Тема 15. Інформаційне забезпечення підприємства

Без інформації неможливо виробити оптимальні управ­лінські рішення, а отже, і здійснити потрібну дію, яка є кінце­вою метою функціонування будь-якої системи. Саме інфор­мацію слід вважати первинною ланкою у функціональній системі "інформація — рішення — дія", оскільки вона є організуючим початком будь-якої діяльності.

Прийняття рішення — це процес цілеспрямованого пе­ретворення вихідної інформації про стан та умови функціо­нування об'єкта управління в інформацію про найбільш ра­ціональні шляхи досягнення цим об'єктом бажаного стану в майбутньому. Інформаційний аспект виділяється у зв'язку з тим, що він складає основу системної концепції прийняття рішень в складних ієрархічних організаційних системах, яки­ми є підприємства. Забезпечення процесу прийняття рішень повною та надійною інформацією в потрібний час — цент­ральна і найбільш складна проблема організації управлін­ня. Кількість, зміст та своєчасність отримання інформації визначають якість рішень, які приймаються, а також, в кінце­вому рахунку, і ефективність діяльності суб'єкта господа­рювання.

Але для того, щоб інформація могла слугувати необхідною передумовою пошуку та реалізації резервів підвищення ефективності виробництва, вона повинна відповідати сучасним вимогам управління. Головна ж відмінність сучас­них умов управління від тих, які діяли раніше, полягає в не­ухильному розширенні самостійності виробничих структур при вирішенні всіх питань функціонування та розвитку, що приводять до перерозподілу навантаження в інформаційних потоках. Це відображається, насамперед, у суттєвому зни­женні обсягу зовнішньої інформації адміністративного ха­рактеру. Одночасно спостерігається зростання обсягів інформації, яка формується в результаті розширення зовнішніх зв'язків з контрагентами господарської діяльності: товаровиробниками, кредиторами, банками, страховими компаніями тощо.

Суттєві зміни в склад інформації та порядок її форму­вання вносять процеси впровадження принципів госпо­дарського і комерційного розрахунку в діяльність під­приємств та їх структурних підрозділів. При цьому зміню­ються критерії оцінки корисності інформації. З урахуванням ринкових умов господарювання обліково-економічна інфор­мація, що створюється на підприємстві, повинна нести сер­йозні якісні зміни з точки зору змістовності, корисності, до­стовірності, повноти, необхідної аналітичності та оператив­ності надання.

Якість інформації залежить від п'яти факторів:

1. Точність. Інформація не повинна містити помилок (відзначимо, що може настати момент, коли вартість підвищення точності інформації переважатиме вигоду).

2. Оперативність. Інформація повинна базуватися на поточних даних.

3. Повнота. Рішення приймаються, коли кількість місць, які мають бути заповнені, зведено до мінімуму.

4. Стислість. Необхідно дотримуватись балансу між повнотою та стислістю, щоб той, хто приймає рішення, міг вловлювати її швидко та легко.

5. Доречність. Необхідно дотримуватись балансу між повнотою та доречністю. Пріоритет має бути відданий інформації, яка дійсно необхідна для прийняття рішень.

З вищесказаного можна зробити важливі на­слідки про властивості інформації:

— не існує абсолютної інформації, а є лише інформація стосовно певної події або об'єкта, яка вміщується в іншій події (об'єкті). Якщо подія відбулась, то можна констатува­ти повну інформацію про дану подію. Але частіше всього дана подія цікавить нас як джерело інформації про інші, пов'язані з нею події, про які мало що відомо. Організуючі спостереження за економічними процесами, здійснюючи їх облік, ми тим самим цілеспрямовано організуємо досліди (події), які дозволяють отримати інформацію про інші про­цеси, які неможливо спостерігати безпосередньо або тому, що вони не лежать на поверхні, або тому, що їм лише нале­жить відбутися;

— інформацію вміщують не всі повідомлення, відомості, дані, а лише ті, які зменшують невизначеність стосовно до наслідків подій, які нас цікавлять.

Потреба в інформації породжується необхідністю вирі­шувати конкретні задачі управління і залежить від того, якими методами ці задачі розв'язуються. Оскільки для розв'я­зання задач управління потрібні дані, як правило, зовсім в іншому вигляді, ніж вони можуть бути зібрані, то слід роз­різняти кінцеву потребу в інформації, на основі якої фор­мується програма вихідних даних інформаційної системи, та проміжну потребу, на підставі якої обґрунтовується про­грама збору даних. Якщо кінцева потреба — це потреба управління, то проміжна — це потреба самої інформаційної системи, в якій здійснюється процес перетворення вихідних даних в кінцеві.

Потреби в даних — кінцеві та проміжні — можна харак­теризувати за допомогою переліку різних за змістом повідом­лень. Такий перелік визначає склад потреби в інформації.

Часто кажуть, що система збору та обробки інформації повинна надавати всі необхідні та достатні дані. Цей запо­зичений у математиків вираз стосовно до інформації далеко не точний. Правильніше говорити про повноту інформації. Справа в тому, що, збираючи інформацію для обґрунтуван­ня та вирішення задач управління та обмежуючи таким чи­ном коло можливих рішень, важливо враховувати характер об'єкта, яким управляють, та складність задач, які вирішу­ють. Є задачі, які при наявності повної вихідної інформації мають єдиний розв'язок. Для таких задач має місце інфор­маційний баланс: розв'язок вміщує таку ж кількість інфор­мації, як і вихідні дані, а процедура розв'язку носить харак­тер алгоритму.

Але для більшості задач управління характерна деяка невизначеність, яка усувається не за допомогою збору вихі­дних даних, а за допомогою самого розв'язку. В цьому ви­падку в розв'язку міститься більша кількість інформації, ніж у вихідних даних (інформаційний баланс відсутній), а в про­цедурі розв'язку, окрім алгоритмічної частини, присутній момент вибору, який носить більш або менш довільний ха­рактер. Для таких задач необхідною та достатньою була б така кількість інформації, яку неможливо отримати.

 Наприклад, в задачах планування, як правило, необхід­но мати дані про майбутній стан об'єкта, яким управляють, і які можна отримати лише в тому випадку, коли цей стан буде реалізовано. Оскільки задача повинна бути вирішена до цього моменту, то фактичні дані доводиться замінювати прогнозними оцінками з деякою похибкою. З цією похиб­кою в задачу привноситься елемент невизначеності. Управ­лінське положення суб'єкта господарювання між повною невизначеністю та визначеністю в теорії прийняття рішень відмічається як ситуація економічного ризику. За інших рівних умов чим менше є інформації про розподіл імовірностей окремих станів зовнішнього середовища, тим більший ризик помилитися при прогнозуванні результатів реалізації альтернатив. Повна невизначеність характеризується нульо­вою інформацією та максимальним ризиком. Задачею ана­лізу є обробка інформації та виявлення ймовірностей скоро­чення ризику при прогнозуванні результатів діяльності.

Відповідно до змін інформаційних потреб виникають нові вимоги до систем інформаційного обслуговування про­цесу прийняття управлінських рішень.

По-перше, інформаційна система повинна бути еластич­ною, тобто мати здатність адаптуватися до змін: а) потреб в інформації; б) даних, які надходять на вхід системи; в) ме­тодів обробки інформації.

По-друге, необхідне збереження відповідних пропорцій інформації — квантів інформації. Ця вимога означає, що кожен працівник підприємства повинен отримувати лише ту інформацію, яка для даної посади необхідна. Надлишок інформації може інколи наносити таку ж шкоду, як і її дефі­цит.

По-третє, підвищується вимога своєчасності інформації.

По-четверте, необхідна організаційна єдність, тобто інформаційна система повинна бути точно адаптована до організації даного господарського підрозділу, відповідати його цілям та інтересам.

По-п'яте, збільшується потреба та роль прогнозної інформації.

Цей перелік вимог, які пред'являються до інформацій­ної системи, необхідно доповнити ще одним пунктом у зв'яз­ку з питанням про оптимальну кількість, зміст, точність та швидкість передачі інформації. Виконання кожної з названих вимог пов'язане з різними витратами, і дуже часто до­водиться робити вибір між швидкістю передачі, з одного боку, та точністю і кількістю інформації — з іншого. Збір, обробка та передача інформації повинні здійснюватися з урахуванням отримання максимальної вигоди при мінімаль­них затратах.

Сьогодні комп'ютери можуть дуже збільшити якість по збору і обробці інформації. В той час, як вартість обробки інформації зменшується, точність, оперативність та повнота можуть бути підняті до таких стандартів, які були дуже дорогими ще кілька років тому. Основна частина даного розділу зосереджена на комп'ютерах, але треба пам'ятати, що комп'ютери не можуть повністю задовольнити потреби менеджерів в інформації. Буває, що і в добре керованих компаніях виконавці збирають інформацію вручну. В таких компаніях, як United Airlines та Hewlett Packard це називається "менеджмент прогулянкою". Відвідуючи відділення і розмовляючи з менеджерами середньої ланки, індивідуальними вкладниками та продавцями, найвище керівництво таких компаній дізнається про речі, про які ніколи не дізнається з формальних звітів та роздруківок.

Комп'ютери є повсюди. В усіх організаціях вони допомагають у роботі. Комп'ютерами оснащені також робочі місця на виробництві. Комп'ютеризовані роботи виконують небезпечну роботу на заводах. Нині майже половина всіх інвестицій в заводи і обладнання бізнесу спрямовані на комп'ютери, інструменти, електро- та комунікаційні системи.

Комп'ютери виконують таку різноманітну роботу, що тут ми просто не маємо достатньо місця і часу, щоб описати її. Ми зосередимо увагу на використанні комп'ютерів менеджерами у бізнесі та некомерційними фірмами. Почнемо з опису трьох рівнів використання комп'ютерів: обробка даних; забезпечення інформацією менеджменту; допомога у прийнятті рішень.

Система обробки даних (СОД)

Найбільше застосовуються комп'ютери в системі обробки даних (СОД). СОД — це система, що накопичує дані, обробляє їх і передає добуту таким шляхом інформацію.

Накопичення даних. Дані — це прості факти. Щохвилини нас "бомбардують" різні факти, які ми накопичуємо, обробляємо та передаємо.

Кроки в системі обробки даних:

 

Система після накопичення даних починає обробляти їх. Третім кроком в СОД є передача інформації людям, яким вона потрібна. Інформація може передаватися у вигляді звіту чи зберігатись у комп'ютерних файлах, і її завжди можна отримати з екрана. Зібрані дані можуть відображатися у звітах про використання первинних матеріалів, виробництво і контроль якості.

Рис. 3.10. Типова система обробки даних

 

Типова система обробки даних (рис. 3.10.) Повинна накопичувати дані, обробляти їх і видавати корисну інформацію. У цій системі дані про виробіток кожного робітника, використання матеріалів, брак накопичуються протягом збірки. Постійні дані зберігаються і накопичуються в комп'ютері. Дані обох джерел інформації обробляються комп'ютером і видаються у формі звітів. Система обробляє також щотижневі дані про зарплату та інші форми звітів.

Зауважимо, що описана вище схема може бути підготовлена не тільки комп'ютером. Цю роботу може виконати і клерк за допомогою олівця і аркуша паперу, але якщо це для клерка рутинна робота, то для комп'ютера — ідеальна.

У системі обробки даних (СОД) використання комп'ютерів найбільш поширене. Однак для багатьох фірм СОД— це лише перший крок. Наступним логічним кроком є створення ІСМ (Інформаційна система менеджменту) — це розширена система обробки даних для доставки всім рівням менеджменту зовнішньої і внутрішньої інформації, необхідної для прийняття рішень.

Існує думка, що ІСМ — це розширена СОД. Як і будь-яка СОД, ІСМ накопичує дані, обробляє їх і передає перероблену інформацію. ІСМ відрізняється від простої системи рангом накопичення даних, типами обробки інформації і розширеними можливостями її передачі.

Основною метою ІСМ є об'єднання усіх видів інформації, яка потрібна фірмі. Різні частини компанії можуть мати системи, які не можуть "розмовляти" одна з одною. Наприклад, фінансовий відділ коледжу може мати СОД для контролю платіжних відомостей, а деканат — для контролю за успішністю студентів. Коледжу можуть бути потрібні дані з обох відділів. Якщо їхні інформаційні системи не об'єднані, то роздруківки з обох відділів можуть бути зведені вручну. Інтегрована ІСМ може об'єднувати ці дані самостійно.

У більшості фірм використовувати комп'ютери почали для обробки внутрішніх даних. Дані про товарні запаси, сировину, виробництво і дані платіжних відомостей є внутрішніми. Однак у ІСМ ці дані мають бути ширше описані. Прийняття багатьох рішень залежить від джерел як внутрішньої, так і зовнішньої інформації. Зовнішні джерела потрібні для того, щоб мати інформацію про ціни, встановлені конкурентами, про фінансовий стан економіки. Інформація про це буде об'єднана з інформацією з внутрішніх джерел для створення базису для прийняття рішень.

Прості системи обробки даних, створені для автоматизації роботи клерків і допомоги їм у рутинній роботі. Використання платіжних чеків і обліку товарних запасів (сировини) — це типові функції на цьому рівні. ІСМ, на відміну від простих систем, створені для забезпечення всіх рівнів управління інформацією, необхідною для планування, організації, керівництва і контролю. Наприклад, планові функції головного менеджера потребують багато зовнішньої інформації. Функції керівництва і контролю, які виконує менеджер середньої і менеджер нижчої ланки, потребують більше внутрішньої інформації, оскільки тут необхідна більша деталізація. Високорозвинута ІСМ здатна обслуговувати всі рівні менеджменту.

Чимало компаній рухаються далі від інформаційної системи для менеджменту (ІСМ) до так званих систем підтримки рішень (СПР). Система підтримки рішень дає менеджерам високоякісну інформацію, допомагаючи їм в аналізі комплексних проблем. Головна ідея СПР — комп'ютери можуть робити більше, ніж постачання інформації. Прихильники СПР сподіваються, що комп'ютерний аналіз може допомогти у вирішенні деяких високотехнічних складних аспектів прийняття рішень, звільняючи тим самим менеджерів для того, щоб вони зосередилися на аспектах, які потребують мислення та інтуїції — якостей, притаманних тільки людині.