4.Звітність матеріально відповідальних осіб

 

Збереженість матеріальних цінностей залежить від порядку організації документообігу, правильності і своєчасності оформлення документами здійснених операцій.

Будь-який рух товару на підприємствах роздрібної торгівлі фіксується в товарному звіті, який складається матеріально відповідальною особою і потім передається до бухгалтерії для подальшої обробки і відображення в бухгалтерському обліку. Разом з бланком товарного звіту матеріально відповідальні особи передають всі відображені в звіті первинні документи (як прибуткові так і видаткові).

Строки подання до бухгалтерії звітів встановлюються кожним підприємством окремо за розпорядженням керівника. Вони залежать від обсягу документації, спеціалізації підприємства та інших умов. Звіти можуть подаватись щоденно або один раз на 3, 5, 7 днів.

На торговельних підприємствах, які мають дві або більше секцій (відділів), очолюваних окремими матеріально відповідальними особами, товарні звіти складаються по кожній секції (відділу). Товарні запаси відображаються в товарному звіті підприємства роздрібної торгівлі у продажних (роздрібних) цінах.

Перед складанням товарного звіту всі прибуткові та видаткові документи ретельно перевіряються і сортуються за видами операцій (прибутку і видатку). Прибуткова частина товарного звіту заповнюється матеріально відповідальною особою на підставі відповідних первинних документів: накладних, товарно-транспортних накладних, прибуткових накладних тощо. Видаткова частина товарного звіту заповнюється на підставі документів, що містять інформацію про реалізацію товарів покупцям - 2-звітів РРО, товарно-касових звітів тощо. Оскільки в товарному звіті мають бути показані всі операції, пов'язані з рухом товарів, то, крім вищеперелічених первинних документів, в ньому також відображаються акти уцінок, недостач, повернення товарів та інші первинні документи, що підтверджують зміну облікової вартості товарів.

Після того, як документи відсортовано за видами операцій, є всі необхідні дані для заповнення товарного звіту.

При заповненні товарного звіту слід враховувати, що тара, яка є первинною упаковкою товару і відпускається покупцю разом з товаром (пляшки, жестяні банки тощо), обліковується в бухгалтерському обліку на субрахунку 282 "Товари в торгівлі" (у складі вартості товару) і, отже, відображається у звіті в графі “Товар” як складова вартості товару. Вартість іншої тари, бухгалтерський облік якої ведеться на субрахунку 284 "Тара" (зокрема, зворотної тари, тари під товарами, порожньої тари тощо, за винятком інвентарної тари, котра обліковується на однойменному субрахунку 115), відображається в товарному звіті окремо від товару в окремій графі "Тара".

Оборот по дебету рахунку 28 по кожному рядку звітного регістру повинен дорівнювати загальній сумі оприбуткування товарів у відповідних звітах, оборот по кредиту - загальній сумі витрачання товарів в тих же звітах. Залишки товарів на початок і кінець звітного періоду в облікових регістрах також повинні співпадати з відповідними показниками в звітах МВО.

Після відображення в товарному звіті всіх документів підбиваються підсумки щодо прибутку та видатку і виводяться залишки товарів і тари на кінець дня. Підсумкові суми щодо надходження, вибуття і залишку на кінець дня записуються у призначених для цього рядках. Залишок на кінець дня визначається шляхом додавання до залишку на початок дня підсумкової суми щодо прибутку і віднімання підсумкової суми щодо видатку.

До товарного звіту мають бути додані всі первинні документи, на підставі яких було отримано і відпущено товар.

Товарні звіти з доданими до них документами є підставою для відображення операцій з надходження і вибуття товарів у бухгалтерському обліку.

Товарні звіти складаються в двох примірниках: перший з доданими до нього документами передається до бухгалтерії, другий - з підписом бухгалтера, який підтверджує проведення перевірки і приймання звіту, залишається у матеріально відповідальної особи.

Бухгалтер зобов'язаний перевірити звіт по формі, по суті і арифметично (в присутності матеріально відповідальної особи), звірити суму виручки, вказану в товарному звіті, з касовими звітами, а також документи на надходження і вибуття товарів з документами зі складів (якщо товар надійшов з оптового складу цього ж підприємства), постачальників і магазинів.

Виявлені в ході перевірки помилки бухгалтер повинен виправити в обох примірниках звіту і довести ці дані до відома матеріально відповідальної особи під підпис у звіті.

На підприємстві, де товарні звіти не ведуться, бухгалтер записує операції по руху товарно-матеріальних цінностей в облікові регістри безпосередньо за первинними документами (прибутковими і видатковими накладними, рахунками тощо). Це призводить до того, що бухгалтер може помилково оприбуткувати або списати товар на більшу або меншу суму, ніж вказано в документі, а матеріально відповідальна особа може здати не всі документи, в результаті чого деякі операції не знаходять відображення в обліку взагалі.

Нумерація товарних звітів повинна бути наскрізною протягом звітного року.

Товарний звіт, складений на день інвентаризації повинен бути підписаний головою інвентаризаційної комісії з відміткою "для переобліку".

Якщо товарний звіт складається після інвентаризації, залишки товарів і тари беруть за інвентаризаційним описом.

У випадках, коли матеріальна відповідальність за матеріальні і грошові цінності об'єднана в одній особі або бригаді, може складатися товарно-касовий звіт .

В цьому звіті відображається рух не тільки товарів і тари, але й грошових коштів. Як правило, товарно-касові звіти складають в дрібнороздрібній мережі: кіосках, палатках, в невеликих магазинах, що не мають поділу на відділи і секції, де продавець сам вибиває касовий чек і отримує готівку від покупців. Касові звіти при цьому не заповнюють.

В прибутковій частині товарно-касового звіту записують залишок товарів на початок звітного періоду, надходження товару по кожному прибутковому документу з зазначенням найменування постачальника, дати і номеру документу, суми отриманих товарів і тари. У видатковій частині товарно-

касового звіту відображають торгову виручку по кожному документу (такими документами можуть бути квитанції прибуткових касових ордерів на виручку, здану в касу магазину; квитанції банку на прийняті суми готівки; копії супровідних відомостей при здачі виручки інкасатору), а також повернення товару постачальнику. Вартість витраченого товару підсумовують і розраховують залишок товарів на кінець звітного періоду. На підприємствах, де ведеться кількісно-

сумовий облік всіх товарів, товарні документи можуть додаватися до реєстрів . Реєстри можуть складатися окремо на прибуткові і видаткові документи, в них зазначається тільки якість і номери документів. Реєстр складається в двох примірниках і здається в бухгалтерію в такому ж порядку, що і товарні звіти.

В умовах ручної праці в деяких випадках використовуються товарні звіти, поєднані з обліковими регістрами. Так, наприклад, товарний звіт може бути поєднаний з товарним регістром по рахунку 282 "Товари в торгівлі". На практиці застосовуються також товарні звіти, прибуткова частина яких поєднується з обліковими регістрами по рахунку 63 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками", видаткова частина - з обліковими регістрами по рахунку 282 "Товари в торгівлі". Підсумкові дані звітів-регістрів за місяць використовують для складання зведених регістрів в цілому по підприємству. Застосування таких товарних звітів-регістрів сприяє скороченню обсягу розрахункових робіт, так як виникає можливість виключення перенесення багатьох відомостей з товарних звітів в регістри бухгалтерського обліку. Звіти такої форми доцільно застосовувати в умовах складання звітності за декілька днів.