Тема 6. КОНТРОЛЬ І РЕВІЗІЯ МАТЕРІАЛЬНИХ ЗАПАСІВ

 

6.1. Завдання і джерела ревізії

6.2. Ревізія матеріально-технічного забезпечення

6.3. Ревізія збереження матеріальних цінностей

 

6.1. Завдання і джерела ревізії

 

Ефективна діяльність підприємства залежить значною мірою від організації матеріально-технічного постачання та правильного і еко­номного використання матеріальних цінностей. Враховуючи значення матеріальних ресурсів виробничої діяльності, перед контрольно-ревізій­ними органами стоять такі завдання: перевірка законності операцій з руху матеріальних цінностей; перевірка забезпечення умов збереження цінностей; перевірка завдань за середнім зниженням норм витрат і еко-номії матеріальних ресурсів; перевірка правильності визна­чення і спи-сання на витрати виробництва вартості витрачених мате­ріальних цін-ностей; перевірка правильності і своєчасності проведення переоцінки матеріальних цінностей.

Джерелами ревізії матеріальних цінностей є договори, укла­дені між підприємством-постачальником і підприємством-споживачем, а також замовлення і специфікації, обумовлені з постачальником; нор­ми витрат сировини, палива і т.д.; первинні документи з обліку ма­теріальних цінностей (товарно-транспортні накладні, накладні, ра­хунки-фактури, платіжні вимоги, платіжні доручення, виписки банку, товарні звіти, векселі тощо); інвентаризаційні описи, порівняльні ві­домості, розрахунки природних втрат; книги складського обліку; книги обліку придбання та продажу товарів; облікові реєстри; Головна книга; фінансова, оперативна та статистична звітності.

 

6.2. Ревізія матеріально-технічного забезпечення

 

Планування матеріально-технічного забезпечення великою мі-рою зумовлює ритмічну роботу підприємства з випуску продукції у заданій номенклатурі та асортименті. Тому на підприємстві, яке реві-зується, необхідно встановити питому вагу: а) матеріальних ре­сурсів згід-но з укладеними договорами по прямих господарських зв’язках; б) прид-баних матеріальних ресурсів на фондовій біржі. Наступним кроком ревізора є перевірка правильності та своєчасності укладення договорів, стану оперативного обліку і контролю за їх виконанням. Ревізор також виясняє, які заходи вживались до постачальників, котрі не виконують своїх договірних зобов’язань.

Для перевірки виконання договірних зобов’язань ревізор пере­віряє наявність наказу по розмежуванню функцій між підрозділами та службою підприємства, які пов’язані з заготівлею матеріалів; порядок і строки надходження документації, що пов’язана з укладенням дого­ворів; порядок оформлення, реєстрації та зберігання договору. Ревізор вибірково здійснює перевірку правильності визначення планової потре­би матеріальних ресурсів. Така потреба визначається за формулою:

 

М = М1 + М2 + М3+ З2 – З1,

 

де М – планова потреба в матеріальних ресурсах за звітний період;

М1 – потреба в матеріальних ресурсах на виробництво продукції;

М2 – потреба в матеріальних ресурсах на дослідні роботи;

М3 – потреба в матеріальних ресурсах на ремонт основних засобів;

З2 – потреба в матеріальних ресурсах на створення нормативу запасів на кінець року;

З1 – запаси на початок року.

Виявивши факти завищення потреби, купівлі зайвих матеріаль-них цінностей, ревізор визначає суму придбаних матеріальних цін­ностей, їх кількість, час придбання тощо.

6.3. Ревізія збереження матеріальних цінностей

 

До умов збереження товарно-матеріальних цінностей нале­жать: належний підбір матеріально-відповідальних осіб; організація і стан складського господарства; організація охорони складських при­міщень, перепускної системи внутрішньогосподарського контролю за наявністю матеріальних цінностей.

Стосовно матеріально-відповідальних осіб ревізору потрібно з’ясувати наявність договору про матеріальну відповідальність; чи не притягалась особа до кримінальної відповідальності; правила узго­дження відпуску матеріальних цінностей зі складу на виробництво.

Важливим моментом ревізії є перевірка складського госпо­дарства, збереження матеріальних цінностей, забезпеченість склад­ських приміщень вимірювальними приладами, організація охорони та наяв­ність сигналізації, організація видачі перепусток. Дієвим методом є інвен­таризація. Інвентаризація проводиться на усіх об’єктах з залученням фахівців і обов’язково у присутності матеріально-відповідальної особи.

Дуже важливо ще до початку інвентаризації отримати усі документи з надходження та витрат матеріальних цінностей. Для цього кожний документ підписується членами інвентаризаційної комісії, проставляється дата. Звіт, який складає матеріально-відповідальна осо­ба, теж підписується членами комісії. Під час ревізії забороняється вико­ристовувати первинні документи без позначок ревізора.

Після цього матеріально-відповідальна особа пише розписку про те, що усі первинні документи з надходжень та витрат занесені до звіту і ніяких інших документів більше не подаватиметься. Потрібно також взяти розписку про те, що на відповідальному збереженні немає матеріальних цінностей, які належать іншим організаціям чи сторон­нім особам. Якщо вони є, то з’ясувати які саме, чиї і де зберігаються.

Інвентаризацію проводять суцільним або вибірковим методом.

Під час ревізії слід брати до уваги факти проведення інвента­ризації із зміною матеріально-відповідальних осіб. У разі виявлення порушень, коли, наприклад, під час перебування у відпустці однієї ма­теріально-відповідальної особи її заміняла інша без передачі мате­ріальних цінностей, проводиться суцільна інвентаризація. Суцільна ін­вентаризація проводиться й тоді, коли матеріальних цінностей небагато.

Якщо інвентаризація проводиться вибірково, доцільно переві­ряти кожне п’яте найменування згідно з картотекою та оборотною ві­домістю. Сипучі матеріали зважуються вибірково.

За проведеною таким методом інвентаризацією не виводяться її результати, а матеріали не направляються до слідчих органів. Така інвентаризація проводиться для того, щоб пересвідчитися, чи немає великих відхилень. У тому разі, якщо вибірковою інвентаризацією ви-явлено значні розбіжності між наявними і обліковими даними, про-водиться суцільне переважування.

Оформляючи інвентаризаційні описи, треба точно вказувати назву цінностей, щоб вона збігалася з назвою, яка написана в обліковій картці чи оборотній відомості. Обов’язково мусить бути вказана оди-ниця виміру і кількість одиниць.

Усі цінності перераховуються інвентаризаційною комісією у присутності матеріально-відповідальної особи і заносяться до акту інвентаризації, який складається у двох примірниках і підписується усіма членами інвентаризаційної комісії.

У тому разі, якщо будуть знайдені недоліки щодо ненадійного зберігання матеріальних цінностей, їх необхідно вказати в акті ревізії.

Сировина, матеріали і покупні напівфабрикати, що є на робо­чих місцях і не оброблялися, заносяться до окремих описів мате­ріальних цінностей.

Результати інвентаризації оформляються бухгалтерією підпри­ємства. За ними виводяться наявні лишки або нестача. Усі факти розбіж­ностей заносяться до відомостей інвентаризаційних різниць. Якщо є розбіжності даних обліку фактичної наявності матеріальних цінностей з бухгалтерськими даними, то лишки оприбутковуються з віднесенням результатів на збільшення доходу підприємств, а недостача цінностей у межах затверджених норм втрат списується на витрати виробництва. Понаднормові нестачі цінностей, а також втрати від псування цін­ностей відносяться на винних осіб за такими цінами, за якими вира­ховується обсяг шкоди, заподіяної розкраданням, нестачею, знищенням та псуванням матеріальних цінностей.

Сума до відшкодування розраховується відповідно до “Порядку визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псу-вання) матеріальних цінностей”, затвердженого постановою КМУ від 22.01.96, № 116. Понаднормові втрати і нестачі матеріальних цін­ностей, зокрема й готової продукції, у тому разі, якщо винуватців не встановлено або якщо у стягненні з винних осіб відмовлено судом, зараховуються на збитки підприємства.

Слід пам’ятати, що взаємозалік лишків і нестач унаслідок пересортування можна здійснити тільки щодо матеріальних цінностей однакового найменування або схожих зовні, чи упакованих тотожною кількістю у одній тарі за умови, що лишки і нестачі виникли протягом одного і того ж періоду, що перевіряється, а також протягом того часу, коли матеріальну відповідальність несла одна матеріально-відповідаль­на особа.

Перевіряючи результати інвентаризації, необхідно пересвідчи­тися, чи оприбутковано за бухгалтерським обліком виявлені лишки, чи списано, згідно з рішенням керівника господарства, на відповідні рахунки нестачі – за рахунок винних осіб, за рахунок коштів підпри­ємства, що залишаються у розпорядженні підприємства, чи за рахунок природних втрат.

Якщо рішення керівника щодо покриття нестач неправомірне, наприклад, згідно з нормативними документами збитки слід було б віднести за рахунок винних осіб, а віднесено за рахунок коштів під­приємства, то ревізор робить відповідні записи в акті.

У разі встановлення фактів нестачі великих обсягів цінностей матеріали ревізії передаються слідчим органам.

З метою перевірки достовірності відображення за даними бухгалтерського обліку руху матеріальних цінностей ревізор повинен скласти баланс руху матеріальних цінностей за їх видами з виведенням залишку матеріальних цінностей на момент інвентаризації і зіставити дані залишку балансу руху матеріальних цінностей з фактичною наяв­ністю матеріальних цінностей.

У разі перевищення даних залишків балансу руху матеріальних цінностей над даними інвентаризації можна зробити висновок, що матеріальні цінності при надходженні не оприбутковувалися.

Якщо матеріально-відповідальною особою не велось щоден­ного обліку руху матеріальних цінностей, то його слід поновити.

У разі встановлення фактів списання матеріальних цінностей в обсягах, не передбачених технологічним процесом, ревізор повинен перерахувати собівартість на суму незаконно списаних матеріальних цінностей та ставити питання про відшкодування вартості цих цінностей згідно з положенням про “Порядок визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей”.