Тема 3. Організація обліку грошових коштів на підприємствах малого бізнесу.

ПИТАННЯ ТЕМИ.

1. Облік касових операцій.

2. Облік операцій на рахунках в банках.

 

Інформаійні матеріали теми “Організація обліку грошових коштів на підприємствах малого бізнесу.”

1. Облік касових операцій.

 

 Для обліку готівкових коштів, під якими розуміють грошові знаки національної валюти України (банкноти і монети, у тому числі й обігові пам'ятні та ювілейні моменти, які є платіжними засобами), призначено активний рахунок 30 «Каса».

Операції з оприбуткування готівки в касу та видачі з каси на підприємствах з різними формами власності оформляються відповідно до «Положення про ведення касових операцій у національній валюті України», остання редакція якого затверджена постановою Правління Національного банку України за № 72 від 19 лютого 2001 р.

Положення складається з таких розділів:

1) загальні положення;

2) порядок організації готівкових розрахунків;

3) порядок оформлення касових операцій;

4) порядок ведення касових операцій та обов'язки касира;

5) контроль за дотриманням порядку ведення касових операцій з готівкою.

Характерним є розділ 5 цього положення, присвячений органі­зації проведення перевірок, який займає 40% усього тексту, що свідчить про обмеження прав підприємств вільно розпоряджатися своїми готівковими коштами. Це не сприяє, а шкодить інтересам бізнесу, оскільки зусилля спрямовуються на виконання дріб'язкових вимог контролюючих органів щодо дотримання встановлених правил ведення касових операцій, замість вирішення оперативних питань розрахунків із клієнтами.

У відповідності до положення розрахунки готівкою підприємств між собою та з підприєм­цями і фізичними особами проводяться як за рахунок коштів, одержаних із кас банків, так і за рахунок готівкової виручки і здійснюються через касу підприємств із веденням касової книги встановленої форми.

Розрахунки готівкою підприємств (підприємців) та фізичних осіб здійснюються також через установи банків згідно з вимогами Інструкції з організації емісійно-касової роботи в установах банків України.

Підприємці здійснюють облік руху готівки згідно з порядком та документами, установленими Державною податковою адмі­ністрацією України.

Сума готівкового розрахунку одного підприємства (підприємця) з іншим не повинна перевищувати трьох тисяч гривень протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами. Платежі понад установлену граничну суму проводяться виключно в безготівковому порядку. Кількість підприємств (підприємців), з якими проводяться розрахунки, протягом дня не обмежується.

Зазначені обмеження стосуються також розрахунків готівкою підприємств в оплату за товари, що придбані на виробничі (господарські) потреби за рахунок коштів, одержаних за корпо­ративними правами.

Указані обмеження не стосуються розрахунків підприємств (підприємців) із фізичними особами, бюджетами та державними цільовими фондами, малих і середніх підприємств при використанні готівкових коштів, що одержані ними за рахунок кредитної лінії Європейського банку реконструкції та розвитку для розвитку малих і середніх підприємств. Обмеження також не поширюються на добровільні пожертвування, благодійну допомогу, вилучену органами державної податкової служби готівку, на розрахунки за спожиту електроенергію, а також використання коштів, виданих на відрядження.

У разі здійснення підприємствами готівкових розрахунків з іншими підприємствами (підприємцями) понад установлену гранич­ну суму кошти в розмірі перевищення встановленої суми розрахунково додаються до фактичних залишків готівки в касі на кінець дня платника готівки одноразово в день здійснення цієї операції, з подальшим порівнянням одержаної розрахункової суми із затвердженим лімітом каси.

Розрахунки готівкою підприємств (підприємців) між собою та з фізичними особами проводяться із застосуванням прибуткових та видаткових касових ордерів, касових і товарних чеків, розра­хункових квитанцій, проїзних документів тощо, які підтверджують факт продажу (повернення) товарів, надання послуг, отримання товарів згідно актів закупівлі товарів тощо.

Ліміт каси встановлюється підприємствам, які мають рахунки в установах банків і здійснюють операції з готівкою. Такі підприємства можуть зберігати в своїй касі готівку на кінець дня в межах затвердженого ліміту каси. Його установлення, порядок і строки здавання готівкової виручки регулюються Інструкцією про організацію роботи з готівкового обігу установами банків України.

Відповідальність за неподання заявок-розрахунків у визначені строки та несвоєчасне одержання встановленого ліміту каси згідно з умовами договору на розрахунково-касове обслуговування покладена на підприємства.

Підприємства зобов'язані здавати готівкову виручку понад установлений ліміт каси в порядку і строки, визначені установою банку для зарахування на їх поточні рахунки. Якщо ліміт каси підприємству взагалі не встановлено, то вся наявна готівка (крім розміру одного неоподатковуваного мінімуму доходів громадян) у його касі на кінець дня має здаватися до банку (не залежно від причин, внаслідок яких ліміт каси не встановлено).

Готівкові кошти можуть здаватися підприємствами в денні та вечірні каси установ банків, інкасаторам Національного банку або установ комерційних банків, підприємствам поштового зв'язку для переказів на їх поточні рахунки в установах банків.

Уся готівка, що надходить до кас підприємств, має своєчасно та в повній сумі оприбутковуватися в їх касах. Оприбуткуванням готівки в касі підприємства є здійснення підприємством обліку готівки в повній сумі її фактичних надходжень з оформленням цієї операції у встановленому порядку прибутковим касовим ордером та відображенням у касовій книзі в день одержання підприємством готівкових коштів.

При проведенні розрахунків готівкою у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг із застосуванням реєстраторів розрахункових операцій (РРО) або використанням розрахункових книжок (РК) оприбуткуванням є здійснення підприємствами обліку готівки через РРО або РК із складанням того самого дня на підставі розрахункових документів, доданих до звітів - у книзі обліку розрахункових операцій (КОРО) та оформлення готівки в установленому порядку прибутковим касовим ордером і відповідним записом у касовій книзі в день надходження коштів. Зазначена послідовність оприбуткування також поширюється на відокремлені підрозділи, які працюють у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг із застосу­ванням РРО або використанням РК та самостійно здають до кас установ банку або через інкасаторів одержану готівкову виручку. Ці підрозділи повинні також вести касову книгу та оприбутко­вувати готівку в своїх касах.

У разі роботи підприємств сфери торгівлі, громадського харчування, послуг у вечірні години, вихідні та святкові дні із застосуванням РРО або використанням РК (за умови, що бухгалтерія підприємства не працює в ці години і дні) одержана підприємством за цей час готівка вважається оприбуткованою в його касі, якщо вона проведена через РРО та РК у день фактичного надходження та не пізніше наступного робочого дня підприємства здана до його каси з оформленням у встановленому порядку прибутковим касовим ордером та відповідним записом у касовій книзі підприємства. Зазначена послідовність оприбутку­вання також поширюється на відокремлені підрозділи підприємств, які працюють у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг із застосуванням РРО або використанням РК.

Підприємства мають право зберігати готівку в своїй касі, що одержана в установі банку для виплат, пов'язаних з оплатою праці, пенсій, стипендій, дивідендів (доходу), понад установлений ліміт каси протягом трьох робочих днів, включаючи день одержання готівки в установі банку. Для проведення цих виплат працівникам віддалених підрозділів підприємств залізничного транспорту та морських портів готівка може зберігатися в їх касах понад установлений ліміт каси протягом п'яти робочих днів, включаючи день одержання готівки в установі банку. Готівка, що одержана в установі банку на інші виплати, має видаватися підприємством своїм працівникам у той самий день. Суми готівки, що одержані в установі банку і не використані за призначенням протягом установлених вище строків, повертаються підприємством в установу банку не пізніше наступного робочого дня або можуть залишатися в його касі (у межах установленого ліміту) і видаватися на ті ж цілі.

Підприємство має право зберігати в касі готівку для виплат, пов'язаних з оплатою праці, що здійснюються за рахунок ви­ручки, понад установлений йому ліміт каси протягом трьох робочих днів з дня настання строків цих виплат у сумі, що зазначена в переданих до каси платіжних (розрахунково-пла­тіжних) відомостях.

До підприємств (підприємців) застосовуються штрафні санкції згідно з чинним законодавством України за:

- перевищення встановлених лімітів каси;

- неоприбуткування (неповне оприбуткування) у касах готівки;

- перевищення встановлених строків використання виданої під звіт

готівки, а також за видачу готівкових коштів під звіт без повного

звітування щодо раніше виданих коштів;

- витрачання готівки з виручки на виплати, що пов'язані з оплатою праці, за наявності податкового боргу;

- використання одержаних в установі банку готівкових коштів не

за цільовим призначенням;

- проведення готівкових розрахунків без подання одержувачем

коштів платіжного документа, який підтверджує сплату покупцем

готівкових коштів.

Касові операції оформляються прибутковими та видатковими касовими ордерами, типові форми і порядок заповнення яких затверджені наказом Міністерства статистики України № 51 від 15.02.1996 р. «Про затвердження типових форм первинного обліку касових операцій» і мають застосовуватися усіма підприємствами.

Приймання касами підприємств готівки, у тому числі й одержаної з банку, проводиться за прибутковими касовими ордерами, підписаними головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником підприємства. При прийманні готівки видається квитанція за підписами головного бухгалтера або особи, уповноваженої керівником підприємства, і касира, засвідчена печаткою (штампом) підприємства.

Видача готівки з каси підприємства проводиться за видатковими касовими ордерами або належно оформленими платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями. Документи на видачу готівки мають підписувати керівник і головний бухгалтер або особи, які на це уповноважені. До видаткових ордерів можуть додаватися заява на видачу готівки, розрахунки тощо. Якщо на доданих до видаткових касових ордерів документах, заявах, рахунках тощо є дозвільний напис керівника, то підпис керівника на видаткових касових ордерах не обов'язковий.

У разі видачі окремій фізичній особі готівки за видатковим документом касир вимагає пред'явити паспорт чи документ, що його замінює, записує його найменування і номер, ким і коли він виданий. Фізична особа підписується у видатковому документі про одержання готівки із зазначенням одержаної суми (гривень -словами, копійок - цифрами), використовуючи чорнило або кулькову ручку з темним чорнилом.

Якщо видатковий документ складений на видачу готівки кільком особам, то одержувачі також пред'являють паспорти чи документи, що їх замінюють, і підписуються у відповідній графі документа.

Видача готівки з каси, що не підтверджена підписом одер­жувача у видатковому документі, для виведення залишку готівки в касі не приймається. Видача готівки особам, яких немає в штатному розписі підприємства, проводиться за видатковими касовими ордерами, що виписуються окремо на кожну особу, або за окремою відомістю.

Видачу готівки касир проводить тільки особі, зазначеній у видатковому документі. Якщо видача готівки проводиться за дорученням, оформленим у встановленому порядку згідно з чинним законодавством, у тому числі й особам, що не змогли в зв'язку з хворобою або з інших поважних причин поставити підпис власноручно, то в тексті ордера після прізвища, імені та по батькові одержувача готівки бухгалтерія зазначає прізвище, ім'я та по батькові особи, якій доручено одержати готівку. Якщо видача готівки проводиться за відомістю, то перед підписом про одержання грошей касир робить напис: "За довіреністю". Дові­реність залишається у касира і додається до видаткового касового ордера або відомості.

Видача готівки з каси підприємства для здавання її до установи банку оформляється видатковим касовим ордером із відображенням цієї операції в касовій книзі. Документом, що свідчить про здавання виручки до установи банку, є квитанція до об'яви на внесення готівки за підписами бухгалтера і касира установи банку, засвідчена печаткою (штампом) установи банку. Документом, що свідчить про здавання виручки інкасаторам банку, є копія супровідної відомості за підписом інкасатора, засвідчена печаткою (штампом) установи банку.

Виплати, пов'язані з оплатою праці, стипендій, проводяться касиром підприємства за платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями або за видатковими касовими ордерами на кожного одержувача.

На титульній сторінці платіжної (розрахунково-платіжної) відомості робиться дозвільний напис про видачу готівки за підписами керівника і головного бухгалтера або осіб, упов­новажених керівником, із зазначенням строків видачі готівки і суми (гривень - словами, копійок - цифрами).

Аналогічно може оформлятися й одноразова видача готівки на оплату праці (у разі відпустки, хвороби тощо), а також, видача кільком особам депонованих сум і готівки під звіт на витрати, пов'язані із службовими відрядженнями.

Одноразові видачі готівки на оплату праці окремим особам проводяться, як правило, за видатковим касовим ордером.

Після закінчення встановлених строків виплат, пов'язаних з оп­латою праці, стипендій за платіжними відомостями, касир повинен:

- у платіжній відомості проти прізвищ осіб, яким не здійснено виплату, поставити штамп або зробити напис: "Депоновано"

- скласти реєстр депонованих сум;

- у кінці відомості зазначити фактично виплачену суму та недоодержану суму виплат, яка підлягає депонуванню, звірити ці суми із загальним підсумком за платіжною відомістю і засвідчити напис своїм підписом. Якщо готівкові кошти видавалися не касиром, а іншою особою, то на відомості додатково робиться напис: "Готівку за відомістю видав (підпис)"

- виписати видатковий касовий ордер на фактично видану суму за відомістю, зареєструвати його і здійснити відповідний запис у касовій книзі.

Бухгалтерія робить перевірку позначок, зроблених касирами в платіжних відомостях, та здійснює підрахунок виданих і депоно­ваних за ними сум. Депоновані суми, що підлягають здаванню в банк, оформляються одним загальним видатковим касовим ордером.

Прибуткові касові ордери і квитанції до них, а також видаткові документи мають заповнюватися бухгалтером лише чорнильною або кульковою ручкою, за допомогою друкарських машинок, комп'ютерних засобів чи іншими способами, які забезпечують належне збереження цих записів протягом установленого для зберігання документів терміну.

У прибуткових і видаткових касових ордерах зазначається підстава для їх складання і перелічуються додані до них до­кументи. Видача прибуткових касових ордерів і видаткових документів на руки особам, що вносять або одержують готівку, забороняється.

Приймання і видача готівки за касовими ордерами може проводитися тільки в день їх складання. Виправлення в прибуткових та видаткових касових документах забороняються.

Під час одержання прибуткових касових ордерів або видаткових документів касир зобов'язаний перевірити:

- наявність і справжність на документах підпису головного бухгал­тера, а на видатковому документі - дозвільного напису керівника підприємства або осіб, які ним уповноважені;

- правильність оформлення документів, наявність усіх реквізитів;

- наявність перелічених у документах додатків.

У разі недотримання хоча б однієї з перелічених вимог касир повертає документи до бухгалтерії для відповідного оформлення.

Прибуткові касові ордери або видаткові документи одразу ж після одержання або видачі за ними готівки підписуються касиром, а на доданих до них документах ставиться штамп або напис "Оплачено" із зазначенням дати (число, місяць, рік).

Прибуткові касові ордери або видаткові документи до передавання в касу реєструються бухгалтерією в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів. Ви­даткові касові ордери, що оформлені на підставі платіжних (розрахунково-платіжних) відомостей на виплати, пов'язані з оплатою праці, реєструються після їх видачі.

Реєстрація прибуткових і видаткових касових документів може здійснюватися за допомогою комп'ютерних засобів, які забезпечують формування і роздрукування потрібних касових документів. При цьому в документі «Вкладний аркуш журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів», який формується і роздруковується за відповідний день, забезпечується також формування даних для обліку руху коштів за цільовим призначенням.

Касові документи після складання касиром звіту та його обробки в бухгалтерії комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються, переплітаються в окремі папки та зберігаються протягом 36-ти місяців після закінчення календарного року матеріально відповідальною особою, на яку покладено обов'язок зберігання документів, в окремому сейфі або спеціальному приміщенні, що передається під охорону.

Винесення з приміщення, що охороняється, касових документів дозволяється лише в окремих випадках і тільки за письмовим дозволом керівника або головного бухгалтера. До кінця робочого дня документи обов'язково повертають.

Довідки за касовими документами (підписані керівником і головним бухгалтером) видаються відповідним органам на їхню вимогу у випадках, передбачених чинним законодавством України. Касові документи можуть вилучатися у випадках, передбачених чинним законодавством України.

З метою забезпечення здійснення розрахунків готівкою підприємство повинно мати касу, а його керівники - обладнати її та забезпечити надійне зберігання готівкових коштів у ній. Якщо з вини керівників не були створені належні умови для забезпечення схоронності коштів під час їх зберігання і транспортування, то вони несуть за це відповідальність у встановленому чинним законодавством України порядку.

Усі надходження і видачу готівки в національній валюті підприємства враховують у касовій книзі (типова форма КО-4, затверджена наказом Мінстату). Кожне підприємство, що є юридичною особою і має касу, веде одну касову книгу для обліку операцій з готівкою в національній валюті (без урахування кас відокремлених підрозділів).

Відокремлені підрозділи, що мають каси і здійснюють роз­рахунки готівкою, проводять при цьому касові операції з видачі (приймання) готівки на будь-які потреби з оформленням видаткових (прибуткових) касових ордерів або застосовують РРО (РК) при розрахунках зі споживачами у сфері торгівлі, громадсь­кого харчування та послуг, самостійно здають готівкову виручку до каси установи банку (інкасаторам банку), а також ведуть касові книги, які видаються й оформляються підприємством -юридичною особою, до складу якої вони входять.

 Відокремлені підрозділи, що мають каси та здійснюють розрахунки готівкою зі споживачами в сфері торгівлі, гро­мадського харчування та послуг із застосуванням РРО (РК) і не проводять при цьому касових операцій з видачі (приймання) готівки з каси на будь-які потреби з оформленням видаткових (прибуткових) касових ордерів, а здають отриману готівкову виручку до підприємства - юридичної особи, до складу якої вони входять, у встановлені ним строки, можуть не вести касову книгу.

Аркуші касової книги мають бути пронумеровані, прошнуровані та скріплені печаткою підприємства - юридичної особи. Кількість аркушів у касовій книзі засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера підприємства - юридичної особи.

Записи в касовій книзі здійснюються у двох примірниках (через копіювальний папір) чорнилом темного кольору кульковою або чорнильною ручкою. Перші примірники залишаються в касовій книзі, другі мають бути відривними, що і є звітом касира. Перші і другі примірники мають однакові номери.

Виправлення в касовій книзі не допускаються. Якщо виправ­лення зроблені, то вони засвідчуються підписами касира, а також головного бухгалтера або особи, що його заміщує.

Записи в касовій книзі робляться касиром з операцій одер­жання або видачі готівки за кожним прибутковим касовим ордером і видатковим документом у день їх надходження або видачі.

В кінці кожного робочого дня касир підсумовує операції за день, виводить залишок готівки в касі (наявна готівка в період виплати заробітної плати перераховується з урахуванням готівки, виданої за незакритими платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями) наступного дня і передає до бухгалтерії як звіт касира другий відривний аркуш (копію записів у касовій книзі за день) з прибутковими касовими ордерами і видатковими документами під розпис у касовій книзі.

Якщо бухгалтерія та касир підприємства - юридичної особи не працюють у вихідні та святкові дні, а його відокремлений підрозділ, який використовує при розрахунках РРО (РК) у ці дні працює, але не веде касової книги, то записи в касовій книзі підприємства - юридичної особи здійснюються наступного робочого дня підприємства - юридичної особи.

За умови забезпечення належного зберігання касових документів касову книгу на підприємствах можна вести також в електронній формі за допомогою комп'ютерних засобів. Програмне забезпечення, за допомогою якого ведеться касова книга, має забезпечувати візуальне відображення і роздрукування документів «Вкладний аркуш касової книги» та «Звіт касира», які за формою і змістом мають відтворювати форму та зміст касової книги в паперовій формі, затвердженій наказом Мінстату.

Записи в касовій книзі здійснюються шляхом введення по­трібної інформації з первинних касових документів. Ці записи повинні виконуватися до початку наступного робочого дня (тобто із залишками на кінець попереднього дня), а також містити всі реквізити, що передбачені формою касової книги. Сторінки касової книги мають нумеруватися автоматично в порядку зростання з початку року.

У разі роздрукування «Вкладного аркуша касової книги» в кінці місяця має автоматично роздруковуватися загальна кількість аркушів касової книги за цей місяць, а в разі роздрукування в кінці року - їх загальна кількість за рік.

Після роздрукування «Вкладного аркуша касової книги» і «Звіту касира» касир зобов'язаний перевірити правильність складання цих документів, підписати їх і передати «Звіт касира» разом із прибутковими та видатковими касовими документами до бухгалтерії під розпис у «Вкладному аркуші касової книги».

З метою забезпечення схоронності та зручності використання «Вкладний аркуш касової книги» протягом року зберігається касиром окремо за кожен місяць. Після закінчення календарного року (або залежно від потреби) «Вкладний аркуш касової книги» формується у підшивки в хронологічному порядку. Загальна кількість аркушів за рік засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера підприємства - юридичної особи, а підшивки формуються в книгу, яка скріплюється печаткою підприємства -юридичної особи.

Після закінчення календарного року касова книга на електрон­них носіях має передаватися для зберігання протягом 36-ти місяців в архів підприємства - юридичної особи.

Контроль за правильним веденням касової книги покладається на головного бухгалтера або уповноважену керівником особу.

За наявності на підприємстві кількох касирів старший касир перед початком робочого дня видає іншим касирам авансом потрібну для видаткових операцій суму готівки під розпис у книзі обліку прийнятих та виданих касиром грошей (типова форма КО-5, затверджена наказом Мінстату).

Касири в кінці робочого дня зобов'язані скласти звіт про одер­жання авансу і готівки, прийнятих (виданих) за прибутковими (видатковими) документами, і здати залишок готівки та касові документи за проведеними операціями старшому касиру під розпис у книзі обліку прийнятих та виданих касиром грошей.

Керівник підприємства одночасно із зарахуванням на роботу касира укладає з ним договір про повну матеріальну відпо­відальність та ознайомлює його під розпис із цим Положенням.

Касир відповідно до чинного законодавства України несе повну матеріальну відповідальність за збереження всіх прийнятих ним цінностей. Касиру забороняється передовіряти виконання дорученої йому роботи іншим особам.

На підприємствах, які мають одного касира, у разі потреби тимчасової заміни, виконання його обов'язків покладається на іншого працівника за письмовим наказом керівника. З цим працівником укладається договір про повну матеріальну відповідальність на час виконання ним обов'язків касира.

У разі відсутності касира (у зв'язку з хворобою тощо) цінності, що перебувають у нього під звітом, перераховуються іншим касиром, якому вони передаються, у присутності керівника та головного бухгалтера або в присутності комісії, призначеної керівником підприємства. Про результати перерахування і пере­давання цінностей складається акт за підписами зазначених осіб.

На підприємствах, де штатним розписом не передбачена посада касира, виконання його обов'язків може покладатися відповідно до письмового розпорядження керівника підприємства на бухгалтера чи іншого працівника, з яким укладається договір про повну матеріальну відповідальність.

У строки, що встановлені керівником, на кожному підприємстві проводиться інвентаризація каси з покупюрним перерахуванням усіх готівкових коштів і перевіркою інших цінностей, що зберігаються в касі. Залишок готівки в касі звіряється з даними обліку за касовою книгою. Готівка, що зберігається в касі, але не підтверджена прибутковими касовими ордерами, вважається надлишком готівки в касі. При застосуванні підприємством у розрахунках РРО звіряється наявна готівка на місці проведення розрахунку касиром-оператором РРО із сумою, зазначеною в денному звіті РРО. У разі виявлення під час інвентаризації нестачі або надлишку цінностей в касі в акті зазначається їх сума і з'ясовуються обставини виникнення. При цьому сума нестачі стягується з винної особи, а надлишок оприбутковується в касі та зараховується в доход підприємства.

В умовах автоматизованого ведення касової книги необхідно проводити перевірку правильності роботи програмних засобів обробки касових документів.

Вищі організації (за їх наявності) на всіх підвідомчих підприємствах, а також аудитори (аудиторські фірми) відповідно до укладених угод під час документальних ревізій обов'язково проводять інвентаризацію каси і перевіряють дотримання касової дисципліни. У господарських товариствах, якщо це передбачено їх статутом, такі процедури проводять ревізійні комісії.

Перевірку дотримання порядку ведення операцій з готівкою здійснюють органи державної податкової служби України, державної контрольно-ревізійної служби України, Міністерства внутрішніх справ України, фінансові органи та установи комерційних банків.