Тема 5.2. Первинні документи та їх реквізити

Первинно об’єкти бухгалтерського обліку (активи, зобов’язання, власний капітал, доходи та витрати), за якими ведеться спостереження, мають бути зафіксовані, тобто, має бути свідчення про їх наявність і рух внаслідок господарських операцій.

Підставою для бухгалтерського обліку господар­ських операцій є первинні документи, які фіксують факти їх здійснення.

Первинний документ — документ, який містить відомості про господарську операцію та підтверджує її здійснення.

Первинні документи повинні бути складені під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо — безпосередньо після її закінчення. Для контролю та впорядкування оброблення даних на підставі первин­них документів можуть складатися зведені облікові документи (Положення № 88, пп 2.2)

Традиційно документація як елемент методу бухгалтерського обліку визначається як спосіб суцільного та безперервного відображення господарських операцій за допомогою бухгалтерських документів.

Показники документа, що характеризують ту чи іншу сторону господарської операції, носять назву реквізитів.

Реквізит поділяють на дві частини:

1) реквізит-ознака, який характеризує якісну сторону гос­подарської операції. Так, у прибутковому ордері це назва матеріалу, що надійшов, його сорт, розмір тощо.

2) реквізит-підстава, що характеризує кількісну сторону господарської операції, тобто у наведеному прикладі — кількість матеріалу, що опри­бутковано.

Обидві частини утворюють інформаційну сукупність, яка називається економіч­ним показником. Один або декілька показників, що характери­зують господарську операцію і визначають бухгалтерський до­кумент.

Первинні та зведені облікові документи повинні мати такі обов'язкові реквізити (ЗУ про БО) (Положення № 88, пп 2.3,2.4):

· назву документа (форми);

· дату і місце складання; 

· назву підприємства, від імені якого складено доку­мент;

· зміст та обсяг господарської операції,

· одиницю виміру господарської операції;

· посади осіб, відповідальних за здійснення госпо­дарської операції і правильність її оформлення;

· особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Крім загальних обов'язкових реквізитів по відображенню окремих господарських операцій, у відповідних документах передбачаються спеціальні реквізити, що також є обов'яз­ковими. Наприклад, у чеку на отримання готівки обов'язковими є підписи директора, головного бухгалтера, цей документ оформляється на особливому папері, має стандартні розміри тощо.

Інформація, що міститься у прийнятих до обліку первинних документах, систематизується на рахунках бухгалтерського обліку в регістрах синтетичного та аналітичного обліку шляхом подвійного запису їх на взаємопов'язаних рахунках бухгалтерського обліку. Операції в іноземній валюті відображаються також у валюті розрахунків та платежів по кожній іноземній валюті окремо.

Підприємство вживає всіх необхідних заходів для запобігання несанкціонованому та непомітному виправленню записів у первинних документах і регі­страх бухгалтерського обліку та забезпечує їх належне зберігання протягом встановленого строку.

Відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку та недостовірність відображених у них да­них несуть особи, які склали та підписали ці документи.

Первинні документи та регістри бухгалтерського обліку можуть бути вилучені у підприємства тільки за рішенням відповідних органів, прийнятим у межах їх повноважень, передбачених законами. Посадова осо­ба підприємства має право в присутності представни­ків органів, які здійснюють вилучення, зняти копії документів, що вилучаються. Обов'язковим є скла­дання реєстру документів, що вилучаються, у поряд­ку, встановленому законодавством.

Дані бухгалтерських документів опрацьовуються, узагаль­нюються і за ними складаються бухгалтерські проводки. На основі вже опрацьованих даних (у поточному обліку) скла­дається бухгалтерський баланс, звітність. Це свідчить про ве­лике значення бухгалтерських документів в обліку та про довгий шлях їх проходження.