3.3. Облік товарно-матеріальних цінностей на підприємстві
З метою забезпечення безперервної діяльності підприємства воно повинно бути забезпечене тими або іншими матеріальними запасами.
Склад запасів, їх оцінка та порядок відображення у фінансовій звітності визначено Положенням (стандартом) бухгалтерського обліку 9 „Запаси”, яке було затверджене наказом Міністерства фінансів України № 246 від 20.10.1999 року.
Основними типовими документами з оприбуткування та видачі матеріалів є: накладні, товарно-транспортні накладні, прибуткові ордери, акти про приймання матеріалів тощо [див. додаток].
Матеріали, що надходять на склад, ретельно перевіряють, встановлюють відповідність їх якості, кількості, асортименту, умовам поставок і супровідними документам. Якщо не виявлено розходжень, матеріали приймають. При цьому можливі два варіанти оформлення приходу: безпосередньо на документі постачальника або шляхом виписування прибуткового ордера [див. додаток].
У випадках, коли є розбіжності кількості та якості з даними супроводжуючих документів постачальника, а також для матеріалів, що надійшли без платіжних документів, складають акт про приймання матеріалів.
Матеріальні цінності, що надійшли від постачальника автомобільним транспортом, оприбутковуються на склад на підставі товарно-транспортної накладної, одержаної від вантажовідправника [див. додаток].
У разі надходження вантажу на склад без документів відділ постачання виписує наказ склад про прийом вантажу без документів. Завідуючий складом здає накази до бухгалтерії разом з прибутковими ордерами.
При дрібних купівлях матеріалів готівкою підзвітна особа зобов’язана здати матеріали на склад, а комірник на рахунку постачальника повинен поставити відмітку про дату, номер прибуткового ордера і підпис.
Необхідно щоденно одержувати в банку рахунки-фактури, перевіряти їх відповідність надходженню матеріальних цінностей на склад підприємства і контролювати своєчасність їх оплати. Є такі випадки, коли виробничі запаси надходять до складу без рахунків-фактур постачальників. Такі поставки називають невідфактурованими. Бухгалтерія повинна організувати окремий облік розрахунків за ці матеріали і вжити заходів до своєчасного одержання рахунків від постачальників.
Відпуск матеріалів на сторону виконується на підставі договорів, нарядів та інших документів і письмового розпорядження керівника підприємства.
Таким чином, постачання кожного підприємства матеріальними ресурсами являє собою єдність двох процесів:
1) транспортування і доставку на підприємство замовлених і закуплених матеріальних ресурсів на підставі первинної документації;
2) оформлення заборгованості й оплати постачальникам одержаних від них матеріальних цінностей.
У бухгалтерському обліку оцінка запасів можлива за різною вартістю.
Придбані або вироблені запаси зараховуються на баланс підприємства за первісною вартістю.
Первісною вартістю запасів, що придбані за плату, є собівартість запасів, яка складається з таких фактичних витрат: суми, що сплачується за інформаційні, посередницькі послуги у зв’язку з пошуком і придбанням запасів; суми ввізного мита; суми непрямих податків у зв’язку з придбанням запасів, які не відшкодовуються підприємству; витрати на заготівлю, вантажно-розвантажувальні роботи, транспортування запасів до місця їх використання.
Для обліку запасів базове підприємство використовує рахунок 20 “Запаси” з відповідними субрахунками.
На субрахунку 201 "Сировина й матеріали" відображаються наявність та рух сировини та основних матеріалів, які входять до складу продукції, що виготовляється, або є необхідними компонентами при її виготовленні (забудовники облік будівельних матеріалів і конструкцій ведуть на субрахунку 205 "Будівельні матеріали"). На цьому субрахунку ведеться облік основних матеріалів, що використовуються підрядними будівельними організаціями при здійсненні будівельно-монтажних, ремонтних робіт. Допоміжні матеріали, які використовуються при виготовленні продукції або для господарських потреб, технічних цілей та сприяння у виробничому процесі, також відображаються на субрахунку 201.Сільськогосподарські підприємства також відображають її вартість на цьому субрахунку.
На субрахунку 202 "Купівельні напівфабрикати та комплектуючі вироби" відображаються наявність та рух покупних напівфабрикатів, готових комплектуючих виробів (включаючи у підрядних будівельних організаціях будівельні конструкції та вироби — дерев'яні, залізобетонні, металеві, інші), що придбані для комплектування продукції, що випускається, які потребують додаткових витрат праці з їх обробки або збирання. Вироби, придбані для комплектації готової продукції, вартість яких не включається до собівартості продукції цього підприємства, відображаються на рахунку 28 "Товари".
На субрахунку 203 "Паливо" (нафтопродукти, тверде паливо, мастильні матеріали) обліковуються наявність та рух палива, що придбається чи заготовляється для технологічних потреб виробництва, експлуатації транспортних засобів, а також для вироблення енергії та опалення будівель. Тут також обліковуються оплачені талони на нафтопродукти і газ.
Якщо деякі види палива використовують одночасно і як матеріали, і як паливо, то їх можна обліковувати на субрахунку 201 "Матеріали" і на субрахунку 203 "Паливо" — за ознакою переважності використання на цьому підприємстві.
Якщо на підприємстві для технологічних та експлуатаційних потреб, для вироблення енергії та опалення будівель створюються запаси газу (у газосховищах), то їх облік ведеться на субрахунку 203.
На субрахунку 204 "Тара й тарні матеріали" відображаються наявність і рух усіх видів тари, крім тари, яка використовується як господарський інвентар, а також матеріали й деталі, які використовують для виготовлення тари і її ремонту (деталі для збирання ящиків, бочкова клепка тощо).
Матеріали, які використовуються для додаткового обладнання вагонів, барж, суден з метою забезпечення збереження відвантаженої продукції, не відносяться до тари і обліковуються на субрахунку 201 "Сировина й матеріали".
На субрахунку 205 "Будівельні матеріали" підприємства-забудовники відображають рух будівельних матеріалів, конструкцій і деталей, обладнання і комплектуючих виробів, які належать до монтажу, та інших матеріальних цінностей, необхідних для виконання будівельно-монтажних робіт, виготовлення будівельних деталей і конструкцій.
На субрахунку 205 "Будівельні матеріали" не враховується обладнання, яке не потребує монтажу: транспортні засоби, вільно розміщені верстати, будівельні механізми, сільськогосподарські машини, виробничий інструмент, вимірювальні та інші прилади, виробничий інвентар та інше. Витрати на придбання такого обладнання, що не потребує монтажу, відображаються безпосередньо на рахунку 15 "Капітальні інвестиції" у міру надходження їх на склад чи інше місце зберігання, експлуатації.
Устаткування й будівельні матеріали, що передані підряднику для монтажу й виконання будівельних робіт, списується з субрахунку 205 на рахунок 15 "Капітальні інвестиції" після підтвердження їх монтажу й використання.
На субрахунку 207 "Запасні частини" ведеться облік придбаних чи виготовлених запасних частин, готових деталей, вузлів, агрегатів, які використовуються для проведення ремонтів, заміни зношених частин машин, обладнання, транспортних засобів, інструменту, а також автомобільних шин у запасі та обороті. На цьому ж субрахунку ведеться облік обмінного фонду повнокомплектних машин, устаткування, двигунів, вузлів, агрегатів, що створюються в ремонтних підрозділах підприємств, на ремонтних підприємствах.
За дебетом субрахунку відображаються залишок і надходження, за кредитом — витрачання, реалізація та інше вибуття запасних частин.
Автомобільні шини, що є на колесах та в запасі при автомобілі, які враховані в ціні автомобіля та включені в його інвентарну вартість, обліковуються у складі основних засобів.
Аналітичний облік запасних частин ведеться за місцями зберігання та однорідними групами (механічна група, електрична група тощо). Аналітичний облік машин, обладнання, двигунів, вузлів та агрегатів обмінного фонду ведеться за групами: придатні до експлуатації (нові та відновлені); що підлягають відновленню (на складі); що є в ремонті.
Наведемо кореспонденцію рахунків з обліку виробничих запасів.
1. Надійшли і оприбутковані виробничі запаси від постачальників:
Дт 20 Кт 63 å46000
2. Відображені витрати з доставки та розвантаження матеріалів:
Дт 20 Кт 63, 66 å135
3. Оприбутковані матеріальні цінності власного виробництва:
Дт 20 Кт 23 å1200
4. Придбані матеріальні цінності підзвітною особою:
Дт 20 Кт 372 å670
5. Сума дооцінки виробничих запасів:
Дт 20 Кт 423 å563
6. Сума уцінки виробничих запасів:
Дт 423 Кт 20 å445
7. Відображена сума ПДВ до операцій 1, 2, 4:
Дт 641 Кт 63, 372 å9361
8. Перераховано постачальникам за придбані виробничі запаси:
Дт 63 Кт 311 å46135
9. Оприбуткована вартість відходів виробництва:
Дт 20 Кт 23 å235
10. Відпущені зі складу на виробництво виробничі запаси:
Дт 23 Кт 20 å35000
11. Використані матеріальні цінності на капітальне будівництво:
Дт 151 Кт 20 å77600
12. Використані матеріальні цінності на пакування продукції:
Дт 93 Кт 20 å3445
13. Використані матеріальні цінності на виправлення браку:
Дт 24 Кт 20 å1540
Інвентаризація виробничих запасів проводиться за місцем зберігання та окремо за матеріально відповідальними особами. Матеріальні запаси при інвентаризації записуються в описи за кожним окремим найменуванням із зазначенням номенклатурного номеру, виду, групи, сорту і кількості.
За результатами проведеної інвентаризації складається протокол, у якому зазначаються стан складського господарства, результати проведеної інвентаризації, пропозиції про залік нестач і лишків при пересортиці, списування нестач у межах норм природного убутку, а також понад нормативні нестачі і втрати від порчі цінностей, запропоновані заходи щодо попередження нестач і втрат у подальшому. Протокол інвентаризаційної комісії повинен бути розглянутий і затверджений у 5-ти денний строк керівником підприємства.
Результати інвентаризації після затвердження керівником відображаються у бухгалтерському обліку підприємства.
3.4. Облік грошових коштів на підприємстві
Відповідно до Інструкції № 3 “Про відкриття банками рахунків у національній та іноземній валюті”, банки відкривають своїм клієнтам рахунки: розрахункові, поточні, позикові, депозитні, бюджетні й субрахунки.
Рахунок № 31 “Рахунки в банках” призначено для обліку наявності та руху грошових коштів, що знаходяться на рахунках в банках і можуть бути використані для поточних операцій.
На дебеті рахунка № 31 “Рахунки в банках” відображається надходження грошових коштів, а на кредиті – їх використання.
Субрахунки № 312 “Поточні рахунки в іноземній валюті” і № 314 “Інші рахунки в банку в іноземній валюті” призначені для узагальнення інформації про наявність та рух грошових коштів в іноземній валюті.
Операції по рахунку № 31 “Рахунки в банках” відображають на підставі перевірених виписок банку і грошових документів, доданих до них. Якщо у виписках банку виявляються операції, помилково проведені на рахунку № 31 “Рахунки в банках”, то вони відображаються відповідно на дебеті або кредиті рахунка № 31 в кореспонденції з рахунком № 374 “Розрахунки за претензіями”. Про помилку письмово сповіщають установу банку і вимагають їх виправлення. Помилки, допущені в операціях рахунка № 31 “Рахунки в банках”, необхідно своєчасно виявляти і слідкувати за їх обов’язковим і точним виправленням установою банку. Не виявлені або не виправлені помилки тягнуть за собою збитки грошових коштів і мають бути зрештою списані на збитки підприємства. На рахунку № 31 “Рахунки в банках” залишок на кожний даний момент часу має відповідати залишку грошей, зафіксованому у виписці банку по рахунку № 31 “Рахунки в банках”.
Аналітичний облік на рахунку № 31 “Рахунки в банках” здійснюється за виписками банку [див. додаток], і лише за наявності на підприємстві розрахункових субрахунків відкривають окремі аналітичні рахунки для обліку відповідних. У разі необхідності деталізація кожного аналітичного рахунка здійснюється за виписками банку.
Основою для запису операцій на рахунку № 31 “Рахунки в банках” є виписки з цього рахунка. Періодично (частіше кожного дня) банк видає власникам рахунків виписки з відповідного рахунка з копіями розрахункових операцій. Виписка обов’язково подається на 1-ше число кожного місяця. Вона перевіряється підприємством з точки зору відповідності її доданим документам; при цьому встановлюються, чи всі записи належать до підприємства-власника рахунка. Виписка є основою для записів у реєстрах (журналу-ордера № 2 і допоміжної відомості № 2) операцій на рахунку № 31 “Рахунки в банках”. Записи банку і підприємства мають бути ідентичними, але потрібно враховувати, що рахунок № 31 “Рахунки в банках” підприємства є активними, а для банку ці рахунки підприємств є пасивними рахунками. Тому на дебеті у виписці банку буде показана сума коштів, списана з рахунка підприємства, а на кредиті – зарахована на нього сума, відповідно сальдо у виписці буде на кредиті рахунка.
Сальдо на рахунку № 31 “Рахунки в банках” завжди має бути однаковим як в обліку банку, так і підприємства.
Виписка банку змінює регістр аналітичного обліку по рахунку, а тому обов’язково має містити дату, номер документа, короткий зміст операцій і суми записів на дебеті і кредиті, а також залишки коштів на початок і кінець періоду.
При передачі рахунка до іншої установи банку одночасно передаються за списком всі документи з оформленням рахунка, крім карток із зразком підписів та відтиском печатки. Передача здійснюється у 3-денний строк.
Кореспонденція рахунків з обліку коштів на рахунку № 31 “Рахунки в банках” наведена в таблиці 3.1.
Таблиця 3.1
Кореспонденція рахунків з обліку коштів на рахунку № 31 “Рахунки в банках”
|
№ п/п |
Зміст господарських операцій |
Кореспонденція рахунків |
Сума, грн. |
|
|
Дебет |
Кредит |
|
||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
1 |
Надійшла від покупців виручка від реалізації продукції, робіт, послуг |
311, 312 |
361 |
67000 |
|
2 |
Внесена з каси на рахунки в банках готівка |
311, 312 |
301, 302 |
35700 |
|
3 |
Переховані постачальниками різні суми у зв’язку з перерахунками |
311, 312 |
631 |
6800 |
|
4 |
Повернено раніше виданий аванс |
311, 312 |
371 |
24870 |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
5 |
Надійшли суми за висунуті претензії |
311, 312 |
374 |
1450 |
|
6 |
Повернуті на рахунки в банках перерахунки сум фінансовими органами |
311, 312 |
641 |
1200 |
|
7 |
Надійшли суми від окремих осіб в погашення заборгованості по відшкодуванню завданого збитку |
311, 312 |
375 |
350 |
|
8 |
Суми вкладів, що надійшли від засновників, які раніше підписалися на акції |
311, 312 |
46 |
4560 |
|
9 |
Одержано короткострокові кредити банків |
311, 312 |
601 |
14600 |
|
10 |
Оплачені різні витрати по капітальним вкладенням |
15 |
311, 312 |
3700 |
|
11 |
Відображені різні витрати на потреби основних цехів |
23 |
311, 312 |
3700 |
|
12 |
Готівка, що надійшли до каси з банку |
30 |
311, 312 |
25600 |
|
13 |
Погашена заборгованість перед постачальниками і підрядчиками |
631 |
311, 312 |
36700 |
|
14 |
Помилково списані банком суми |
374 |
311, 312 |
250 |
|
15 |
Перераховані платежі до бюджету |
641 |
311, 312 |
3700 |
|
16 |
Погашення заборгованості з відрахування органам соцстраху |
652 |
311, 312 |
2500 |
|
17 |
Перерахування авансу підзвітним особам |
372 |
311, 312 |
5600 |
|
18 |
Сплачені пені, штрафи, неустойки |
948 |
311, 312 |
575 |
|
19 |
Погашена заборгованість з короткострокового кредиту банку |
60 |
311, 312 |
14600 |
|
20 |
Погашені довгострокові кредити банків |
50 |
311, 312 |
5800 |