 р., а стоимость товара без налога (10 шт. по 8,47 р.) — 84,74 р., а не 84,7. Однако никакой ошибки нет, по­скольку цена рассчитывается обратным счетом.

Попробуйте поменять в Конфигураторе точность поля Цены до четырех зна­ков после запятой, и ошибка все равно рано или поздно проявится.

Для того чтобы не возникало подобных проблем, следует формировать цены так, чтобы цена товара делилась на 18/(100 + 18) без остатка для НДС 18 % и на 1/11 (10/(100 + 10)) - для НДС 10 %.

Кстати, клиенты вполне могут ввести в заблуждение программиста утвержде­нием, что до сих пор проблем с ценами у них не было вообще, а после его прихода все стало плохо. Дело в том, что проблемы с ценами проявляются только на боль­ших суммах.

Пример решения проблемы цен

Функция КрасиваяЦена18Процентов (Цена)

рез = Цена;

Нач = окрЩена* (18/118) ,2) * (18/118) ;

Кон = (окрЩена* (18/118) ,2) + 0 . 0 1) * (1 8/ 1 1 8);

Если (Кон - Цена) > (Цена - Нач) Тогда рез = Нач;

Иначе

рез = Кон;

КонецЕсли;

возврат рез;

КонецФункции

Акт сверки

Как сверить данные бухгалтерского учета с фактическим состоянием систе­мы? Для сверки данных с поставщиками и покупателями составляются акты свер­ки, а для сверки состояния материальных ценностей проводится инвентаризация.

Инвентаризация приводит в соответствие учетное и реальное количество МЦ.

С течением времени происходит рассогласование фактического состояния си­стемы с данными бухгалтерского учета (рис. 1.17). Рассогласование учетов мо­жет быть связано с ошибками учета, кражами или пересортицей. Инвентариза­ция уравновешивает эти два процесса. Урегулирование остатков осуществляется оприходованием излишков или списанием недостачи.

Как это ни странно, но иногда клиенты (имеется в виду клиенты программи­стов) утверждают, что можно обойтись без актов сверки, а все дело в работоспо­собности программы. Работники таких клиентов объясняют несоответствие ре­альных остатков и отраженных в базе данных тем, что программное обеспечение работает некорректно. На это можно заметить, что чем мутнее вода, тем легче в ней ловить рыбку, то есть кому-то выгоден бардак. Правильность работы компьютера проверяется очень просто: формируется компьютерная распечатка и сравнивает­ся с реальными документами. Но это лишь один из участков, на котором возможны сбои. Так, сбои при отгрузке товаров могут быть на следующих уровнях:

•       на уровне программы (написан некорректный алгоритм),

•       на уровне оператора (выбит не тот товар),

•       на уровне кладовщика (отпущен не тот товар),

•       на уровне экспедитора (товар отпущен не тому клиенту),

•       на уровне поставщика (пересортица была допущена поставщиком товаров).

Как видите, программист может повлиять только на один из пяти уровней.

Стоит заметить, что проведение актов сверки — это задача не программиста,

а бухгалтерии или торгового отдела. Однако программист, работающий в области автоматизации бухгалтерского учета, — больше, чем программист. Если больше некому налаживать нормальную работу, то это должен сделать программист.

В качестве примера, подтверждающего необходимость регулярных актов свер­ки, приведу ситуацию, случившуюся у одного из клиентов. Директор обнаружил несоответствие между данными покупателя и теми, что он ведет для себя. В ре­зультате расследования было выяснено, что работник, принимавший деньги, мо­шенничал, подправляя документы. Чтобы исключить повторение обмана, дирек­тор принял решение каждый месяц проводить акты сверки. В случае, если агент не предоставлял акт по какому-либо из клиентов, он не получал зарплату. Работ­ники поволновались-поволновались и через три месяца стали воспринимать си­туацию ежемесячных актов сверки как нормальную.

Инвентаризация остатков товаров

Когда требуется сделать инвентаризацию, необходимо выполнить две управ­ленческие задачи: с одной стороны, следует начать «новую жизнь», оприходовав правильные остатки, а с другой стороны, обеспечить процесс урегулирования пе­ресортицы и возможных ошибок учета.

Чтобы отделить «прошлую» жизнь от «будущей», достаточно ввести новый склад. Допустим, требуется провести инвентаризацию по группе «Косметика». Для этой цели можно создать склад «Склад новой косметики», на который следу­ет оприходовать выявленное количество товара. «Прошлые» количества останут­ся на старом складе. Выписка новых документов теперь будет вестись с нового склада, а урегулирование остатков, определение пересортицы излишков и недо­стачи — на старом.

Такая схема проведения инвентаризации избавляет от риска, что урегулиро­вание пересортицы в периоде до проведения инвентаризации разрушит остатки после инвентаризации.

Кроме этого, такая схема позволяет производить продажи сразу после прове­дения инвентаризации, не задаваясь вопросом, была ли выписана расходная на­кладная до инвентаризации или после нее.

Основные требования к ведению бухгалтерского учета

К ведению бухгалтерского учета предъявляют­ся следующие требования:

•         Ведение бухгалтерского учета осуществля­ется только на основании первичных учетных документов, оформляемых при проведении хозяйственных операций. Эти документы должны составляться по унифицированным стандартным формам, утвержденным Гос­комстатом РФ (а при их отсутствии — раз­рабатываться самой организацией), и иметь ряд обязательных реквизитов.

•       Учет должен вестись с использованием стан­дартного Плана счетов (на его основе орга­низация может сформировать свой рабочий План счетов).

•      Учет должен осуществлять проверку и документальное подтверждение дан­ных бухгалтерского учета и отчетности путем проведения обязательной инвентаризации.

•      Учет должен обеспечить учет имущества, обязательств и хозяйственных операций организации.

•      Учет должен обеспечить соответствие данных аналитического учета обо­ротам и остаткам по счетам синтетического учета.

•      Бухгалтерский учет должен вестись в рублях. Записи по валютным счетам и операциям в иностранной валюте должны производиться в рублях с пе­ресчетом по курсу ЦБ РФ на дату совершения операции. Одновременно эти записи должны проводиться в валюте расчетов и платежей.

Как учитывать «черное» и «белое»?

Для многих является секретом, что от 30 до 70 % розничного или оптового оборота представляют собой различные формы черного оборота. Та же самая карти­на происходит на промышленных предприятиях. «Зачем платить несправедли­вые налоги?» — так рассуждают предприниматели и делают бухгалтерские балан­сы «Потемкинских деревень».

Существуют два варианта сокрытия доходов:

•       сокрытие реализации;

•       завышение затрат.

Сокрытие реализации актуально для мелких предпринимателей, которые яв­ляются бухгалтерами и предпринимателями в одном лице. У них все под контро­лем. Весь документооборот в голове или тетрадях. Закончил сделку и выкинул бумаги.

Крупным организациям трудно работать по такой схеме. Нужно одновремен­но и контролировать работников (вести бухгалтерский учет), и документооборот снижать. Поэтому реализуется другая схема — используются счета подставных фирм для того, чтобы обналичивать нужные обороты. Впрочем, существует и впол­не легальная схема минимизации налоговых выплат, которая заключается в орга­низации магазина, которого на самом деле нет.

Создается фирма, единственным имуществом которой является кассовый ап­парат и стол бухгалтера. Такая фирма регистрируется как плательщик вмененно­го налога.

Вмененный налог рассчитывается с площадей, на которых находится магазин, — в нашем случае стол бухгалтера. Все «черные» продажи должны проходить через эту фирму. Правильнее сказать, что после того, как «обороты» пройдут через рознич­ную фирму, они побелеют для продавца и останутся черными для покупателя.

Описание работы схемы «оптовая фирма — розничная фирма»

Организуются две фирмы: «Опт» и «Розница». В течение дня обеими фирма­ми выписываются документы с общего остатка.

На рис. 1.18 документы фирмы «Опт» показаны белыми прямоугольниками, а документы фирмы «Розница» — серыми прямоугольниками.

Рис. 1.18. В течение дня документы фирм выписываются с общего товарного остатка

В конце дня, для того чтобы фирма «Розница» не продавала воздух, а у фирмы «Опт» не возникло излишка товара, делается урегулирование остатков: форми­руется расходная накладная с фирмы «Опт» и приходная накладная на фирму «Розница» на количество продаж фирмой «Розница» (рис. 1.19).

К схеме остается добавить, что расходная накладная может формироваться с минимальной наценкой, чтобы весь доход оставался на розничной фирме.

 

ПРИМЕЧАНИЕ Обработка, анализирующая продажи с оптовой фирмы и формиру­ющая расходную и приходную накладные, находится в файле File008.zip в матери­алах к данной книге по адресу www.piter.com/download.

Закрытие документов отгрузки

Незакрытые накладные можно определить двумя способами. Во-первых, не­закрытыми следует считать последние отгруженные накладные (хронологическая схема). Этот способ основывается на том, что клиент всегда оплачивает наклад­ные в хронологическом порядке. Во-вторых, незакрытыми документами следует считать такие накладные, которые еще не привязаны к оплатам (бухгалтерская схема). Этот способ основывается на том, что клиент оплачивает конкретный до­кумент.

Многие предприятия работают по второй схеме. Все хорошо, когда суммы оплат эквивалентны суммам отгрузки и покупатель работает по этой же схеме. Когда же в процесс оплаты вкрадывается ошибка, то начинаются рассогласования: одна накладная переплачена, другая недоплачена. Таким образом, бухгалтерская схе­ма менее помехозащищенная. Если документ-основание не указан, оператор (кас­сир, кредитный контролер, бухгалтер-взаиморасчетчик) на свое усмотрение при­вязывает к каждой накладной документ оплаты, и это становится причиной будущей неопределенности.

Однако бухгалтерия должна пользоваться второй схемой закрытия докумен­тов, потому что документы следует закрывать не так, как вздумается программи­сту или программе, а так, как написано в платежных документах. Но, с другой стороны, отчеты, составленные в правильной бухгалтерской форме, невозможно анализировать. И кроме того, не слишком крупные покупатели не всегда могут содержать высококвалифицированного бухгалтера, поэтому бухгалтер часто не следит за правильным указанием документа в платежном поручении.

Если вести учет по предписанной бухгалтерским учетом схеме, то отчет, кото­рый показывает задолженность клиента в разрезе незакрытых расходных наклад­ных, может выдать не совсем наглядную картину. По одним накладным будет пе­реплата, а по другим — излишний долг. Анализировать такой отчет невозможно.

Проблема решается просто: следует вести параллельно две системы закрытия накладных. Одну, правильно привязанную схему, — для бухгалтерии, а другую, хронологическую, лаконично простую, — для сиюминутного принятия решений, для работников торгового отдела.

Алгоритм определения последних незакрытых накладных

Определить последние хронологически незакрытые накладные гораздо про­ще, чем вы могли бы подумать. Для этого следует выбрать в обратной последова­тельности накладные на сумму текущей задолженности.

1.    Определяем сумму текущей задолженности клиента (например, 100 р.).

2.    Составляем список расходных накладных в обратном порядке. Первым в списке идет последний отгруженный документ, затем — предпоследний и т. д., например:

01.12.03, Док.Ш 100,30-00, 24.11.03, Док.ШОбО, 50-00, 11.11.03, Док.т020,10-00, 01.10.03, Док.М1005,40-00, 01.09.03, Док.1ч[1001, 80-00.

3.    Выбираем из списка документы на сумму задолженности: 01.12.03, Док.Ш 100, 30-00,

24.11.03, ДокШОбО, 50-00, 11.11.03, Док.Ш020,10-00, 01.10.03, Док.Ш005,40-00.

4.    Для определения просроченной задолженности следует отобрать из полу­ченного списка все накладные, выписанные раньше определенной даты. Например, если следует выбрать все неоплаченные документы, начиная с 15.11.03, то получится следующий список документов:

11.11.03, Док.Ш020,10-00, 01.10.03, Док.Ш005,40-00.

После того как вышеуказанный алгоритм был внедрен в агентских структурах моих клиентов, проблема задолженности агентов для меня перестала существо­вать. До внедрения алгоритма каждый раз при смене состава агентов приходи­лось объяснять, что переплаты по накладным — это не ошибка программиста, а ре­зультат «правильной разноски оплат» бухгалтеров.

ПРИМЕЧАНИЕ Отчет, построенный по вышеуказанной схеме, находится в файле File009.zip в материалах к данной книге по адресу www.piter.com/download.

Хронологическое закрытие накладных

Одна из управленческих задач торгового учета состоит в определении срока оплаты накладных. На основании данных о сроках оплаты принимается решение об уровне вознаграждения торговых агентов или уровне скидок клиентам.

Для решения этой проблемы обычно используют стандартные регистры взаи­морасчетов. Если отчет, основанный на использовании этого регистра, дает

некорректную информацию, то следует восставить границу последовательности документов. Хорошо, если база данных небольшая. Однако для большого пред­приятия восстановление последовательности оформления документов влечет за собой многочасовую остановку предприятия. Перепроведение документов также приводит к формированию больших по размерам файлов обменов с периферий­ными базами, и часто после перепроведения остатки по регистрам (например, от­четы по партиям) не совпадают с данными до перепроведения.

Как составить таблицу оплат в хронологическом порядке без использования регистров?

Следует дать пояснение, что эта таблица составляется для тех случаев, когда предприятие может менять задним числом накладные, но не может позволить себе восстановление последовательности оформления документов. Если предприятие работает правильно с точки зрения разработчиков информационных баз, то для решения данной задачи можно воспользоваться стандартным регистром задол­женности.

Таблица составляется в соответствии со следующим алгоритмом:

1.    Составляется список расходных накладных;

2.    Составляется список оплат.

3.    Строится таблица соответствия списка оплат списку отгрузок так, чтобы сумма отгрузки равнялась сумме оплаты.

ПРИМЕЧАНИЕ Отчет, построенный по вышеуказанной схеме, находится в файле File010.zip в материалах к данной книге по адресу www.piter.com/download.

Программист должен говорить на языке бухгалтера

В данной главе фрагментарно описана теория бухгалтерского учета для про­граммиста, который специализируется в торговом и производственном бухгал­терском учете. Для продолжения самообразования я рекомендовал бы прочитать несколько книг по бухгалтерскому учету. Пусть вы не поймете большую часть того, что там написано, но на интуитивном уровне вы научитесь говорить на язы­ке бухгалтерии и сможете задавать клиентам такие вопросы, как будто для вас бухгалтерия — родная стихия:

•      А в акте сверки обороты по каким счетам требуется учитывать?

•      А за какие счета вы отвечаете?

•      Ваше предприятие работает по оплате или по отгрузке? (Это сокращенная форма от вопроса: «Ваше предприятие платит НДС по отгрузке или по оплате?»)

•      А вы закрываете счет 90 вручную?

Чем больше ваш язык приближен к языку специалиста, с которым вы общае­тесь, тем меньший психологический барьер будет вас разделять.