OCHOBHI ЕТАПИ СИСТЕМНОГО АНАЛІЗУ
Розгляд основних етапів і базових функцій системного аналізу, по суті розкриває всю технологію його здійснення як послідовності кроків, що ведуть від постановки проблеми до п вирішення з напов-ненням кожного кроку переліком конкретних дій. Зміст системного аналізу тлумачиться по-різному з позицій розуміння авторами напря-мів його використання, цілей і методів дослідження, етапів його здій-снення й галузі застосування
У цьому розділі ми розглянемо бшып детально, ніж це робилося раніше, один із найбільш універсальних, на нашу думку, механізмів системного аналізу, беручи до уваги, що, по-перше, цей підхід не мо-же претендувати на роль найкращого, а по-друге, при проведенні сис¬темного аналізу в рамках конкретної проблеми рекомендована техно-логія може змінюватися (деякі базові функції можуть об'єднуватися або зовсім опускатися, а замість строго послідовного порядку вико-нання окремих процедур може використовуватися паралельна їх реа-лізація). Проте в усіх випадках строге виконання технології системно¬го аналізу в повному п обсяз1 зовсім не перешкоджає, а навпаки, буде сприяти вирішенню проблеми. У цьому п особлива цінність
Отже, розглядаючи системний аналіз у збільшеному масштабі, можна виділити в ньому такі три етапи: постановка завдання, побудо-ва та структуризація системи, прийняття й реалізація рішення щодо розв'язання проблеми
Постановка завдання. Для того щоб визначити сутність проблеми i коректно її сформулювати, необхідно провести діагностичне обстежен-ня об'єкта, з'ясувати, яка буде створюватися система для п розв'язання, проаналізувати розвиток проблеми, вплив зовнішніх факторів, оцінити принципову можливість п вирішення. Матеріал для аналізу проблеми може дати діагностичне обстеження об'єкта, наприклад, підприємство, проблему якого необхідно вирішити
138 Слід дещо конкретизувати поняття діагностичного аналізу, яке є однією з найважливіших стадій системного аналізу, з погляду вияв-лення проблеми та цілей функціонування об'єкта дослідження
Діагностичний аналіз — це комплексне вивчення об'єкта, спря-моване на з'ясування загальних тенденцій і чинників його розвитку та розробку заходів удосконалення його функціонування й управління ним. Обстеження (дослідження) об'єкта проводиться за заздалегідь продуманим організаційним планом групою висококваліфікованих спеціалістів. Складовою частиною організаційного плану є програма обстеження — розгорнутий перелік питань, які мають бути з'ясованими, що гарантує необхідну якість і повноту вивчення об'єк¬та
Програма включає: Виявлення загальних тенденцій розвитку даного об'єкта і його
ролі в системі бшып високого рангу. Це визначається насамперед
шляхом розгляду наявних ретроспективних матеріалів (звітів, діаграм
тощо), опитування керівництва для уточнення особливостей i щлей
функціонування об'єкта з подальшим переходом до опитування керів-
ників окремих підрозділів, спеціалістів і виконавців із застосуванням
структурованих опитувальних карток
З'ясовування організаційно-функціональної структури об'єкта
i його зв'язків із зовнішнім середовищем. Уявлення про організаційну
структуру управління дають схеми адміністративного розподілу й
підпорядкування за рівнями ієрархії всіх підрозділів даного об'єкта.
Водночас необхідно виявляти функціональну взаємодію підрозділів,
потоки інформації, що циркулюють на об'єкті. Для цього потрібно на¬
самперед добре розібратися в самих функціях об'єкта і його окремих
підрозділів, у частках витрат праці й інших ресурсів, вкладених кож-
ним підрозділом у виконання так званих наскрізних комплексних фу-
нкцій
Функціональний аналіз не досліджує окремо зовнішні сторони об'єкта або елементи його структури, він розглядає продукцію, що випускається, не тільки з погляду конструкції, форми, матеріалу, тру-домісткості виготовлення, витрат тощо (хоча знання цих компонентів структури виробу є обов'язковим), а й з позицп вщображення внеску та корисності кожного виконавця й кожної функції, вираженої в кін-цевому продукті (хто, як і наскільки вплинув на кшьюсш та якісні по-казники продукції). Такий аналіз є послідовним розкриттям сутності організаційно-функціональної структури об'єкта, вираженням його поведінки. Методологічною основою функціонального аналізу є про- 139 цес трансформації аналізованого об'єкта, вираженого в конкретній формі, у таку його форму, що характеризується комплексом функцій
Сутністю цього аналізу є процес абстрагування, під час якого й виявляються функцй щлеспрямовано*1 системи. Ніколи не варто почи-нати опис структури системи раніше, ніж будуть готові до такого ана-лізу функції, що визнаються достатніми, тобто такі, які об'єкт пови¬нен мати, щоб цілком задовольняти покладені на нього суспільні по¬треби. Тільки тоді, коли щ функцй буде визначено, можна вирішува-ти, які елементи та зв'язки вважати центральними, а які - підпорядко-ваними. Проте виявити і сформулювати функції не так легко, як зда-ється на перший погляд. Насамперед для правильного їх формулю-вання рекомендується дотримуватися таких трьох принципів: стис-лість, узагальненість (із достатньою мірою конкретизації) і повнота. Комплекс сформульованих функцій має надати повний функціональ-ний опис обстежуваного об'єкта. Для контролю за цією повнотою здійснюють попарне порівняння функцій із відкиданням тих, що дуб-люють інші. Проте більш ефективним засобом контролю є аналітич-но-розрахунковий метод визначення витрат на функції, при якому ви¬являються помилкові й зайві функції
Для визначення функцій використовують методи: експертної оцінки — коли група спеціалістів-експертів робить
свій висновок про перелік функцій аналізованого об'єкта; "чорного ящика" — коли функція визначається за результата¬
ми трансформації вхідних величин (сигналів) у вихідні, тобто є пере-
даточною функцією; логічного ланцюжка, у якому поступово розкриваються всі
послідовно пов'язані функції
За кожною функцією попередньо ставиться питання "Чому ви-конується функція?", а одразу потім — "Як вона виконується?". Таки¬ми питаннями контролюється логіка причинно-наслідкових зв'язків між функціями. Зрозуміло, що для визначення логічної системи фун¬кцій об'єкта та зв'язків між ними може бути використано комбінацію методів
За допомогою наведених методів можна визначити так звані структурні функції, тобто ті, що є потрібними для споживача й визна-чають структуру об'єкта дослідження. Об'єкт також має і вторинні функції, яю е необхідними для реалізації первинних. Вони цікавлять виробника, а не споживача продукції об'єкта. Крім того, варто ранжу-вати функції за ступенем їх важливості, розрізняючи: — головну функцію, що виражає сутність поведінки об'єкта,
зміст його існування; 140 основні функції, яю вцюбражають тільки одну частину пове-
дінки об'єкта, орієнтовану на споживчу систему; допоміжні функції, що доповнюють головну й основні, а та-
кож одна одну
У процесі виявлення функцій корисно встановити перелік так званих відсутніх функцій, тобто функцій, які об'єкт мав би виконува-ти для повного задоволення покладених на нього суспільних потреб, але не виконує. Порівнюючи комплекси наявних і необхідних функ¬цій, можна виявити серед них як відсутні, так і зайві
Визначивши систему функцій об'єкта, з'ясовують порядок і пе-ріодичність їх виконання по кожному підрозділу й кожному виконав-цю, кількість зайнятих людей і час, що витрачається ними на здійс-нення функцій, наявність технічних засобів і посадових інструкцій та інше
3. Черговий пункт програм обстеження пов'язаний із вивченням
потреб в шформацп р1зномаштних ланок об'єкта. Обстеженню підда-
ють інформаційні потоки та їх склад. Метою такого обстеження є
аналіз і формал1занш 1нформац1йних процесів у досліджуваній систе-
мі
Під потоком інформації розуміють цілеспрямований рух інформа-цп вщ п джерела до споживача. Раціоналізація потоків інформації має на меті виключення п дублювання, мінімізацію маршрутів проходження через структурш пщроздши об'єкта й забезпечення раціонального обся-гу інформації між органами управління. Інформаційний потік характе-ризується адресністю, режимом передавання від джерела до споживача й обсягом переданої інформації. Обсяг і циркуляція інформації на об'єк-Ti в основному попередньо визначаються системою його техніко-економічних показників, що відображує всі виробничі і значною мірою соціальні й інші процеси об'єкта. Розрахунки різноманітних показників потребують відповідної інформації, а це означає, що система показників ніби породжує необхідні для п задоволення інформаційні потоки. Пока-зники ж, у свою чергу, входять до відповідних документів, тому на об'-єктах, де існує високий ступінь документування процесів, дослідження інформаційних потоків зводиться до вивчення системи документообо¬роту
4. Вивчення складу й змісту документів, маршрутів їх руху,
процесів формування окремих показників і документів у цілому; до-
слідження техніки й технології збирання, передачі й опрацювання ін-
формації; установлення кількісних і якісних характеристик інформа-
ційних потоків. Усе це безпосередньо стосується створення інформа-
ційної моделі (або моделі інформаційних зв'язків), що відображає 141 чинну систему документообороту, та п прив'язки до існуючої струк-тури об'єкта. Для наочності аналізу документообороту рекомендуєть-ся побудувати його графічне відображення (схему), що включає: визначення вхідної та вихідної інформації з кожної функції
управління; те саме для кожного підрозділу, що бере участь у реалізації
окремої функції управління; те саме для кожного підрозділу за всіма функціями управлін-
ня; формування маршрутів проходження докуменпв тдроздша-
ми та побудову схеми документопотоків
5. Заключний пункт програми обстеження передбачає: обстеження матеріальних потоків (виявляються особливості
потоків сировини, напівфабрикатів, готової продукції та чинники, що
перешкоджають нормальному їх проходженню технологічним ланцю-
гом); визначення обсягів виконуваних робіт у кожному підрозділі
об'єкта; виявлення хиб у чинній системі управління, у тому числі, в
організації планування, урахування й контролю на об'єкті, а також в
оргашзацп 1снуючо!' системи збирання й опрацювання інформації
У результаті виконання всієї наведеної програми обстеження об'єкта система управління буде дослідженою зверху донизу: від ці-лей через функції управління до завдань управління, їх інформаційно-го забезпечення та процедур перетворення даних. Документи, що міс-тять матеріали обстеження, для підвищення ефективності їх аналізу підлягають спеціальному опрацюванню. При цьому використовують-ся різноманітні методи, які включають табличне й графічне подання даних, розрахунки показників уручну або з використанням спеціаль-них програм на ЕОМ. За підсумками обстеження має бути виявлено проблеми
На цьому етапі реалізується єдина базова функція - формулю-вання й аналіз проблеми
Завдання. Охарактеризуйте основні етапи діагностичного аналі зу об'єкта дослідження
Побудова та структуризація системи. Насамперед необхідно локалізувати систему, установити п меж1. Для цього з усього набору наявних у даній проблемній ситуації елементів визначають, які з них 142 безпосередньо пов'язані з цією проблемою. Їх включають до створю-ваної системи. Ті елементи, що не мають внутрішніх технологічних зв'язків і здійснюють на систему зовнішній вплив і/або зазнають впливу від неї, включають до навколишнього середовища даної сис¬теми. Структуризація створеної системи полягає в розбивщ п на під-системи відповідно до поставленого завдання та визначенш Bcix істо-тних зв'язків між даною системою й системами, виділеними в навко-лишньому серед овищі. На цьому етапі має бути сформульовано зага-льну ціль та критерп п досягнення, інші цілі й критерії, зроблено де-композицію цілей і критеріїв, виявлено потреби в ресурсах і процесах. На другому етапі закінчується вся підготовча робота, що пере-дує вирішенню проблеми, завдяки реалізації таких чотирьох базових функцій: побудова та структуризація системи для вирішення про¬
блеми; формування загальної цілі та критерш и досягнення; декомпозиція цілей системи; виявлення процесів іресурсів системи
Завдання. Охарактеризуйте підходи до побудови та структури-зації системи, а також мету виконання цієї роботи
Прийняття й реалізація рішення щодо розв'язання пробле¬ми. Це заключний етап, що веде до кінцевого результату. Основою його є створення й дослідження моделей системи. Ось чому іноді його називають етапом побудови й дослідження моделей (моделювання)
На цьому етапі реалізуються такі три базові функції: -оцінювання цілей і засобів їх досягнення; -вибір оптимального варіантарозв'язання проблеми; -упровадження рішення й оцінювання його наслідків
Питання. На якш ochobI будується розв'язання проблеми? Яку, на Вашу думку, роль відіграє в цьому створення моделі та п аналіз? 143